大数据时代高校档案资源建设研究

文小琼

［收稿日期］2023-11-10

［摘 要］文章从大数据时代的视角出发，探讨高校档案资源建设，首先阐述大数据对高校档案资源建设的优势，其次分析大数据时代高校档案资源建设面临的难题，如档案数字化基础设施不健全、档案数字化服务功能薄弱以及缺乏合适的用人机制等，最后提出大数据时代高校档案信息资源建设的方向与路径，包括健全档案数字化基础设施、加强档案资源共享模式建设以及提高档案管理人员专业化水平。

［关键词］大数据；高校；档案资源；资源建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.10.061

［中图分类号］G271；G647［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2024）10-0-03

0     引 言

大数据技术的兴起为高校档案管理提供了新的机遇，通过大数据分析和处理，高校可以更高效地管理、利用档案信息。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出：到2025年，档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化取得实质性进展；大力推进“增量电子化”，促进各类电子文件应归尽归、电子档案应收尽收，市地级以上国家档案馆全部具备电子档案接收能力，电子档案在档案资源体系中占比明显提高。当前，各级档案部门正在主动融入数字经济、数字社会、数字政府建设，推动档案全面纳入国家大数据战略，在国家相关政策和重大举措中强化电子档案管理要求，实现对国家和社会具有长久保存价值的数据归口管理。基于此，高校也要加强档案资源建设，提高档案资源利用效率。

1     大数据对高校档案资源建设的优势

1.1   提高信息管理和检索效率

大数据技术能够处理和分析大规模、多样化的档案信息，实现档案资源的高效管理和检索。通过大数据分析算法，高校可以快速准确地定位需要的信息，提高档案检索的速度和准确性，从而更迅速地响应各类查询需求，提供更加便捷的服务。通过自动化的数据处理和分析工具，高校可以大幅提高整个档案管理的效率，包括档案的存储、检索、归档等环节，这有助于高校档案馆更迅速、准确地满足用户需求，提高服务水平［1］。

1.2   加强智能决策支持

大数据分析技术可以为高校提供更全面的档案信息图谱，揭示内在联系和规律。通过档案数据的深入挖掘，高校管理层可以作出更为明智的决策，优化资源配置，规划发展方向。大数据的智能决策支持功能能够为高校档案资源的战略规划和管理提供科学依据。大数据技术可以深度挖掘档案中有价值的信息，通过数据分析，揭示档案的潜在联系，这不仅有助于更好地呈现高校历史、发展轨迹，还能够为学术研究提供更多数据支持。

1.3   强化信息安全和合规保障

高校利用大数据平台可以加强电子档案的安全管理，实施严格的权限控制和数据加密，确保档案信息的机密性和完整性。同时，大数据技术也有助于高校遵循相关法规，提高档案管理的合规性。这对保障敏感信息不被非法获取具有重要的意义。大数据技术还可以提高档案信息的安全性和可信度。通过采用先进的加密技术和权限控制机制，高校可以确保档案信息在存储和传输过程中的安全性。此外，大数据技术也可用于确保档案的真实性和完整性，防范档案被窜改或丢失，这是档案资源建设的重要保障，尤其对于高校档案馆保存重要历史文献和文件具有重要的价值。

2     大数据时代高校档案资源建设面临的难题

2.1   档案数字化基础设施不健全

在数字化档案资源建设过程中，高校需要使用一些设备来支持数字档案扫描、储存、传输和管理，包括扫描仪、刻录机、数码照相机、投影仪等。高校在这些设备的配备方面存在不足，特别是在扫描仪等数字化设备的配备方面，导致高校数字化档案资源建设进度受到影响。缺乏足够的数字化设备，导致数字档案制作速度慢，且效率低下。数字化档案通常需要在不同地点之间传输，如果网络基础设施不健全，数据传输速度会变慢，数据丢失问题也会出现［2］。

2.2   档案服务功能薄弱

目前，我国高校档案网站一般只提供电子邮件服务、表格下载服务、少量的信息咨询服务及简单的信息检索服务，服务方式比较单一。第一，技术支撑不足。目前，高校缺乏先进的技术支持，如数字化工具、数据库系统、云计算等，导致档案资源建设低效、信息检索不便以及无法充分发挥档案数据的潜力。第二，服务功能薄弱。服务功能薄弱表现为信息检索困难、无法提供个性化服务、缺乏与其他系统的集成等。在大数据时代，档案应当成为高校学术研究、教学支持和决策制定的重要依托，如果服务功能薄弱，将影响档案的价值和应用广度。第三，信息安全和隐私保护不足。大数据时代，高校运营发展涉及大量敏感信息，包括个人身份信息、学术研究成果等。高校的档案系统如果缺乏足够的信息安全保障能力和隐私保护能力，会导致信息泄露、窜改、滥用等问题，严重影响高校声誉。信息安全不足也违反相关法律法规，带来法律责任和

风险。

2.3   缺乏合适的用人机制

高校档案资源建设过程中的用人机制存在明显不足，表现为专职工作人员少、整体水平参差不齐、专业知识水平偏低、业务更新意识较差等，导致档案人员难以满足新时代背景下高校档案信息资源建设要求。缺乏合适的用人机制还会导致人才流失、工作效率低下以及档案管理质量不稳定等问题。高校在电子档案资源建设方面还存在专职人员缺乏的问题。其中，少部分高校档案馆没有配备电子档案资源建设专职人员，大多数高校档案馆没有专人维护电子档案数据库安全，这表明高校缺少专业人员负责电子档案的开发、维护和安全管理，从而影响了电子档案资源建设工作的正常进行。另外，高校档案管理人员的考核机制存在不足，缺乏奖励和惩罚机制。

3     大数据时代高校档案信息资源建设的方向与路径

3.1   健全档案数字化基础设施

档案数字化基础设施能够实现档案信息化管理，加快档案管理进程，提高工作效率。数字化基础设施使得档案信息检索、存储、传递更为便捷，能节省大量人力和时间成本。数字化档案系统使得档案资源更易于访问和利用。师生可以通过网络获取所需信息，不再依赖传统的纸质档案，从而提高档案资源的利用效率，促进教学、科研和管理等方面的发展。基于此，高校要从多方面健全档案数字化基础设施。

第一，制定和完善相关规范与标准。制定数字化档案建设的规范和标准，包括数据格式、存储标准、安全标准等，这有助于确保不同高校采用的数字化档案系统和技术能够兼容，提高系统的互操作性，避免出现信息孤岛的问题，同时有助于确保数字化档案长期可持续利用。第二，强化资金支持和建设合理的硬件设施。高校要投入足够的资金来购置和维护先进的数字化档案管理系统、存储设备、网络设备等硬件基础设施，包括建设高效、安全的数据中心，确保数字化档案的存储、备份、检索等需求都能够得到充分满足。第三，编制档案数字化规划。高校应该编制长期的档案数字化规划，明确档案数字化的目标、范围、时间表和投资计划。规划应考虑到不同档案种类的数字化需求，确保数字化工作有序推进，以满足高校的实际需求。第四，高校在搭建档案管理系统时应确保系统具备安全可靠的数据存储和传输功能，同时要考虑用户友好性，以便档案管理人员的使用［3］。

3.2   加强档案资源共享模式建设

高校可以利用区块链技术加强档案资源共享模式建设。2018年5月，两院院士大会上将区块链技术、人工智能技术、量子通信技术、物联网技术、移动通信技术列为21世纪的新一代信息技术。2019年10月，区块链正式上升到国家战略高度。2020年4月，国家发展改革委首次将“区块链”列入新型基础设施的范围，明确其属于新基建的信息基础设施［4］。区块链技术是一种使用加密技术链接的分布式账本系统，能够按顺序追加组织共识确认的数据块，具有防篡改性，能够创建最终的、确定的和不可变的账本记录。区块链的基本技术特征包括将一段时间内发生的事务处理编组成区块，通过密码学摘 要方式按先后顺序连接成链，并将该链在参与节点间复制和共享，由网络系统集体维护。区块链的核心价值在于通过技术手段解决了“去信任”的问题，为高校电子档案资源的共建共享提供了防丢失、可追溯、确权等功能。高校可以借鉴我国政府的组织结构理解，将电子档案资源协同共享视为“条条”“块块”部门之间的关系。在此理解下，各高校档案馆可以视为“条”，具有业务指导关系，且存在电子档案资源共享的需求；而高校内的教务处、人事处等涉及档案生成移交的部门可以视为“块”。高校内各部门对高校档案馆（室）的节点互为公开节点，部门之间的节点为非公开节点，如图1所示。

3.3   提高档案管理人员的专业化水平

高校档案管理人员通过专业化培训和学习，能够更好地理解和掌握档案管理的理论知识与实践技能［5］，从而规范档案资源建设流程，提高建设效率。人员专业化水平的提高有助于确保档案资源建设工作符合相关法规和标准要求，减少操作失误，提高建设效率。随着数字化时代的到来，高校档案资源逐渐向数字化方向转变，具有较高专业化水平的档案管理人员能够更好地应对电子档案资源建设挑战，包括数据安全、信息检索和数字化档案系统维护等方面［6］。基于此，高校要着手提高档案管理人员的专业化水平。

第一，加强组织支持和资源保障。高校高层管理者应充分重视档案资源建设工作，为档案管理人员培养奠定基础，如投入一定的人才培养经费，并确保经费配备到位，还要为档案管理人员培养提供必要的设备和技术支持，充分保障人才培养工作落到实处［7］。第二，优化人才队伍，增强其内生动力。通过竞争上岗、考核激励等方式，调动现有工作人员的积极性。第三，实施人才战略，加强引才引智。高校应编制档案管理人才中长期发展规划，积极引进紧缺人才和高端人才。采取“引进来”和“走出去”相结合的策略，通过国内外人才交流、合作等方式，打造一支高水平的档案资源建设工作队伍，为高校档案资源建设提供人才

保障［8］。

4     结束语

在大数据时代，高校在档案资源建设过程中可以充分利用大数据技术实现信息管理和检索效率提高、智能决策支持加强、信息安全和合规保障强化等，实现档案资源的数字化、智能化和安全化建设。然而，高校档案资源建设过程中也面临诸多问题，如档案数字化基础设施不健全、服务功能薄弱以及缺乏合适的用人机制等。为了解决上述问题，我国高校应采取健全档案数字化基础设施、加强高校档案资源共享模式建设、提高档案管理人员专业化水平等措施，从而提高档案资源建设效率。通过这些努力，高校可以更好地顺应数字化时代的发展，提升档案管理的效能和水平。

主要参考文献

［1］赵彦.大数据时代高校档案资源体系建设的思考分析［J］.兰台内外，2023（22）：10-12.

［2］尹承龙.大数据时代下高校数字档案资源建设之路［J］.文化产业，2023（14）：124-126.

［3］何秀清.大数据战略背景下高校档案信息资源建设方向与路径探讨［J］.皖西学院学报，2022（2）：19-23.

［4］张悦.大数据时代下高校科技档案资源信息化建设研究

［J］.电子元器件与信息技术，2021（9）：18-20.

［5］王华清.大数据时代高校档案信息资源服务体系建设研究［J］.山东档案，2020（5）：54-56.

［6］王昶.大数据时代下高校基建档案资源信息化建设［J］.中国高新科技，2020（13）：44-45.

［7］张占武.高校档案信息资源共享在互联网环境下的有效建设研究［J］.浙江档案，2021（10）：57-59.

［8］季梦佳，王裕明，俞皓耀.大数据时代下高校数字档案资源建设新思考［J］.信息系统工程，2020（2）：19-20.