疾病预防控制中心档案管理信息化建设路径

孙明焱

摘要：档案管理信息化是当前疾控中心管理工作的重点项目之一，管理档案信息化有助于优化档案管理的系统程度，落实档案信息的采集，加强档案管理的利用。基于此，本文对疾病预防控制中心档案管理信息化建设情况进行了分析，明确了档案管理的新路径，形成了更加完善的信息化建设标准，指出疾控中心逐步落实信息采集、信息管理和信息利用工作，可实现档案管理的优化与升级。

关键词：疾控中心；信息化；档案管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20241230

数字化技术的发展，大大推动了疾病预防控制中心（下文简称“疾控中心”）的数字管理进程，疾控中心作为疾病预防的重要机构，在疾病监测、预警、防控等方面扮演着极其重要的角色，通过应用数字化技术，可以满足防治、预测等管理需求。

一、信息化档案管理的概念及特点

信息化的档案管理就是利用信息化手段对原有的档案进行信息化操作，这是一种新的管理方式，其可解决传统档案管理中存在的诸多问题，进一步提升档案管理的效率和质量。信息化的档案管理可以使疾控中心的档案信息更加全面、准确、可靠，从而及时提供监测预警和防控数据。同时，可以减少采集、共享信息的时间和成本，提高档案管理的实效性和准确性，从而为疾控工作提供监督管理和指导。具体来说，疾控中心档案管理的信息化就是要通过数字信息技术对原有的档案信息进行数字升级，通过技术的研究和应用，加强档案管理的信息共享和信息协同能力，同时不断提高档案管理的水平，减轻工作人员的压力，提高疾控工作的质量和效率。同时，疾控中心也需要加强数据分析能力、数字应用能力、数字可视化建设能力，提高预警和监测水平。

从特点上来分析，档案管理的信息化是疾控中心对各类档案进行组织、管理、保护和重新利用的一个过程。在数字化时代，疾控中心必须掌握的现代化管理方法，这对于档案的信息传递效果、档案管理安全以及现代化水平都具有重要作用。目前，档案数据的信息化包括档案的采集、加工、存储、检索、保护、利用等多个环节，涉及网络的搭建、数据库的建设、数据的存储、数字化处理等一系列手段，是对传统档案的信息升级。

二、疾控中心档案信息化建设的成效分析

第一，档案管理信息化为疾病监测提供了规范性。疾控中心利用数字档案加强了对疾病的有效监测，利用数字化的手段，对某一个地区的流行病信息进行收集、整理分类和标准化处理，形成规范化的档案系统，便于不同地区对同一时段的流行病进行共享和互通，为疾病的科学防治提供数据支撑。同时，帮助公共卫生管理部门实现疾病的动态监测和有效跟踪，查找可疑人员，实现精细化管理，为公共卫生提供更加精准的决策依据。此外，这种信息化成果便于疾控中心制作数字化的电子病历档案，借助数字管理系统，让医疗机构可以在共享平台上查询相关数据，发挥数字档案的建设成效。

第二，档案管理的信息化大幅提升了疾控中心信息应用的安全性。伴随着技术手段的升级，信息泄露、信息篡改和信息不全已经成为影响疾控中心日常档案管理的重要因素。通过开展档案信息化建设，能够对数据进行全方位的安全保护。例如：应用区块链技术对数据的传输进行加密和解码，可防止数据的泄露和被恶意攻击，必要时还能够备份和恢复已经被恶意攻击的数据，进一步提高疾控中心档案信息化的完整性和可用性。

第三，档案管理的信息化大幅提升了疾控中心信息的整合水平，更有利于开展疾病的预警和监测。信息化后的档案能够有效整合在一起，方便疾控中心实时监测和预警，同时建立可视化的动态监测模型。例如：在对某一种传染病跟踪时，可以按照不同地区、不同年龄段、不同性别进行差异化的图表绘制，并建立数学预测模型，从而实现更加精准的疾病预测和预警。这种档案信息的数字化，也使得跨地区的监测和预警成为可能。各地区疾控中心进行数字共享，通过信息整合与交换，可以实现对某一种疾病的跨地区监测，更加精准、高效地进行防控。这种信息化管理的成果也更有助于了解患者的具体情况，从而为其制定精准的治疗方案，进一步建设更加高效的公共卫生体系。

三、进一步推进疾控中心档案管理信息化的路径

（一）加强档案管理认知，促进信息化建设

进一步发挥思想指挥棒的作用，只有从思想层面、文化层面构筑完善的体系和机制，才能够真正促使疾控中心强化档案管理的信息化建设，认识到数字信息档案技术的重要性，从而有效落实。

为此，疾控中心要组织相关培训和教育活动，向工作人员普及档案管理信息化的重要性和意义。可以邀请专业人士进行培训讲座，分享信息化档案管理的理论知识和实践经验，提升工作人员对信息化档案管理的认知水平。通过介绍其他地区或单位在档案管理信息化方面取得的成绩，激发工作人员的学习兴趣和动力。还可以组织学习交流会，邀请有成功经验的疾控中心代表分享经验做法，并讨论如何在自身工作中应用。

在顶层设计上，疾控中心需要制定和完善相关制度，明确档案管理信息化的目标、原则和具体要求。将信息化档案管理融入工作流程，使之成为日常工作的一部分。领导干部要发挥积极的带头作用，加强对档案管理信息化人员的重视，并转变工作模式和管理手段，将信息化工作落到实处。同时，多方面筹措资金，加强对数字档案信息硬件和软件设施的投入。还需要成立专门的团队负责档案管理信息化工作，团队成员可以来自不同岗位或部门，具备相关的专业知识和技能。专家团队负责研究、制定具体的实施方案，并提供技术支持和咨询服务，推动信息化档案管理工作的顺利进行。

在配套机制上，建立监测和评估机制，定期对信息化档案管理的进展和效果进行评估和反馈。根据评估结果，及时调整和改进工作策略，推动思想认知的深化，并将信息化建设成果和应用水平纳入人员的绩效评估和工作考核，进一步提升档案管理信息化建设的成效。

（二）全面优化、完善疾控档案管理体系

1.明确档案部门的工作职能

基于目前的法律法规体系，对疾控中心档案部门的工作职能进行详细调整，按照各地区疾控中心的实际情况，对档案内容进行精细的划分和归档，确保所有的岗位职责清晰、合理，便于档案工作人员开展工作，具体包括：建立档案收集和整理的标准和流程，确保档案的完整性和准确性；建立档案保管的规范和标准，制定档案存储的方法和措施，例如：使用特定的存储设备和技术，确保档案的长期保存和易于检索。建立档案检索和利用的机制和系统，以便快速、准确地提供所需的档案信息；根据需求提供档案的复制和传递服务，便于相关部门和个人的工作；根据档案的价值和用途进行评估，制定档案审查和鉴定的标准和程序，确保档案的合规性和安全性；了解和应用信息技术和软件，设计开发适合需要的档案管理系统，包括档案的数字化、在线检索和共享等功能。

总之，在疾控中心档案信息化建设的过程中，档案管理部门作为一个独立部门，需要明确工作职能，包括档案的收集和整理、保管和归档、检索和利用、审查和鉴定、档案管理系统的建设和维护等。通过合理组织和规范工作流程，提高档案管理工作的有效性和信息化水平。

2.提升疾控中心对规范档案管理的重视程度

通过各种渠道向工作人员普及档案管理的重要性和规范要求，可以通过组织培训班、定期开展宣讲活动，增加工作人员的档案管理意识。同时，制定详细的档案管理制度，包括档案的归档、整理、检索等方面的规定，明确责任人和流程。例如：指定一名领导分管、落实档案管理的各项工作，包括硬件设施的日常维护、经费的筹措、协助各科室推进档案管理的资料搜集和规范化等，确保档案管理工作的有序进行。

疾控中心应增加对档案管理的投入，包括提供必要的档案管理设备和软件、培训工作人员、提供足够的时间和资源等。基层疾控中心往往缺乏专门的档案管理人员，工作人员身兼数职，日常工作十分繁忙，为了提高档案信息化意识和档案信息化能力，需提高工作人员对档案管理的重视程度。这里的支持既包括组织文化支持，也包括物质支持，还包括必要的培训奖励和其他激励措施。

疾控中心还应建立健全档案管理的监督检查机制，定期进行检查和评估。对于不合格的地方，要及时整改，并采取相应的奖惩措施，引导工作人员重视档案管理工作。在评估过程中，可以组织一些成功的案例和实践经验，充分说明规范档案管理的好处和效果，激励工作人员广泛参与档案管理工作。但是，不论哪一种激励手段，都要重点抓落实，将评估的结果和信息化建设的成效，严格地与日后的工作融合，引导工作人员树立正确的档案管理意识，承担起自身的档案信息化职责，保障档案信息的完整性和安全性，不断加强自我学习和技术升级，确保在符合岗位工作需求的同时，提升档案信息化管理水平。

3.提高档案管理人员的信息化技能

对管理人员进行更加完善的信息化技能培训，包括扫描、文档识别、分类整理等内容，以提高档案数字化管理的效率和质量。同时，包括数据分析、人工智能、云计算等，使人员深入了解前沿技术，正确处理和保护敏感数据，防止信息的泄露和滥用。此外，培训人员应掌握如何在多个部门或机构之间共享和协同工作，以提高信息共享与协同管理的能力。

为了提高培训的实效，疾控中心应采取多元化的培训方法，尽可能结合管理人员的年龄、性别、兴趣爱好以及自身的知识水平和认知结构，选择适当的培训方式。邀请行业专家举办讲座，介绍最新的信息化技术和趋势。组织实际案例演练，让人员亲自操作实际情境，提高技能的应用能力。同时，构建在线学习平台，提供各种技术培训课程，让人员根据自身需求自主学习。此外，可建立各疾控中心间的档案管理交流平台，定期举办档案管理经验分享会、座谈会等，促进各地区之间的学习和借鉴。通过分享成功的案例和经验，提高疾控中心对档案管理的认知和重视程度。

最重要的是，将培训评估的结果整合在一起，合理衡量人员的工作水平，与其职位的晋升和工作绩效的考核充分结合。通过在线测试或考核作业，评估参训人员对培训内容的掌握情况。培训后，应发放问卷，了解培训效果和改进建议，并安排参训人员应用所学知识解决实际问题，评估其能力和实际应用效果。同时，定期跟踪参训人员的工作情况，了解持续其学习和提升情况。

（三）完善疾控中心档案管理的信息化工作流程

根据《归档范围和保管期限表》的相关内容，建立完善的预立卷制度，在汇总、积累、整理和归档各个环节都具备明确的岗位责任制。

在档案信息的搜集阶段，按照档案领取—任务分配—分类排序—页码编制—档案扫描的流程，对所有的档案信息进行数字化转换，并形成档案数字图像。管理人员应对获得的数字图像进行质检，录制单机模式和多机模式，完成数据采集和质量检验工作，并形成标准化结构的数据图谱，建设数据库生成案卷目录。同时，还要做好数据备份，避免数据的丢失和被其他内容覆盖，并完成卷内目录的绘制。最终，进行档案装订—档案装盒—档案归还，形成完整的工作流程。

此外，还需要确保档案管理工作的质量，不断提升归档率和完整率。在加强业务建设的同时，还要引入多种数字化的管理手段，实现档案检索、统计、数据对比、分析的高效化。

四、结语

综上所述，疾控中心需要高度重视档案管理的信息化工作，结合数字手段、智能化手段实现档案信息化的规范发展，深入挖掘档案的价值，建立完善的工作流程，并培训一批具有高素质、高技能、高水平的档案信息化管理人员。

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