基于六西格玛理论文书档案精细化管理研究

摘 要：文书档案是反映党务、行政管理活动的档案。做好文书档案管理、发挥文书档案在行政管理中的重要价值，对推进机关、团体、企业事业单位治理体系、治理能力现代化具有积极的现实意义。本文以六西格玛理论为研究视角，提出了文书档案精细化管理内容，分析了基于六西格玛理论下的文书档案精细化管理现状，在此基础上提出文书档案精细化管理具体途径和内容，有利于提升文书档案精细化管理能力和水平。

关键词：文书档案；精细化管理；六西格玛

“文书档案”是指反映党务、行政管理等活动的档案。根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，文书档案包括永久保存和定期保存，前者主要包括政策性文件、重要会议、重大活动形成的文件材料、职能活动中形成的重要业务文件材料、重要问题请示及上级批示、机构演变及人事任免文件材料、凭证性文件材料等。定期保管的文书档案主要包括一般性业务文件、一般性事务管理文件、一般性问题请示及批复等。文书档案定期保存的期限又分为30年、10年。可见，文书档案内容形式丰富，样式多样，核心在收集保存利用，文书质量直接影响文书档案工作质量[1]。因此，要加强文书档案精细化管理，树立全生命周期理论，从文件到文书档案的全流程管理，不断提升文书档案管理水平，推动文书档案管理再上新台阶。六西格玛（6σ）是一种现代管理策略，强调制定目标、收集数据并分析结果，从而降低产品及服务缺陷。近年来，六西格玛管理理念逐步从产品管理逐步延伸至服务管理等各个方面，追求一种持续进步的管理哲学，其关注顾客需求、依赖统计数据、重视流程改善、改进服务水平等理念，与文书档案精细化管理目标一致。因此，引入六西格玛理论，推动文书档案精细化管理具有积极的现实意义。

1 文书档案精细化管理内容

在社会分工及各类服务不断向精细化演变的同时，精细化管理作为一种全新的管理方式被应用于实际工作中[2]。作为一种更为先进、科学的管理方式，精细化管理将流程中的每一个环节进行精准把控，以求极致的标准和要求推动文书档案管理高质量发展。就文书档案管理来看，既包括实体内容管理的精细化，也包括程序流程管理的精细化，还包括思想理念的精细化等。

1.1 管理理念的精细化[3]

理念是行为的先导。文书档案精细化管理，首先需要有精细化管理理念，要在思想上充分认识精细化管理的重大现实意义，把精细化管理的各项标准、要求落实到具体档案管理之中。精细化管理理念应是前瞻性、科学性的，能够适应新时代文书档案管理特点和实际。此外，还要注重文书档案管理责任的精细化，按照《档案法》及其《实施条例》的规定和要求，明确归档文件收集、管理、利用职责，切实把各项精细化管理的要求落到文书档案各环节与各方面。

1.2 管理流程的精细化

文书档案管理包括收集、整理、保管、检索、利用、编研、鉴定和统计八个步骤，其中核心步骤主要为收集、整理和利用。每一个步骤又包括若干细节，要按照精细化管理的标准和要求，进一步细化文书档案精细化管理流程。例如，电子文书档案归档包括电子文书档案信息采集、归档、编目、管理和处置等若干环节，每一个环节都承担着相应的具体任务和职责，通过精细化流程管理，将原本零散、复杂的文书档案规范化、有序化，通过科学的流程优化设计，使文书档案管理制度化、信息化。

1.3 管理资源的精细化

文书档案管理资源主要是指文书档案信息资源，既要按照《文书档案保管期限表》中所列的“永久”“定期”管理范围，做好文书档案收集、整理和利用。也要按照《归档文件整理规则》做好文书档案资源的规范整理，不断丰富文书档案资源，并使文书档案资源更加的科学化与规范化，实现精细化管理。例如，公报、决议、记录、议程、名册等，做到应收尽收、应归档尽归档，同时要按照文书档案资源价值，分别确定“永久”“30年”“10年”不同的保管期限。此外，从文书档案整理的要求来看，要做好卷盒、装订等精细化，不断提升文书档案资源的精细化管理质量和水平。

1.4 管理制度的精细化

文书档案管理具有很强的专业性。因此，要从制度内容设计上更加注重精细化、针对性和可操作性。具体来说，文书档案制度的制定要符合《档案法》及其《实施条例》的原则精神，制度要涵盖收集、整理、利用、检索以及销毁等各个方面的内容，使制度内容、要求更为精细，增强制度的可执行力。

2 六西格玛理论下的文书档案管理现状

从流程角度来看（见图1），文书档案管理始于文件资料收集，止于文书档案统计，共8个环节，构成了文书档案管理的整体。除了文书档案鉴定、文书档案统计外，其他6个环节构成了文书档案管理的流程。其中文书档案的收集、整理、利用发挥着核心作用。文书档案收集是文书档案管理的起点，基本目标是达到应归档尽归档，按照文件材料归档范围将分散于不同部门、机构的文件材料集中于档案馆（室）。文书档案收集是整个环节的起点，也决定着文书档案管理质量的前提和基础。文书档案整理是按照档案的国家标准、行业标准以及法律法规、规范性文件规定，尤其是《归档文件整理规则》等要求，将收集的归档文件资料按照组件、分类、排列、编号、编目等，使归档文件有序化。其中纸质文书档案整理还需要修整、装订、编页、装盒、排架；电子文书档案整理需要进行格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等。文书档案整理是归档文件收集后的一项重要工作，整理的质量直接影响着档案的利用效果。基于六西格玛理论，通过文书档案管理流程分析，发现潜在问题，为改善工作流程，提高文书档案管理精细化水平，有利于文书档案工作高质量发展（见表1）。

六西格玛具有流程性特点，将文书档案管理内容进行流程分析，通过分析找出问题，并及时进行完善。将六西格玛理论应用于文书档案精细化管理，共包括界定（Define）、测量（Measure）、分析（Analyse）、改进（Improve）、控制（Control）五个阶段或步骤[4]。

2.1 界定（Define）

文书档案属于档案一类，但文书档案管理有其自身特点和规律，包括归档文件收集、归档文件整理、文书档案保管、文书档案检索、文书档案利用、文书档案编研、文书档案鉴定和文书档案统计八个环节，涵盖了从文件生成到文书档案全生命周期。其中，“归档文件收集”是基础、“归档文件整理”是关键、“文书档案利用”是目的。利用六西格玛理论界定文书档案管理环节及其价值，为文书档案精细化管理明确了方向和重点。

2.2 测量（Measure）

所谓测量，就是档案管理人员全面评估文书档案管理质量，并以数据形式展现文书档案管理质量。围绕归档文件收集、归档文件整理和文书档案利用三个核心内容，从完整性、准确性、归档率等量化分析影响文书档案管理质量因素，并在此基础上进一步分析当前文书档案管理流程的科学性。以归档文件整理中的案卷质量为例，应从文书档案归档案卷的完整性、有效性等方面进行“测量”，并通过赋予其不同因素的不同权重，计算出测量结果，为下一步分析提供科学数据支撑。

2.3 分析（Analyse）

根据影响档案案卷质量关键特性因素分析，结合文书档案管理的特征和规律，并采用PDCA循环理论，以文书档案管理的需求分析为出发点和落脚点，先采用定性分析，再采用定量分析，运用定性与定量分析相结合，重点分析文书档案的完整性、系统性、有效性和规范性以及影响文书档案管理流程及质量的主次原因，为后续持续改进提供依据。

2.4 改进（Improve）

按照六西格玛理论，围绕文书档案规范、科学、完整及精细化管理目标，结合文书档案管理业务流程，改进文书档案管理流程中的弊端和不足，重点要完善归档文件收集、整理及利用业务流程，持续改进文书档案管理业务流程内容，不断提高文书档案管理的科学化水平。

2.5 控制（Control）

控制阶段就是指通过适当的措施，持续推进文书档案精细化管理，包括持续改进归档文件收集方法、路径，明确归档文件整理方式方法，把流程改进与流程管理融入文书档案全生命周期的管理过程，并抓好文书档案全程监督控制，始终围绕精细化目标和要求，不断改进文书档案管理的质量。

3 基于六西格玛理论的文书档案精细化管理措施

新时代，文书档案管理要始终围绕精细化管理目标要求，运用六西格玛等先进的管理理念，从界定、测量、分析、改进和控制等各个环节着眼，以文书档案管理精细化助力文书档案工作高质量发展。

3.1 界定

围绕文书档案管理现状，既要做好纸质文书档案的精细化，也要实现电子文书档案的精细化。具体来说，就是要按照《档案法》《档案法实施条例》《归档文件整理规则》《文书档案案卷格式》《电子文件归档与电子档案管理规范》《档案分类标引规则》等要求，精准界定文书档案的归档范围、保管期限、责任内容和和存储载体等。

3.2 测量

从完整、系统、有效、分类以及封面、目录、卷盒、电子文件等方面，结合影响文书档案管理质量主要因素的不同权重，测算出影响文书档案精细化管理的主要因素次和要因素，为后期精细化改进与控制奠定基础。

3.3 分析

通过影响文书档案精细化管理的主要因素和次要因素权重大小的测量结果，从完整性、系统性、有效性和准确性等角度进一步分析影响文书档案精细化管理的主要因素和次要因素的内容、情形和现状，为后期制定改进措施，提出控制方案提供有力参考。

3.4 改进

根据影响文书档案精细化管理的因素，持续做好改进和完善工作。一是围绕医院医疗核心业务及健康宣传职责等，进一步优化医院文书档案收集归档范围，明确归档文件收集的重点，并提出归档文件收集、管理、利用的质量控制方案；二是进一步优化医院文书档案移交工作流程，包括纸质文书档案和电子文书档案，从流程的全面性、完整性和可操作性等方面持续推动并优化文书档案移交的范围、内容和重点等；三是主动与医院各业务科室之间的沟通联系，按照全生命周期理念，强化文书档案的归档指导，根据文书档案归档的标准和要求做出相应的指导；四是进一步做好规章制度的修订和完善。按照文书档案精细化管理的具体要求，了解归档文件形成情况，以及归档文件整理效果，从制度上不断修订和完善，增强制度的执行力；五是进一步增强服务意识。医院档案管理部门要切实提高文书档案服务的意识，做好档案室文书档案查询、检索和利用跟踪统计工作，针对利用频次较高的文书档案，要拓宽其查询、检索和利用渠道，提高档案利用质量；六是进一步做好文书档案的集体和个人表彰奖励。按照《档案法》及其《实施条例》的法规精神，对在文书档案收集、整理和利用服务中表现突出的单位或个人，要及时予以表彰和奖励，做好先进事迹的总结和宣传，树立正向引导。

3.5 控制

把医院文书档案工作纳入医院目标绩效考核范畴，根据考核结果兑现相应的奖惩。进一步细化明确文书档案管理责任部门及责任人，按照医院制定的文书档案归档范围和保管期限，组织人员进行对照检查，按照完整性、系统性、有效性、正确性以及文书档案分类、材料质量等评估文书档案归档的质量，发现问题及时解决。记录工作日志，定期总结改进效果及有待继续完善的环节[5]。

结语

六西格玛是一种先进的管理方法，也是一种管理精神、目标和做事情的态度和方法。将六西格玛管理理论应用于医院文书档案管理工作，不断提升文书档案管理的精细化，从文书档案精细化界定、测量、分析、改进和控制五个环节，全流程精细把控，不断提升文书档案管理能力和水平，为医疗卫生事业发展提供信息支撑，发挥文书档案最大化价值[6]，助力医院实现高质量发展。

参考文献

[1]王丽岩.浅议文书档案管理的特点及趋势[J]办公室业务，2013（6）：93-93，95.

[2]王涛.精细化管理在医院档案管理中的应用分析[J]云南档案，2021（4）：56-57.

[3]吴晓行.知识管理视域下企业档案精细化管控模式研究[J]办公室业务，2023（20）：152-154.

[4]刘宁.六西格玛理论在疾控档案精细化管理中的应用[J]兰台内外，2020（13）：15-16.

[5]陶岩.六西格玛应用于企业档案精细化管理初探[J]档案学通讯，2009（3）：91-94.

[6]林英华.文书档案精细化管理理论与实践研究[J]兰台内外，2023（36）：19-21.

作者简介：宋平（1982—），硕士学位，成武县人民医院党政办馆员，主要从事综合档案管理研究。