完善制度约束，劳动合同管理需合规

劳动合同是企业与员工进行双向选择、确定劳动关系、明确双方权利和义务的协议，是保护双方合法权益的基本依据。合规用工是企业劳动关系管理的基础前提，只有完善劳动合同管理制度，及时与新入职员工签订书面劳动合同，实现合法用工，才能降低用工风险，减少劳动争议，节约用工成本，保障企业健康稳定运行。管理实践中，个别用人单位忽视了对劳动合同的有效管理，这种行为既侵害了劳动者的合法权益，也会将自身置于巨大的风险之中。

2023年2月，丛先生入职某公司，但双方一直未签订书面劳动合同。2024年1月，丛先生因故离职。随后，他以公司未与其订立书面劳动合同为由向仲裁院申请仲裁，请求裁决公司支付其二倍工资差额。经审理，仲裁院裁决支持了丛先生的请求。该公司不服该仲裁裁决并诉至法院。庭审中，该公司诉称其已与丛先生签订书面劳动合同，但其在离职时已将包括该劳动合同在内的资料盗走，并出具了该公司报案后的公安机关出警记录。为此，请求法院判决不需要向被告支付二倍工资差额。法院经审理，认为该公司提供的证据不足以证明丛先生存在盗窃事实，应承担举证不能的后果。据此，法院判决驳回该公司的诉讼请求并支持丛先生的主张。

法律解析

《中华人民共和国劳动合同法》（以下简称《劳动合同法》）第十六条规定：“劳动合同由用人单位与劳动者协商一致，并经用人单位与劳动者在劳动合同文本上签字或者盖章生效。劳动合同文本由用人单位和劳动者各执一份。”第八十二条同时规定：“用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。”从以上法条可以看出，与劳动者订立书面劳动合同是用人单位的法定义务。否则，用人单位将承担向劳动者每月支付二倍工资的法律责任。《劳动合同法》强制用人单位签订书面劳动合同的立法本意，主要是基于劳动关系中劳动者往往处于弱势地位的特殊考虑。未签订书面劳动合同二倍工资差额的性质并非劳动者的劳动所得，而是对用人单位违反法律规定的一种惩戒，其目的在于提高书面劳动合同的签订率，明晰劳动关系中的权利义务。

同时，根据民事诉讼的证据规则，当事人对自己提出的诉讼请求所依据的事实，有责任提供证据加以证明，即“谁主张谁举证”。没有证据或者证据不足以证明当事人的事实主张的，由负有举证责任的当事人承担不利后果。

本案中，丛先生主张公司未与他签订劳动合同，公司则以劳动合同被盗为由进行抗辩，但提交的公安机关受案出警记录无法证明被盗事实，更不能证明双方曾经签订过书面劳动合同，故此法院作出了上述判决。

合规提示

首先，在人力资源管理层面，企业可以从以下几个方面进行合规操作，规避因未签劳动合同而带来的二倍工资风险。一是拟定好劳动合同文本，规模较大的企业可以一次性印制一定量的通用文本备用；二是规范签订劳动合同的流程，比如固定每月的1日和16日签订或续签过去半个月新入职员工或合同期满员工的劳动合同；三是指定人力资源专员对劳动合同进行管理，并且对其进行关于劳动合同专业知识的全面培训，保证其充分掌握签订和续签的相关知识和流程；四是建立监督检查机制，除劳动合同管理人自我检查外，人力资源部门负责人还要定期对劳动合同的签订和续签情况进行检查，分管人力资源的企业领导也可以不定期对员工劳动合同的签订和续签情况进行抽查；五是利用人力资源管理系统，如钉钉、企业微信办公等软件，提醒人力资源部门在法律规定的期限内及时与员工签订或续签劳动合同。

其次，在劳动合同内容方面，应注意以下事项：

遵循平等自愿协商一致原则。平等是指劳动合同双方地位平等，应以平等身份签订劳动合同。自愿是指签订劳动合同完全是出于本人的意愿，不得采取强加于人和欺诈、威胁等手段签订劳动合同。协商一致是指劳动合同的条款必须由双方协商达成一致意见后才能签署。

遵守法律和行政法规规定。在执行劳动合同制度过程中，个别企业在合同文本中规定女职工不得结婚、不得怀孕生育子女，因工负伤协议后果自负，甚至约定“生死概不负责”等显失公平的条款内容，这些约定均违反了国家有关法律和行政法规的规定，属于无效或部分无效的合同。因此，在订立合同前，劳资双方一定要认真审查每一项条款，就权利、义务及有关内容达成一致意见，且严格按照法律法规的规定，签订合法规范的有效劳动合同。

明确必备条款并以书面形式订立。劳动合同内容是履行劳动合同和处理劳动争议的重要依据。劳动合同应具备以下条款：劳动合同期限、工作内容、劳动保护和劳动条件、劳动报酬、劳动纪律、劳动合同终止条件以及违反劳动合同的责任等。除此以外，劳动者与用人单位可协商约定其他条款。劳动合同期限包括固定期限、无固定期限和以完成一定工作为期限三种形式。固定期限劳动合同要有明确的终止日期；无固定期限的劳动合同没有明确的终止时间，但必须在劳动合同中规定终止或者变更合同的条件；以完成一定工作为期限的劳动合同，是以一项工作任务的完成时间为合同期限，也是有固定期限的一种特殊形式。“工作内容”主要指应该完成的工作任务的数量或指标。《中华人民共和国劳动法》（以下简称《劳动法》）规定，劳动者不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位仍不能胜任工作的，用人单位可以解除劳动合同。因此，在签订劳动合同时，对“工作内容”的规定要与同岗、同工种的职工完成的任务相同。

既合法规范又兼顾实际。签订劳动合同违反法律和行政法规可能会产生无效合同，但又不能机械地照搬照抄法律法规条文，因此需要结合不同区域、不同行业的用工实际，灵活把握运用好法律规定留有余地的地方，比如《劳动法》规定的每日工作时间不超过8小时，平均每周工作时间不超过40小时的工作制度，只要在这个范围内，每天工作时间约定为5小时还是7小时等，劳资双方都可以通过协商确定，此即正确运用法律和行政法规留有余地的一种情况。

于法周延于事简便，做到简繁结合。劳动合同签订时要因人、因地、因事而异。简，是指便于理解又容易记忆，商量余地大。但条款过于笼统原则，可能产生认识和理解上的分歧和争议，容易埋下矛盾隐患。繁，是指在执行时容易掌握，可以减少分歧和争议的发生，但在签约时较为烦琐。因此，实践中要简繁结合，如对于法律法规规定的法定性、强制性规范，可以只约定按照某项规定执行即可；对于法律法规没有明确具体规定或者允许当事人变通的内容，特别是容易产生争议的条款，就应当进行详细约定。

准确表述和理解重要条款。劳动合同一经签订即涉及劳资双方的权利、责任和利益，并产生相应的法律后果。现实中，个别用人单位为节约成本，通常会采用格式化的合同范本，甚至会对关键条款进行“模糊”表述。比如，将薪酬条款笼统地规定为“参照有关国家标准”或“公司有关规定”执行，这样的表述就存在较大的风险隐患。正确的表述不仅要明确薪酬金额，还需要具体到适用何种工时制度，而在语言表达和用词上，也务必做到具体明确、通俗易懂，切勿含混不清，以免产生歧义。

规范试用期的约定。试用期并不是劳动合同中的必备条款，是否约定试用期，由用人单位和劳动者自主协商确定。当事人没有约定试用期的劳动合同，不影响其成立与生效。相反，一旦约定了试用期，《劳动合同法》就给劳动合同加上了一道紧箍咒：劳动合同期限3个月以上不满1年的，试用期不得超过1个月；劳动合同期限1年以上不满3年的，试用期不得超过2个月；劳动合同期限3年以上固定期限和无固定期限的，试用期不得超过6个月。需要注意的是，同一用人单位与同一劳动者只能约定一次试用期。以完成一定工作任务为期限的劳动合同或劳动合同期限不满3个月的，不得约定试用期。试用期包含在劳动合同期限内，劳动合同仅约定试用期的，试用期不成立，该期限为劳动合同期限。