疾控中心档案管理工作中存在的问题及其解决措施

2024-12-31赵爱萍

兰台内外 2024年20期

摘要：现阶段，我国公共卫生事业蓬勃发展，作为疾控中心工作的重要内容，档案管理工作逐渐受到社会各界的关注和重视。但从现状来看，我国的疾控中心档案管理工作开展效果并未达到预期，由于缺少专业人才、档案管理不规范、档案管理形式落后以及基础设施缺乏保障等问题，致使档案管理难以紧跟时代发展。文章基于上述问题展开详细的阐述和分析，并提出以完善人才引进和培养、建设科学的档案管理制度、优化档案管理信息化水平以及健全档案管理基础设施建设等一系列解决措施，希望为相关人员带来参考。

关键词：疾控中心；档案管理；问题；解决措施

中图分类号：G271；R197.21 文献标识码：A

作为疾控中心的核心发展环节，通过高质量、高效率的档案管理能够助推我国公共卫生事业全面发展。这也要求我国档案管理工作人员必须提高工作能力，充分引进信息技术创新发展原则和理念，在融合互联网与疾控管理中心工作的前提下，确保管理工作朝着数据化方向发展，以此来大幅提高疾控中心档案管理的水平，确保疾控中心档案管理工作精细化开展。

一、疾控中心档案管理工作中存在的问题

1.缺少专业人才

随着社会经济的不断发展，我国公共卫生事业也处在持续发展的过程中，而承担着收集卫生数据的疾控中心的数据获取数量也在增多，在无形中给疾控中心档案管理工作提出了更高要求。特别是在信息技术快速发展的大数据时代，档案管理工作需要大量的高技术人才，但从实践角度来看，由于有技术、有经验的专业档案管理人员数量较少，疾控中心难以聘请高水平的档案管理人员，致使档案管理工作质量存在一定问题。因此，在面对庞大数据信息总量的前提下，一旦档案管理人员缺乏专业能力，就会导致后续管理环节产生严重的工作问题，甚至引发意外事故的出现。如果档案管理人员的经验不足，在面临重大突发事件的情况下，他们很难第一时间发现档案数据中的问题，无法及时作出应对，最终导致影响越来越大。

2.档案管理不规范

对基层疾控中心来说，开展档案管理应具备科学、健全的管理标准。但从现状来看，我国基层疾控中心档案管理工作缺乏完善性、严谨性，从事该工作的管理人员在制度意识方面相对较差。诚然，我国有关部门为了处理该问题，相继颁布了《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等一系列法律法规，但仍有档案管理人员并未严格按照条款开展工作。同时，现阶段档案管理工作的监督质量也相对较差，在工作过程中仍然有许多不符合规定的行为，无法做出针对性的处理。有些档案管理人员认为不需要过于追求工作规范，但从实践工作的角度来看，档案管理是一项具有较强专业性的工作，必须兼具专业化工作环境、工作人员和规章制度，这是因为档案管理涉及隐私信息、专业数据等内容，一旦出现专业信息被泄露则会导致卫生检测数据被篡改，影响疾控中心的整体工作。

3.档案管理形式落后

相较于西方发达国家来说，我国档案管理工作的起步时间相对较晚，导致我国许多地区疾控中心仍然沿用传统的档案管理形式。同时，在信息技术平台的建设方面也相对落后。档案保存不科学、不完善以及管理模式较差等问题频繁出现，与信息技术的发展要求不相符。特别是近些年，公共卫生事件的出现，导致人畜共患病、传染病等一系列病谱出现变化问题，也给疾控中心档案管理带来了更多问题和阻碍。由此可以看出，我国疾控中心档案管理形式出现了极为严重的问题，导致现阶段疾病控制、医学研究等诸多领域的信息需求难以得到满足。同时，疾控中心档案管理仍然沿用传统的静态资料形式，包括图片、文字等，缺乏信息技术支撑的影像、声像等资料，档案管理缺乏足够的现代化建设力度，导致档案完整性被严重破坏。另外，档案的流通仍然采用传统的人工传递方法，不及时的档案共享导致有些科室档案资料出现多年未归档的情况。特别是有的地区相继开展了疾控中心实验室建设，重要的实验室档案管理也是未来信息处理的关键，这些变化都在某种程度上证明了档案管理形式升级的关键性。

4.基础设施缺乏保障

现阶段，我国有些地区疾控中心仍然存在软硬件设备设施配备不完善的情况，给档案管理带来许多问题和困难。从现状来看，疾控中心在档案保存方面存在较大问题，具体表现为档案管理难以满足恒温、恒湿需求，也未能引进信息技术实施电子档案保存，更没有声像、影像等数据资料，仍然停留在较为基础的纸质档案保存阶段。面对该情况，疾控中心必须加强建设档案管理硬件设备设施，如在档案库房设置空调、除湿机等一系列专业设备，避免因数据储存设备、计算机等的设备缺失，而导致档案管理信息化保存受阻。

二、疾控中心档案管理工作中存在问题的解决措施

1.完善人才引进和培养

随着信息技术的引入，疾控中心档案管理的工作势必要在信息技术的引导下开展。因此，如何构建一支具备强大综合素养的专业工作队伍，成为未来档案管理事业开展的核心。为此，疾控中心应全面了解行业工作实际状况，在强化工作人员基本素养的同时，掌握全方位的计算机知识，以此来实现高质量的档案信息化管理，确保信息化建设的基本需求得以满足。在档案管理工作人员在实践工作中，必须拥有丰富的经验和管理工作知识，并在日常学习过程中重点开展信息技术培训，积累深厚的信息管理素养。在新医改的趋势下，疾控中心档案管理工作要求工作人员必须掌握严格的钻研、挖掘能力，从根本上提升档案管理的质量，并重点在档案挖掘、分析工作过程中获得深入的认知，在突破传统档案管理思维的基础上避免档案管理的单一性，实现技术能力、文化建设以及信息化管理的多层次融合。同时，在信息技术的帮助下，拓展档案管理工作的形式，包括图片、电子文件、实物以及影像材料等，由此来明确体现疾控中心的实际发展状况，在预留足够的疾控中心档案服务空间的同时，使疾控中心朝着特色化的方向发展。另外，疾控中心档案管理人员需要拓展档案获取的方式方法，在日常工作中制订日程档案挖掘计划，周期性地开展离退休人员走访调查，借助阅读文件、听讲故事等形式，认真钻研和发掘疾控中心档案内容，也可以组织档案管理人员定期专项展览，使档案管理工作能够有效引发社会上下共同关注并获取足够的信息，使档案管理更具文化韵味的同时，也在潜移默化中推动疾控中心的发展。在互联网发展持续推进的今天，档案管理工作发展也在持续发展推进，同时也更加重视网络知识水平的培养，以此来保证相关工作人员可以始终获得与时代发展相贴合的专业技能，在引进管理软件的前提下达成网络化档案管理的目的。

2.建设科学的档案管理制度

想要真正提升档案管理的质量，则需要档案管理人员具备严谨的安全工作意识。疾控中心在日常工作中应根据实际情况，持续建设档案管理工作制度，保证档案管理实际作用得以体现。第一，作为档案管理的一线工作人员，需要谨记档案管理在工作中的关键性，始终保持严谨的保密工作意识，这是档案管理工作开展的重中之重。第二，为了优化档案管理的工作安全，必须建立完善的档案管理、移交、收集等一系列制度，保证日常工作制度的严谨性和完善性。并且，在档案管理工作过程中严格落实责任管理，督促档案管理人员能够严格落实工作制度始终按照工作规范开展工作。第三，要构建完善的追责制度，保证工作过程权责清晰，不论是针对档案的采集还是周转、查阅，发生工作失误能够将责任落实到个人，大幅提高档案管理的实际工作效率。第四，在档案管理工作中，必须始终落实五不查、四不借的工作制度，从根本上提高档案管理工作水平，大幅度提升档案的安全性。

在实践工作过程中，档案管理人员必须将档案材料作为前提，开展针对性的分类和排序，并同步开展加工装订，保证档案材料可以明确体现疾控人员的调动状况，在此基础上，建构对应的目录内容，确保在档案查阅的过程中工作人员能够始终贯彻安全意识，提高档案管理的工作效率。想要达成该目的需要严格的建章立制，以此真正意义上促进疾控中心档案的事业发展。在一般情况下，疾控中心档案本身具备复杂、联系特征，也使得疾控中心档案管理基本需求在持续提升。因此，立足于新医改的发展趋势下，疾控中心的档案发展必须始终跟随规章制度，这也在无形中体现出档案管理规章制度建设的关键性。特别是现阶段信息技术正深入各个行业，而疾控中心又处于医患信息交流的核心点，通过档案管理可以明确展示疾控中心的疾病预防控制水平、发展历程等。在此情况下，必须制定完善的档案管理制度，才能真正实现疾控中心档案管理的全面开展。这也意味着在互联网背景下，疾控中心档案管理工作必须构建完善、严谨的工作管理制度，才能保证后续工作有序开展。

3.提高档案管理信息化水平

只有构建高质量信息发展平台才能真正达成资源共享。我国正处在发展、开放、创新和共享的新发展趋势，未来的档案管理工作也要跟随这样的特征开展。因此，为了实现档案管理信息化建设，从根本上保障档案管理的应用效率，疾控中心必须统筹规划当下的档案资源建设，建设完整的信息化平台，进而实现最大化的资源共享，真正落实信息化管理模式，确保疾控中心拥有丰富的内外部交流途径，借助信息化平台达成高效率的资源共享。首先，要实现对内交流。现阶段，疾控中心内部存在制度不健全的情况，使得疾控中心内部许多部门缺乏沟通，导致实际工作效率较低。通过建设信息化的共享平台，能够为各部门提供更快的信息沟通渠道，实现档案的高效率运用，大幅提高疾控中心档案的针对性管理效率；其次，提高对外交流的频率。应当在平台融合与内部系统有区别的交流程序，并在完成疾控中心档案资料信息管理之后，再有序开展信息化高效共享，保证有需求的用户可以通过高效率的信息检索来查找对应内容，为疾控中心的发展提供技术支持，并逐步优化疾控中心的口碑和美誉度；最后，要构建完善的工作激励制度。疾控中心档案管理部门必须构建符合工作流程的激励机制，调动工作人员落实资源共享的积极性，通过提高档案运用效率，创新疾控中心的档案价值，并加大资料审核工作力度，重点标注档案资料的具体来源、应用目的等，以此来确保工作人员可以在日常工作中整理、查询。

4.健全档案管理基础设备设施建设

想要实现高质量的档案管理，离不开基础管理设备设施的建设。从实践角度来说，这是一项专业程度较高、时间跨度较大的系统化工程，需要大量的软硬件技术支持。现阶段，大部分疾控中心资金更多应用在引进实验设备设施方面，缺乏对档案管理工作的关注度，不仅会导致档案管理信息化进程受到影响，还可能引发后续档案存储缺乏完整性等问题。而立足于信息技术支持下的档案管理模式着重体现出数字化、微缩化等特征，纸质档案通过扫描仪、计算机等诸多信息化终端，能够将传统意义上的档案资料转变为电子资料，这是一种关键性的发展趋势。我国传统的疾控中心档案管理主要应用纸质手工管理的形式，但显然难以满足电子档案管理的需要。由于电子档案的储存量较大、体积较小，其单凭一张CD光盘就可以胜任大量储存，但其储存条件相较于纸质档案而言也更加严格，如果配套设备设施无法满足需要，则会导致电子档案出现无法保存、易损坏等问题。因此，为了有效达成档案管理信息化建设，疾控中心必须利用自动化办公设备设施，并保证其能够科学连接现有设备设施，以此来保证工作人员高效率地管理档案。

首先，针对传统档案的存放，需要控制档案室的温度，确保库房温度始终保持在14℃～24℃，相对湿度则控制在45％～60％，还必须加大力度建设“八防”设施，确保库房能够满足防虫、防光、防湿、防盗等具体防护内容，避免发生污损、霉变等事故的出现；其次，针对电子档案的保存则需要借助加密技术，以此来保障电子档案传输可靠、稳定，并根据规定严格对数据备份、脱机保存，通过防火墙技术、物理隔离等技术来分离内外网。

三、结束语

疾控中心档案管理本质上是公共事业中的核心部分，与人民群众的生活有着紧密的联系。特别是在信息技术的影响下，传统的档案管理工作出现了不小的发展机遇，通过充分结合传统档案管理、现代信息技术互相融合来实现双重管理，实现公共卫生事业的全面发展。

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