商旅平台在企业差旅管理中的应用浅析

【摘 要】随着全球化进程的加速和企业数智化的推进，传统差旅管理模式受制于传统的管理手段和信息技术，已经难以满足企业风险控制和降本增效的需求，难以提升差旅管理效率和效果。论文以D公司为例，梳理其商旅平台应用现状，浅析其应用中存在的问题，并探讨引入商旅平台共享模式解决现有问题，定制化按需接入商旅资源，提高商旅平台使用率，实现差旅管理自动化、智能化、精细化，切实提升员工满意度，推动企业财务管理数智化转型，同时发挥集团集中采购的规模化优势，进一步提升企业运营效率，降低运营成本。

【关键词】差旅管理；商旅平台；降本增效

【中图分类号】F426；F272.3 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2024）07-0087-03

1 差旅管理相关理论

1.1 差旅管理理论

1.1.1 差旅管理概念

差旅管理，是指企业通过对差旅活动进行整体规划和事前、事中、事后的监控，采用集中采购、完善制度、流程再造、数据分析等方案，运用“云大物移智链”等信息技术，形成差旅管理闭环，降低差旅成本，提升差旅效率，实现合规化管控。商旅管理服务公司，简称TMC，即Travel Management Companies。作为商旅管理的一种形式，TMC为员工出行提供便捷的交通和酒店预订平台，能节省员工的时间和精力，同时按照员工出差需求提供全流程定制化服务，帮助企业实现差旅管理降本增效。

1.1.2 差旅管理作用

第一，提升资金使用率。企业采取先消费后结算的方式与商旅管理公司合作，享受垫资月结服务。预订商旅产品时无需支付任何费用，由商旅公司先行垫付，到月底统一结算，企业可以充分利用账期减少营运资本占用，从而提升资金使用率。第二，强化管控能力。差旅管理整合内外部资源，将差旅政策和规范内嵌至系统中，从源头控制差旅行为的合规性，所有员工都需要通过商旅平台完成差旅采购，以规范差旅行为。通过优化差旅申请、预订、报销流程，减少人为介入，同时利用信息手段进行全流程管控，通过定期的数据分析监控差旅支出的合规性，不断发现企业差旅成本节约和改进的空间，同时控制审计风险和税务风险，实现精细化管理。第三，提升员工差旅体验。差旅管理实行申请、预订、报销全流程一站式服务，商旅平台可根据员工需要量身定制差旅资源，可实现随时随地移动办理，同时员工不再需要保存发票、垫支资金、打印流水，费用报销月底由财务人员统一发起，减少员工时间和精力占用，大大提升员工出差体验。第四，降低差旅成本。差旅管理可发挥集中采购的规模化优势，将各机构的商旅资源集中管理，从而提升公司的议价能力，获取更多的服务和价格优惠，为员工提供高性价比的差旅资源，降低差旅成本。另外，可以杜绝虚假采购行为，以防止差旅费虚高的风险。

1.2 差旅管理模式演变

1.2.1 传统差旅管理模式

传统模式下，员工线下提交出差申请，由对应部门领导审批完成后自行预订差旅产品并垫资，自行取得票据凭证返回后发起报销。相关部门领导对报销单据进行审批，财务部门对发票和业务的真实性进行核查，参照公司的差旅费标准和各项规定对费用的合规性进行把关后，完成账务处理并向员工打款。此种模式下，事前事中管理较松，主要依赖事后财务部门审核，报销手续烦琐、存在人为操纵的可能性，对信息技术手段的运用较少。一方面，员工需要花费大量时间和精力搜索交通和住宿等差旅信息、开具发票、保存票据、填单报销，同时垫资压力较大；另一方面，财务部门耗费大量人力进行审核、结算、账务处理、编制差旅报告，票据不合规和员工填报不规范的情况时有发生，差旅政策和税务要求落地完全靠人工控制，审计风险和税务风险较大。

1.2.2 TMC商旅平台管理模式

TMC商旅平台管理模式目前分为自建和外包两种，大部分企业采用TMC外包模式，以丰富的资源和先进的技术，为企业提供定制化差旅服务。一方面，为企业提供更多、更具性价比的产品，减少员工垫资和借支，通过周期性的票据汇总和邮寄形式，简化报销流程，大大提升员工体验；另一方面，通过与内部财务系统的集成，打通了TMC和企业多个管理系统之间的对接，完成了申请、审核、预订跳转工作，从源头上控制了差旅费用的合规性和真实性。但由于公司差旅管理的合规性要求增加，管理的颗粒度更加精细，差旅策略可能无法全部落地实施。

1.2.3 商旅平台共享管理模式

商旅信息共享模式，是指差旅行为、费用控制和商旅信息、服务资源共享的有机组合。该种模式下，通过开放式供应链，以统一标准的接口链接各类供应商平台资源，再通过映射关系实现预订可在同一界面比价。一方面引入航司、高铁、酒店、商旅管理公司（TMC）等优质商旅资源；另一方面与企业后台多系统无缝集成，打通从差旅申请、审批、预订、结算的全流程智能化管理，同时重塑企业差旅报销流程，利用OCR（Optical Character Recognition）识别、RPA（Robotic Process Automation）流程自动化技术手段，实现关联申请单智能填写报销单，有效管控合规风险。有力推动和支撑业务财务管理升级，实现财务管理自动化、智能化、精细化。该模式的特点是财务投资大、建设难度高、资源整合难。

2 D公司商旅平台应用现状

自2019年起，D公司采用“财务共享+商旅平台”的模式进行差旅管理。结合集团财务共享中心上线运营，D公司在集团母分公司和部分子公司使用A商旅平台，通过与内部财务系统的集成，打通了商旅平台与费控系统的数据连接，实现了申请、审批、预订自动跳转。总体来说，一方面提升了差旅管理效率，一定程度上控制成本支出；另一方面实现差旅报销一体化管控。

D公司搭建的商旅平台对接A商旅供应商，商旅消费平台业务主要包括预订机票、酒店。具体流程如下：员工通过D公司OA系统提交“出差申请”，经领导审批后直接跳转至商旅平台，再根据系统内置的差旅费标准和个人喜好完成订票；每月月底A商旅供应商平台向企业发送差旅对账单并统一寄送飞机行程单，企业财务部门对系统差旅数据、对账单及实物票据进行一一核对，核对完成后由专人统一发起报销，由财务共享中心统一结算支付，同时实现费用在企业各业务部门自动分摊。差旅管理全链条中，员工个人无须进行垫资、开具发票、打印酒店流水、差旅报销。

据统计，自D公司财务共享平台上线以来，商旅平台总报销金额占比8%，占比较小。从机构来看，使用率占比55.8%，近一半机构尚未使用商旅平台。

3 D公司商旅平台应用问题及原因分析

基于D公司商旅平台应用若干年的实践，通过实地调研、讨论座谈、系统测试等多种方式，梳理商旅平台应用流程中存在的问题，并5NBKq93emTUh1C7lhy4VaQ==进一步分析其形成的主要原因。

3.1 主要问题

3.1.1 交通订票不便捷

目前D公司商旅平台支持飞机、火车等交通工具出行的预订，但火车的预订功能的使用率非常小，仅个别子公司和总部使用此功能，绝大多数机构员工使用商旅平台仅作飞机出行的预订，火车出行预订仍然依托外部预订平台。D公司员工使用商旅平台进行火车出行的便利性受影响，自行取票容易存在不及时提交或票据丢失等情况，财务部门在规定的时间内收集火车票的难度较大，差旅对公结算时效也受到影响。

3.1.2 酒店资源不实用

A商旅公司提供的酒店资源没有根据D公司员工出行习惯进行个性化配置，目前仅总部和个别子公司使用商旅平台预订酒店功能，且价格优惠力度小，对员工没有吸引力。每一出差人员习惯选择外部APP自行预订酒店，导致不能发挥集团企业大规模集中采购的优势。

3.1.3 员工离店手续烦琐

一是离店时员工需要按照公司管理要求开具发票，影响离店效率；二是员工无法判断发票的合规性，不合规的发票给差旅报销造成不便，增加沟通成本；三是保存发票可能发生丢失的情形，即使是电子发票，由于员工对于电子凭证的源文件形式不熟悉，经常造成取得的电子发票格式不能满足会计档案管理的要求。

3.1.4 员工垫资严重

由于目前A商旅供应商平台提供的火车和酒店预订功能不能满足大部分员工的出行需要，且员工出差更多愿意选择火车出行，员工通常需要自行垫付资金采购差旅服务。由于工作繁忙，或嫌手续麻烦，报销单填制内容较多，通常出现不能及时报销的情形，大量差旅费积压至年底报销，大量垫支容易导致员工产生负面情绪，不利于工作的开展。

3.1.5 财务部门压力大

D公司员工从商旅平台订票出行后，平台即时推送行程流水至公司财务系统，每月月底A商旅供应商平台向企业财务部门发送差旅对账单并统一寄送飞机行程单，企业财务部门需要对系统差旅数据、对账单及实物票据进行一一核对后发起报销。差旅结算方式的转变，虽然减轻了员工的差旅报销工作，但给财务部门增加了更多重复、烦琐的对账工作以及沟通工作，一定程度上不利于商旅平台的推广使用。

3.1.6 系统使用体验不好

员工如需选择商旅平台订票，先由办公系统发起线上出差申请，再经过领导审批后即可跳转至商旅平台预订交通出行。但经常还会存在临时行程调整情形需要通过系统操作，审批和后续报销确认的流程较复杂，遇到问题不能及时获得操作指导，答疑渠道不明确，员工体验不好。

3.2 原因分析

3.2.1 代订火车票服务流程受限

一是2023年以前A商旅公司对于火车票预订的手续费费用较高，手续费服务成本较大；二是火车票统一取票功能受限，由于火车票的打印由铁路局统管，自2024年1月起A商旅平台不提供火车票报销凭证的代取业务，需出行人在铁路局规定的时间内从火车站自行取票。因此，员工不愿意使用A商旅平台进行火车出行预订。

3.2.2 酒店资源缺乏集中统一管理

一是A商旅平台针对D公司的代订酒店服务的资源、优惠价格、个性化配置不到位。D公司未对常用酒店实行集中统一管理，各分支机构自行签订协议酒店，酒店资源未实现集团共享，酒店价格折扣存在多家机构不同的情形，因此，商旅平台可以提供的酒店资源不符合员工出行需求。二是A商旅平台未与D公司签订酒店托管协议。D公司员工仅能按照正常价格在商旅平台预订酒店，商旅平台提供的酒店预订价格优惠力度较小。

3.2.3 技术手段应用有限

目前所有核对流程均由人工完成，一方面核对流程烦琐。财务人员需要将系统推送的出差信息反馈至各部门确认，由于各机构商旅对账机制不明确，存在大量不及时反馈情形，直接影响结账时效。之后对系统差旅数据、对账单及实物票据三者逐条进行账实、账账核对，大量种类繁多的票据和庞大的数据信息需要耗费财务人员大量时间和精力。另一方面有悖于商旅平台建立初衷，使得财务部门因为结算方式的改变承担起更多的压力和责任，抑制了差旅管理水平的提高。

3.2.4 缺乏制度保障

一是未从制度上明确答疑渠道，员工遇到问题没有合适且及时的解决路径，各分支机构没有专人负责对接员工的商旅平台的使用；二是各部门商旅平台差旅管理的职责划分不明确，绝大部分工作由财务部门承担，但整个流程需要各部门尤其是综合部门及技术部门的配合，目前缺乏明确的职责划分，管理效率受到影响。

4 优化建议

4.1 引入商旅平台共享模式

单一供应商采买存在信息壁垒及技术瓶颈。A商旅平台的火车预订功能受限，存在明显缺陷。建议引入市场上其他TMC服务，以统一标准的接口链接各类供应商平台资源，一方面聚合多个供应商优势，解决A商旅平台火车票统一取票功能受限的问题，克服单一供应商的局限性；另一方面通过多家供应商酒店预订价格在同一界面展示，实现酒店比价预订，方便员工一站式选择，真正发挥商旅平台的优势，实现差旅管理升级。

4.2 发挥集团集采规模优势

一是将各机构已经自行签订的协议酒店纳入集团商旅资源统一管理，实现协议酒店资源公司全员共享，价格统一，并将协议酒店纳入商旅平台预订界面优先展示，切实为员工出行提供定制化酒店预订服务和必要的保障措施，提高员工出行满意度；二是通过对全集团员工差旅行为的大数据分析，针对各城市选择员工常住酒店及全国统一的连锁酒店，以规模化采购为条件，公司统一与酒店供应商进行谈判获取更多优惠价格，充分发挥集团企业的集采优势，实现差旅管理精细化，降低营运成本。

4.3 加大智能化技术手段支持

加大结算对账流程中的技术手段支持，加强OCR识别技术应用，实现非结构化图像信息向结构化信息的转变，引入RPA流程自动化技术，模拟人的作业，帮助财务人员处理重复、固定、烦琐的结算对账工作。首先利用RPA自动完成“各部门出差信息确认”工作，再通过OCR识别火车票、机票、住宿发票等实物票据信息，形成结构化数据后，由RPA进行账实、账账核对，财务人员仅需对异常数据进行沟通确认，以此实现差旅管理全流程智能化和自动化，释放财务人员的压力。

4.4 完善商旅平台服务机制

一是定期梳理商旅平台使用过程中各环节的问题，从制度上明确答疑渠道，并定期发布问题答疑手册；针对如行程修改需改签、退票等高频率问题优化系统流程，切实提升员工的商旅平台使用体验。二是从制度上明确差旅管理职责分工，由于差旅管理跨组织、跨流程、跨部门、跨系统，因此需要对业务部门8OetKaLfWEKNz4OCXcmueg==、技术部门、综合部门在整个流程中各环节的职责进行划分，明确反馈机制，以提升企业综合管理效益。

4.5 加强员工差旅行为培训和指导

一是定期对员工开展差旅行为培训，将差旅费管理要求作为固定培训项目。全面梳理差旅申请、预订、报销流程指导手册、差旅报销标准、特别注意事项、商旅平台操作手册及问题集锦、最新政策要求并定期更新解读，针对新员工和业务部门综合岗定期开展培训指导。二是宣贯商旅平台的优势和便捷性，让员工切实了解商旅平台差旅管理能为差旅出行提供的资源和服务，引导员工全面使用商旅平台，发挥商旅平台的作用，同时促进员工养成节约、合规的差旅习惯，从而保障商旅平台差旅管理模式的实施效果。

【参考文献】

【1】张巍.“财务共享+商旅平台”模式下X公司差旅费管理优化研究[D].成都：西南财经大学，2023.

【2】宋洪文.企业商旅平台应用分析[J].中国中小企业，2022（04）：189-191.

【3】梁国栋，孙添博，刘海跃.大型集团企业综合智慧商旅平台构建研究[J].商业会计，2022（09）：76-79.