公路文书档案信息化建设中的问题与对策

摘 要：公路文书档案是公路行业建设的重要组成部分，是提高公路行业服务与管理水平的因素之一。为发挥公路文书档案的积极作用，引进信息技术手段，通过信息化的档案管理，优化档案信息收集、保存路径，使此项工作达到事半功倍的效果。文章以公路文书档案信息化建设为研究对象，阐述了公路文书档案管理特点与信息化建设的重要性，从多方面分析了此类档案信息化建设的难度，对如何解决问题，提出几点建议，希望为相关人士提供参考。

关键词：公路文书档案；信息化建设；复合型人才；信息系统

中图分类号：G271 文献标识码：A

在我国交通运输行业快速发展下，公路发挥重要的作用，为我国经济发展提供基础设施保障。在公路建设、运行环节产生大量的资料，需要相关部门做好档案的收集与保存工作，为公路维护、管理等提供依据。信息化管理手段能够有效提高公路文书档案的管理水平，创新档案管理理念与载体。目前，在公路文书档案信息化建设中存在一些问题，需要采取一定的措施解决问题，以提高档案管理水平。

一、公路文书档案管理的特点

公路文书档案包含较多文件资料，如投资建设计划、设计方案、合同文件等，通过对此类文件的综合管理，可以掌握公路建设、使用、养护情况，并结合公路运行问题提出针对性建议，使公路管理工作精准开展。为推动此项工作信息化建设，需明确公路文书档案管理的特点，并结合档案覆盖范围，采取有效方法，提高档案信息化建设水平。第一，行业特征明显。公路文书档案记录公路从建设到使用环节发生的所有事件与信息，对档案管理人员有较高要求。具体操作中，需要档案管理人员根据公路所处的情况，将各环节产生信息分类保存，以便后续工作顺利开展；第二，信息量大、内容复杂。公路文书档案包含较多信息，涉及不同学科知识。档案管理中应坚持客观、科学、真实的原则，制定配套档案管理制度，明确各环节档案管理流程，并按照相关要求开展工作，推动档案管理工作高效开展。

二、公路文书档案管理信息化建设的重要性

公路文书档案作为公路建设、管理等工作实施的重要依据，有着十分重要的地位。第一，优化公路工程建设与管理水平。公路文书档案信息类型复杂、内容丰富，包含较多与工程项目管理有关的信息。档案管理信息化建设为工程建设与管理工作的信息传递提供便利，节约信息传递时间与成本，实现对不同类型信息的综合管理。同时，采用信息化管理手段提高了信息获取、传输的效率，避免因为管理不当而产生的信息丢失、不完整的风险；第二，降低建设成本。公路文书档案管理信息化建设有助于公路工程建设成本的管控，可以降低不必要的支出。通过对档案信息的分析，能够使管理人员第一时间了解各环节建设支出、进度与质量控制情况，并根据工程项目建设情况调整工程管理方案与成本，从而达到降本增效的经营目标；第三，延长公路的使用寿命。公路文书档案信息化建设使公路信息获取、分析工作更加便利，可以为公路的养护、保养提供精准信息，辅助相关人员制订科学的养护计划，从而延长公路的使用寿命与周期。

三、公路文书档案信息化建设中存在问题

1.信息化建设意识薄弱

部分公路管理部门未意识公路文书档案信息化建设的意义，没有将档案信息化建设与部门整体发展结合，限制了公路文书档案管理模式创新。造成这一问题的主要原因就是对公路文书档案管理的重视程度不高，未意识到文书档案与公路行业发展之间的关系，忽视信息化建设，使公路文书档案信息化建设滞后，进而影响公路行业的发展。思想观念是行动的指导者，是推动各项工作实施的驱动力。若是这一问题得不到改善，将会对公路发展造成较大影响，不利于公路工程与相关行业发展。

2.缺乏复合型管理人才

公路文书档案信息化建设需要既懂得档案管理又具备信息技术的人才支撑，通过信息系统搭建、信息技术灵活运用，促使档案管理模式创新。当前，从事公路文书档案管理工作的人员，普遍不具备信息化工作能力，信息化档案管理经验薄弱，无法将信息技术与档案管理工作充分结合。这一问题出现的主要原因是档案管理人员非信息技术专业毕业，不熟悉信息化建设方面知识。由于专业技能与理论知识缺失，使其无法适应信息化工作环境，不能实现高质量发展的目的。此外，档案管理部门没有为工作人员提供专业系统的培训，没有让档案管理人员意识到信息化转型的意义，进而限制了公路文书档案管理信息化建设。

3.信息化建设水平滞后

公路文书档案信息化建设工作应从基础设施、信息系统等方面入手，通过基础知识建设，提高公路文书档案信息化建设水平，推动公路行业可持续发展。当前，我国公路文书信息化建设水平并不理想，主要体现以下方面：第一，基础设备设施落后，软件缺失，增加了公路文书档案信息化建设难度。档案信息化建设需要大量硬件设备设施及软件，如扫描设备、服务器、计算机等。如果基础设备设施建设出现问题，则会对公路文书档案管理模式的转型造成负面影响，无法保障后续工作的实施进度；第二，缺乏信息化管理平台支撑。公路文书档案信息化建设的前提是稳定运行的信息系统，通过对档案信息的收集、处理、保存等环节标准化处理，可以提高档案管理效果。部分公路管理部门虽然具备信息化管理意识，但是没有针对公路文书档案管理构建信息化工作平台，仍以传统纸质方式开展工作，无形中影响档案信息化建设效果；第三，安全管理不足。在公路文书档案管理中，存在较多安全问题，出现重要信息丢失或者被破坏的情况，增加信息化管理难度。这一问题需要得到重视，应明确公路文书档案安全管理的必要性，并从多方面入手，借助信息化、智能化管理手段，维护档案信息的安全。

4.信息共享难度大

公路文书档案信息分布在不同部门，需要档案管理人员根据公路工程建设进度、管理情况，从其他部门获取信息，分类保存。由于各部门工作的重点、任务不同，不能及时将档案信息分享给档案管理人员，存在资源共享难度大的问题。这一情况在档案管理中普遍存在，影响了档案管理效果，不利于相关工作开展。在档案信息化建设中，应从多方面入手，根据档案信息分布情况，采取一定措施，优化档案收集处理效率，保证档案信息管理的有效性。

四、公路文书档案管理信息化建设对策

1.重视公路文书档案管理信息化建设

为推动公路文书档案管理模式创新，增强相关负责部门的信息化建设意识，使其认识到公路文书管理的价值，更新思想观念，创新管理模式。在科学技术手段的影响下，我国档案管理模式逐渐向智能化、自动化方向转型，为公路文书档案信息化建设提供经验支持，使此项工作转型成为必然。这一背景下，管理人员应加强重视信息化建设，明确信息化档案管理与传统档案管理模式之间的差异，并结合档案事业发展情况不断更新思想观念，做到与时俱进。

第一，调动管理层对信息化建设的重视。针对文书档案管理信息化建设思想观念滞后的问题，应从管理层入手，借助案例分析、专项学习等手段，呈现公路文书档案信息化建设的意义，并详细说明传统纸质档案管理中存在的问题，从根本上转变管理层的思想观念。

第二，转变档案管理人员思想观念，使其认识到传统管理模式中存在效率低下、准确性不足、工作量大的缺点，并主动改变工作模式与形式，适应信息化工作环境。档案管理人员是落实档案管理信息化工作的重要因素，若管理层对此项工作存在抵触情绪，就会影响其他工作的管理效果。因此，面向档案管理人员组织宣传活动，展示档案管理信息化的优势以及公路文书档案管理的价值，为档案管理人员适应工作环境变化奠定基础。

第三，将档案管理与部门文化建设有机结合，为所有员工参与公路文书档案信息化建设营造良好的工作氛围。具体操作中，应做好顶层设计，建立相关的规章制度，使相关人员树立信息化工作思维，并按照规章制度履行责任，推动公路文书档案信息化建设工作进一步开展。

2.加强公路文书档案管理队伍建设

公路文书档案管理队伍建设是推动档案事业发展的有效举措。针对相关人员信息化管理工作能力不强的问题，应从业务培训、专业技能教育、人才引进等方面入手，借助多种手段构建优秀人才队伍，提高档案管理水平。

第一，围绕档案管理基础知识展开培训，夯实档案管理人员的理论基础。公路文书档案管理工作涉及较多内容，包括档案信息收集、分类保存、检索、使用等，需要工作人员掌握各个环节工作要求，并根据相关制度操作。如果档案管理人员不具备专业知识，就会对档案管理信息化建设产生较大的影响。因此，以基础知识为入手点，就各个环节档案管理人员应遵守的制度、掌握的技能体现在培训中，巩固档案管理人员的基础知识，强化岗位工作效果。比如我国某公路管理局针对全宗卷管理规范性不足的问题，邀请档案局的专业人员，从理论概念、文书件规范分类、组合排件、标准装盒上架等方面进行授课培训。重点对移进、移出涉及的档案收集类、鉴定类、利用类，其在核准档案库存量的关联性上做了详细解读，对全宗介绍、大事记撰写规范等进行指导。

第二，将信息化工作手段作为主要培训内容，提高档案管理人员信息化工作能力。结合档案管理部门使用的信息系统或者技术组织培训，将信息系统操作流程、操作步骤及注意事项以现场演示的方式呈现出来，纠正档案管理系统操作问题，使工作人员掌握不同技术、系统的操作方法。这一培训活动十分必要，是提高从业人员信息技术操作能力与业务水平的关键，通过精准培训，强化管理人员信息技术操作能力，使其掌握信息化工作方法。

第三，做好人才引进工作。围绕公路文书档案信息化建设需求，面向社会招聘，选择具备信息化工作经验与能力的人才，为文书档案信息化建设注入活力，使此项工作顺利开展。完成招聘后，应组织岗前培训，将公路文书档案管理情况、信息化建设情况、信息系统操作分享给新入职人员，使其在掌握档案管理情况的前提下开展工作，推动公路文书档案信息化管理工作顺利开展。

3.提高信息化建设水平

根据公路文书档案信息化建设要求，加强对基础设施与信息系统投入，维护公路文书档案信息系统运行安全，提升档案管理质量。

第一，加强基础设备设施建设。根据信息化建设需求，采购相应的设备设施，维护企业信息系统运行的稳定，减少资源浪费或者闲置问题。由于基础设备设施的建设需要较多资金，可以设置专项资金用于公路文书档案信息化建设，通过相关的设备设施与技术，弥补传统档案管理不足，使公路文书档案管理工作高效开展。

第二，加强信息化平台建设，实现对档案管理各项工作的覆盖。开展公路文书档案信息化管理工作，可以节约纸质档案储存空间，减轻工作量，提高档案信息收集、处理效果。当前，我国市面上有较多类型的档案管理系统，可以为公路文书档案管理模式的创新提供技术支持。

在实际工作中，以公路文书档案管理需求为前提，通过与第三方软件开发商合作或者自主研发的方式，设置符合公路文书档案管理需求的信息系统，并树立档案管理流程，将各环节工作标准与要求纳入信息系统，使公路文书档案管理工作流程化、信息化。比如广东省交通运输厅、江苏省交通运输厅等都建设了公路文书档案管理信息系统，通过对公路文书档案电子化、信息化管理，节约档案管理时间，优化管理质效。

第三，加强公路文书档案的安全管理。完成档案管理信息系统建设后，还应引进安全防护技术，如防火墙、 加密技术、访问控制技术等，维护档案收集、保存渠道与使用路径的安全。公路文书档案中有较多重要信息，如项目建设成本、采购成本、利润信息等，这些信息关系到公路工程建筑行业的发展。若是出现部分信息被泄露或者破坏的情况，将会扰乱建筑市场秩序，降低建筑企业的竞争力。因此，需要做好安全管理工作，利用相关技术降低信息安全风险，为档案信息的合理运用奠定基础。

4.强化各部门资源共享效果

公路文书档案是推动公路行业可持续发展的动力，具有较高的保存、应用价值。为保证档案信息的完整性，应做好信息资源的开发、利用及管理，要求相关部门主动配合档案管理人员，提供相关数据，以减轻资料信息获取难度。

第一，建立信息沟通机制，调动相关部门的配合意识与参与意识。公路文书档案涉及工程设计、建设、施工、采购等信息，通过与各部门之间的沟通，可以及时获取信息，保证公路文书档案信息的完整。如果各部门人员不具备交流意识，就会阻碍档案信息的收集。信息沟通机制的建设，可以有效解决这一问题，使相关部门认识到自身在公路文书档案管理中扮演的角色、承担的责任，并主动配合档案管理工作。

第二，构建资源共享平台，以便档案管理人员获取信息。充分利用大数据技术，要求各部门将公路建设管理中产生的信息分享在该平台，使档案管理人员在第一时间获取信息。

五、结语

综上所述，信息化背景下，公路文书档案信息化建设非常重要，能够提高公路工程建设管理水平，降低建设成本，增加公路使用寿命。针对信息化建设问题，应提高相关人员对信息化建设的重视，并做好人才队伍的建设工作。利用基础设施建设、信息系统建设与部门交流等方式，提高公路文书档案管理水平，推动公路事业进一步发展。

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作者单位：烟台市公路事业发展中心