浅析信息化背景下人事档案管理工作的创新

[摘要]在信息化背景下，高校人事档案管理面临着管理效率低、信息安全风险困难等问题。本文通过对高校人事档案管理工作的探析，提出三项策略以解决这些问题：加强信息化基础设施建设，制定统一管理标准，提升人员素质。这些策略旨在提高管理效率、保障信息安全、促进信息共享，从而更好地满足高校人事档案管理的现代化需求。通过实施这些策略，高校将能够更高效地管理人事档案、确保信息的完整性和保密性、促进各部门之间的信息共享，进一步提升高校的整体管理水平和发展实力。

[关键词]高校人事档案；信息化；管理效率；信息安全

[DOI]：10.20122/j.cnki.2097-0536.2024.08.039

引言

在信息化时代，高校的管理任务变得更加复杂，其中人事档案管理尤为重要。高校的人事档案包含着教职员工、聘用人员等众多关键信息，对高校的日常运营和战略规划起到着关重要的支撑作用。随着高校规模的扩大和信息化技术的快速发展，传统的纸质档案管理已经无法满足管理需求，信息化背景下的人事档案管理不仅可以提高管理效率，还能够保障信息安全、促进信息共享，为高校提供更好的决策支持和战略发展方向。因此，深入探讨和创新人事档案管理的信息化方法变得尤为迫切和重要。

一、高校人事档案管理信息化的重要性

（一）提升管理效率

随着高校规模的不断扩大以及人员流动性增强，传统的纸质档案管理方式已经难以满足日益复杂的管理需求；而信息化手段的应用，如电子化存储和自动化检索系统的使用，为高校人事档案管理带来了巨大的变革。传统的纸质档案需要占用大量的物理空间，而且在查找和更新时常常耗费大量的时间；而信息化管理系统允许高校将人事档案以电子形式保存，不仅极大地减少了空间成本，还能够实现快速的检索和更新[1]，管理人员可以在电子系统中轻松地搜索和访问所需信息，无需翻阅大量文件，从而加速了决策过程。传统的手动检索需要人员花费大量的时间和精力，容易出现遗漏或错误；而信息化管理系统可以实现快速、精确的检索功能，管理人员可以根据不同的关键词或标签轻松地找到所需的档案信息，这不仅提高了查阅效率，还降低了人为失误的风险。传统的纸质档案需要手动修改和整理，工作量巨大；而信息化管理系统可以实现档案信息的实时更新和维护，还能够自动记录和更新员工的个人信息、职务变动、薪资调整等，确保档案信息的准确性和及时性[2]。这对于高校的人事管理非常关键，因为准确的档案信息是人才管理和决策的基础。

（二）保障信息安全

高校人事档案中包含着大量的隐私信息，如个人身份证号、薪资信息、健康状况等，这些信息的泄露或篡改可能会导致严重的后果，不仅损害了个人隐私，还会危及高校的声誉。因此，采取有效的安全措施至关重要：

信息数据加密技术可以将隐私信息转化为一系列复杂的代码，只有经过授权的人员才能解密并访问这些信息，这种加密技术可以有效地防止非法访问和信息泄露的风险，不断提升信息的安全性。

权限设置也是确保信息安全的关键措施，高校可以为不同的管理人员和部门分配不同的权限，根据其职责和需要限制其访问和修改档案信息的范围，只有经过授权的人员才能进行特定操作，这有效地减少了内部滥用权限的可能性；同时，系统还应该记录和审计所有的操作，以便及时发现异常情况。

此外，高校还需要建立完善的安全策略和应急预案，以应对各种潜在的安全风险，如病毒攻击、黑客入侵等；定期的安全演练和培训可以提高管理人员和员工的安全意识，使他们能够更好地应对突发情况，保护档案信息的安全。

二、高校人事档案管理信息化存在的问题

（一）信息化程度不高

高校的信息化基础设施，包括网络、服务器、存储设备等硬件设施，以及档案管理软件等软件系统。然而，部分高校未能及时跟进信息化技术的发展，导致硬件设施陈旧落后，无法满足现代信息管理的需求；先进硬件设备的缺乏，限制了高校在人事档案管理上的信息化进程，影响了管理效率。

高校人事档案管理需要复杂的系统来支持，包括档案的存储、检索、更新等多个环节。然而，部分高校未能投入足够的资金和资源来开发或购买专业的档案管理软件，导致使用的软件功能有限、不够灵活、无法满足不断变化的管理需求。管理效率低下，由于传统的纸质档案管理的繁琐性质，人工检索和更新档案信息需要大量的时间和人力资源，容易导致错误和延误。信息安全隐患增加，传统的纸质档案容易受到损失、篡改或泄露的风险，对高校的档案信息安全构成威胁。管理的不便捷，也影响了信息共享和协同工作，部门之间难以快速共享和获取所需信息，制约了高校管理的整体效能[3]。

（二）管理标准不统一

高校不同部门或校区可能会根据自身的需求和理解来建立管理流程和规则，这导致了各部门之间管理标准的差异性；这一问题也受到高校内部复杂组织结构的影响，不同学院、部门之间的独立性使得标准难以统一。由于信息化程度低，高校在信息化管理系统的选择和使用上存在局限性；各部门使用不同的管理软件或自行开发的系统，这些系统之间无法互通，导致了信息孤岛的形成。由于数据格式、字段命名等方面的差异，信息整合困难，高校无法获得全面、准确的档案信息；信息的不一致性和不准确性影响了高校的管理决策和运营效率。由于数据不统一，高校难以全面了解人事档案信息，难以制定科学的人才管理策略；信息整合困难使得数据的共享和合并成为了一项复杂的任务，浪费了大量的时间和资源。此外，管理标准不统一也增加了档案信息的风险，因为不一致和不准确的信息可能导致错误的决策和操作。

（三）人员素质有待提升

传统的档案管理人员可能缺乏对信息技术和数字化工具的了解，难以适应信息化管理的需求。信息化管理要求档案管理人员能够熟练操作档案管理软件、理解数据安全原则以及进行信息分析，这些技能不仅仅是传统档案管理所需的，因此需要对档案管理人员进行专业培训和素质提升。

由于信息化技术的快速发展，需要具备信息化管理专业知识的人才以满足高校信息化管理的需求。然而，高校在招聘和引进这类人才时可能会受到各种限制，导致在信息化管理的人才储备方面不足。档案管理人员缺乏信息化知识和技能可能导致操作不当，增加了数据泄露和错误的风险，损害了信息安全性和管理质量；信息化管理的不熟练可能使档案管理流程变得复杂和低效，影响了管理效率；缺乏信息化专业人才可能限制了高校在信息化管理方面的创新和发展[4]。

三、高校人事档案管理信息化的优化措施

（一）加强信息化基础设施建设

加强信息化基础设施建设涉及到硬件设施和软件系统的完善，这对提升信息化管理水平至关重要。高校应投入必要的资金来更新和升级硬件设施，信息化管理需要先进的计算机、服务器、存储设备等硬件设备来支持大规模的数据存储和处理需求，以确保高校具备足够的计算能力和存储空间来存储和管理大量的人事档案信息；同时，硬件设施的可靠性也是关键，确保数据的安全和可用性。

引入先进的档案管理软件是提升信息化管理水平的必要举措，这些软件可以提供强大的档案存储、检索、更新和分析功能，能够大幅提高管理效率。档案管理软件应该具备数据加密、权限管理、版本控制等安全特性，以保障信息的完整性和安全性。云存储技术也可以用于备份和存储档案数据，确保数据的安全性和可恢复性；现代的数据分析工具和人工智能技术，可以进一步提升信息化管理水平；这些工具可以帮助高校更好地理解和利用档案数据，提供更准确的人事决策支持，例如通过数据分析可以发现人才流动趋势、员工绩效模式等信息，有助于制定更精细化的人才管理策略。

（二）制定统一的管理标准

制定统一的管理标准涉及到明确的规范和要求，以确保不同部门在信息化管理过程中协调一致，减少信息冗余和错误，提高管理的一致性和质量。高校应结合实际情况，制定人事档案信息化管理的统一标准和规范，这些标准和规范应该明确人事档案信息的采集、存储、格式、命名等方面的要求，确保所有部门在处理档案信息时遵循相同的流程和规则，这有助于消除管理标准不统一所带来的混乱和错误、提高信息的一致性和准确性。高校应建立监督和审查机制，确保管理标准的有效实施，监督机制包括定期的内部审核和外部审查，以确保各部门遵守管理标准和规范。高校还应加强对档案管理人员的培训，以确保他们了解和遵守管理标准，培训内容包括信息化管理流程、数据安全措施等方面的知识，以提高档案管理人员的信息化素养和专业技能，这有助于档案管理人员更好地适应信息化管理的需求、减少操作错误和不规范行为。高校可以建立信息化管理专责部门或小组，负责协调和监督管理工作，及时发现和解决问题。高校还可以借鉴其他高校或行业的最佳实践，以完善管理标准，通过与其他高校或相关领域的专家合作，可以汲取经验和教训，进一步提升管理标准的质量和实用性。

（三）提升人员素质

提升人员素质涵盖了培训和引进具有信息化背景的专业人才，以确保高校的信息化管理能够有效实施、管理水平得以提高。高校应加强对档案管理人员的信息化培训，包括信息技术知识和操作技能的培养，以帮助他们熟练使用档案管理软件、理解数据安全原则和进行信息分析；培训还应涵盖信息化管理流程、标准和规范的教育，以确保档案管理人员明白和遵守信息化管理的要求；培训课程可以定期进行，以跟进信息化技术的发展和管理标准的更新。高校应引进具有信息化背景的专业人才，以担任信息化管理岗位，提供信息化管理的专业支持，他们具备信息技术和数据分析等相关技能，有助于高校更好地应对信息化管理的挑战；引进专业人才还可以优化档案管理队伍的结构，提高管理水平和效率。高校还应建立激励机制，鼓励档案管理人员积极参与信息化管理工作，并不断提升自身的信息化素质；激励机制可以包括晋升机会、奖励制度等，以激发员工的积极性和创造力。高校还可以建立专门的信息化管理团队或部门，负责信息化项目的规划、实施和监督，这个团队可以由具有信息化背景的专业人员组成，协助档案管理人员进行信息化工作；制定信息化管理策略、管理标准和应急预案，确保信息化管理的顺利进行。

四、结语

高校人事档案管理的信息化已经在不断演进和完善中展现出巨大的潜力。通过本文讨论的策略，高校将能够更好地应对管理挑战、提高管理效率、确保信息安全、促进信息共享。然而，信息化管理仍然面临不断发展和改进的机会和挑战，随着技术的不断进步，高校应该进一步推动人事档案管理的信息化，借助人工智能、大数据分析等先进技术可以更精确地分析和利用人事档案信息，为人才选拔、培养和使用提供更有力的支持；同时，加强人员培训和引进信息化专业人才，将有助于更好地应对信息化管理的挑战。

参考文献：

[1]凌霜.信息化背景下人事档案管理的创新研究[J].办公室业务，2023（17）：94-96.

[2]刘静.信息化背景下文书档案管理工作创新[C]//中国智慧城市经济专家委员会.2023年智慧城市建设论坛深圳分论坛论文集，2023：3.

[3]貟晓燕.信息化背景下文书档案管理工作的创新[J].陕西档案，2023（1）：58-59.

[4]王瑞.信息化背景下档案管理工作的创新思考[J].科技资讯，2022，20（8）：211-213.

作者简介：庞海燕（1973.10-），女，汉族，广东佛山人，大专，馆员，研究方向：档案。