公立医院合同档案管理风险及防范措施探析

摘 要：医院合同档案主要记载医院日常运营过程中开展的医疗服务、后勤保障、工程施工、知识产权以及人事聘用工作等信息，是支撑医院医疗工作开展的重要环节，也是见证医院人、事、物发展历程的重要凭证，管理医院合同档案对于公立医院自身发展和医疗活动开展影响深远。针对医院合同档案管理中存在的各类风险因素，公立医院管理部门应高度重视，结合风险情况制定防范措施并加以落实，以此来确保医院合同档案得到有效管理，从而为医院医疗工作开展提供更好的保障。文章以某公立医院为例，针对公立医院在医院合同档案管理中存在的风险因素分析，并对不同风险的防范措施加以阐述和研究。

关键词：公立医院；合同档案；管理风险；防范措施

中图分类号：G271；R197.32 文献标识码：A

公立医院医疗服务范围广、患者需求复杂等特点，使得医院日常运营与发展过程中产生大量种类繁多的合同，档案管理的难度较大，在管理过程中存在的风险因素较多，且医院在合同档案管理领域涉足较少，容易导致医院合同档案管理质量及效率受到影响。随着我国经济水平的不断发展，人民群众对于生活质量的要求越来越高，公立医院作为保障人民生命健康的重要民生机构，提高合同档案管理水平有利于医院的高质量发展。公立医院应重视合同档案管理工作，结合自身情况对现有医院合同档案管理制度加以完善，确保医院合同档案得到有效利用和保护，以此提高医疗活动的科学性和规范性，为人民群众的生活和健康提供更好保障。

一、选用案例概述

本文选用案例为某省级大型三甲公立医院。该省级三甲公立医院成立于1937年，该医院综合档案管理室对医院所有日常运营、医疗活动产生的档案实行综合管理。该医院有四个院区，现有职工数量5000余人，2023年新增合同档案数量达到2258份。由于合同档案数量多、日常管理工作复杂。因此，对该医院合同档案管理部门的管理质量和效率提出非常高的要求。针对合同档案管理中存在的各类风险问题，该管理部门采取针对性防范措施，并取得一定成效，下文以该医院综合档案管理室日常工作情况为基础，针对合同档案管理的重要性、存在风险类型及风险防范措施加以阐述和分析。

二、公立医院合同档案管理的重要性

公立医院常见合同档案主要分为以下几类：一是物资采购类合同。包括医用耗材、医用设备、药品以及软硬件采购合同等，其中包含各类产品供应商的资质证明材料、承诺书材料、支付凭据、发票和验收报告；二是工程施工类合同。包括建筑工程、零星修缮等，其中涵盖了招投标文件、审批材料和施工过程材料等；三是服务类合同。包括委托代理服务、技术服务、维保维修服务以及法律服务等，如医疗废物运输合同、医疗设备维护合同等；四是医疗服务合同。即为患者提供医疗服务，患者接受服务并支付费用的合同，包括在各类医疗活动中产生的用药档案、就医档案、手术档案等；五是人事聘用合同。包括医务工作者、后勤保障人员等人事关系；六是合作共建合同。包括医联体合作、党建合作等依法依规开展的合作。由于这些合同涉及业务类别多、业务人员所属科室不同、合同量大，导致合同档案具有多样性、复杂性和分散性等特点，实际管理难度大、管理工作量多，对合同档案管理部门的管理工作也提出了较高要求。

首先，公立医院合同档案是开展各项医疗活动的重要凭证，是记录医院日常工作的书面证据。通过规范管理合同档案，能够为各项活动提供法律保障，如在出现突发情况或法律纠纷时，利用合同档案能够直接提供相关证据支持。此类法律活动具有滞后性，法律活动结束，不意味着事件终止，保留过程档案对事件全流程进行追溯、责任追究等，确保医院合法权益不受到损害；其次，利用好公立医院合同档案，还能够对未来医院的发展规划和制度管理起到借鉴作用，能够对医院的后续管理决策和工作安排提供数据参考，从而确保各项工作开展的合法性与科学性。合同档案也是维系医院运营连续性的关键，如工程建设合同、医疗设备维护合同等，记录建筑物详细数据、设备维护保养情况等，一旦此类合同档案出现质量问题就会导致后续工作无法顺利开展；最后，合同档案也属于国有资产，医院管理制度同样要求医院应结合实际情况对合同档案开展科学的分类分级，实现合同全生命周期管理，确保合同及相关文件资料及时归档和妥善保管，做到合同信息安全保密，防止机密被泄露，保障公立医院合法权益，避免国有资产流失。

总之，公立医院合同档案对于医院活动和未来发展具有非常重要的影响，针对公立医院合同档案的风险防范和管理需要相关部门加以重视和把控。

三、公立医院合同档案管理中常见的风险

1.合同档案管理人员专业水平不高

合同档案管理工作的整体管理质量由管理人员的业务能力和职业素养决定，合同档案管理较为复杂，对工作人员的专业能力要求较高，但目前很多医院存在管理人员专业水平不高的问题，部分医院合同档案管理人员并非档案专业出身，即使是档案专业出身，也存在没有接受过相关法律专业知识的培训，容易在实际合同档案管理工作中出现失误，如合同档案的归档格式不符合档案管理要求，合同档案在记录时经常出现书写格式不规范、书写内容不明确、条款内容不严谨、语言用词不准确等系列问题，导致合同档案的规范性和使用价值受到影响，甚至容易给公立医院后续经营活动开展带来潜在风险。

2.信息化程度不够，存在数据安全风险

在“互联网+”时代，医院档案管理信息化是提高医院精细化管理的关键环节，在公立医院合同档案管理中，利用电子档案开展管理工作已经成为常用手段。医院信息平台较多，各平台未能与医院合同档案管理系统形成连接，导致合同档案存在部分以纸质形式保存，部分以电子形式保存，且格式未统一。电子合同档案管理中经常由于操作不当或设备问题从而引发安全风险。例如，在合同档案管理中需要使用计算机和网络平台，而网络平台具有较强的开放性，容易受到黑客或病毒攻击，导致服务器出现漏洞而引发数据丢失、损坏等问题。而纸质合同档案在日常保存中容易因环境潮湿、保存场所或使用频率过高等问题而引发损坏、发霉、腐蚀等一系列安全问题，进而危害合同档案的完整性和使用价值。

3.管理过程不规范

通常公立医院针对合同档案采用集中管理模式，将各科室产生的所有合同档案集中到管理部门统一管理，但合同档案数量庞大，且公立医院合同档案管理部门不属于专门设立的独立机构，专业工作人员数量较少，每个工作人员所负责的合同档案数量多、工作量大，导致在管理过程中容易产生管理混乱甚至管理不当等问题，从而产生管理风险引发合同档案质量受损。同时，部分公立医院对合同档案集中管理的重视度不足，很多科室在日常工作中没有及时将合同档案送至管理部门加以管控，导致大量合同档案散存在不同科室，经常出现合同档案不完整的情况，引发管理风险。

四、公立医院合同档案管理风险的防范措施

1.完善现有合同档案管理制度

针对合同档案管理中容易产生的风险因素，需要管理部门完善现有合同档案管理制度，以此来提升合同档案管理质量和科学性。医院领导应高度重视合同档案管理工作，结合本院实际情况和相关部门要求制定合同档案管理制度，并确保合同档案管理制度有效落于实处。以本文选用公立医院为例，针对各项合同档案的管理问题，该公立医院充分结合本院实际情况和管理需求，依据合同管理办法，对现有的合同档案管理制度加以完善，在合同档案管理制度中加强对各环节的明确规定，对合同档案的书写、审批、签订和归档等各环节采取针对性管控，并结合不同环节容易产生的风险因素制定针对性提前预案，以此来确保合同档案在各环节的安全性。针对合同档案管理中原本存在的管理混乱、规范性不足等问题，重新明确合同档案的书写、签订和审批规范，并重新对审批人员展开业务培训，对所有送审合同档案逐一审核，如果存在问题则立即退回原科室重新签订，保证所有入库合同档案的科学性和规范性。

2.提高管理人员的业务能力

针对公立医院合同档案管理工作人员的能力问题，管理部门要重点提高档案管理工作者的业务能力，确保管理工作有效开展。将管理能力和管理意识作为培训重点。通过定期组织档案管理、合同管理等专业知识培训，以开展经验交流大会等方式来提高管理人员的业务能力水平，从而确保合同档案管理工作得以有序开展。除了提高管理人员的业务能力外，还应重视培养管理人员的信息化能力和意识。随着科技水平的发展，数字化管理已经成为未来公立医院合同档案管理工作开展的主要形式，公立医院对于合同档案管理人员的素质也提出更多元化的要求，不仅需要管理人员具备良好的业务能力和职业素养，还要能够灵活运用各类先进软件和设备仪器，从而确保数字化管理模式的有效形成。以本文选用公立医院为例，针对现有管理人员的业务能力问题，管理部门采用以下几项措施加以培训：首先，对所有管理人员进行思想教育，确保管理人员明白合同档案的重要性，并加强对管理人员职业素养的考察。组织所有管理人员学习我国相关法律，如《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国档案法》的相关内容，确保管理人员具备足够的专业能力。针对管理人员的信息化能力问题，安排管理人员前往其他医院学习，学习先进信息化经验，并在学成后向管理人员汇报与交流，以此来提高现有管理部门的信息化水平；其次，积极举办各类管理技能竞赛和信息技术竞赛，并设置精神奖励，以此激发管理人员学优争先的积极性。通过技能竞赛锻炼管理人员的业务能力和信息设备使用能力，确保管理制度的有效应用；最后，针对现有管理团队定期考核，对所有考核成绩不达标的管理人员给予批评，责令其重新学习，直到顺利通过考核才能重新上岗，以此来确保所有管理人员的业务能力满足公立医院合同档案管理工作需要。

3.优化现有管理硬件设备设施

随着信息化管理的不断应用，各类信息技术和设备设施升级也需要公立医院加大投入，公立医院需要加大对档案管理信息化工作的资金投入，以采购更多先进硬件设备设施开展档案管理工作，从而确保合同档案管理工作的开展质量和信息化程度。硬件设备设施是信息技术和互联平台正常使用的关键，其质量对于信息化管理质量起到决定性影响。应确保硬件设备设施得到及时更新和更换，使其储存容量更大、运行系统更先进，以有效提高网络服务器的运行效率，为合同档案管理工作的开展提供更好的保障。本文选用的案例中，针对合同档案信息化管理中所需要的信息设备，该公立医院给予大力支持，额外增设信息化建设资金，用于购置各类信息软件及设备，以此为基础构建信息化管理平台。在网络平台中建立合同档案数据库，将所有合同档案备份后保存到数据库中，确保合同档案的安全性。同时，针对现有管理体系采用信息技术构建信息化管理平台，各科室和管理部门之间的沟通和指令传达都经过信息化管理平台传输，从而在确保沟通效率的同时，还能优化沟通流程，提高数据信息和指令传输的便捷性和时效性以及公立医院现有合同档案管理体系的信息化程度，推动管理体系的信息化发展建设。

4.加强合同档案的整合管理

合同档案的整合管理是最终把控档案管理质量的关键，把握好收集和整理环节的质量，以确保合同档案得到有序保存和使用。对所有合同档案的送审、收集环节透明化管理，避免在收集过程中出现合同档案丢失、损坏等问题，而影响档案使用。在合同档案的收集环节，管理人员需要采用前端控制原则，对所有科室展开合同档案管理指导，避免各科室造成合同档案损坏。同时，各科室还要与合同档案管理部门加强沟通协作，由合同档案管理部门编制合同档案审批、签订细则，确保所有科室能够严格按照要求开展合同档案管理工作。针对所有履行完毕的合同，各科室应在第一时间将档案送至合同档案管理室检查保存。针对合同档案收集效率低的问题，可以将合同档案收集与科室考核之间建立联系，如果合同档案收集送审速度慢则会影响科室评比，以此来确保所有合同档案得到第一时间收集。针对此环节，本文选用公立医院采用线上管理模式，通过合同管理系统、某钉等智能化管理平台开展合同档案的管理工作，直接由管理部门向所有科室发出提醒，指导各科室开展合同档案管理工作。同时，将合同档案的签订、审批、沟通和回复等各环节全部转移到智能办公平台开展，起到提高效率、优化现有流程的作用，提高了合同档案的收集效率。

在合同档案的整理环节，需要管理部门结合实际情况制定科学分类，将所有合同档案分类归档，如本文选用公立医院将所有合同档案分为物资类、工程类、服务类、合作类和人事类等多项，将不同合同档案直接归档到具体类别中，并在统一归档后，使用信息技术将合同档案保存备份，整理出电子文档通过数据库加以保存，在后续查阅合同档案时需要经过管理部门审批，并且只能查阅电子文档，以此来保障合同档案的安全性和私密性。

五、结束语

综上所述，公立医院高质量发展关乎人民群众生活质量，是经济社会中国式现代化的关键环节，而合同档案是公立医院日常运营中的常见资料，对公立医院各项工作的有效开展具有重要影响。随着时代的发展，信息化管理将成为未来公立医院合同档案管理的必然趋势，需要公立医院现有管理部门提高重视，结合自身需求和情况对现有管理制度、管理人员和管理模式加以优化，将信息技术有效融入合同档案管理制度中，以此来实现合同档案管理制度的信息化、规范化建设，这也是建立现代医院管理制度的必然要求，是实施健康中国战略的重要支撑，是医院高质量发展的重要保障。

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作者单位：福建医科大学附属第一医院