电子会计凭证在高校财务管理中的应用

孟聪 杨子漪

［收稿日期］2023-10-22

［作者简介］孟聪（1988— ），女，河北衡水人，硕士，会计师，主要研究方向：高校财务。

［摘 要］随着信息技术的发展，电子会计凭证在高校财务管理中的应用逐渐成为一种必然趋势。基于

此，文章首先阐述电子会计凭证的基本内容，然后分析高校财务管理的特点、存在的问题及需求，接着阐述电子会计凭证在高校财务管理中应用的价值，最后提出电子会计凭证在高校财务管理中应用的策略，以供参考。

［关键词］电子会计凭证；高校；财务管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.10.021

［中图分类号］F810.6；G647［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2024）10-00-03

0     引 言

在数字化时代，信息技术对各行各业产生了深远的影响。财务管理作为高校运营管理的核心环节，面临着数字化时代带来的挑战与机遇。电子会计凭证作为信息技术与财务管理结合的产物，逐渐成为提高财务管理效率和准确性的关键工具。高校应将电子会计凭证应用到高校财务管理中。

1     电子会计凭证概述

1.1   电子会计凭证的概念

电子会计凭证也称电子凭证或电子票据，是一种以电子形式存储和传输的会计记录。其通过数字化技术将传统的纸质凭证转化为电子数据，并利用计算机系统进行存储、处理和传输。电子会计凭证是信息技术在财务管理领域应用的产物，其改变了传统纸质凭证的使用方式，提高了财务管理效率和准确性。

1.2   电子会计凭证与传统会计凭证的比较

与传统纸质凭证相比，电子会计凭证具有许多优势：①电子会计凭证的存储和传输更为便捷。传统的纸质凭证需要占用大量的物理空间进行储存，而电子凭证则可以通过计算机系统进行存储和传输，大大节省了存储成本。②电子会计凭证的修改和复制更为方便。传统纸质凭证一旦形成，修改和复制都需要耗费大量的人力与时间，而电子凭证则可以通过计算机系统进行快速修改和复制。③电子会计凭证还具有防伪性能强、便于审计追踪等优点。

2     高校财务管理的特点、存在的问题及需求

2.1   高校财务管理的特点

高校财务管理有其独特的地方。高校财务管理涉及的经费种类繁多，包括教育事业经费、科研经费、基本建设经费等，每种经费都有其特定的使用要求和管理规范。高校财务管理需要处理大量的经济业务，包括学生收费、教职工工资发放、学校物资采购等，需要高效、准确地完成各项任务。高校财务管理还需要满足学校管理层、教职工、学生等不同利益相关者的信息需求，提供透明、准确的财务信息。

2.2   高校财务管理存在的问题

当前，高校财务管理面临着许多问题和挑战。传统纸质凭证的管理方式效率低下，容易造成凭证丢失，增加了财务管理的难度。高校财务信息的透明度和规范性不足，容易引起利益相关者的怀疑和不满。

2.3   高校财务管理的需求

面对问题和挑战，高校财务管理需要顺应信息化发展趋势，加强信息化建设。高校财务管理需要建立完善的电子凭证管理系统，实现凭证的电子化存储、处理和传输，提高财务管理效率。高校财务管理还需要加强财务信息系统的建设，提高财务信息的透明度和规范性，满足利益相关者的信息需求。随着教育经费的不断增加，高校财务管理需要更加严格地规范内部控制制度，加强内部控制信息化建设，实现业务流程的自动化处理，防止财务风险发生［1］。

3     电子会计凭证在高校财务管理中应用的价值

3.1   提高财务管理效率与准确性

电子会计凭证在提高财务管理效率与准确性方面发挥着重要作用。利用计算机系统进行电子会计凭证的存储、处理和传输，不仅能大大简化传统纸质凭证的处理流程，还能减少人工干预和操作失误。

①电子会计凭证的录入、审核和归档等操作变得更为简便。利用电子会计凭证，财务管理人员可以借助计算机系统的自动化处理能力，更加高效地完成凭证处理工作，避免传统纸质凭证处理中耗时、烦琐的步骤。这大大提高了财务管理的效率，减少了人力资源的浪费。②电子会计凭证的自动化处理优势也显著提高了财务数据的准确性。财务管理人员可以利用计算机系统自动完成电子会计凭证数据的录入、核对和纠错等任务，避免人工操作中常见的错误和疏漏。这不仅有助于提高财务数据的准确性，还有助于保障财务信息的及时性。③电子会计凭证的应用还简化了财务流程，进一步提高了工作效率。传统纸质凭证处理过程中，需要经过多个环节和部门之间的传递与审批，流程复杂且耗时。而电子会计凭证可以实现实时传输和处理，简化了流程，缩短了处理时间，提高了工作效率。

3.2   优化预算管理流程，提升预算管理水平

电子会计凭证在优化预算管理流程和提升预算管理水平方面发挥了关键作用。通过电子凭证管理系统，高校可以实现对预算的自动控制和实时监控，进一步规范管理流程，提高预算管理水平［2］。

①电子会计凭证的应用简化了预算编制和调整的流程。通过电子凭证管理系统，高校可以自动控制预算的执行情况，更加精确地掌握经费的使用情况，及时发现超支或预算不足的情况。这有助于避免传统预算编制与调整中烦琐的手工操作和审批流程，提高预算管理的效率。②电子会计凭证的实时性有助于加强对预算执行的监控。通过电子会计凭证，高校可以对经费使用情况进行实时监控，及时发现异常情况并进行处理，确保经费按照预算使用。这有助于避免传统监控方式中可能出现的疏漏，提高预算执行的规范性和透明度。③电子会计凭证的应用还能提高预算调整和追加的灵活性。在传统财务管理中，预算调整和追加需要经过复杂的审批流程。而通过电子凭证管理系统，高校可以快速、准确地处理预算调整和追加的申请，提高预算管理的灵活性。这有助于应对突发情况或临时需求，确保高校各项工作顺利进行。

3.3   加强资金监控，保障资金安全

保障资金安全是高校财务管理的核心任务之一。电子会计凭证的应用能加强对资金的实时监控，有效保障资金安全［3］。

①电子凭证管理系统具备强大的数据分析和处理能力，可以实时监控资金的流入与流出情况。财务管理人员通过电子凭证管理系统可以实现对资金交易数据的自动采集和分析，以及时掌握资金动态，发现异常情况并采取相应措施。这有助于避免传统人工监控中可能出现的遗漏，提高资金监控的及时性和准确性。②电子会计凭证的防伪性能强，能有效防止出现假冒伪造等行为。高校应用电子会计凭证时需要采用数字加密和数字签名等技术，确保凭证的真实性和合法性。电子凭证管理系统还具备对凭证的自动比对和识别功能，能够快速发现伪造或窜改的凭证，保障资金安全。③电子会计凭证的应用还有助于简化审计和监督流程。通过电子凭证管理系统自动记录和存储凭证信息，审计人员可以方便地获取完整的交易记录和数据，进行实时或事后审计。这有助于及时发现和纠正违规行为，强化对资金使用的监督和管理。

3.4   促进决策制定，推动财务管理数字化转型

在数字化转型趋势的推动下，高校财务管理面临着转型需求。电子会计凭证的应用为财务管理数字化转型提供了重要的推动力。

①电子凭证管理系统实现了财务管理与信息技术的深度融合。通过系统对电子会计凭证进行存储、处理和传输，财务管理人员可以更加便捷地进行数据处理和分析。这不仅有助于提高财务管理效率，还能促进财务管理与信息技术的协同发展，加速财务管理的信息化进程。②电子会计凭证的应用能为高校管理层提供更加全面和准确的财务信息。通过应用电子会计凭证，高校可以自动采集和处理凭证数据，获得实时的财务数据和信息，为决策提供有力支持。这有助于提高决策的科学性和准确性，促进学校长期发展。③电子会计凭证的应用还有助于推动高校财务管理的数字化转型。数字化转型不仅仅是技术上的革新，更是管理模式和服务模式的转变。通过电子凭证管理系统，高校可以构建数字化财务管理平台，实现财务数据的共享和集成，优化财务管理流程，提高服务水平。这有助于提升高校的整体运营效率和管理能力，更好地满足数字化时代的需求。

4     电子会计凭证在高校财务管理中应用的策略

4.1   完善政策支持体系

为了保障电子会计凭证应用的合法性和规范性，高校需要完善相关政策支持体系。高校应积极与政府部门加强沟通和合作，制定符合国家法律法规的电子会计凭证管理制度，明确电子会计凭证的合法地位和使用范围。高校应争取政府政策的支持，如税收优惠、财政补贴等，为电子会计凭证的应用创造良好的政策环境。

4.2   加强信息基础设施建设

电子会计凭证的应用离不开强大的信息基础设施的支持。为了确保电子会计凭证的顺利应用，高校需要加强信息基础设施建设，为电子会计凭证的存储、处理和传输提供必要的保障。

①高校应配备高性能计算机。电子会计凭证的处理需要高效、稳定的计算机作支持。通过采用高性能计算机，高校可以确保电子会计凭证处理的速度和准确性，满足财务管理的需求。②高校应配备大容量存储设备。电子会计凭证需要足够的存储空间。高校应选择可靠的大容量存储设备，确保电子会计凭证安全存储和长期保存。③高校还应建立稳定安全的网络环境。电子会计凭证的传输和处理需要依靠安全可靠的网络环境［4］。高校应加强网络安全防护，确保网络传输的安全性和保密性。高校还应保证网络的稳定性和高可用性，避免因网络故障导致数据丢失或处理延迟。④高校应建立完善的财务信息系统。财务信息系统是电子会计凭证管理的核心平台，应具备强大的数据处理和分析功能。高校应整合电子凭证管理系统与其他财务管理系统，实现数据共享和流程对接。通过财务信息系统，高校可以实现对电子会计凭证的集中管理，提高财务管理效率，确保数据的准确性和一致性。

4.3   加强对财务人员的培训

电子会计凭证的应用对财务人员的素质提出了更高的要求。高校应加强对财务人员的培训和教育，提高他们对电子会计凭证的认识和应用能力。高校还应建立完善的培训机制，定期开展与电子会计凭证相关的培训课程和实践操作，确保财务人员能够熟练掌握电子会计凭证的处理技能。

4.4   加强安全防护和保密管理

随着电子会计凭证的广泛应用，其安全与保密问题日益凸显。为了确保电子会计凭证的安全性与保密性，高校应采取一系列有效的措施来加强安全防护和保密管理。

①高校应加强网络安全防护。网络安全是保障电子会计凭证安全的重要屏障。高校应采用先进的防火墙技术、入侵检测系统和病毒防护系统等手段，防范外部网络攻击和病毒侵害。高校还应定期进行网络安全检查和漏洞扫描，及时发现和修复潜在的安全漏洞。②高校应设置严格的访问权限控制机制。访问权限控制是防止未经授权的访问和操作的重要手段。高校应对电子凭证管理系统实施严格的身份认证和权限管理措施，确保只有经过授权的人员才能访问和操作电子会计凭证。高校还应实施多层次的权限控制手段，根据不同人员的职责和工作需要，分配相应的访问和操作权限，防止数据被修改或泄露。③高校还应采用加密技术来保护电子会计凭证的安全。加密技术可以对电子会计凭证进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的机密性和完整性。高校应采用符合国家标准的加密算法和安全协议，对电子会计凭证进行加密存储和传输，保证数据的安全性［5］。

4.5   建立有效的电子会计凭证管理制度

建立有效的电子会计凭证管理制度是应用电子会计凭证的关键措施。高校应制定详细的电子会计凭证管理制度，明确电子会计凭证的生成、审核、归档和保管要求，规范电子会计凭证的使用流程。高校还应建立完善的监督机制，对电子会计凭证的处理过程进行实时监控，确保制度有效执行。通过有效的管理制度，高校可以确保电子会计凭证合法、合规、安全地应用于财务管理中。

5     结束语

电子会计凭证在高校财务管理中具有较大的应用价值，可以提高财务管理效率、准确性、规范性和透明度。为了有效应用电子会计凭证，高校应采取一系列策略，包括完善政策支持体系、加强信息基础设施建设、加强对财务人员的培训、加强安全防护和保密管理，以及建立有效的电子会计凭证管理制度。通过这些策略的实施，高校可以更好地应用电子会计凭证，满足现代财务管理的需求，提高财务管理水平，为学校的可持续发展提供有力支持。

主要参考文献

［1］何嘉辉.学校电子会计凭证内部控制研究［J］.新会计，2023（7）：57-59.

［2］吴金英.会计信息中的电子凭证技术分析［J］.集成电路应用，2023（12）：374-376.

［3］郝正阳.电子凭证会计数据标准化研究［J］.会计师，2023（17）：20-22.

［4］王丽媛，陈淑眉，张涟琼，等.高校电子会计凭证系统建设现状研究：以HZNU大学数字影像化档案为例［J］.财经界，2023（16）：153-155.

［5］王雨濛.高校凭证电子化利用中遇到的问题及优化方向探究［J］.商业经济，2022（5）：194-196.