高校财务网上预约报账系统的应用研究

摘要：随着信息技术的快速发展，高校财务工作也面临新的挑战和机遇。为了提高财务工作的效率，减少师生等待时间，高校开始引入网上预约报账系统。本文对高校财务网上预约报账系统的应用进行了研究，探讨了应用该系统的流程、优势、存在的问题以及系统应用的措施和注意事项。为了更好地应用网上预约报账系统，高校需要不断优化系统功能，通过不断完善和优化系统，相信能够更好地服务于高校师生，推动高校财务管理水平的不断提升。

关键词：高校；网上预约报账；应用；探究

中图分类号：F23文献标识码：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2024.15.060

0引言

随着高校规模的不断扩大和财务管理的日益复杂，传统的报账方式已经难以满足高校日益增长的资金结算需求，报账难成为许多高校面临的问题。为了提高报账效率和准确性，减少师生排队等待时间，高校开始探索引入网上预约报账系统。该系统通过信息技术手段，实现了报账流程的自动化、规范化，提高了报账效率和准确性，为高校财务管理带来了极大的便利。本文旨在探讨高校财务网上预约报账系统的流程、优势、问题及对策，以期为高校财务管理提供有益的参考。

1高校财务网上预约报账系统概述

高校财务网上预约报账系统是一种依托互联网和信息技术，实现报账流程自动化的财务报销系统。其设计旨在为高校师生提供更高效、便捷的报账服务。该系统的设计理念基于高校财务管理制度和流程，结合互联网技术，实现实时信息传递和处理。通过该系统，师生按照经济活动实际发生情况，分别填报业务类别和金额后，在线生成预约报销单，同时将教职工所填写的报账信息实时传递至财务处，再由财务处根据预约报销单上的信息进行后续账务处理。

2高校财务网上预约报账的流程分析

用户登录：用户通过学校网站或链接使用个人账号（如职工号）和预设密码进入网上报销系统，在系统中选择相应的报销单模板，如差旅费、材料费、会议费等。根据提示逐项填写基础信息、报销金额、业务类型和报销单信息、支付信息等。所有信息录入完毕后，点击提交完成填写。如果发现错误或遗漏，可以点击“返回”修改信息。

打印报销单：在填写完报销信息并核对无误后，用户需要打印报销单。用户在打印出的报销单上签名确认并注明日期，确保信息真实、准确。

附件上传：根据报账内容，用户需要整理、归类、粘贴和汇总原始单据并上传相关附件，如发票、合同等。

单据传递：用户将填写完整并签名确认的报销单及相关附件传递至财务部门。为了保证单据传递过程的安全性，财务部门可推出多种收单方式，如直接投递至财务部门、校园内设置多个投递点并由财务人员定时定点收单等。选择哪种方式需根据学校规模和财务人员配备情况而定。

财务审核与处理：财务部门在收到报销单后进行审核。审核通过后，财务人员会进行账务处理，并自动生成会计凭证。

查询与反馈：用户可以随时登录系统，查看报销单的审核状态，如“待审核”“审核中”或“已审核”。如果对报销过程有疑问或需要反馈，可以通过系统提供的联系方式与财务部门取得联系。

支付：财务部门通过网银支付系统根据业务需求将资金转入个人账户或对公账户，在完成后财务部门通过短信通知项目负责人或经办人员。

3高校财务网上预约报账系统的优势

3.1有效解决排队等待问题，显著提高报账效率

传统的高校财务报账模式中，由于报账人员众多，经常出现排队等待的情况，浪费了教职工的时间和精力，而且财务人员需要处理大量的纸质单据，工作量大且效率低下。而网上预约报账系统则可以打破时间和空间的限制，报账人员通过在线填写报账单、预约报账时间和打印报账凭条等功能，让师生可以随时随地提交报账申请，进行报账操作，并预约合适的时间到财务部门办理相关手续。不仅减少了排队等候的时间，避免了传统报账方式下由于时间冲突或错过审核时间而导致报账延误的情况，还大大提高了报账的便捷性和效率。

3.2规范财务管理流程，提高报账的规范性和准确性

教职工通过网上预约报账系统进行预约报账时，系统允许教职工将报销单据和电子发票上传到系统中，系统会自动将其转换成数据，避免对数据的二次录入，降低出错率，不仅减少了传统报账方式下由于信息不规范或分类错误而导致的管理混乱，还可以更加精细地进行预算管理，实时监控预算执行情况，及时发现和解决预算超支等问题，提高财务管理的规范性和准确性。此外，网上预约报账系统需要教职工按照系统规定的格式和要求填写相关信息，系统会自动对信息进行分类和整理，对数据进行分析和统计，提供准确的财务报表和分析工具，方便财务人员进行审核和归类，以便财务部门可以更好地监控和优化报账流程。学校各层领导也可以直观地了解学校财务状况，及时发现问题，为决策提供数据支持。

3.3提升用户体验，加强人员沟通交流

高校财务网上预约报账系统的使用涉及全校各部门各学院的教职员工，因此，良好的用户体验和沟通交流至关重要。通过系统公示报账规则、流程和进度，使相关部门和教职工能够及时了解情况，避免信息不对称带来的误解和矛盾。用户可以通过系统留言、在线咨询等方式与财务部门进行实时互动，及时解决问题和反馈意见。这有助于提高解决问题的效率，增强用户满意度，加强财务管理部门与用户之间的互动与沟通。系统还可以整合各部门资源，促进部门间的协作。例如，财务部门可以与资产管理部门、采购部门等建立联动机制，共同推进报账流程的顺利进行。

4高校财务网上预约报账系统存在的问题

4.1用户操作问题

部分高校网上预约报账系统的用户界面设计不够人性化，操作步骤较为繁琐，操作流程不够清晰，需要用户进行多个步骤才能完成报账，导致用户难以理解和操作，而系统又缺乏用户帮助和提示信息，使用户在遇到问题时无法得到及时帮助和指导。这可能会使用户感到不便，增加用户的工作量，因此用户在填写报账信息时可能会填写不准确或者出现错误，导致报账被退回或审核不通过，影响用户的报账进度，无法顺利完成报账流程。

4.2系统稳定性问题

首先，服务器、路由器、交换机等硬件设备的稳定性和存储设备的可靠性直接影响到系统的运行，硬件故障或性能瓶颈都可能导致系统运行缓慢或崩溃。其次，软件中可能存在一些未被发现的缺陷或漏洞，这些缺陷或漏洞可能会导致系统崩溃、数据丢失或被篡改等问题。例如，软件可能存在内存泄漏、缓冲区溢出等问题，这些问题可能会引发系统崩溃或数据损坏。再次，并发处理能力可能不足，高校财务网上预约报账系统需要同时处理大量用户的预约和报账请求，如果系统的并发处理能力不足，会导致系统性能下降，甚至出现宕机的情况。例如，在高校开学或放假等高峰期，用户预约和报账量可能会大量增加，如果系统的并发处理能力不足，可能会导致系统响应缓慢或崩溃。最后，数据库问题，数据库是预约报账系统的核心部分，由于预约报账涉及到敏感数据，如师生个人信息、财务信息等，如果数据库出现故障或数据丢失，将对整个系统的稳定性造成严重影响。例如，数据库可能会因为磁盘故障、电源故障等原因而出现数据损坏或数据丢失的情况。

4.3网上预约报账模式退单率偏高

传统报销模式的规定已经较为完善，而各高校对网络预约报销申请、审核等流程较为笼统，缺乏对相关细节的充分解释。这导致报销人在预约报销时无法得到准确的提示或参考，增加了退单的可能性。此外，报销资料不规范、不完整也可能导致网上预约报账模式退单率偏高，例如在网上报账系统内未上传发票图片、没有附件、图片错误、无差旅审批单或内容错误、非公务机票等。这些不规范的操作都可能导致退单。而退单率偏高是高校网上预约报账模式面临的重要问题。

4.4培训和推广问题

由于传统报销模式的影响，部分报账人员对于网上预约报账系统的接受度不高，认为这种新型的报销方式不够直观、便捷，甚至可能存在安全风险，导致其不愿意使用该系统。加之一些高校财务网上预约报账系统的功能尚不完善，存在操作繁琐、界面不友好、兼容性差等问题，在推广和培训财务网上预约报账系统时，缺乏足够的力度和措施，导致报账人员对系统的认知和了解不足，无法熟练掌握系统的使用方法和技巧，给报账人员带来不便，影响他们的使用体验和接受度。因此，财务部门需要在学校层面进行广泛的用户培训和推广。

4.5财务人员转型问题

高校财务网上预约报账系统的应用要求高校财务人员具备一定的数字化和智能化管理的知识和技能，需要财务人员进行转型升级。但实际操作中，一些高校财务人员由于各种原因，如预算限制、培训资源不足等，可能没有得到充分的培训和支持，导致他们对网上预约报账系统的使用不够熟练和准确。甚至在高校中传统的财务人员已经习惯了线下处理报销单的方式，对于网上预约报账系统这种新型的处理方式，他们会感到不适应或者抵触，这可能导致他们在使用网上预约报账系统时缺乏积极性和动力，从而影响工作效率。

5对高校财务网上预约报账系统应用的建议

5.1完善系统功能，提高其安全性与可操作性

高校在普及网上预约报账系统之前，应根据学校实际情况对系统内部功能进行优化。例如，可以增加智能审核模块，通过算法自动识别不合规的报账内容，提高审核效率。同时，对操作界面进行优化，使操作界面简洁明了，易于使用，并支持多种终端设备访问，如PC、手机、平板电脑等，以满足不同用户的需求。此外，还要对系统业务类型进行优化，开发出更加符合学校实际情况的预约报账模式，扩大网上预约报账系统覆盖范围。而且在应用网上预约报账系统时，系统要被实施严格的权限管理，确保不同用户只能访问其权限范围内的数据和功能，防止未经授权的用户访问系统。同时，系统技术人员必须要对数据加密与备份，确保系统的数据传输和存储安全，可以采用高级加密技术对敏感数据进行加密处理，并且定期对系统进行数据备份，防止数据丢失或损坏。此外，还要建立安全漏洞监测机制，定期对系统进行安全漏洞扫描，一旦发现安全漏洞，应立即进行修复，确保系统的安全性。

5.2完善报账相关的管理制度，认真落实新系统应用

为确保预约报账系统的顺利运行，高校应制定详细的财务报账制度和报账流程，包括报账前的准备、报账材料的提交、审核流程、款项支付等各个环节。明确报账所需的各类材料，如发票、合同、验收单等，并规定其格式和要求。明确用户权限、数据保护、操作规范等内容。确保每个环节都有明确的操作指南。在正式运行新系统前，进行系统的试运行，及时发现并解决存在的问题。建立有效的反馈机制，收集用户在使用预约报账系统过程中遇到的问题和建议。根据实际运行情况和反馈意见，持续优化系统功能和流程，提高报账效率和管理水平。设置多级审核机制，确保报账信息的真实性和准确性，明确各级审核人员的责任，防止出现管理漏洞。同时，针对可能出现的系统故障、数据泄露等突发情况，制定应急预案，确保报账工作的连续性和稳定性。在实际使用过程中，为了确保报账人员可以顺利完成报账工作，高校应组织全面的培训和推广活动。包括对所有相关人员进行系统培训和各种渠道宣传新系统的优势和应用方法，让他们熟悉新系统的功能和操作流程。同时，财务部门还可以将操作方法整理成册发放给教职工，鼓励师生积极使用新系统进行报账。

5.3提升财务人员的操作能力与和系统有关的专业知识

高校财务人员是网上预约报账系统的主要操作者，他们不仅需要具备过硬的财务管理知识，还需要掌握一定的信息系统操作知识。因此，应定期为财务人员提供与系统相关的培训课程，包括系统操作、数据处理、故障排除等方面的知识和技能。组织案例分析会，分享实际报账过程中遇到的典型问题及解决方案，提高财务人员的问题解决能力。同时，加强与其他相关部门（如信息技术部门）的合作与交流，促进信息共享和技术支持。通过与专业人员的合作，财务人员可以更深入地了解系统的工作原理和潜在问题，提高其专业素养。此外，还可以通过鼓励财务人员自主学习与财务及信息技术相关的知识，关注行业动态和发展趋势，提供学习资源和支持，帮助他们不断提升自己的专业能力，以适应不断变化的财务工作环境，进而更好地发挥网上预约报账系统。

6结语

综上所述，将财务网上预约报账系统应用在高校内部，可以解决传统报账方式存在的问题，提高报账效率和财务管理水平。通过互联网技术和信息化手段，该系统简化了报账流程、提高了报账效率、降低了财务管理成本，为高校财务管理带来了便利和效益。同时，在实施过程中应充分考虑实际使用场景和用户需求，不断优化和完善系统的功能和流程，提高高校财务管理的效率和水平。未来，随着互联网技术的不断发展，高校财务网上预约报账系统将继续发挥其优势和作用，为高校财务管理提供更加高效、便捷的服务，帮助高校财务早日完成“核算型”到“管理型”的过渡。

参考文献

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