大数据时代提升档案管理工作质效探析

2024-12-31荆雪飞

兰台内外 2024年22期

摘要：大数据时代，档案管理面临的新挑战和机遇。大数据时代背景下的档案管理信息化显得尤为重要，传统的档案管理工作已经跟不上大数据时代档案管理信息化工作要求。因此，加强档案管理信息化工作十分有必要。文章分析了大数据时代档案管理信息化建设的好处、档案管理工作在大数据时代的新机遇、大数据对档案管理工作的积极影响、档案管理工作在大数据时代的优化路径，旨在提高档案管理水平。

关键词：大数据时代；档案管理；探讨

中图分类号：G271 文献标识码：A

一、大数据时代档案管理信息化转变工作的好处

在当今社会，大数据的重要性越来越突出，数据成为王者，数据也成为一个单位，甚至一个行业的竞争资源，是核心的竞争力。当前，档案信息管理显得尤为重要，有千千万万的档案用户，由于时间关系，这些档案信息能否充分发挥作用成为难题，相关单位要思考如何将这些数据发挥最大的作用，档案管理人员也要思考如何在大数据时代更好地发挥数据资源的作用。因此，档案信息化管理工作就显得尤为重要。

档案信息化管理工作可以有效利用信息技术快捷提取自己需要的档案，在一定程度上可以节省巨大的人力和财力，使档案查找更加方便快捷，为管理者制定决策提供有效的关键信息。大数据时代，开展档案管理信息化工作是利大于弊的工作方法，非常有必要。

二、档案管理工作在大数据时代的新机遇

1.充分运用智能化技术

大数据、云计算等智能化技术充分运用到档案管理工作中，拓宽了传统档案数据应用的边界，人们进入智能化档案服务时代。管理学家德鲁克认为，创造未来是预测未来的最佳方式。数据挖掘在大数据时代包括描述性和预测性分析两个维度。描述性分析就是对档案原始数据的普遍性规律实施归纳总结，是档案服务精准化的先决条件；预测分析是用户在将来工作中的需要，对未来工作的发展趋势开展预测。预测分析是智能化归档工作的重心。整合、挖掘、创新和过滤大数据，将档案中的“死”数据变成“活”的内容。档案管理机构成为集智能档案服务于一体的文化中心，不再是简单地收集档案信息的空间场所，使档案使用者的“档案权利”得到满足，从而使人人都能享有民主、科学和智能的档案信息服务。

2.档案管理升级，充分应用新技术

在大数据技术的基础上，档案管理运用先进的信息技术可以实现数据的分层和维度整理，能够自动完成数据的检索和分析。因此，大数据技术为科学决策提供了更有力的支持。

三、大数据对档案管理工作的积极影响

首先，有利于提升档案保存的质量。在传统的档案管理工作中，普遍是传统的纸质档案保存，但是，纸质档案对保存环境的要求较高，很容易出现档案丢失、损毁等不良情况。比如在出现火灾、水灾等情况的时候或者是档案保存空间的湿度过大时，纸质档案容易受到环境因素的影响，出现不同程度的损坏及缺失。在大数据时代背景下，档案保存的方式和效果发生了显著的变化。传统纸质档案在长时间保存的过程中确实面临着诸多挑战，如纸质老化、字迹模糊等问题，这些问题不仅影响档案的保存质量，还可能导致重要信息的丢失或损坏，进而影响档案的使用价值和历史价值。

四、大数据时代档案管理工作的优化路径

1.增强档案信息化管理工作人员的服务意识

开展档案管理信息化工作的根本目的是为更多的用户提供高效的帮助以及便捷的服务。因此，大数据时代的档案信息化管理工作人员要不断地学习互联网等信息化知识，要不断地提升自己的服务意识。要做到吸取各种知识，增加自己的见识，并在档案管理工作中推陈出新，在工作中实现自主创新，提高服务能力，对于提高各单位的整体竞争力有着重要的影响。同时，也会提升档案的社会影响力。今后，相关单位应该增加专业的档案管理人员，档案部门应针对不同的工作人员开展专项培训，以提高档案管理工作人员的服务水平。

2.提高档案信息化管理工作人员的业务水准

档案管理是必须以用户的利益为中心，档案管理人员要认真仔细地对待这份工作。目前，档案信息化管理人员的业务能力水平和素质良莠不齐，所以，为了提高档案管理质量和服务水平，档案工作人员要重视提高自身的业务水准，增强档案管理信息化意识，在档案管理工作中充分运用信息技术，体现档案信息化管理的价值。在大数据时代，档案管理信息化工作必须与时俱进，积极拓展档案管理信息化工作的规模，明确大数据时代档案管理信息化工作的任务。

五、档案管理工作在大数据时代的革新路径

1.加大档案管理信息化工作力度

通常在开展档案管理信息化建设的过程中，管理的成功与否取决于工作中的各种流程和细节，所以，为了档案管理工作流程的严谨性，应该重视每个管理环节，从开始记录的第一步就要严谨、细致。从档案的搜集到整合需要经过不同的部门和人员，这种分散的档案收集、整理方式会增加管理工作的困难。因此，利用信息技术通过信息化手段可以让档案管理工作更加快速、高效。档案管理人员要转化传统的档案管理思路，并制定严格的管理考核制度，提升档案管理人员的基本职业素养，提高档案管理的成效。档案管理人员必须熟练掌握互联网等知识，与各部门之间建立良好的合作关系，实现档案信息共建共享，逐渐提升档案管理的成效。同时，也为档案管理信息化建设提供了很多便利，为人们提供了更加高效、方便、快捷的档案查询服务，大幅提升档案管理信息化建设的质量。

2.重视档案管理人员专业素质的培养

档案管理人员在档案管理工作中占据着举足轻重的作用。其对档案工作认真负责的态度、专业素质以及对档案的管理能力等，都将直接影响档案管理的工作效率与工作质量。相关单位应定期开展有针对性的档案管理人员培训，特别是能够提高计算机应用能力和大数据知识应用的相关课程，帮助档案管理人员将先进的信息技术充分运用到档案管理工作中。在日常工作中，相关单位应多举办档案管理信息化培训班，学习有关档案管理的规范制度，提高工作人员对档案管理重要性的重视，有效提高管理人员职业素养，使其能够以认真负责的态度处理所有档案工作。随着大数据时代信息技术的飞速发展，各单位应提高对优化人才结构的重视，提升档案管理人员的综合素质，积极引进复合型人才，使档案管理工作顺利开展，并能够适应时代的发展。

3.优化档案管理人才结构

就当前阶段的情况来看，我国档案管理行业员工一般年龄较高，尤其是在管理岗位上，多为中年阶段的员工。这些员工难以适应新时代的发展步伐，对新技术、新方法的接受程度较差。这些现象在档案管理行业尤其明显。由于档案行业长期得不到重视，年轻人对档案管理工作的热情较差，档案管理行业严重缺乏新鲜的血液。面对大数据时代的到来，档案管理行业缺乏年轻人才带来行业的革新。在人才匮乏的情况下，档案管理工作中的大数据技术应用难以开展。因此，只有当更多的年轻人加入档案行业，档案管理行业才能迎来新的春天，顺应时代发展的潮流，充分利用大数据技术提高档案管理工作水平。

4.构建并完善大数据档案信息管理平台

在开展档案管理的过程中，若想切实提高档案管理水平与效率，需要顺应大数据时代发展，构建并完善大数据档案信息管理平台，充分发挥大数据技术与信息技术的应用价值。档案管理工作应重视及时性原则，要求相关工作人员能够统一、规范地进行档案信息储存、分析和管理等工作，及时将最新的档案信息数据更新至管理平台，实现对档案信息资源共享平台的完善，给相关单位提供信息支持，发挥档案信息的参考作用。在后续管理中，档案管理人员需要进一步探索大数据档案管理平台的优势，并合理应用网络安全技术，将档案信息管理平台的安全维护工作放在首要位置。若想将大数据与档案管理工作有效结合，提高档案管理工作效率与效果，应在原有管理制度的基础上，科学分析社会发展现状，把握单位实际需求，严格开展监督管理工作，相关工作人员开展工作时，应以统一的规范化标准为依据。此外，在需要进行档案信息查阅与调取时，应在负责人审批后才能够展开工作，必须有效维护档案信息的安全性，保障大数据档案信息管理平台的顺利运行。

5.快速构建档案管理信息化模式

结合我国社会信息化程度，档案管理信息化进程远滞后于其他行业。因此，必须快速构建档案管理信息化模式。在具体的实施过程中，首先，要彻底摒弃依靠人工处理的方式，最大程度上结合计算机技术、信息技术和网络技术。其次，在管理手段上要主动转变，打破长期以来依靠行政手段的约束，推动“智库”组织形式，实现用法律管理手段的现代化。

6.树立与时俱进的档案管理意识

大数据时代做好档案管理的同时应树立与时俱进的意识，包括经济意识、中心意识、时效意识、开放意识和攻关意识，并统一按照“创新意识”来提升服务能力，尤其要加强档案管理主体的职能履行创新意识，不断尝试新的方法、工具和模式，探索更符合中国社会在大数据时代档案管理方面的服务需求。进一步树立与时俱进的档案管理意识离不开领导层的支持，从领导角度出发，强化档案管理工作优化力度，加大人力、物力、财力的投入力度，有意识地进行档案管理设备设施的更新，向档案管理人员传递明显的价值信号。

7.健全档案管理专业化技术手段

大数据时代，信息化技术无疑是推动档案管理专业化的重要手段。也是实现档案管理规范化、标准化和系统化的途径。在具体的实现过程中，一方面，要对现有案卷资源进行全方面整理，清除不具有存档价值的资源，将内容混杂、重复率高的档案信息进行整合，建立不同档案内容之间的有机关联，并进一步展开规范题名、编号，提高检索的准确度。另一方面，要积极进行数字化档案资源的转化，根据不同案卷的重要程度、利用价值高低等，建立合理的有限序列，逐次从纸质印刷形式转变为数字存储形式。

六、总结

综上所述，大数据时代背景下的档案管理信息化建设显得尤为重要，是不可或缺的工作之一，相关单位要重视档案管理信息化建设，在档案管理工作中加强信息技术的应用。目前，我国的档案信息化管理工作还面临许多的问题，应该从问题发生的根源入手解决，可以引进国外先进的技术与设备设施，提高档案信息化管理人员的业务能力，使其能够跟得上大数据技术发展的节奏，进一步完善大数据时代背景下档案信息化管理工作。

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