高校图书馆年报机制的实践探索与理论发展

摘 要：高校图书馆年报机制尚未成熟，在编制和公开方面都存在很多问题，相关学术探讨也较为缺乏。文章依循中山大学肖鹏副教授团队对学术图书馆体系划分层级概念，分别在每一层级类型中选取三所高校图书馆的年报作为分析对象，以探讨不同类型高校图书馆年报的发布意义，以及不同管理理念下年报内容的差异、对图书馆的未来发展和定位的导向性。研究认为：（1）应尽快制定年报编制的统一规范，通过构建高校图书馆的年报机制及年报发布平台，对年报的格式、内容、体例等加以规范管理及合理利用。（2）应尽快完善在信息公开等方面的法律法规，为年报机制提供相应的政策保障。（3）引领型高校图书馆在引领公众监督方面有不可推卸的责任，在图书馆年报机制领域应走在前列。

关键词：图书馆年报；高校图书馆；利益相关者；公共关系

中图分类号：G251.3 文献标识码：A

Practical Exploration and Theoretical Development of Annual Report Mechanisms in University Libraries

Abstract The positive development of the annual report mechanism in public libraries has prompted a focus on the development of annual reports in university libraries. However， the annual report mechanism in university libraries is still immature， facing numerous issues in both preparation and publication， with limited academic discussion on the topic. This article follows the classification concept of academic library systems by Associate Professor Xiao Peng’s team at Sun Yat-sen University， selecting annual reports from three university libraries in each category for analysis. The study explores the significance of publishing different types of university library annual reports， the content variations under different management philosophies， and their guidance for future development and positioning. The research concludes： （1） A unified standard for compiling annual reports should be established promptly， standardizing the format， content， and style， and utilizing them effectively by constructing an annual report mechanism and publishing platform for university libraries. （2） Laws and regulations related to information disclosure should be perfected to provide policy support for the annual report mechanism. （3） Leading university libraries have an inescapable responsibility for public oversight and should be at the forefront of implementing the library annual report mechanism.

Key words library annual report; university library; stakeholders; public relations

1 引言

图书馆年度报告（以下简称“年报”）已然成为了解各个图书馆发展现状最直接、有效的方式。通过年报，可以清晰地获知该图书馆近一年的工作内容，包括馆舍、馆藏、人员以及财务情况。随着我国公共事业发展的蒸蒸日上，年报机制的内容进一步丰富，呈现形式也逐步优化，发布图书馆年报也逐渐纳入公共图书馆业务工作的范畴。2018年《中华人民共和国公共图书馆法》实施，为公共图书馆年报信息公开提供了法理基础。同年，“城市图书馆年报制度”首次作为会议主题出现在中国图书馆年会的分会场中，再次引起了图书馆领域对年报制度的关注，引发学界的讨论热潮[1]。公共图书馆年报制度的研究，多为各个图书馆年报的要素或内容层面上的对比分析，真正关注年报机制的运行、公开、利益相关以及文化条件等因素的研究较为缺乏，关注高校图书馆年报的主题研究更加有限。根据笔者前期调研，公开年报的高校图书馆寥寥无几，想通过年报这一评价指标去观察高校图书馆的发展态势存在一定难度。本文根据《学术图书馆如何满足人文学者的数字学术需求》中肖鹏提出的引领型学术图书馆、支撑型学术图书馆、基础型学术图书馆三个层级概念[2]，在已公开年报的高校图书馆中，分别对应每一层级类型选取三所高校图书馆的年报作为分析对象，试图通过高校图书馆年报来帮助理解、提升高校图书馆服务，探讨图书馆未来发展走向。

2 不同类型高校图书馆的年报界定

根据最新教育部名单，全国共有高等学校3 072所，其中，普通高等学校2 820所，含本科院校1 275所、高职（专科）院校1 545所；成人高等学校252所[3]。这些高等院校中，位于高校金字塔顶端的“双一流”建设高校（即全国重点高校）占全部高等院校总数不足5%，但在国家甚至国际的科技、教育、文化领域具有至高的话语权和影响力。位于金字塔底端的基础性高校图书馆，多为非重点本科院校和高职（专科）院校，而高职（专科）院校所占比例将近全国所有高等院校的一半，在整个高校图书馆行业领域中虽然个体影响力及自身资源条件有限，但是从图书馆的服务对象以及支持学校学科建设角度而言，是绝对不能忽视的部分。介于引领型和基础型高校图书馆之间的支撑型高校图书馆，主要包括“211”高校图书馆以及省属本科院校为主的地方重点高校图书馆，一般在所在地区或所在专业学科领域中占据核心位置，与引领型图书馆、基础型图书馆分别担任不同层级的角色。因此本文分别选取三个层级中各具代表性的图书馆年报作为研究对象。同时，鉴于当前大部分高校图书馆并没有明确的年报公开制度，一般情况下年报作为内部资料仅在小范围内传阅，或是仅提供给学校相关行政部门做决策参考，查找年报全文存在很大困难。因此，本文没有依据常规的经济标准或地域标准选取分析样本，而是基于上述两个主要因素在已公开年报的各类型图书馆中选取9所学术图书馆作为分析研究对象。

引领型高校图书馆选取北京大学图书馆、兰州大学图书馆和北京师范大学图书馆。北京大学、兰州大学、北京师范大学均属于国内高校第一方阵。北京大学图书馆2002年即开始编制图书馆年报，并在官网上设立“年度报告”专栏，可以查阅2002年至2022年的年报（2002—2003年为合集，无2004—2005年报），共18份年报[4]，是目前可获取年报数量最多的高校图书馆。兰州大学图书馆官网“年度报告”专栏中可获取2010年至2023年度的年报[5]，北京师范大学图书馆目前可查阅到2016—2021年间5年的年报（无2019年年报）。支撑型高校图书馆选取浙江工业大学图书馆、上海外国语大学图书馆和中南林业科技大学图书馆。这三所大学均属于非综合、专科性大学，其中浙江工业大学和中南林业科技大学属于地方重点高等院校，上海外国语大学属于全国重点大学。浙江工业大学图书馆官网可以获取到2017—2022年的年报，上海外国语大学图书馆官网可以看到2017、2018年的服务数据报告。基础型高校图书馆选取哈尔滨商业大学图书馆、防灾科技学院图书馆和武昌工学院图书馆。防灾科技学院是综合性全日制普通高等学校，武昌工学院是经教育部批准成立的全日制民办普通本科高等学校，两所学校均属于非重点高校方阵。哈尔滨商业大学图书馆官网可以获取2015—2018年的年报。防灾科技学院图书馆官网仅能获取2017年年报。武昌工学院图书馆官网可以获取2016—2019年的年报。较为遗憾的是，针对高职院校图书馆，笔者仅查阅到个别机构会发布阅读报告，但没有查阅到完整的图书馆年报。

3 利益相关视角下年报的意义分析

对图书馆而言，年报的编制有助于梳理内部错漏，可以及时存留图书馆业务工作的数据档案；对图书馆管理者和馆员来说，年报是提升工作质量和服务水平的重要参考文本。基于我国公共图书馆和高校图书馆的运行体制和需求差异，在利益相关者视角下探讨高校图书馆的年报意义，能更清晰地梳理出高校图书馆在公共文化事业发展领域中的角色定位，凸显高校图书馆在未来发展中的职能转型和社会责任。

3.1 管理参考文本

从内容架构可以看出，各高校图书馆对于年报编制和开放的意识逐渐深化，已不再将其视为单纯总结业务工作、梳理工作业绩的报表，而是逐步趋向维护公众媒体关系、接受公众监督、梳理公共文化形象的过程，同时愈加关注到各利益相关者的诉求，重视的利益方角色范围在逐步扩大。高校图书馆的年报很大程度上由受众决定其主题、内容重点、规模、范围及公开程度。从当前实际情况来看，受众方主要以学校行政决策部门为主。其目的通常是为获取来自于图书馆外部（即学校行政决策部门）的保障与支持，以促进图书馆的良性高效运行，更好地服务读者，其主要内容是为各个利益方提供详实准确的统计数据、深入的分析及专业评论。图书馆领导层根据每年的报告发现问题与不足，调动馆内资源，协调与校内其他部门的关系，确定新一年的发展方向。因此，从图书馆管理者和决策者角度来说，高校图书馆年报多被视为重要的管理参考文本。而年报有效上达学校行政决策部门，使学校行政决策部门能根据年报研判图书馆的经费、人员等投入和效益产出，直接决定了年报的内容体例和数据统计分析质量，间接影响了高校图书馆的发展，这也是年报作为管理工具的一个重要体现。

3.2 公共关系的工具

根据《宣传舆论学大辞典》解释，年报是指通过对全年工作的总结，向目标公众汇报情况，宣传成就的方式，是公共关系工作的手段之一，它可以达到沟通信息、建立联系和宣传自己的目的[6]。回顾我国公共图书馆领域对于年报编制的发起到如今机制逐步趋向成熟的历程，可以发现公共文化机构对年报意义的认识是一个逐步深化的过程，对年报机制的探索也是一个从理念深化到与实践结合，再到理论完善并结合学术讨论的综合性发展过程。高校图书馆虽处于学校环境，但同样肩负有传播社会文化的责任，在服务支持学校科研和学术发展的同时，同样需要投入一定精力塑造和传播区域文化形象。纵览北京大学图书馆和兰州大学图书馆年报可以发现，随着图书馆事业的发展，高校图书馆年报的专业价值和社会意义也逐步丰富。北京大学图书馆年报的内容模块专门设有“服务高校及社会”一栏。兰州大学图书馆于2020年疫情期间向武汉地区和对口支援院校图书馆捐款捐物，还向永靖县北新村小学捐赠图书500余册。诸如此类的活动从初始的业务工作记录到新增社会服务、社会合作等栏目展示公共关系及社会服务情况，都反映了高校图书馆在公共关系层面的宣传。

3.3 同行学习的参考

高校图书馆设立年报的另一层重要因素是可作为同行之间互相学习的材料，有助于加强馆际交流，形成良性竞争环境，达到共同提升和发展的目的。笔者分析其他高校图书馆年报时，尽可能地将自己定位成管理者，从一个较为全局和宏观的视角去审视，而不是一个专注数据的审查角色。专注数据统计在意的是成果，而管理者在意的是通过数字来考察背后的因果关系，结合学校的办学特点、图书馆的发展定位、馆藏资源及学科服务特色，挖掘出报告中所反映的图书馆发展的亮点、方式、行动及差异，更为重要的是找差距，补短板，从而制定更为科学的图书馆发展规划。

约翰·威尔逊等人在2002年对图书馆年报意义的解读中提到“为什么要发布年度报告？”，罗列出发布年报的必要原因及意义，包括：（1）表彰并感谢捐赠者、董事会成员和志愿者；（2）管理曾经的捐赠者；（3）提供一个论坛来分享图书馆的未来愿景；（4）公布财务信息；（5）通知潜在捐助者以给予捐赠机会；（6）强调图书馆的特色馆藏和项目；（7）展示馆员工作中的创新，特别是在捐助方资助的项目中；（8）讲述“图书馆的故事”，以便其他人可以协助执行任务[7]。北美地区的高校图书馆多由社会团体及个人捐赠来建设并维持运行，对图书馆及所属大学意义非同一般，所以北美高校图书馆年报中一个重要章节就是突出强调捐赠人的捐赠情况，对捐赠者予以肯定并表达感谢。出于这一重要利益相关者的考虑，年报制定并公开的重要因素在于获得“双向监督”，这其中涉及的重要内容就是财务信息，而财务信息的公开透明，不仅是对捐赠方的信息反馈，同时也是确保社会大众及专业领域能对本馆行使充分的监督权利。国内学校决策层对图书馆的发展具有核心领导权，直接决定着图书馆新一年的年度经费、人员配比、政策支持，涉及到图书馆经费预算、经费执行等相应财务信息的年报，也多半只是面向学校决策领导方，并不会真正向社会全面公开。部分公开年报的高校图书馆，其年报机制和年报内容体例也与国外高校图书馆有明显的不同。

4 管理理念定位下年报的对比分析

南开大学柯平教授认为，年报编撰工作实际是馆长理念、管理水平和服务效能的综合反映，而统计工作则是年报编撰的基础[1]。管理理念关乎一个图书馆的整体定位和发展方向，也关乎图书馆服务对象的利益。对比不同类型高校图书馆年报，有的图书馆重视文献资源建设，有的重视党建工作，有的更看重读者服务，还有的图书馆强调学术研究，管理理念贯穿于报告的始终，并且直接决定了年报是否公开，以及公开什么。这体现了每一所高校图书馆不同的发展定位。管理理念导致了图书馆年报机制的不同，以及公开方式、年报质量、结构体例、呈现形式、战略规划等方面的差异。

4.1 公开方式与年报质量

根据笔者对上述研究对象及其他高校图书馆年报调研分析来看，最直观的一点，引领型高校图书馆虽然有足够的资源、财力和人员保障图书馆的运行，但对图书馆年报机制重视程度却各不相同。处在引领型高校图书馆层级的137所高校图书馆，可以公开获取年报的屈指可数。北京大学图书馆在2002年首先公布图书馆年报，此后，相继有其他高校图书馆开始编制图书馆年报并逐步公开。占据数量最多的以普通本科和高职（专科）院校为典型代表的“基础型高校图书馆”，与前两类高校图书馆发展水平有较大差距。笔者有查阅到部分普通本科院校图书馆的年报，但未见高职（专科）院校图书馆的年报。高职（专科）院校图书馆是整个高校图书馆生态体系中不容忽视的部分，对整个图书馆领域乃至公共文化事业产生重要影响，亟需得到支持以提升其管理和服务水平，但其似乎都未意识到年报建设对其发展的重要性。就当前现状来看，三种层级类型高校图书馆在年报公开方面，都做得不尽如意。

支撑型高校图书馆层级的浙江工业大学图书馆和基础型高校图书馆层级的武昌工学院图书馆的年报内容丰富、结构清晰、图文并茂、各有特色。2019年浙江工业大学图书馆年报包括馆长寄语、2019年关键词、2019年大数据、大事记、年度热点、读者服务、资源建设与技术保障、管理保障、学术研究与交流、年度统计、新馆员感言这几个部分，每份年报都会将图书馆愿景、理念、总体目标置于首页，让读者对图书馆以及学校的发展定位一目了然。武昌工学院图书馆年报针对每一年重点工作、亮点工作、馆风建设、年度考核目标、所获荣誉奖项、学术科研等方面重点着墨。哈尔滨商业大学图书馆2022年报在开篇就晒出一张关键词高频统计可视化图，梳理统计该校图书馆一年的工作重点，主次分明。

4.2 结构体例与战略规划

趋势分析旨在揭示各个高校图书馆的发展现状以及现存问题的原因、变化的性质，以帮助预测未来走向态势、制定规划。兰州大学图书馆的关键词为“转型”，报告中的“使命”阐明了“以职业所积累的智慧提供多样化、专业化和用户满意的服务，融入每一位学生的成才、每一位教师的发展和学校各项工作的进步中，实现图书馆的职业价值和社会声望”。在新一年的发展规划中，重点强调了“进一步提升党建工作水平”以及“进一步加强文献信息资源建设和服务工作”[8]。浙江工业大学图书馆的总体发展目标是建设“特色鲜明、国内先进”的智慧型大学图书馆，年报阐释了近一年的智慧化建设，包括：浙江省第一座校园内无人值守的人工智能图书馆“悦然书屋”正式启幕；作为学校2019年民生工程的“自主学习空间”扩建改造，为屏峰校区的师生读者又增添了一个舒适美观的大书房；图书馆“智能交互信息管理系统”“智能虚拟咨询系统”投入使用等[9]。中南林业科技大学图书馆明确表示“认真研究数字环境下图书馆转型发展要求，在做好基础服务工作的同时，坚持内涵发展，大力加强增值性服务能力建设，为学校‘双一流’建设提供更强支撑”[10]。哈尔滨商业大学图书馆的关键词为“信息素养”，年报首页的可视化高频词统计出“学术论文统计报告”、“首届全国财经高校大学生信息素养大赛”“机构知识库”等词条，结合年报内容，可以发现哈尔滨商业大学在信息素养方面所做的积极工作以及取得的成绩。与馆长寄语栏目明确将“培养终身学习习惯的信息素养教育中心”作为该馆的主要发展目标之一相契合[11]。

综览各高校图书馆的年报发现一个明显的趋势：强调实践和理念，弱化数据统计，只将数据统计放入年报的最后一栏，用一个页面或极少量篇幅来呈现相关数据。例如，北京大学图书馆年报用大篇幅的文字和图片描述过去一年所做的工作，“年度统计”栏目放在年报的最后，不再大幅呈现数据本身，也不再花大篇幅文字去分析数据。

5 法治保障体系下年报公开的完善建议

公共文化服务领域在信息公开方面均呈现出积极明朗的趋势，且被纳入到国家的相关法律法规条款中。相较于公共图书馆领域，高校图书馆年报编制缺乏国家层面专门性法律法规的保障。

5.1 补充健全法治保障体系

目前相关法律政策仅有《高等学校信息公开办法》，该办法旨在保障公民、法人和其他组织依法获取高等学校的相关信息，对高校的信息公开内容、公开途径、公开要求、监督和保障都作了详细规定。在第三章“公开的途径和要求”中说明：“高等学校应当编制信息公开指南和目录，并及时公布和更新。信息公开指南应当明确信息公开工作机构，信息的分类、编排体系和获取方式，依申请公开的处理和答复流程等。信息公开目录应当包括信息的索引、名称、生成日期、责任部门等内容。”[12]该法一定程度上为高等学校信息公开提供了法律和政策层面的保障实施，但是在缺乏专门性法律责任条款保障的情况下，高校图书馆的信息公开往往诉诸于各馆的领导决策层，这就与图书馆领导决策者的理念紧密相关。首先，需要从实践层面弥补自身的片面性和局限性，之后再谋求与学术探讨、政策保障等领域的相互支持。虽然高校图书馆年报的推行和全面公开仍存在困难，但近些年陆续有高校公布图书馆的阅读报告，可视为实践的初始。后期可建立和完善年报汇总平台，制定年报的发布标准和规程，实现年报信息的上传发布、下载、分类检索等，打破年报信息只对接高校有关部门的藩篱，实现真正的公开，促进同行间的交流与共同进步。

广州图书馆馆长方家忠表示：“确定年报具体内容的原则是需求导向。在此原则之下，图书馆个体、体系、行业年报的具体内容与框架是不同的；不同发展阶段年报的侧重点也有所不同。”[13]诚然，不同层级的高校图书馆不同的优势和条件决定了其年报内容和呈现方式的差别，但是年报机制的相应配套制度、呈现形式并不都是由这些因素所控制。高校图书馆的信息公开与公共关系的进一步发展也不能依赖于个别图书馆的承担和引领。

5.2 规范完善年报机制

近年来公共图书馆年报机制的实践和需求探讨为高校图书馆提供了有益的启示。公共文化机构相比高校机构拥有更丰富的资源、受众及文化形象，和民众、政府、个人团体及社会团体都有着密切的互动，这些因素都影响并推动了公共图书馆致力于提升自身形象并强调公众认同的行动，进而积极影响了年报机制的完善。从公共关系及利益相关角度来看，虽然高校图书馆同样可以在服务层面大有可为，但是隶属于高校机构的图书馆终归有别于公共图书馆，因此，高校图书馆应在借鉴公共图书馆年报编制机制的基础上尽快出台高校图书馆年报编制的统一规范和标准，通过构建高校图书馆的年报机制及年报发布平台，对年报的格式、内容、体例等加以规范化管理及合理利用，以完善的法律政策为保障，真正服务于高校图书馆的管理、发展。担负“引领”责任的高校图书馆，无论是管理理念，还是人力资源与资金的投入，都有着绝对的优势，在图书馆年报机制领域也应发挥“引领”作用，通过参与编制相应的规范、标准及政策，在实践探索中走在前列。

6 结语

本文所选取的九所高校图书馆的年报并不能完全代替我国所有高校的情况。各高校图书馆的年报仍有较大的提升和完善空间。基础型高校图书馆如何在资源较为薄弱的情况下丰富图书馆年报内容、利用年报为图书馆争取资源和服务；而未公开年报的高校图书馆如何加大宣传以扩大校内师生对图书馆的了解，满足师生的文献需求，为各个院系提供有针对性的专属服务，切实发挥真正的“基础”和“支撑”作用，这些问题都值得进一步探讨和研究。

参考文献：

[1] 广州市图书馆学会2018年工作总结[EB/OL].（2020-03-27）[2023-05-01].https：//www.gzlib.org.cn/societygzbb/178149.jhtml.

[2] 肖鹏.从“营造生态”到“需求驱动”：学术图书馆如何满足人文学者的数字学术需求[J].农业图书情报学报，2020，32（9）： 50-57.

[3] 全国高等学校名单[EB/OL].[2023-06-15].http：//www.moe.gov.cn/jyb_xxgk/s5743/s5744/202007/t20200709_470937.html.

[4] 年度报告—北京大学图书馆[EB/OL].[2023-04-28].https：//www.lib.pku.edu.cn/5jlhd/56cgfb/563ndbg/index.htm.

[5] 年度报告—兰州大学图书馆[EB/OL].[2023-04-28].https：//lib.lzu.edu.cn/engine2/general/more？t=1B5B072BB3E74237D5AACA210B4BB0387C2BF7DB122713D8FE6A0A771C69EECB9C4080C853D72E6A36F87843C5A08D82.

[6] 刘建明.宣传舆论学大辞典[M].北京：经济日报出版社，1993：653.

[7] Wilson J S，Goolsby M.The value of an annual report in library development[J].Bottom Line，2002，15（2）：91-93.

[8] 兰州大学图书馆2020年度报告[EB/OL].[2023-05-02].https：//lib.lzu.edu.cn/engine2/upload/engine/2023-03-20/202303200927 47197x.pdf.

[9] 浙江工业大学2020年图书馆年度报告[EB/OL].[2023-04-20].http：//www.lib.zjut.edu.cn/UserFiles/File/file1593326617681.pdf.

[10] 中南林业科技大学图书馆年报[EB/OL].[2023-04-30].https：//news.csuft.edu.cn/xydt/201807/P020180704386996898945.pdf.

[11] 哈尔滨商业大学图书馆年报[EB/OL].[2023-05-02].http：//lib.hrbcu.edu.cn/web/sys/ndbg/2018.pdf.

[12] 高等学校信息公开办法（教育部令第29号）[EB/OL].[2023-05-26].http：//www.gov.cn/flfg/2010-05/11/content_1603696.htm.

[13] 方家忠.关于图书馆年报工作的回顾与思考[J].图书馆建设，2018（12）：13-16.

作者简介：苏日娜，中山大学图书馆馆员，研究方向为文化遗产与特藏资源建设、数字人文；梁益铭，通讯作者，中山大学图书馆副研究馆员，研究方向为特藏资源建设与管理、公共服务；王影，现工作于佛山职业技术学院图书馆，研究方向为阅读推广、图书馆统计数据。