“智慧法院”背景下档案信息化建设的发展方向与路径

摘 要：文章以“智慧法院”建设为背景，从基本概念、面临挑战、政策要求三大方面分析了法院档案信息化建设的发展背景，基于法院档案信息化建设具有助力提升审判质量与效率、倒逼审判工作流程规范化、提升诉讼档案服务社会的高效性与便捷性等多项意义，可以通过系统衔接、环境设施完善、资源挖掘、安全保障、多方联动五条路径，为智慧法院背景下档案信息化建设提供参考，以达到法院档案开发与利用的目的，助力法院业务开展与司法体系建设。

关键词：智慧法院；档案信息化；共享利用

2016年，“智慧法院”概念被提出，法院档案工作也迎来了与智慧法院建设的同频发展。在智慧法院建设大背景下，做好法院档案的数字化建设工作，一直是人民法院档案部门探索的重要方向。只有不断完善法院档案信息化管理基础设施建设，建立一支政治思想与业务素质都过硬的档案工作队伍，才能更好发挥档案管理的服务功能，服务于新时代人民群众的司法需求，助力智慧法院建设和人民法院档案工作提质增效。由此，本文基于“智慧法院”背景，对法院档案的信息化建设工作的发展背景与意义进行分析研讨，并提出五条发展路径，为推动法院档案信息化建设发展提供参考。

1 智慧法院背景下档案信息化建设的发展背景

1.1 基本概念

“智慧法院”是指人民法院依托大数据、人工智能等先进的信息技术而搭建起来的信息化、数字化法院管理形态，其目的是通过提升立案、审判、执行等环节的信息化、数字化水平，推进审判体系和审判能力现代化，切实把握服务大局、司法为民的工作主线。[1]

法院档案信息化是智慧法院建设的重要基础，囊括诉讼档案、文书档案、会计档案、财务档案在内的所有法院档案类型。法院档案信息化建设的任务包括：运用数字化手段建立起完备的档案资源数据库，完整收录已有及最新的档案资料并通过“智慧法院”平台及各类新技术、新手段实现档案信息资源的共享与利用。

1.2 面临挑战

随着公众法律意识增强，通过诉讼手段处理纠纷、维护自身权益的情况愈发常见，法院诉讼案件数量与日俱增，大量诉讼档案急需保存、保管，致使各级人民法院档案库房“胀库”严重，借卷、查卷工作量也随之剧增。

以建设智慧法院为主要内容的人民法院信息化工作有效缓解了这些矛盾。档案信息化建设的主旨一是鼓励无纸办公、诉讼工作过程直接形成电子文件；二是通过数字化手段将原为实体的纸质档案转化为电子档案，实现电子检索、网络阅卷、信息共享。这对保护档案原件、减轻库房工作压力产生直接效果，同时提高了档案查询速度，提升阅卷、摘抄笔录等工作效率，节约了法律文书制作与证据查找时间。

1.3 政策要求

2016年1月，时任最高人民法院院长、最高人民法院信息化建设工作领导小组组长周强首次提出建设立足于时代发展前沿的“智慧法院”；2021年，《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》明确提出，要“加强智慧法院建设”，将数字技术广泛应用于政府管理服务，推动政府治理流程再造和模式优化，不断提高决策科学性和服务效率。同年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，提到将信息化建设进一步融入数字中国建设，新一代信息技术在档案工作中的应用更为广泛，信息化与档案事业各项工作深度融合。2021年12月，国务院印发《“十四五”国家信息化规划》，要求全面深化智慧法院建设，推进完善互联网审判模式。这些法规政策的出台，为档案管理信息化和智慧法院建设提供了坚实的基础，确保未来各项建设任务有序推进。

2 智慧法院背景下档案信息化建设的意义

2.1 助力提升审判质量与效率

法院档案信息化建设助力智慧法院的建设与发展，旨在实现法院业务网上办理、工作流程依法公开、全方位智能服务，全面提升法院的机构组织、体系建设、工作运行和业务管理等多方面能力。从纸质实体到电子化、信息化，大量的数据汇集并得到充分、有效利用。法院档案信息化建设的目的既是资源活化，更将档案管理前置入业务流程，从而提高案件受理、审判、执行、监督等各环节信息化水平，推动执法司法信息公正、公开，由此，在加强案件数据管理的同时提升案件审判质量。

2.2 倒逼审判工作流程规范化

法院档案源于司法、用于司法。法院档案信息化不仅提升了档案管理的效率和水平，还对审判工作流程规范化产生了深远的影响，倒逼审判标准化流程再造，促进诉讼服务创新。具体来看，电子档案的标准化、规范化管理要求审判人员在案件处理过程中必须严格遵守法律程序，确保审判工作公正、公平和公开。同时，信息化系统还能够对审判流程进行实时监控和数据分析，为审判管理提供了科学依据，进一步优化了审判工作流程。

法院档案信息化建设是根据新时代发展需求更新现有体制机制，并将其补充完善，从而助力司法体系建设升级改造的重要工程。档案室作为法院档案信息资源管理部门，建立完整的电子档案信息资源库，有利于为“智慧法院”的档案信息资源互联互通打下坚实基础，进一步提高诉讼服务水平；有利于对法院档案进行科学管理、优化数据服务，推进智慧法院建设，增强法院数据管理能力。[2]

2.3 提升诉讼档案服务社会的高效性与便捷性

人民法院审判工作是社会公平正义的“最后一道防线”，是社会治理的重要方面，肩负着提高社会治理体系和治理能力现代化的重任，与政府的社会公共管理和政务服务有着密不可分的联系。通过法院档案的信息化建设，推进司法、政务数据共享，实现联动办理、一网通行，可实现政务服务水平的提升。电子化的政府公共服务为智慧法院与档案信息化建设提供了方向指引与参考路径。法院档案涉及内容与形式多种多样，但都因人而生、因案而存，都为公正的维护、社会的发展提供解决凭证或参考依据。一方面，法院档案的信息化建设能够进一步保障政务服务的需求满足与质量提升；另一方面，智慧法院的建立让流程更加简洁、思路更加清晰、过程更加透明。加之法院档案信息化建设与政务服务相联动并互为补充，由此法院档案的信息化建设能够助力行政执法单位执法业务水平的提升。

3 智慧法院背景下档案信息化建设的发展路径

在数字化时代背景下，法院档案高度数字化是智慧法院的重要组成部分。任何改革与创新并非一蹴而就，须经过全面、完整且可持续性创新的过程，做到依据形势动态更新计划。[3]法院档案的信息化建设，应打通由办案到归档的全过程管理环节，实现案件审理全过程数字化。其中，法院档案信息化建设工作应包含几个重要环节：形成电子卷宗，工作流程再造，卷宗“四性”（真实性、完整性、可用性、安全性）核验，档案信息开发利用，筑牢保密和安全底线，实现多方联动机制。最终实现法院档案全流程管理，通过构建法院档案资源数据，助力法院档案便捷利用，在筑牢安全防线的同时赋能法院工作新业态。

3.1 衔接法院档案管理系统与法院审判业务系统

从立案、生成案号开始，在案件审理过程中通过信息技术手段同步自动识别扫描相关材料，进行线上举证与质证；通过同步语音识别形成电子庭审记录，由当事人电子签名确认后自动归至指定目录；案件审结即可直接生成电子卷宗，自动归目、编目，一键归档。逐步实现由档案卷宗纸质、电子双套制并存转变为以电子档案为主的单套制管理模式。通过法院档案系统与法院审判业务系统相衔接，有效实现法院档案全流程管理。

3.2 完善档案信息化环境及设施设备

法院档案信息化水平高低的决定性因素来源于是否具备完善的档案信息化环境与设施设备。智慧法院建设以智慧库房建设为基础，将法院档案用科学的方法进行整理和保管，与系统联通后构筑一键查阅、一键拿取的智能平台，完善法院档案信息化的系统环境和设施设备，助力法院档案便捷利用。

（1）档案查询方法多样化

人民法院档案数字化建设的最终目的是要服务社会、服务人民，实现“数据多跑路，群众少跑腿”，充分依托“智慧法院”与法院档案数字化建设的成果，提供多样化的档案查询方法。尽快开放多种档案线上查询方式，使用网站、公众号、App、小程序等进行自助查档，实现人民群众足不出户也能完成电子档案查阅，大幅提升法院档案部门服务水平，充分发挥法院档案服务的社会效益，立足现实、为民服务。

（2）线下查阅“三合一”

在线下查阅方面，可在立案大厅设立档案查询窗口并配备自助查询设备，凭借当事人及其代理人有效身份证明进行卷宗材料自助查阅，并根据所需进行复制、下载、打印等，达成“三合一”的目的，即提升卷宗查阅速度、减少排队时长、减少人员接触。

（3）内部利用便捷化

在内部利用方面，法院档案的信息化建设能够避免卷宗流转过程中档案受到损坏，保证信息完整；承办上诉案件的法官也无须等待纸质卷宗送达，可直接在网络终端调阅原审案件电子卷宗了解案情，节约时间成本，从而提高案件审理效率；公检法等单位可直接通过线上移送电子卷宗查阅卷宗，减少档案卷宗流转时间，为法院实现无纸化办案提供有力支撑，大大减轻法官、书记员以及档案工作人员的工作负担。以数据为抓手、向数据要驱动、用数据来倒逼，让审判业务系统运行实现数据管理有依托、流程跟踪有主线、全网办案有抓手。[4]

3.3 利用大数据技术深度挖掘法院档案资源

法院档案是人民法院进行审判活动的真实记录，人民法院历年保管的海量档案是非常宝贵的财富。对法院档案进行深度挖掘，充分利用法院档案信息资源，才能使之更好地为人民服务、为审判工作服务。

（1）法院档案信息化资源库搭建

一方面，鼓励无纸办公、无纸办案，直接形成电子文件；另一方面，尽快完成对纸质卷宗的扫描及电子录入，形成电子卷宗，以供法院各部门查询及利用。

同时，建立完整的电子档案信息资源数据库，为“智慧法院”背景下档案信息资源的互联互通打下基础。转变法院档案服务模式，在单一信息供给、数据供给的基础上增加更多服务内容，推动法院档案管理从实体管理、数据保存向知识服务、知识管理的方向过渡。[5]

（2）法院档案资源开发利用

法院档案应在信息化建设基础上，依托区块链、大数据等技术和手段提高档案资源利用率。

第一，加强开发法院档案信息资源，使法院档案更加全面、系统、及时、准确。法院档案信息开发的实质就是将档案所承载的信息由静态转化为动态、由分散转为集中。[6]通过对法院档案内容信息的整理与再次组合，为法官审判工作提供大量依据和参考，系统根据法官需求及案件特征在数据库中自动匹配同人或同类案件，并推荐给法官作为案件审理参考依据，充分发挥法院档案服务于审判工作的重要作用。

第二，充分运用大数据技术，使用统计、情报学科方法将蕴含在法院档案中的重要数据摘录、挖掘与整合，对某一案件或特定规律进行归纳、阐释、利用。在完善司法建设、判例凭证参考、预防案件发生等多方面都能起到重要作用。

第三，可开放的法院档案信息资源应视为司法信息公开工作的一个窗口，分别提供给学术研究机构、政府机关、行政执法部门、企事业单位和社会公民，成为推动社会法治进步的强大动力和辅助执法决策的参考依据。

3.4 筑牢法院档案信息化安全防线

法院档案中存在大量涉及国家、个人及商业秘密的内容，因此在法院档案信息化建设工作中应格外重视各个环节的安全问题，尤其需要重视专用服务器的信息安全与网络安全防护、档案管理软件安全等问题。在提供查阅档案服务过程中，也要注意保护涉密信息安全；应加强对档案工作人员的保密培训，提高相关人员的业务能力和保密意识；严格把关电子档案访问控制，根据相关法律法规和政策要求，面对查阅人及其查阅需求，通过合法、合规的鉴别与审核之后开放对应权限；严控材料关，做到不能借阅的材料，坚决不外泄；通过外网传输档案信息更要注重做好防范病毒、黑客入侵等，确保信息资源在网络传输过程中的绝对安全。

3.5 多方联动共建法院档案资源平台

（1）构建联动公检法机关、纪检监察部门多机构平台

随着“智慧法院”建设不断推进，档案信息化建设工作中也发现了诸多不足之处，需要进一步开发完善。目前在档案管理软件上考虑了省内三级法院之间的互通，但是在实际工作中涉及跨省，以及与公安、检察院、纪委等单位的沟通，仍存在数据鸿沟、信息沟通不畅和信息系统各自为政的现象。法院档案在产生与使用时涉及多层次、多单位，机构之间职能共享交叉，故需要在系统设计上加以改善，提高信息资源的周转效率。因此，需要以公检法机关、纪检监察部门等为基础建立多机构联动机制，构建信息化法院档案资源库和信息化法院档案管理系统。

建立信息化法院档案资源库，可以进一步提高执法部门的服务水平。对于公检法、纪委等单位的查档需求，做到只需线上申请，就可以提前将对应案号的电子卷宗进行刻录，查档人随到随取，大大减少了查档的等待时间，提高了办案效率，同时还减少了卷宗复印工作，节约了纸张资源。此外，还可通过信息化法院档案管理系统实现与法官办案系统的线上对接。法官在案件审理过程中，需要查阅同人或同类案件卷宗时可直接通过智慧法院平台提出申请，在办公电脑上即可查阅到所需材料，为案件审理工作提供便利。

（2）联动构建法院档案的业务平台、管理平台和查询检索平台

法院档案信息化建设离不开平台建设，应建设集业务端、管理端、查询检索端和咨询服务于一体的法院档案信息化平台，并不断更新、补充、完善。法院档案业务平台负责转接各机构协同使用，为法院办案、纪检监察等事项提供助力。法院档案管理平台为后台管理端口，在系统更新、技术迭代时予以补充，并持续维护、更新。法院档案查询检索平台专为有查阅、检索档案需求的人员开放，从“内部透明”到“外部公开”，法院档案作为诉讼办案同步生成的“过程卷”，真实记录了每一个案件审判流程节点的相关重要信息，为提升审判流程的公开性、透明性，实现司法规范化、信息化建设提供助力。[7]

当然，开放之前需进行例行的信息化数据上传与开放审核认定标准流程，经过一系列安全保障手续之后对公众开放，为公众提供利用途径。业务端、管理端、查询检索端三者互为补充、互为助力，搭建起完善的法院档案信息化平台，助力法院档案可持续有效开发利用。

4 结 语

法院档案信息化建设有助于司法业务体系全面升级，化解社会高速发展中各级人民法院工作量剧增而带来的种种矛盾。智慧服务能力的建设是顺应时代发展的要求。[8]面向“智慧法院”建设的背景，可从五大方面全方位推动“智慧法院”发展。“智慧法院”背景下的档案信息化建设仍需多方配合、完善基础设施、提高信息化水平等多项工作统筹安排，并非一日之功。通过加强档案信息化建设，构建法院档案资源平台，创新法院档案开发利用方式等路径，将有效丰富法院档案内涵，延展法院档案利用空间，大幅提升司法体系发展程度。

作者贡献说明

裘实：选题设计、框架研究、论文写作与修改、定稿；吴珏：撰写初稿，与编辑部沟通并根据意见修改、完善论文。

注释与参考文献

[1]冷立新，张卫东，李海军.智慧法院背景下档案管理模式创新研究[J].北京档案，2020（3）：25-28.

[2]李丽洁.法院卷宗档案单套管理的实践现状与完善进路——以《机关档案管理规定》解读为评估视角[J].档案与建设，2021（7）：55-58.

[3]李丽洁.进程视角下法院诉讼档案单套制改革推进能力研究——基于上海市A区与B区的比较[J].浙江档案，2022（6）：63-65.

[4]高忠伟.上海法院：电子卷宗登场 解放司法生产力[J].中国档案，2022（5）：24-25.

[5]蔡珂.智慧法院视角下档案管理的创新[J].办公自动化，2023（6）：49-51.

[6]赵菊敏，裔越.新修订《档案法》视域下司法档案精准利用路径选择[J].浙江档案，2022（6）：59-62.

[7]郝乐.人民法院应用电子卷宗的理论基础、实践考察与制度完善[J].档案学研究，2022（2）：40-47.

[8]邢变变，鲁妍.基于KANO模型的综合档案馆智慧服务能力提升路径研究[J].兰台世界，2023（2）：32-36.

（责任编辑：邵澍赟 陈 骞）