医院电子档案管理的现状与对策探析

摘 要：随着我国经济和科技水平的不断发展，信息技术成为各行业管理经营中的重要技术，为数据传输、分析提供了更便捷的方式。进入大数据信息时代，通过大数据技术和信息技术构建电子档案管理系统成为医院档案管理发展的必然趋势，而电子档案管理对于管理人员的业务能力和管理素养也提出了更高要求，如何有效构建医院电子档案管理模式，提高档案利用效率和管理质量，是医院未来发展的首要研究问题。通过医院电子档案管理优化医院管理职能，从而推动医院实现现代化建设和高质量发展。

关键词：医院；电子档案；管理；现状；改善对策

中图分类号：G271 文献标识码：A

医院档案管理工作的主要内容是对医疗档案展开管理、保存，方便医院开展医疗活动查阅或调动。随着时代发展，人们对于医院档案管理质量也提出了更高的要求，传统档案管理已经无法满足新时代医院发展的需求。由于医院每天接收的患者数量多、患者病历档案较为复杂，导致档案管理难度增大，急需对现有医院电子档案管理制度加以优化和完善，从而满足新时代档案管理需求，助力医院实现信息化发展。医院电子档案与传统纸质档案在管理方面存在一定差异，管理难点和要点也不相同，需要相关人员充分结合医院电子档案特点制定科学、可行的管理制度，以此来助力医院实现现代化建设。

一、医院电子档案管理概述

1.医院电子档案管理的优势

电子档案应用于医院档案管理中具有非常多的优势，新时代电子档案成为未来档案发展的必然趋势，而电子档案与传统纸质档案相比，在使用效率方面具有更大优势，在档案流动性和传输方面电子档案更加快捷，将电子档案录入计算机，通过大数据技术和互联网系统传输，传输时间往往只需要几秒钟甚至更短时间，相比于传统纸质档案的传输要更加快捷、方便。同时，电子档案还有利于档案资源的共享利用，传统纸质档案的使用需要将档案文件调阅，往往无法满足不同科室同时使用的需求，导致在实际使用中需要依次调阅，对档案使用灵活性造成阻碍。而电子档案可以直接通过网络传输，使用者仅需要通过网络接收，使用手机、电脑等智能设备就能够对电子档案查阅，满足多人、多地同时使用的需求，不仅提高了电子档案的利用率，还提高了医院档案资源的流动性。以往医院在档案管理工作时需要足够的空间和时间对大量的医疗档案分类、保存工作，不仅效率低，还容易出现错误。大部分医院对于档案的保存期限有明确规定，如3年或5年，超出保存期限的档案需要清理销毁，对后续使用起到一定消极影响。采用电子档案在保存方面更加智能化，工作人员可以将相同科室、相同日期的电子档案统一管理保存，通过网络技术将电子档案保存在数据库中，不仅保存时间短，保存所需空间小，还不会导致档案保存成本升高，并能够对电子档案长时间保存，对医院档案管理具有积极作用。

2.医院电子档案管理的重要性

运用电子档案是医院档案管理工作实现数字化、智能化的重要途径。通过电子档案能够将传统档案管理加以转型，通过数字技术和信息技术推动医院管理模式的现代化发展，未来社会各界对于医院服务质量将提出更高的要求，而利用电子档案能够有效优化现有管理流程，提升管理质量和服务水平，从而推动医院信息化建设发展。同时，利用电子档案还是帮助医院实现可持续发展的关键，利用电子档案对现有医院档案管理模式加以转变，从而帮助医院实现现代化建设，能够有效提高医院的服务质量和管理效能，推动医院自身业务水平和医疗质量得以提升，从而帮助医院提高自身市场竞争力，实现高质量、可持续性发展。

二、医院电子档案管理现状

1.电子档案管理制度不完善

部分医院对于电子档案的应用还处于初期阶段，没有建立完善的电子档案管理制度，导致电子档案的管理质量受到影响。医院电子档案在使用中需要根据科室分类管理，但由于管理制度不健全，导致档案管理工作中常出现工作不规范、档案使用不符合要求的现象，增加了档案丢失、损坏的概率，对档案管理工作质量造成影响。部分医院对电子档案采用“粗放式”管理模式，电子档案全部交由科室管理，而医院科室的工作人员多为医疗人员，对于档案管理工作不够了解，难以保证电子档案的管理质量，进而影响电子档案的使用和保存。

2.电子档案管理队伍能力不足

虽然电子档案具有许多优点，但电子档案管理工作对管理人员的综合能力具有更高要求，电子档案管理工作需要依托互联网和信息技术开展，电子档案管理对于管理人员的信息素养和管理能力有比较高的要求，由于医院现有档案管理人员的信息素养不足，对于各类信息技术和设备的运用不当，影响电子档案的管理质量。部分医院档案管理人员并非本专业出身，没有接受过相关专业知识的培训，在实际管理工作中常出现管理失误、操作失误等现象。再加上部分医院没有成立专门负责电子档案管理的部门，电子档案通常由各科室人员负责保管，而不同科室之间没有明确和统一电子档案书写、保存规范，因而导致不同科室的电子档案存在一定差异性，进而影响医院整体电子档案管理水平。

3.现有技术和硬件设备设施不足

医院现有电子信息技术水平是直接影响电子档案应用质量的关键。目前，我国很多医院普遍存在电子信息技术不足的问题。虽然我国信息技术发展速度非常快，但很多医院没有将先进技术运用到现有电子档案管理工作中，采用的技术、体系较为落后，无法满足医院对于档案管理工作的效率和质量的要求，部分医院由于对电子档案的重视度不足，技术研发和购买硬件设备设施的资金较少，导致现有技术和设备设施无法实现电子档案管理的高质量开展。

4.电子档案安全防范不足

安全问题是电子档案在实际应用中常见的问题之一，由于电子档案需要保存在网络平台，而网络环境具有开放性的特点，网络服务器也经常受到黑客的恶意攻击和不法分子的病毒破坏，导致电子档案管理中经常出现安全风险。例如，电子档案丢失、损坏等现象时常发生，如果管理不当甚至会出现个人信息被泄露的情况，一旦发生泄露情况就会对患者个人隐私造成恶劣影响。还有部分医院现有电子档案设备设施较为落后，导致电子档案管理工作的开展难度升高、出现安全问题的概率增大。例如，硬盘损坏、数据损坏等情况，都会导致电子档案无法正常使用，进而影响电子档案的使用质量和安全性。

三、医院电子档案管理的应用对策

1.完善现有电子档案管理制度

由于电子档案与传统纸质档案在载体、呈现形式上存在较大差异。因此，需要医院管理部门对现有电子档案管理制度加以完善，根据电子档案自身特点制定完善的电子档案管理制度，对日常使用中常见的安全问题和风险因素加以防范，并规范电子档案管理人员的日常工作行为，从而实现电子档案的规范化管理，提高电子档案管理的合规性。在电子档案保存方面，应对电子档案管理人员规范要求，对保存档案的硬盘、计算机和光盘等设备设施严格管控，定期检查其安全性，确保载体保持完整。同时，对于电子档案管理室严格检查，避免出现火灾、断电等情况影响电子档案安全。工作人员要及时对硬件设备设施更新和检查，根据实际需求选择容量、性能符合标准的设备设施，并对其使用方法和保管要点做到足够了解。

在电子档案使用方面，应明确电子档案的调阅流程，提高电子档案管理部门的职能，需要使用电子档案的科室需要经过申请审批后才能使用。同时，电子档案管理部门还要根据自身需求明确电子档案的记录形式、格式和书写规范，对医院电子档案管理实行统一管理模式，确保电子档案的规范性和严谨性，便于后续调阅使用。此外，还应转变电子档案的管理理念，改进原有粗放式的管理理念，采用精细化管理理念，并制定电子档案管理新制度，将管理职责下放到所有管理人员身上，一旦电子档案出现安全、使用问题，则立即向当日管理人员追责，以此来提高电子档案的管理质量。

2.打造高素质的电子档案管理队伍

医院需要提高对高素质人才的重视度，打造具有高素质、良好信息素养和档案管理业务能力的高端人才队伍，以此来满足医院电子档案管理工作的要求，确保档案管理工作得以有效开展。

首先，医院需要对现有档案管理人才培训，从而提高档案管理人员的业务水平和信息素养。医院可以定期组织培训，开展经验交流大会，由工作能力出众的员工培训，也可以邀请专业人士指导，让档案管理部门的工作人员学习外来的先进经验和管理思想，并通过实践演练和操作提高自身的信息素养和业务水平，从而满足医院对于电子档案管理的要求。

其次，除了人才培养外，医院还要加强自身的市场吸引力，从而吸引更多高素质的人才，为现有档案管理队伍提供更多新鲜血液。医院可以与当地高校、人才市场建立合作，构建校企合作机制，为高校学生提供实习平台，并与高校建立人才输送途径，以此来增加引进毕业生人才的数量，从而构建高质量档案管理人才队伍，实现医院电子档案管理工作顺利开展。

3.提高对先进技术和设备设施的重视度

信息技术和电子设备设施是确保电子档案得以有效应用的关键，所以医院需要提高对先进技术和设备设施的重视度，增加每年技术研发和设备设施购置的投入资金，从而确保现有电子档案管理系统的先进。

首先，电子档案管理部门也需要对现有管理系统加以升级，优化管理系统的功能，从而提高电子档案管理的便捷性和个性化程度。医院电子档案管理主要通过数据库实现，管理人员需要对电子数据库的功能加以优化，根据实际应用需要及时升级信息技术。通常医院电子档案主要面向患者和各科室医疗工作人员。因此，在数据库中需要建立两个不同系统，实现对电子档案的双渠道调阅，并对不同系统的权限加以严格把控，避免出现信息数据被泄露等情况。

其次，优化电子档案的保存设备设施。可以购买市场中性能先进、高端的设备设施，确保能够满足电子档案管理日常工作需求。同时，积极应用先进技术，将各类先进技术融入电子档案管理平台。例如，通过大数据技术提高电子档案的处理性能，实现对电子档案的快速分析和处理；通过人工智能技术对电子档案的分析机制优化，根据患者个性化需求快速锁定相关数据信息；通过信息技术构建电子病历系统，将所有电子档案数据传输到电子病历系统，患者只需要通过信息验证即可快速查阅所有相关数据，包括诊断、治疗活动和后续方案等；通过智能技术根据不同患者的电子档案分析处理，从而根据不同患者的个性特点和病症情况制定相应的个性化治疗方案，并通过大数据技术将各项诊疗信息实时上传在电子档案中，实现电子档案的动态管理。通过先进技术对现有电子档案管理系统加以优化，提高电子档案管理的智能化、自动化程度，从而满足未来医院的发展需求，提高电子档案的管理质量和应用效率。

4.加强档案安全防范措施

医院应重视电子档案的安全问题。电子档案的安全问题可以分为使用安全和管理安全两部分。针对电子档案管理中存在的安全隐患，需要管理人员加强对设备设施、系统的优化，确保电子档案的安全性。针对电子档案的储存设备，管理人员需要安装防火墙和杀毒软件，从而确保网络服务器的安全性，并对医院使用的网络宽带和VPN严格防护，避免受到不法分子的恶意攻击。同时，还应优化计算机的操作系统，定期更新、检修，对操作系统进行升级，避免在实际使用中出现故障引发安全问题。为确保整体网络平台的安全性，医院需要对现有网络系统加以更换，采用内部VPN构建网络环境，避免医院网络与外界网络环境接触而产生病毒。对于患者查阅系统可以采用外部网络连接，并对外部网络系统的权限功能严格把控，避免数据被泄露，侵犯患者的隐私权。

在使用安全方面，应规范电子档案的使用流程，明确各科室的电子档案使用权限，在内部人员登录前身份验证，根据身份给予不同管理和使用权限，避免出现非法访问现象，导致数据被泄露。同时，与医院内部人员签订保密条例，要求内部人员对电子档案内容进行保密，避免信息被泄露。在每次使用电子档案前，由管理部门负责对调阅电子档案物理备份，避免在使用、传输过程中出现电子档案损坏现象，一旦电子档案受损应及时将备份传输至数据库中，并调查电子档案损坏原因加以处理，确保电子档案的安全性。

四、结语

综上所述，新时代电子档案成为各行业档案资源的主要形式，医院采用电子档案能够提高档案的使用质量和效率，降低管理成本，是我国医院未来发展的必然趋势。新时代，需要医院加强现有电子档案管理水平，针对电子档案管理中常见问题给予针对性对策，提高电子档案的安全性和使用质量，从而通过电子档案管理推动医院现代化、信息化发展。

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作者单位：淄博市第一医院