高校人事管理数字化建设探讨

摘"要：数字化建设是国家教育改革发展的战略部署，也是新时代高校加快实现治理体系和治理能力现代化的内在选择。在当前高校人事管理工作中，运用数字化技术，提高了人事管理工作效率，规范了人事管理业务流程，为高校人事管理提供了决策支持和管理系统。本文以高校人事管理数字化建设的必要性为出发点，对高校人事管理数字化建设的现状进行分析，并进一步对高校人事管理数字化建设提出一些较为可行的建议。

关键词：高校；人事管理；数字化建设

中图分类号：F24"""""文献标识码：A""""""doi：10.19311/j.cnki.16723198.2024.17.038

1"高校人事管理数字化建设的必要性

高校人事管理工作具体可分为师资管理、人事劳资管理、人才管理3大类。根据学校发展需要和建设实际，做好人才师资队伍规划和发展建设，高层次人才及优秀紧缺人才引进、人事调配与人才交流工作。负责学校机构及人员编制和岗位设置、聘用管理工作，做好编外用工管理、教职工考勤、劳动工资与薪酬待遇发放工作，落实教职工社会保障相关工作，完成好教职工人才项目申报与管理，抓好专业技术职务评聘与职员职级评定工作，同时做好新进教职工培训、到龄教职工退休手续办理工作，并按规定做好教职工（除干部）因私出国（境）审批及证件的管理等工作。因此，高校人事管理工作是一项既宏大又系统的工程，事关每位教职工的切身利益。所以高校人事管理数字化建设必不可少。

1.1"有利于提高人事管理工作效率，降低管理成本

高校人事工作十分繁琐。不仅基础数据工作量大，而且政策性强，时效性、准确性要求高。比如，在以往人事管理模式中，办理新教师入职报到时，需要人事管理人员负责收集新教师个人基础信息，如姓名、出生年月、参加工作时间、籍贯、毕业院校、所学专业等信息，与此同时，要把收集到的基础信息进行分类整理。后续该新教师基础信息又有更新，人事管理人员要对这些信息进行更新，需要进行重复的分类整理工作。在繁琐且重复的基础信息整理工作中，人事管理工作人员的工作效率普遍低下。但是使用人事管理数字化建设，使用互联网、信息等先进技术处理工作，可大幅度提高人事管理人员的工作效率。新教师可自行在线上人事系统中，填写和更新自己的基本信息，由所在学院（部门）负责人审核，更新的信息保存在人事系统中，系统会自行进行分类整理，人事管理人员可以随时查询或者导出需要人员基础数据。极大地节约工作时间、人员成本，使人事管理人员摆脱繁琐的数据工作，将更多的精力投入到数据分析、工作创新等方面，真正实现人事管理工作效率显著提高。

1.2"有助于规范人事管理业务流程，使流程更透明、更公平

在传统的人事业务流程中，比如，以往教职工年度考核工作，要求每位教职工线下填写年度考核表格，交由所在学院（部门）负责人、人事处负责人、学校负责人等部门审核并填写考核评语、考核等次，最后汇总上报。教职工手工填写，层层审核、效率不高、程序繁琐且容易出错导致返工。在高校人事管理数字化建设后，教职工可以在人事系统中在线填写并提交年度考核表，系统自动提取所需数据，形成年度考核表格，推送至学院（部门）负责人、人事负责人、学校负责人处在线确认并审批电子签章，形成了规范的业务流程闭环。全校年度业务流程完成后，人事管理人员就可以从系统数据中，获取全校教职工年度考核结果进行汇总导出。人事管理数字化流程拥有修改和退回功能，操作过程系统也留有记录，保障了人事管理业务流程更透明、更公平。

1.3"有利于提高高校人事管理人员的决策水平

通过高校人事数字化建设，借助人事数字化系统，高校管理层可以随时查看教职工信息，还可以利用大数据构建“教师画像”，形成一个完整的数据分析图，为高校管理层提供了决策支持，同时数据分析可以随系统实时更新，确保数据信息的准确性、科学性，为高校长远发展提供数据支持。

1.4"有利于提升教职工的幸福感、获得感

高校人事管理部门虽然属于高校重要的职能部门，但实则是高校为教职工服务的窗口部门。高校数字化建设有助于教职工将重复和机械的线下审批业务，运用互联网、信息等技术处理审批流程，实现从“教职工跑”变成“教师最多跑一次”“智慧校园线上跑”，从而使教职工的幸福感、获得感得到提升。以往若是教职工在寒暑假期间需要开具收入证明，必须前往人事部门所在办公室当场开具，由人事管理工作人员加盖部门公章，并手写用印登记。但通过高校人事管理数字化系统，教职工可全天候在线在系统中自行查询并下载在职证明、收入证明等材料，并同时加盖电子签章，系统也有信息登记，方便人事管理人员导出汇总用印信息。

1.5"有助于打造信息共享优势，促进各个部门协作

高校人事数字化建设有助于打造信息共享优势，促进各个部门的协作。由于高校人事管理工作事务繁琐、数据庞大，需要多个部门之间的互相协作。以往人事、教务、科研等职能部门都拥有各自的数字化系统，形成了“单打独斗”的局面，难以实现信息共享和部门协作的目的，会造成工作效率不高的情况。因此构建一套科学、统一的、可共享的人事数字化系统至关重要。在人事数字化系统中，人事管理人员要及时做好数据更新和维护，同时基础数据可以做到与其他科室共享，不仅提高了工作效率，而且增加了各个部门之间的协作与沟通。

2"高校人事管理数字化建设现状

2.1"高校人事管理数字化建设的重视和认知不足

高校人事管理数字化建设，目的在于整合校内人事信息，健全人事管理信息系统功能，确保能够将人事工作放在系统中操作，用更先进的技术服务人事管理工作。有些高校人事管理人员的对人事管理数字建设不够重视，导致不理解其真实含义。误以为所谓的人事数字化建设，只是将线下纸质材料，录入到线上人事系统中去，反而徒增了工作量。有些高校人事管理人员，继续沿用传统的人事管理工作方式，主观意识上认为数字化建设对提高人事管理工作效率并有没有显著的效果，导致高校人事数字化建设的接受程度有所不同，阻碍了高校人事数字化建设发展。

2.2"高校人事管理人才队伍有待加强

高校人事管理人员作为职能部门工作人员，综合素质和业务水平普遍较好，对政策的学习理解和贯彻也比较到位，但缺乏对新技术的探索与学习，缺乏专业的数字化素养，对数字化建设对提高工作效率的把握不够精准，对高校人事数字化系统仅停留在数据记录与储存的功能上，其他的功能并没有被开发与使用，高校人事管理人员数字化素养匮乏，无法发挥高校人事管理数字化建设的作用。

2.3"缺乏系统性，整体性的人事系统，共享程度低

高校各个职能部门都建立了自己的数字化系统，由于使用的数据库、信息系统等均存在显著差异，导致信息资源无法共享，造成“信息孤岛”现象。同时，信息共享程度较低导致工作人员需要进行许多次重复性工作，造成了人力和时间的浪费。建设形成系统性、整体性并且可共享的人事系统非常重要。

3"高校人事管理数字化建设的策略

3.1"强化数字化建设的重要性，统筹规划好数字化建设目标

新时代下，高校人事数字化建设发展是时代的发展趋势，传统的人事管理工作方式已经不能满足当前的工作要求，高校管理层应该明确人事管理数字化建设的紧迫性，优化顶层设计。

以推进高校数字化建设改革发展为契机，推动高校事业高质量发展。高校人事管理人员应该转变思想，强化数字化建设理念，增强对数字化建设的理解和认知。具体从以下几个方面来说明。

3.1.1"实际工作中开展和推进人事管理数字化建设

在实际工作中运用数字化手段处理工作，在工作中发现数字化建设存在的问题与不足，进行思考与反馈，并根据学校实际情况及时进行调整和完善。

3.1.2"数字化系统内，数据更新要有时效性、准确性、完整性

人事管理数字化系统的基础数据准确，是开展所有人事管理工作的基础，需要人事管理人员及时做到系统内的数据更新和维护。

3.1.3"树立学习观念、与时俱进

以人事管理数字化建设为主线，加强学习，积极探索人事数字化建设和传统人事管理整合，提高个人数字化素养，助力高校人事管理数字化建设进程。

3.2"引育并举，加强人事管理数字化人才队伍建设

3.2.1"加强引进数字化专业素养人才

为保障高校人事数字化建设持续推进，需要引进数字化经验和数字化专业背景的人才，以专业为背景导向，不断加快高校人事管理人才队伍的建设与发展。对高校数字化系统进行日常维护、数据处理，为高校定制符合高校实际情况的功能模块。

3.2.2"加强培育人事管理人员

引进拥有数字化专业素养的人才，加快师资队伍建设很重要，但更重要的是对现有的人事管理人员进行培养，只有坚持引育并举、汇智聚力，才能不断优化人才队伍结构，促进学校人事管理数字化建设高质量发展。具体可以从以下3个方面展开对人事管理人员的培育：（1）高校建立完善的人事管理制度，明确业务流程，分工业务模块、落实各科室岗位职责；（2）定期开展人事管理数字化业务培训工作，提升人事管理人员的数字化工作技能；（3）赴不同高校实地走访调研，学习不同高校人事管理数字化建设的经验和做法，及人事管理数字化人才培养模式。

3.3"建构一套统一的人事管理数字化数据平台和支撑体系

构建信息标准、公共数据平台、数据交换平台、数据质量管理平台、数据集成管理平台。构建覆盖全校教职工信息的核心基础数据库，使其真正成为学校的“人事数字仓库”，形成学校权威的基础数据源，为数字化建设奠定坚实的数据基础。核心基础数据库的建立是整个信息化建设的基础，其覆盖了全校教职工的信息，不仅提供了全面、准确的人员信息，还为学校的各项决策提供了权威的数据支持。通过数据的管理和整合，可以形成学校权威的基础数据源，为学校的各项建设提供坚实的数据基础。在做好核心基础数据库的同时，也应该重视数据的质量和标准化问题，确保数据的准确性和规范性。通过持续改进和优化平台和数据库的功能和性能，可以更好地适应变化的需求和技术发展，保持数据的实时性和准确性。

在这套完整的人事管理数字化平台中，人事管理日常业务所需模块包括教职工信息（画像）、机构编制、薪资管理、入职管理、离退休管理、人才引进、师资管理、校内异动、考勤管理等人事管理数字化系统（如图1所示），以尽可能简约的工作投入获得尽可能多的管理效益输出，是人事管理中的一项重要的基础工作，也是实现人事管理数字化建设现代化和科学化的前提条件。高校需要构建并不断完善人事管理数字化建设体系，实现管理环环相扣、科学高效。要健全人事管理数字化平台的系统功能，确保能够将人事工作放在系统中操作。

3.4"实现人事数据信息动态共享

人事管理数字化系统可以打破校内部门壁垒，应用于不同部门之间数据信息的衔接互通。不同部门的管理员有权限查阅和抓取实时的数据信息，增加了部门之间的协作与配合，同时系统也留有记录，促进管理科学化、规范化。比如，在课程安排方面，教务部门可以根据实时的人事数据信息，了解每位教师的专业方向、授课能力和时间安排，从而更加合理地安排课程。

3.5"驻守保密防线，强化信息安全管理

高校人事管理数字化工作的保密性不容忽视，人事信息安全的重要性体现在保护个人隐私、维护高校稳定以及防范外部威胁等方面。因此，高校必须高度重视人事信息安全工作，采取切实有效的措施加强保护和管理，确保人事信息的安全、完整和可用性。

（1）保护个人隐私：高校人事信息涉及教职工的个人隐私，包括个人身份信息、家庭情况、工作经历、薪资待遇等敏感信息。如果这些信息泄露或被滥用，将对教职工的隐私权和人格尊严造成严重侵害，甚至导致个人财产安全受到威胁。

（2）维护高校稳定：高校是一个复杂的组织系统，人事信息是高校稳定运行的重要基础。如果人事信息遭到篡改、破坏或丢失，将严重影响高校的日常管理和决策，甚至引发内部矛盾和纷争，破坏高校的稳定和发展。

（3）防范外部威胁：随着信息技术的快速发展，网络攻击和数据泄露事件频发。高校作为人才培养和科技创新的重要基地，其人事信息具有重要的战略价值。加强人事信息安全保护，可以有效防范外部黑客攻击、恶意软件感染等威胁，确保高校信息系统的安全稳定运行。

3.6"为教职工提供“自助式”服务

在高校人事管理系统中，为不同类别的提供教职工“自助式”服务。“自助式”服务具有提高工作效率、便捷性、减少人为错误、个性化服务和降低管理成本等优点，为高校的人事管理工作带来了极大的便利和效益，同时，也可以为教职工提供更加便捷、个性化的服务体验。具体功能如下。

（1）通过自助服务平台，教职工可以随时随地访问系统，自助完成各类人事业务办理，如个人信息查询与更新、薪资单查看、考勤记录、请销假申请等，无须再排队等待人工处理，大大节省了时间，提高了工作效率。

（2）自助服务平台为教职工提供了24小时不间断的服务，不受时间和空间的限制，教职工根据自己的时间安排和需求随时使用，非常便捷。

（3）自助服务平台通过自动化处理，可以减少人为操作错误和数据输入错误的可能性，提高了数据的准确性和可靠性。

（4）自助服务平台可以根据教职工的个人需求和偏好提供个性化的服务，如定制化的报表、提醒功能等，满足教职工的多样化需求。

4"结语

高校人事数字化建设符合当前全球数字化转型的时代背景，是推动高校发展的必然趋势。在当今高校人事管理工作中，通过运用先进的数字化技术，优化了人事管理流程，减少了繁琐的人工操作，实现了人事管理工作效率的大幅提升，促进了人事管理业务的规范性，极大地增强了工作的透明度和可追溯性。数字化技术的运用为高校人事管理提供了强大的决策支持，通过对海量的人事数据进行深度挖掘和分析，能够获取更多有价值的信息，为高校管理层制定科学合理的人事政策提供坚实的数据支撑。高校数字化建设为高校人事管理注入了新的活力，推动了高校人事管理工作的不断发展。

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