大数据背景下机关事业单位提高档案管理效率策略探析

摘 要：文章探讨了大数据背景下机关事业单位提高档案管理效率的策略。首先，介绍了大数据技术及其在档案管理中的意义。其次，分析了当前档案管理工作面临的挑战，包括档案管理理念滞后、档案管理专业性不高、部门之间配合不足等。最后，提出了提高档案管理效率的具体措施，包括增强档案管理理念、提升档案管理的专业性、加强部门之间的配合与协作、建立覆盖人民群众的档案管理体系、建立便民服务的档案信息共享机制以及三位一体的档案安全防护机制等。

关键词：大数据；机关事业单位；档案管理

中图分类号：G271 文献标识码：A

随着科技的发展和信息的流通，数据规模正在以前所未有的速度增长。机关事业单位作为重要的信息存储和管理机构，其档案数量也快速增长。传统的档案管理方式已经难以应对这种大规模的数据增长。因此，机关事业单位应该积极探索和应用大数据技术，提高档案管理效率，以更好地服务于事业单位的各项工作。

一、大数据背景下机关事业单位档案管理概述

1.大数据技术

大数据技术是指用于收集、存储、处理和分析大规模、复杂多样的数据集合的技术手段和方法。这些数据集合由于规模庞大、数据流快速增长，超出了传统数据处理软件的能力范围，需要新的处理模式来增强其决策力、洞察力和流程优化能力。其核心目标是从海量数据中提取有价值的信息，以支持企业和机构的决策和发展战略，包括数据的收集、存储、处理、分析和可视化等方面。其中，数据的收集涉及各种数据源，如社交媒体、物联网、企业数据库等。数据的存储需要用到分布式存储系统，如Hadoop HDFS等，数据的处理和分析则需要用到各种算法和工具，如数据挖掘、机器学习、数据清洗等。目前，大数据技术的应用已经渗透到各个领域，如金融、医疗、电商、物流等。通过大数据技术，企业可以更好地了解市场需求、优化产品设计、提高运营效率，从而取得更好的商业效果。同时，大数据技术也为政府和社会提供了更多的数据支持和决策依据，推动了社会经济的发展和进步。总的来说，大数据技术已经成为当今信息化时代的重要工具，对于企业和机构来说，掌握大数据技术就意味着掌握了更多的竞争优势和发展机遇。

2.档案管理概述

档案实体管理主要包括收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节。而档案信息开发则分为信息加工和信息输出两部分。信息加工包括编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料；信息输出则通过提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动来实现。档案管理是一项系统性、专业性很强的工作，其目标是确保档案的完整、准确、系统和安全，提供便捷的利用服务，以满足社会各方面对档案信息的需求。

二、大数据技术对于档案管理的意义

大数据技术对于档案管理的影响是深远且多方面的。首先，可以提高档案管理效率。在大数据时代，传统的档案管理方式已经无法满足快速、高效处理大量数据的需求。大数据技术通过自动化的数据处理和分析，能够极大地提高档案管理的效率。例如，通过自动化的数据分类、标签化和索引，可以实现对档案的快速定位和检索，大幅提高了档案管理的效率；其次，可以更好地利用数据。大数据技术不仅可以实现档案的快速存储和查询，还能够通过数据挖掘、数据分析等技术手段，从档案中发现隐藏的规律和价值。例如，通过对历史档案的深度分析，可以发现组织或个人的行为模式、发展趋势等，为决策提供支持。也可以提升服务质量，大数据技术可以实现对用户需求的精准分析，为用户提供个性化的档案服务。例如，通过对用户查询行为的分析，可以了解用户的需求和兴趣，从而为用户提供更加精准的档案推荐和服务。同时，通过数据可视化等技术手段，还可以使档案更加直观、易懂，提升用户的使用体验；最后，有利于保障数据安全。在大数据时代，数据安全问题是档案管理中不可忽视的一部分。大数据技术可以通过数据加密、数据备份等手段，保障档案数据的安全性和可靠性。同时，通过对数据的实时监控和分析，还可以及时发现和解决数据安全问题，防止数据被泄露和损失。

综上，大数据技术为档案管理带来了许多积极的影响，不仅可以提高档案管理的效率和质量，还可以为用户提供更好的服务体验。未来，随着大数据技术的不断发展，其在档案管理领域的应用也将更加广泛和深入。同时，也需要关注并解决大数据技术可能带来的挑战和问题，如数据隐私保护、数据安全等。

三、机关事业单位档案管理现状

机关事业单位的档案管理是一项重要的工作，需要运用多种手段来确保档案的完整性、安全性和便利性。目前，机关事业单位依旧普遍采用纸质档案管理，对于重要、具有法律效力的文件，如合同、协议、凭证等通常采用纸质档案管理方式。这些档案需要按照规定的格式、分类、编号等要求实施整理、归档和保存。然而，随着信息技术的发展，电子档案管理也逐渐出现，越来越多的机关事业单位开始采用电子档案管理方式。这种方式可以将纸质档案转化为数字形式，方便存储、检索和利用。同时，电子档案管理还可以提高档案管理的效率和安全性。根据电子档案管理的模式，衍生出档案管理系统，一些机关事业单位使用专业的档案管理系统来管理档案。这些系统可以实现对档案的分类、编号、存储、检索、利用等全过程管理，提高档案管理的自动化和智能化水平。

此外，机关事业单位对于一些历史久远、易损坏的纸质档案，采用数字化加工的方式实行保护。这种方式可以将纸质档案转化为数字形式，并进行修复、增强等处理，使档案更加清晰、易读。为了确保档案的安全性，机关事业单位需要采取一系列的安全保护措施。例如，对档案加密处理、设置访问权限、定期备份等，以防止档案被非法获取、篡改或丢失。

四、大数据背景下机关事业单位档案管理存在的问题

在大数据背景下，机关事业单位的档案管理面临着前所未有的挑战和机遇。尽管大数据为档案管理提供了更广阔的空间和更高效的方式，但在实际操作中，仍存在一些问题。

1.档案管理理念有待增强

在大数据背景下，档案管理的理念需要与时俱进。然而，部分机关事业单位仍停留在传统的档案管理模式上，缺乏对大数据技术的深入了解和有效应用，导致档案管理效率还比较低，无法满足日益增长的档案需求。为了解决这一问题，机关事业单位应加强对大数据技术的学习和培训，提升档案管理人员的专业素养，树立以数据驱动的管理理念。

2.档案管理专业性不高

大数据背景下的档案管理需要具备较高的专业性，包括数据分析、数据挖掘、数据安全等方面的知识。然而，目前部分机关事业单位的档案管理人员在这方面的能力有所欠缺，导致档案管理质量不高，无法满足大数据时代的需求。为了提升档案管理的专业性，机关事业单位应加强对档案管理人员的专业培训，引进具有大数据技术背景的专业人才，并建立完善的档案管理制度和标准，确保档案管理的规范性和专业性。

3.部门之间配合不足

在大数据背景下，档案管理需要多个部门的协同配合，如信息技术部门、业务部门等。然而，目前部分机关事业单位存在部门之间配合不足的问题，导致档案信息无法有效共享和整合。为了解决这一问题，机关事业单位应加强部门之间的沟通与协作，建立跨部门的信息共享机制，确保档案信息能够在不同部门之间顺畅流通。同时，还应加强对档案管理人员的跨部门培训，提高他们的协作能力和沟通能力。

总之，在大数据背景下，机关事业单位的档案管理面临着诸多挑战。通过增强档案管理理念、提升档案管理的专业性和加强部门之间的配合与协作，可以有效解决当前存在的问题，提高机关事业单位档案管理水平。

五、大数据背景下机关事业单位提高档案管理效率对策

1. 建立覆盖人民群众的档案管理体系

首先，提高公众对档案管理的认识和配合度，推行高效的档案管理标准。积极开展档案知识普及活动，组织讲座、展览、研讨会等形式，向公众普及档案的基本知识和重要性。同时，通过电视、广播、报纸、网络等媒体平台，定期发布档案管理相关内容和案例，提高公众关注度；其次，推行统一的档案管理标准。结合各类档案事业发展的实际情况，制定档案管理标准体系，明确各项标准的内容和要求。通过发布通知、举办培训班、开展现场指导等方式，推动各级机关事业单位按照统一标准开展档案管理工作，并定期对各级机关事业单位的档案管理工作开展检查和评估，确保标准得到有效执行。

2.建立便民服务的档案信息共享机制

建设各类档案信息共享平台是一个非常有意义的举措，不仅能够提高档案管理效率，还可以更好地满足公众对档案信息的需求。

首先，构建档案信息共享平台。利用大数据和云计算技术可以构建一个稳定、可扩展的平台，能够处理大量的档案数据并提供高效的查询服务。平台应采用先进的数据加密和访问控制技术，确保只有授权用户能够访问档案信息。并且，在档案信息共享平台建设过程中，应充分考虑平台的可扩展性和可维护性，以便在将来能够方便地添加新功能或升级系统。

其次，是推进档案数字化。在将纸质档案数字化的过程中，应确保档案的完整性和准确性，避免在数字化过程中出现信息丢失或错误。采用自动化扫描和识别技术，将纸质档案快速转换为数字档案，制定统一的档案分类和编码标准，以便在共享平台上实现档案的标准化管理，提高档案管理效率。

最后，建立便捷查询服务体系。通过移动应用、网站等多种渠道提供查询服务，可以满足不同用户的查询需求，提高档案信息的利用率。在设计查询界面时，应注重用户体验，提供简洁明了的查询界面和友好的交互设计。为了提高查询效率，可以采用智能推荐和模糊查询等技术，帮助用户快速找到所需的档案信息。同时，还应提供详细的查询结果展示和下载功能，方便用户查看和利用档案信息。

3. 建立三位一体的档案安全防护机制

首先，加强物理安全防护，确保档案存储地点具有有效的消防系统，包括灭火器、烟雾探测器等。此外，定期安排消防演练，确保员工熟悉逃生路线和应急操作。档案存储地点应有防水措施，如防水墙壁、防水地板等。同时，要定期检查排水系统，确保其正常运行。最重要的是需要安装有效的安防系统，如监控摄像头、报警器等。对于重要档案，可以考虑使用安全柜或保险箱实施额外保护。

其次，是强化技术防护。对档案数据加密处理，确保即使数据被窃取也无法轻易解密。同时，定期更新加密算法，保持技术的先进性。建立完善的备份机制，定期备份档案数据。备份数据应存储在安全可靠的地方，如云端存储或离线存储设备。同时，制订容灾计划，确保在自然灾害、设备故障等意外情况下，档案数据能够迅速恢复。可以考虑使用容灾中心或灾备中心来实现这一目标。

最后，完善人员管理制度。定期对档案管理人员开展专业技能和保密意识的培训。培训内容可以包括档案管理知识、安全操作规范、应急处理流程等。加强员工的保密意识教育，让他们明白保护档案安全的重要性。同时，制定严格的保密制度，明确员工的保密责任和义务。

4.进一步完善档案管理效能监督机制

为了建立有效的档案管理效能评估体系并强化结果导向，鼓励公众参与监督。

首先，建立档案管理效能评估标准。应涵盖档案管理的各个方面，如档案的完整性、准确性、安全性、可访问性和使用效率等。可以采用定量和定性相结合的方法，如问卷调查、访谈、数据分析和实地考察等。并且，每年或每两年展开一次评估，以确保档案管理工作的持续改进。

其次，需要定期对档案管理工作展开评估。评估过程中要确保数据的准确性和客观性，并编写评估报告，报告中应详细列出评估结果，包括优点、不足以及改进建议。将评估结果反馈给档案管理部门和相关人员，让他们了解自己的工作表现，以便改进。另外，还需要强化结果导向，对档案管理工作实行改进和优化，根据评估结果制订改进计划，针对存在的问题和不足，制定具体的改进措施和时间表。确保每个改进措施都有明确的责任人和执行团队，定期检查改进计划的执行情况，确保各项措施得到有效实施。

最后，鼓励公众参与监督。公开透明地展示评估结果，将评估报告和改进计划通过政府网站或其他渠道向公众公开。并且，设立公众反馈渠道，鼓励公众通过在线调查、热线电话、邮件等方式提供对档案管理工作的意见和建议。定期回应公众关切，对公众提出的意见和建议展开认真分析和处理，及时回应并改进档案管理工作。

六、结论

大数据技术可以提高档案管理效率，通过自动化的数据处理和分析，能够极大地提高档案管理的效率。同时，也可以更好地利用数据。通过数据挖掘、数据分析等技术手段，从档案中发现隐藏的规律和价值，提升服务质量，实现对单位需求的精准分析，并提供个性化的档案服务。

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作者单位：1.伊金霍洛旗红庆河镇党群服务中心；

2.伊金霍洛旗苏布尔嘎镇综合行政执法局；

3.伊金霍洛旗人力资源综合服务中心；

4.乌审旗委决策咨询服务中心；

5.伊金霍洛旗苏布尔嘎镇党群服务中心