高校档案开放利用与隐私保护的平衡探究

摘 要：文章对高校档案开放利用、隐私保护等概念实行界定，强调保护隐私的必要性。分析了目前兼顾二者存在的困境，主要表现为法律法规滞后、档案开放和个人隐私定义模糊、技术保护措施不到位和公众意识欠缺等，并提出系列策略，其目的在于从健全法律法规、理清边界、强化技术保护和增强公众意识等方面，推动高校档案在开放利用和隐私保护之间取得均衡。

关键词：高校档案、开放利用、隐私保护。

中图分类号：G273.5；G647.24 文献标识码：A

引言

在知识经济与数字化时代背景下，高校档案是教育资源与文化遗产中的重要内容，开放利用高校档案对学术研究、文化传承与社会发展有着十分重要的意义。但是，档案通常蕴含着丰富的个人隐私信息，在开放利用时如何保证个人隐私不受侵害已成为一个迫切需要解决的问题。本文旨在探究高校档案开放利用与隐私保护之间的平衡点，分析存在的难题，并提出相应的解决策略，以期为相关领域的研究和实践提供参考。

一、概述

1.高校档案开放利用与隐私保护的概念

高校档案开放利用指的是在保障个人隐私和遵守相关法律法规的前提下，将高校档案资料向社会公众开放，供人们查询、研究与利用。这一做法有助于促进学术研究、历史传承和文化交流的同时，也能够提高高校档案工作的透明度和公信力。然而，档案开放利用的过程中必须严格遵守隐私保护原则，确保涉及个人隐私的信息不被泄露，保护个人合法权益。隐私保护是高校档案管理中的重要环节，涉及个人信息安全、名誉权等，需要采取有效措施，如信息脱敏、限制访问等，确保在开放利用的同时，不侵犯个人隐私。因此，高校档案开放利用与隐私保护是相辅相成的，既促进知识的传播和社会的进步，又保障个人权益不受侵害。

2.高校档案隐私保护的必要性

学生、教职工个人信息及其他隐私内容都被记录、保存于档案之中，对这些隐私信息实行保护是尊重个体权益、维护个人隐私的法律需要。在信息技术不断发展的今天，档案信息被泄露有可能造成对个人隐私权的损害，甚至带来个人危险以及社会信任危机。所以，高校档案隐私保护既要保护个体权益，又要保护高校信息管理与社会信任。

二、高校档案开放利用与隐私保护的平衡中存在的难题

1.法律法规滞后与不健全

伴随着信息技术的快速发展与社会的变迁，现有法律法规并没有及时与这种改变同步，造成档案开放与个人隐私保护等一系列难题。由于高校档案可能含有很多敏感信息，如学生成绩、家庭背景、健康状况等，如何既能充分利用又能保护个人隐私成了迫在眉睫的难题。现有法律法规未明确高校档案开放利用中隐私保护的具体措施与标准，导致实践中难以确定什么是正当的档案利用行为，其模糊性给档案管理者、利用者造成混乱的同时，还会对个人隐私保护造成危险。另外，制定法律法规往往耗时较长，不能及时回应信息技术飞速发展以及新形势下所面临的挑战，导致法律体系在兼顾档案开放和隐私保护方面显得滞后、不健全。

2.档案开放与个人隐私界定的模糊性

由于信息技术的普遍应用，个人信息得到了广泛的收集和使用，高校档案作为蕴含海量个人信息的主要媒介，如何确定档案开放范围及个人隐私保护成了一项复杂且富有挑战的工作。在实际工作中，档案开放需求和个人隐私保护之间往往存在矛盾。一方面，高校档案开放与利用有助于推动教育研究与人才培养；另一方面，过度开放也会侵害个人隐私权并产生恶果。目前，关于什么是个人隐私，档案开放过程中怎样保护个人隐私等问题的界定还存在着争论，没有一个统一标准和基础，导致档案开放及个人隐私保护等问题在实践中界定模糊，给档案管理工作带来更大的困难与风险。

3.技术保护措施与隐私被泄露风险

随着信息技术的快速发展，档案管理系统也逐步过渡到数字化、网络化形式，大幅推动了档案资料公开利用工作。但是，在这一进展的背后隐私被泄露风险却越来越突出。技术保护措施欠缺或者不足，使档案敏感信息有可能遭到非法获取或者被篡改，严重威胁个人隐私安全。目前，技术保护措施通常赶不上信息技术的快速发展，档案管理系统中潜在漏洞与薄弱之处，多有黑客攻击与恶意软件入侵之机。一旦个人隐私信息被泄露，后果不堪设想，可能包括身份盗用、财产损失，甚至对个人的精神健康造成长期影响。档案在共享与传递过程中技术保护措施不到位也同样造成档案安全性欠缺。隐私信息可能会在传递时遭到拦截，从而加大个人隐私受到侵害的概率。这类风险不仅与个人有关，还会对企业、组织信息安全产生影响，甚至会对国家安全、社会稳定产生影响。在网络环境复杂多变的情况下，档案管理系统面临着越来越严峻的安全挑战。落后的技术保护措施使档案敏感信息就像悬在头上的达摩克利斯之剑，时刻都会因安全防护不到位而被泄露，不仅会给个人造成困扰，还会给社会带来不良的影响。因此，如何在享受信息技术带来便利的同时，有效保护个人隐私，已经成为一个亟待解决的重大问题。

4.公众意识不足与档案利用的滥用风险

在信息化时代，个人隐私保护已经成为一个社会重点关注的话题。虽然隐私被泄露现象频繁发生，但大众对于个人信息安全仍缺乏足够的了解。很多人对于保护个人隐私的重要性认识不足，对于档案信息公开利用过程中可能存在的风险也不够警惕。这一现状使个人隐私的保护受到了严重的挑战。档案是个人隐私信息的主要媒介，在开放利用过程中有可能遭到滥用。由于大众对于个人隐私保护在档案利用过程中的意义没有充分认识，致使档案信息在获取与使用过程中缺少必要的标准，由于缺乏规范意识使档案信息未经许可就遭到滥用而沦为商业牟利、不正当竞争乃至违法的手段。另外，对档案利用缺乏监督与规范机制是造成个人隐私受威胁的主要因素。缺乏有效监督，档案信息使用过程中容易超越合理范围而造成个人隐私受侵害，不仅会侵害个人隐私权，还会损害社会大众对于档案管理的信任感，从而影响档案资源的正常使用。在此背景之下，个人隐私保护受到了极大挑战。档案信息被滥用，不仅危害个人合法权益，还危及社会和谐与稳定。所以，增强公众隐私保护意识、提高档案利用规范性、建立和完善档案利用监管机制已经成为当前迫切需要解决的问题。

三、促进高校档案开放利用与隐私保护的平衡策略

1.完善相关法律法规与政策指导

为切实推进高校档案开放利用和隐私保护兼顾，健全相关法律法规和政策指导是关键。鉴于高校档案管理工作的特殊性，应建立一个清晰的法律框架来规范档案收集、保存、公开与利用等工作。这些条例应包括对哪些档案可以公开利用的明文规定以及如何确保档案信息的安全性与隐私性。既要强化对法律法规的制定，又要对现行法律法规定期修订与更新，使之与信息环境与技术的发展变化相适应。制定时，要广泛听取各方面意见，尤其是在涉及隐私保护、信息安全等问题时，需充分考虑有关利益，保证其科学性和可操作性。在政策指导上，考虑到高校档案开放利用及隐私保护之间的权衡，应提供具体指导文件及培训计划，指导高校档案规范管理及档案资源的合理开发利用。政策指导应该包括档案管理人员培训与教育，让他们有应对档案开放与隐私保护的技能与认知。另外，政府部门还可以建立监督机制，对高校档案管理开放及隐私保护实行评价和监测。通过定期的检查与考核，能够及时发现其中存在的问题与薄弱之处，再通过政策调整与引导，推动高校档案管理工作规范化、专业化开展。

2.明确档案开放与隐私保护的界限

第一，在促进高校档案开放利用和隐私保护之间取得平衡时，想要厘清档案开放和隐私保护之间的边界，就需要制定清晰的标准和准则，明确哪些档案信息可以向公众开放以及哪些涉及个人隐私需要保护，应根据实际情况及法律法规要求对不同信息类型保护级别实行清晰划分。

第二，厘清档案开放和隐私保护之间的边界，还需要兼顾信息的利用目的及途径。在界定档案开放范围时应兼顾信息利用的合法性与必要性，既要保证所公开信息对学术研究与社会发展具有推动作用，又要保护有关个人隐私信息免遭误用与外泄。

第三，对于与个人隐私信息相关的文件，还需要制定严密的权限管理机制，以保证仅有被许可人能够获取并使用。同时，可以通过数据脱敏和匿名化来减少个人隐私信息泄露的风险和维护信息主体隐私权益。在确定档案开放和隐私保护边界时，要注意兼顾公共利益与个人隐私权，避免出现过度开放或者过度保护。

第四，要厘清档案开放和隐私保护之间的边界，仍需建立并完善监督机制以及违规处理机制。监督机制可以通过成立专门监管部门或者委员会等方式，对高校档案开放及隐私保护等方面的做法展开监督检查，发现问题及时采取适当措施予以解决。同时，建立违规处理机制并对违规者做出相应惩处，增强制度执行力与规范性。

第五，在明确档案开放和隐私保护边界的同时，也要充分吸收国际经验及最佳做法，并学习借鉴国外或地区档案管理及隐私保护先进经验，以期对我国高校档案管理工作的开展起到有益的借鉴与参考作用。

3.加强技术保护措施与隐私安全

为推动高校档案开放利用和隐私保护兼顾，强化技术保护措施和隐私安全是关键环节。高校应投入资源与精力，利用先进信息技术手段对档案信息做出安全防护。其中，包括建立并完善信息安全管理制度、强化数据加密、访问控制和身份认证等技术手段，以防止可能发生的信息被泄露与攻击行为。此外，各高校可考虑引进人工智能与大数据分析技术实现档案信息的智能化管理与监测，及时发现异常行为与风险点。通过技术手段对档案信息开展综合监测与管理，增强档案信息安全性与隐私保护。各高校在强化技术保护措施时，应加强相关工作人员技术培训与意识教育，增强其信息安全与隐私保护意识与关注。只有每个人掌握了信息安全意识与技巧，才有可能共同维护档案信息安全与私密。另外，各高校还可考虑成立信息安全专业队伍或组织，对档案信息安全实行监督与保障。这些队伍能够定期开展系统安全检查与漏洞修补工作，对可能出现的安全威胁与风险做出及时反应，保障档案信息安全与完整。在强化技术保护措施及隐私安全上，也可以主动参与到相关行业组织及标准制定工作中，并学习、借鉴国际上信息安全管理的先进经验及标准，以提高高校信息安全水平及隐私保护能力。

4.增强公众档案保护意识，合理利用档案信息

各高校可以采取组织宣传教育活动、专题讲座等方式，增强广大师生及有关人员保护档案的意识与关注度。公众应认识档案信息重要性及保护需求，并自觉履行有关条款，共同保护档案信息安全与隐私。高校可以建立并完善档案信息公开与利用制度、明确档案信息公开范围与途径、规范群众档案信息获取与利用流程和要求等，以透明、公开等形式促进档案信息合理开发利用、学术研究与社会服务。高校在促进公众档案保护意识及合理利用过程中，可以加大档案管理及服务宣传力度，借助各种传播渠道及途径，将档案管理的重要性及必要性传递给大众。通过将档案管理政策、案例分析及最新动态在学校网站、某信公众号上实行公示，引导广大师生及公众重视档案保护工作，营造全社会关注与支持的氛围。

另外，学校可以鼓励学生与教职员工主动参与档案管理与保护，培养其档案保护意识与实践能力。通过开设档案管理实践课程和志愿服务活动，引导教师与学生深刻认识档案管理的重要性及技术要求，增强其档案管理能力与责任意识。还可以联合有关部门、机构开展档案保护的宣传、培训等工作，促进档案管理工作规范化与专业化。以跨部门协作和资源共享为手段，促进档案保护工作高效开展，达到对档案信息充分保护、合理开发利用的目的。在实际工作中，也可以设立专门机构来协调档案管理工作与档案保护宣传，促进档案管理工作全面、深入开展。可以通过制定档案管理政策及指导意见、举办档案管理培训及宣传活动、对档案管理工作实施成效开展监督与评价等方式，保障高校档案信息能够被安全、合理的使用。

总之，高校档案开放利用和隐私保护工作繁杂细致，既涉及个人权益保障，又涉及社会公共利益最大化。通过本研究分析可以意识到，必须从法律法规、界限界定、技术措施以及公众意识上继续努力，才能使二者达到均衡。

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作者单位：渭南职业技术学院