数字化时代下施工企业物资管理的挑战与应对

【摘 要】在数字化时代背景下，施工企业物资采购管理面临诸多挑战，如信息交流障碍、数据孤岛问题、资源信息汇总困难以及采购招标流程的数字化技术应用等。这些挑战对企业的运营效率和成本控制提出了更高的要求。论文深入探讨了在现代信息技术支持下，施工企业如何优化物资采购管理流程，通过开发和优化供应商数据库、制定信息化物料方案、落实统一化管理、优化资源信息管理方案以及加强数字化技术应用等策略，以提高管理效率，降低成本，从而在竞争激烈的市场中保持企业的竞争力。

【关键词】施工企业；物资采购管理；数字化时代；信息技术；资源优化

【中图分类号】F274；F426 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2024）04-0126-03

1 引言

随着信息技术的快速发展，数字化转型已成为施工企业提升核心竞争力的关键途径。物资管理作为施工企业运营中的重要环节，其管理效率和成本控制直接关系到企业的经济效益和市场竞争力。然而，传统的物资管理模式在信息流通、数据集成和资源优化等方面存在显著短板，急需通过数字化技术进行革新。

2 企业物资管理中的数字化应用优势

在数字化时代，施工企业的物资管理面临着前所未有的挑战与机遇。数字化应用为施工企业提供了一套全面的解决方案，旨在优化物资采购、供应链管理以及库存控制等关键环节，从而提升整体的管理效率和减少成本。

第一，通过采用物资管理信息化系统，施工企业能够实现业务流程的集成，从根本上改变了以往物资管理中存在的信息孤岛问题。集成化的信息系统促进了不同部门间的数据共享与通讯，确保了信息的即时更新和准确性，极大地提高了决策的效率。此外，系统还支持跨部门的协作，使得项目管理、财务管理以及物流管理等不同功能间能够高效协同，加强了企业内部的整合能力。第二，数字化还使得施工企业能够对物资采购和供应链流程进行精准控制。通过引入先进的技术，如大数据分析和云计算，企业可以实时监控物资的需求、采购、运输以及存储情况，从而有效预测并优化库存水平，减少库存积压和浪费。信息化系统还支持标准化的物资管理流程，通过自动化的工具和模板，减少了手动操作的错误和不一致性，保障了流程的规范性和一致性。第三，数字化应用提高了施工企业对于风险的控制能力。通过集成化的信息系统，企业可以更好地追踪物资的流向，实时监控供应链中的潜在风险，并采取预防措施，从而降低了项目延误和成本超支的风险。信息化还支持对供应商的绩效进行评估，帮助企业选择更可靠的合作伙伴，进一步提升了供应链的稳定性和效率。第四，数字化应用促进了员工技能和素养的提升。随着信息系统的广泛应用，员工需要掌握相关的技术知识和操作技能，这不仅提高了员工的工作效率，也为个人职业发展开辟了新的道路。同时，通过系统化的培训和学习，员工的综合素质和专业能力得到了显著提升，更好地满足了施工企业对于高素质人才的需求。第五，数字化为施工企业带来了可持续发展的优势。随着技术的不断进步和更新，物资管理信息化系统提供了灵活的扩展性和适应性，能够及时响应市场变化和业务需求的演变，确保了企业在激烈的市场竞争中保持持续的竞争力。

因此，数字化在施工企业物资管理中的应用，通过提供集成化的业务流程、精准的供应链控制、有效的风险管理以及持续的技能提升等多方面优势，极大地提升了企业的管理效率和市场竞争力。

3 数字化时代下施工企业物资管理面临的挑战

3.1 沟通协作的数字障碍

尽管信息化建设旨在提升管理效率和减少成本，但实践中存在的信息不对等和技术应用不深入的问题，常常导致管理流程的低效和资源的浪费。施工企业在物资采购的初始阶段，出于对成本控制的考虑，往往会选择隐藏关键信息以避免供应商基于信息优势而提高价格。这种策略虽然短期内可能避免了成本上升，但长期来看，由于缺乏开放和透明的信息交流，往往导致采购决策偏离市场实际需求，引发额外的管理问题。

在物资管理的过程中，信息技术的应用往往呈现出一定的形式化倾向。例如，尽管ERP（企业资源计划）系统被广泛应用于物料管理，但在实际操作中，采购部门与财务部门之间的信息传递并没有完全数字化，仍旧依赖于传统的纸质文件，如纸质发票等，降低了信息处理的效率，未能充分利用信息技术带来的优势。ERP系统的应用也面临着更新升级和使用广度的问题。有的施工企业在部署ERP系统时，没有对系统进行定期的升级和维护，导致系统功能不能满足企业发展的需要。同时，ERP系统的应用权限通常限于仓储管理和财务管理，而对于采购和质检部门的支持较少，限制了整个物资管理流程的效率和效果。

3.2 数据孤岛与信息融合难题

尽管信息技术为物资管理提供了强大的支撑，但信息的分散与隔离却严重影响了供需之间的有效对接，导致资源配置效率低下，甚至影响到整个生产流程的顺畅进行。施工企业中生产部门和物流部门的分离，尽管各自承担着明确的职责，生产部门聚焦于原材料的需求，而物流部门则负责供应，但信息的不通畅和分离常常导致供应链上的多个环节出现问题。例如，信息不同步可能导致物资的过度采购，增加了采购成本，或者相反，由于缺乏及时准确的信息更新，导致库存不足，影响生产进度。供需双方提供的信息往往缺乏针对性和实时性，使得实际需求量与供应量之间的匹配面临困难，频繁出现物资积压或是一线部门物资不足的情况，这不仅影响了项目的正常进度，也造成了资源的浪费和效率的下降。

在物资进出库的信息化管理方面，虽然一些施工企业已经引入了ERP系统来记录和汇总物资信息，但在实际的管理操作中仍存在诸多不足。例如，进库信息的管理不到位，容易出现记录遗漏或失误等问题，这都会对后续的管理环节带来负面影响。同样，出库方面的信息化管理也不尽如人意，有些单位仅依靠提货单就能完成提货，但相关信息却未能及时反馈至ERP系统中，导致库存管理混乱，相关部门无法获得最新的库存信息。

3.3 综合资源信息管理的挑战

与其他行业相比，施工企业的物资管理需求具有其特殊性，尤其是在设备信息的及时更新和资源信息的整合方面，这些挑战不仅直接影响到与生产单位之间的协作，还可能导致资金和资源的显著浪费。施工项目通常需要涉及大量、多样化的设备和物资，其中同一种设备可能来自多个不同的供应商。信息整合不仅涉及设备的规格和性能参数，还包括供应商的可靠性、价格、供货周期等多方面信息。若设备信息未能及时更新或信息整合不到位，不仅会影响施工进度，还可能因为缺乏有效的比较和选择而导致成本增加。另外，物资采购管理系统的共享机制和可视化设计存在的不完善之处，也是施工企业面临的重要挑战。理想情况下，企业内部的各个部门应该能够全面地共享和访问资源信息，以支持跨部门的决策和协作。然而，现实中，许多企业的ERP系统在实施时，并未能实现这种程度的共享，部分关键信息的访问受限于特定部门或个人，影响了整体的运营效率和决策质量。

3.4 采购招标数字化技术应用问题

在数字化时代下，施工企业在采购招标环节尝试引入信息技术以提高效率和透明度，但实践中遇到了一系列的挑战。尽管信息技术的引入旨在简化和加速招标流程，提升决策的质量，但这一环节的数字化转型进程却面临着不少阻碍。首先，当前的采购招标流程在某种程度上仍旧依赖于传统的招标模式，即使引入了信息技术的元素，但其核心操作和决策过程依然大量依靠线下活动。这种现状主要是由于信息化管理手段并未深入招标的各个环节中，导致信息技术的潜力未能得到充分发挥，招标过程的效率和透明度提升有限。其次，在招投标信息和市场信息的整理方面，信息技术的应用也显得不足。在理想的信息化招标模式中，通过线上平台能够直接获取市场行情和参与竞标的企业信息，这对于确保招标的公平性和高效性至关重要。然而，由于仍然大量采用线下招标方式，相关供应商和企业的线上信息相对匮乏，这不仅影响了施工企业及时准确地了解市场和竞标者的情况，也增加了潜在的风险和不确定性。

4 数字化时代下施工企业物资管理的应对策略

4.1 开发、优化数据库

4.1.1 加强供应商数据库建设与管理

数字化时代下，施工企业面临如何确保与供应商之间信息交流的通畅性，并在众多供应商中选择那些最符合企业发展需求的合作伙伴的挑战。为解决这一挑战，施工企业应开发综合的供应商数据库，收录供应商的基本信息，包括其产品质量、交货周期、价格水平以及历史合作记录等多维度的数据。在数据库建设过程中，需要建立供应商准入制度，通过明确设定供应商准入的标准和条件，如质量认证、信誉评级和供应能力等，施工企业可以有效地筛选出符合要求的供应商，同时也为供应商提供了明确的合作指南和质量标准。进一步地，施工企业还需要定期对数据库中的供应商进行评估和更新。通过设定一套科学合理的评估体系和考核标准，企业可以对供应商的业绩进行量化评价，包括但不限于交货的及时性、产品质量、服务态度等方面。将这些评估结果纳入数据库，不仅可以帮助企业及时调整供应商策略，还能促进供应商之间的健康竞争，推动整个供应链的质量提升。

4.1.2 制定信息化物料方案

首先，企业需要强化采购工作流程的管理，确保ERP物料管理系统的合理应用。这意味着在物料计划制定阶段，企业应依托ERP系统的物料需求模块进行细致的需求分析，利用系统提供的数据资源制定出符合实际情况的物料采购计划。通过这样的做法，企业能够更准确地预测和规划物资需求，避免资源浪费和缺货的风险。其次，加强企业内部对ERP系统的应用至关重要。这不仅包括保证各部门及时上传更新物料信息，还涉及整个物料采购流程中的信息共享与协作。当部门之间能够高效地共享物料信息时，整个采购流程将变得更加透明和高效，有助于提升决策的质量和执行的速度。最后，对物料计划清单生成模块的信息化处理及相关的管理与审批流程进行加强，也是提升物资管理效率的关键。通过实现审批流程的自动化和信息化，企业不仅能够加快物料计划清单的生成和审批速度，还能够确保采购过程的准确性和合规性。例如，当设计部提出新的物资需求时，ERP系统能够自动进行库存核实，并根据库存现有量调整物料清单计划，从而确保采购方案的及时性和准确性。

4.2 落实统一化管理

在数字化时代下，施工企业要有效降低交易成本同时满足市场需求，实现物资管理的统一化管理，这要求企业深化采购管理中的数字化技术应用，解决信息分离的问题，通过一体化的管理手段保证供需之间的高效配合。

第一，企业需要加强资源规划的整合，利用大数据和物联网技术等先进信息技术，在生产、财务、供应链以及仓储等关键部门之间建立一个便捷的沟通和信息共享环境。这样可以确保物资采购问题的精准处理，实现从采购到使用的精细化管理，提高管理效率和减少资源浪费。

第二，施工企业应推动统一化管理的实施，通过搭建一体化信息平台，将各个部门紧密连接起来，实现信息的即时传递与协作。这种一体化的信息技术应用不仅提升了工作的联动性，还增强了决策的及时性和准确性。例如，在采购合同管理方面，通过应用一体化管理技术，可以直接将合同内容数字化，自动执行存货信息、价格、供应商信息及数量信息等方面的审核，从而提高合同管理的效率和透明度。

第三，对于进出库管理，构成物资采购管理的关键环节，施工企业需要强化信息化管理。入库环节，应确保质量、数量和种类等方面的检查满足标准后，及时将信息上传至ERP系统，并根据实际情况自动生成报检单。通过一体化技术，将这些信息及时传送到质检部门和供应商数据库之间，确保质检部门能够轻松查询到物资供应商的相关信息。

4.3 优化资源信息管理方案

针对物资采购过程的特殊性，施工企业需通过进一步的方案优化，确保信息共享的实现，从而避免复杂流程带来的管理困境。通过建立可视化管理模块，施工企业能够支持多部门之间的查询和信息共享，不仅要包括传统的采购和仓储部门，还应拓展至质检、设计等相关部门。可视化平台使得各部门能够实时了解物资的采购状态、库存状况、质量检验结果和设计需求，促进了跨部门之间的协作和综合控制。根据各部门的具体职能和需求，应进行差异化的权限设计，例如，设计部门可以拥有上传信息的权限，仓储管理部门具备出入库信息登记和修改的权限，而质检部门则被赋予检查权限。这样的权限划分既保障了信息管理的有序性，又保证了各部门能够高效地完成自身职责，同时实现信息的实时共享。在共享系统的建立与优化过程中，还需完善相关的管理制度，防止越界操作的发生，并确保系统的安全性和可靠性。

4.4 加强数字化技术应用

在数字化时代，施工企业在招标环节的管理上应加强数字化技术的应用，突破传统运行模式的限制，依托信息技术确保招标过程的公平性与公开性，从而有效提升采购管理的整体水平。首先，实施电子招标采购计划是提升招标效率的关键步骤。通过应用电子招标平台或与大型招投标平台合作，施工企业可以实现招标流程的自动化和信息化，这不仅大幅度提高了工作效率，还保证了招标信息的广泛传播和公平竞争。电子招标系统还支持在线查询和比较招标信息，为企业的综合调控与管理提供了强大的数据支持。其次，利用信息化系统和招标平台的数据分析功能，企业能够实时掌握当前的政策变化、市场波动以及物资价格的动态，从而有效地进行成本控制和市场监测。这种预测能力是控制采购成本、优化资源配置的关键，也是提升企业市场竞争力的重要手段。最后，施工企业还应注重技术的持续开发和软硬件设备的优化。定期进行软件的更新和杀毒操作，以及对硬件设备的检修，确保信息系统高效稳定运行。

5 结语

综合来看，施工企业物资管理工作内容繁多、流程烦琐，信息化技术的应用能够根据施工企业物资实际需求进行管理，保证优化流程，并保证各个环节运行质量。同时，应用大数据、物联网等技术实现数据信息、作业流程的共享，保证相关部门人员能够及时了解物资管理进度，根据报告信息进行订单跟踪，及时发现问题并纠正，有效降低成本，维护运营科学性。

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