高校科研档案与科学数据协同治理框架与对策研究

摘 要：高校作为知识密集型组织，科研档案和科学数据是其重要的知识资产和战略资源。然而，随着科研活动的频繁进行和数据量的快速增长，传统的管理方式已无法满足当前的管理需求。本文从分析高校科研档案和科学数据管理的现状和问题出发，基于协同治理理论，构建高校科研档案与科学数据协同治理的理论框架，并提出相应的机制设计与实施路径，为高校科研档案与科学数据协同治理提供理论支持与可参考的实践策略。

关键词：科研档案；科学数据；协同治理；对策

基金项目：本文系2023年海南省高等学校科学研究项目“区块链赋能高校数字档案管理的实施模式与路径研究”（Hnky2023-14）的阶段性成果。

《“十四五”全国档案事业发展规划》提出要“围绕创新驱动发展战略，强化财政资金支持科研项目档案工作监管，大力推动科学数据与科研档案协同管理。”目前，我国各级政府正积极构建数据管理体系，不断完善数据管理相关的制度与规范。高校作为知识密集型组织，不仅是科研档案与科学数据资源的重要提供者，更以其小而全的行政部门设置，构筑一个独立且完整的组织体系。这一体系为构建与之相匹配的治理体系提供可行的基础条件。因此，为了推动高校科研档案与科学数据管理的协同发展，有效地整合业务、资源、服务、技术和系统等关键要素，需重新审视并优化各利益相关主体间的互动关系，构建一个权责分明、利益共享、相互依存的协作模式。

1 科研档案与科学数据的内涵

1.1 科研档案

《科学技术研究档案管理规定》明确科研档案是“科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。科研档案归档范围包括立项论证阶段的可行性研究报告，研究实施及过程管理阶段的科学数据，中期等阶段执行进展情况报告、总结报告，成果管理阶段的技术报告、研究报告、科技报告” 。

1.2 科学数据

国务院办公厅印发的《科学数据管理办法》明确“科学数据主要包括在自然科学、工程技术科学等领域，通过基础研究、应用研究、试验开发等产生的数据以及通过观测监测、考察调查、检验检测等方式取得并用于科学研究活动的原始数据及其衍生数据”。

1.3 相互关系

从档案管理角度出发，科研档案以科研项目为来源，涵盖项目所有材料以及项目研究期间产生的科学数据。从科学数据管理角度出发，“科学数据从来源领域上包括自然科学、工程技术科学、社会科学等领域以及各领域下不同的学科方向；从来源渠道上可分为项目产生的数据、长期采集数据、相关产/行业数据、政务数据等；从来源主体上包括研究机构、高校、企业、政府和重大科学基础设施等”。[1]

在目标理念方面，科研档案与科学数据保持一致；而在业务内容层面，两者则呈现出交叉性与互补性的特点。随着科研档案数字化进程的加速，档案中的科学数据量不断增长，同时，科学研究行为直接产生的数据量也在大幅提升。在实际的管理工作中，一个部门往往难以完全覆盖所有的管理流程。为了确保科研档案与科学数据的有效管理，需要多个部门协同合作，共同承担管理责任。

2 高校科研档案和科学数据管理存在的问题分析

2.1 高校科研数据管理职能部门的缺失

数据作为当今时代的重要资源，高校在这一领域的进展却显得相对滞后，尚未形成专门的数据管理部门体系。科学数据的管理显得尤为薄弱，数据大多处于无序状态。尽管部分科研项目的结题明确要求以数据汇集为前提，但仍有大量科学数据分散在科研管理部门、项目组及科研人员等多个环节，这无疑对科学数据的有效管理和利用造成了严重阻碍。建立专门的科研数据管理职能部门显得尤为重要。这将有助于统一数据管理标准、优化数据管理流程、加强数据安全保护，并为科研人员提供更加便捷、高效的数据支持。

2.2 科研档案和科学数据管理相互割裂

档案部门和数据管理部门的职能运作高度依赖于内部结构的完整性和资源体系的完备性，但它们并非资源的直接生成者或使用者。因此，任何一个部门都无法实现对所有科学数据管理的全面覆盖。这导致部门间必然存在着竞争关系，若未能清晰界定资源的范围及其相互关系，部门间的隔阂将难以避免。“尽管数据管理部门设立的主要目的之一是为了打破‘信息孤岛’、消除‘信息烟囱’、促进信息共享，但从传统的档案部门与新型的数据管理部门之间的职能关系看，可能会导致档案馆馆藏历史信息和政务部门现行信息相分割的两个新的‘信息孤岛’。” [2]

3 协同治理视角下的科研档案和科学数据治理

协同治理理论为高校科研档案与科学数据的整合、共享和利用提供了理论支撑。“协同治理是指由共同目标驱动的多方主体（包括政府机构、社会组织、公民个人、市场等），为了缓冲调和彼此之间相互冲突的矛盾或利益，在外部人力资源或网络信息技术的支持下，高效、一致、和谐地管理某方面公共事务， 以达成主体间共同利益最大化的过程。”[3]协同治理作为一种强调多元主体间合作与协调以实现共同目标的理论框架，对于高校科研档案与科学数据治理尤其适用。

3.1 数据推动

科研档案和科学数据协同治理的核心是数据部分，其中包括科研项目档案数据化后的资源，科研项目中的科学数据以及科研活动中直接产生的数据等。整个治理体系围绕如何治理好数据开展。例如，制度层面跨部门共同制定数据标准、数据共享政策、数据安全规范，业务层面跨部门实现数据对接、共享，技术层面保障数据传输安全共享，服务层面实现数据便捷利用等。

3.2 技术赋能

信息技术的迅速发展推动了数据时代的来临，高校运用数字化、智能化手段协同治理科研档案和科学数据已成为必然趋势。在这个过程中，数字化、网络化、智能化等前沿技术将在科研档案和科学数据治理中发挥重要作用。同时，大数据、云计算、区块链以及人工智能等先进技术的运用，为科学数据的精准治理提供了强大的技术支撑。

3.3 强调共享

科研档案和科学数据治理的核心目标之一在于实现数据共享。通过共享数据资源，可以强化不同学科领域间的交流与合作，进而推动科技创新和成果的有效转化与实际应用。此外，数据共享还能显著提升数据资源的利用率和价值，助力科学研究可持续发展。

4 科研档案与科学数据协同治理框架

为了有效应对高校科研档案和科学数据管理过程中所面临的挑战，确保各部门能够充分施展其专业优势，提升各参与主体之间的协同工作效率，需要构建一个相互依赖、权责明晰和利益共享的治理框架（图2）。协同治理框架应以高效的信息交流为基础，通过明确的职责划分和机制设计，确保各个主体和部门能够协同工作，共同推进高校科研档案与科学数据管理的规范化、信息化和现代化。

4.1 利益相关主体与权责

档案管理部门：是高校科研档案与科学数据治理的核心部门，负责制定和执行相关政策、标准和规范，收集、整理、存储和提供利用科研部门移交的科研档案，与数据管理部门协同确定科学数据的管理机制，并归档需永久保存的重要科学数据，确保数据的完整性与可持续性。

数据管理部门：可以是科学数据管理部门或综合数据管理部门，负责与科研管理部门共同制定科学数据管理标准和制度规范，搭建科学数据管理系统平台，实现对科学数据汇交、清洗、处理、存储和安全共享的全周期管理。数据管理部门还需与档案管理部门、网络与信息中心等部门密切合作，共同推进科研档案与科学数据管理的协同和整合。

科研管理部门：是高校科研活动的组织和管理部门，对科研档案和科学数据管理具有重要的影响。在档案管理方面，需与档案管理部门密切合作，确保科研项目档案的完整性和系统性。在数据管理方面，需推动科研人员加强数据收集、整理、分析和共享，还需配合档案管理部门与数据管理部门鉴别哪些数据需要作为档案数据永久保存。

网络与信息中心：是高校信息化建设的重要部门，为学校各部门网络系统提供技术支持和服务，确保科研档案与科学数据的安全存储、高效传输和便捷利用。此外，网络与信息中心还需加强网络安全管理，防范网络攻击和数据被泄露等风险。

二级学院：是高校科研活动的实施单位，承担着大量科研项目的组织和实施工作。在科研档案与科学数据管理方面，二级学院需与档案管理部门、科研管理部门、数据管理部门等密切合作，承担二级管理的职责。

科研平台：是高校进行科学研究和技术创新的重要基地，包括实验室、工程中心等多种形式。科研平台是科研档案的主要生成地，也是科学数据的主要来源，需要与档案管理部门、数据管理部门等密切合作，共同推进科研档案与科学数据管理的协同和整合。

研究团队：是高校科研活动的核心力量，承担着具体科研项目的研究任务。在科研档案与科学数据管理方面，研究团队需按照档案和数据管理制度，及时整理和归档科研档案和数据。同时，研究团队还需加强内部协作和沟通，确保科研数据的准确性和完整性。

科研人员：是高校科研活动的直接参与者，他们进行科研活动产生的档案和数据是高校科研档案与科学数据管理的重要内容。科研人员须树立档案意识和数据意识，按要求归档和交汇数据，同时可以使用数据进行研究，推动科研数据的共享和利用。

4.2 协同治理机制设计

4.2.1制度协同。这是指高校科研档案与科学数据在相关规章制度、操作标准与流程上的协调与完善。各部门需合作制定相应制度与准则，覆盖科研档案管理、科学数据管理、科研诚信维护、网络安全保障及知识产权保护等核心领域的制度与准则。确保各项工作的合规性与规范性，在遇到共同问题时，相关方面能遵循清晰且一致的规定。以科学数据管理相关制度为例，科研处与数据管理部门需共同承担此任务，充分考虑数据的鉴别与分类，明确哪些数据应作为长期保存的档案进行管理。同时，档案管理部门与科研管理部门需联合制定科研档案管理制度，明确档案数据的开放共享政策及其合理利用方式。制度协同作为高校科研档案与科学数据协同发展的基础，对于确保整个系统的高效运行具有重要意义。

4.2.2组织协同。组织协同涉及高校内部不同部门和科研团队在解决科研档案和科学数据管理问题时的权责分配。每个主体都需要独立行使权力，同时保持协同合作。部门间需构建稳定的协调机制，签署权责清单，明确界定各自的权责范围。其中理顺档案管理部门和数据管理部门的关系尤为重要。两者应当建立优质的协同关系。目前多数高校尚未设立专职数据管理部门，因而在构建组织结构初期，可考虑档案部门与数据管理部门合并试点的可能性，旨在精简行政机构，降低组织间的沟通成本，达到协同优势最大化。优化组织协同是确保业务协同、资源协同、服务协同等其他协同机制顺畅进行的重要前提。

4.2.3业务协同。业务协同主要指学校内部基础管理业务层面，实现科研档案与科学数据管理的融会贯通，以巩固并提升整体基础管理业务的效能，从而为资源和服务的协同提供支撑。例如，在数据采集、存储和格式要求上，科研档案管理和科学数据管理需要有一致的标准和流程。同时，两者在业务处理接口上也需要相互支持，共同提升管理效率。

4.2.4资源协同。资源协同指科研信息资源的互相关联、补充与集成。在此过程中，科研档案和科学数据紧密关联又交叉互补，二者共同形成了一个囊括科研活动全过程的资源体系。例如，在高校实际的科研活动中，没有项目依托的高质量学术论文成果较为常见。这些成果通常是研究团队通过实验等手段积累的研究数据，通过发表学术论文为后续的科研项目奠定前期研究基础。当项目获得立项后，整个项目生命周期中产生的科研档案和数据都会被归档保存。然而，这些作为前期研究基础的数据尽管具有很高的价值，但并未被纳入归档范围。此时，科研管理部门就应协调数据部门和档案部门，将这些优质数据资源移交归档，并与依托项目关联的方式存储，确保数据的完整性和可追溯性。

4.2.5服务协同。服务协同指的是科研档案与科学数据管理在为科研人员服务上需维持既定的一致性和协调性，旨在为师生提供一个顺畅无阻的信息获取体验。作为科研档案与科学数据管理协同治理的核心追求，服务协同不仅是对协同效果的评估和检验，更要在内容服务上无矛盾、无冲突。例如，信息密级与开放范围等方面。值得注意的是，服务协同并非要求各方服务能力完全一致，而是强调在各类型服务及功能等多个层面上的互补与协作。

5 科研档案和科学数据协同治理实践策略

5.1 建立健全信息沟通机制

为确保科研档案与科学数据的有效治理，设立由主管校领导召集的“科研档案与科学数据治理委员会”议事制度。其中包括定期的会议、信息共享平台等，以便各主体和部门及时交流信息、分享经验、解决问题。

5.2 明确档案管理部门在数据战略中的地位

档案部门作为传统的信息资源管理单位，已建立了一套完善的法理基础、制度框架和管理实践。面对新时代的数据战略需求，应支持档案部门的数智化转型，并主动拓展其职能的边界与深度，从而有效应对数据的快速增长。具体来说，包括将档案部门纳入学校大数据、行政信息资源管理等多方面的协调机制，统筹规划档案管理系统与学校其他部门的信息管理系统，明晰传统档案部门与新兴数据管理部门的职责联系，甚至考虑并轨管理等。

5.3 制定完善的相关制度和标准

为了保障高校科研档案与科学数据管理的规范性和合规性，必须完善相关的制度、规范和标准。这些政策和标准应涵盖科研档案数据鉴定、科研数据管理、网络安全和数据隐私保护、科研诚信以及知识产权等方面。通过这些制度的制定和执行，为高校科研档案与科学数据管理提供坚实的制度保障。

5.4 积极推动科研档案的数据化转型

借助大数据、云计算、人工智能等先进手段，实现对科研档案与科学数据的自动化采集、安全存储、高效处理以及精准分析，最终达成知识化管理。同时，借助区块链等前沿技术，实现科研档案和科学数据的安全共享，进一步推动科研活动的创新与发展。

5.5 提高科研人员的档案意识和数据意识

应加强对科研人员的教育和培训，特别是科研诚信和数据伦理的教育，提升其档案意识和数据意识，确保科研档案与科学数据的质量和可靠性。此外，还应加强对档案和数据管理从业人员的继续教育，提高其数字化技能和信息素养，为协同管理提供坚实的人才支撑。

参考文献

[1]张静，潘亚男，单嵩岩.档案管理视角下我国科学数据长期保存现存问题与对策分析[J].档案与建设，2023（10）：61.

[2]徐拥军等.数智时代档案治理体系建设研究[M].武汉：武汉大学出版社，2023（06）：54.

[3]展倩慧. 协同治理视域下档案数据开发模式探究[J].档案与建设， 2020（04）： 34.

作者简介：于瑾（1979—），硕士学位，海南师范大学档案馆馆员，研究方向：档案管理。