工作包核算在企业科研经费管理的应用及保障措施

王晓芳

摘 要 目前企业的科研项目经费管理仍趋于粗放，在科研经费投入规模不断扩大、客户要求“高质量、低成本”的环境下，企业必须改变思路，在成本管理方面下足工夫，在过程中严格控制并细化管理科研项目成本，而工作包核算管理作为一种管理工具，可满足这一要求。本文通过阐述企业科研经费管理现状和详细展示工作包核算管理的内容，突出了工作包核算管理的必要性，并就如何利用好工作包核算管理提出了保障措施，从而保证工作包核算管理的顺利进行，为相关管理者提供了可行的管理方案。

关键词 工作包核算；经费管理；保障措施

DOI： 10.19840/j.cnki.FA.2024.03.012

工作包核算管理是一种逐步从传统管理向现代管理转变的工作思路，其核心是以工作包为基本单位进行管理，以过程管控成本、提高效率为目标，致力于提升管理的有效性。工作包核算方法在科研经费管理中的应用得到了国内外广泛关注。随着现代企业对效益管理和成本管理的不断深入，工作包核算管理的必要性也逐渐被越来越多的企业所认可。首先，工作包核算管理要求企业必须控制内部成本，减少企业资金占用；其次，通过拆分繁琐的生产流程，把大块工作分割成为若干独立的任务进行管理，大大提高生产效率；最后，通过工作包的拆分与分配，使企业内部各部门之间协调配合，形成合力，提高生产效率，提升企业核心竞争力，对企业的经济效益和社会效益产生重大影响。企业需要提供哪些资源来保障工作包核算管理的顺利进行，已成为必要的课题。

一、企业科研经费管理背景及现状

科研经费管理是指对科研经费及其使用进行计划、组织、实施、监督和评估的管理活动。随着竞争择优的常态化，行业相对封闭的格局已被打破，企业面临着更多的竞争和挑战[1]。在科研经费范围和规模不断扩大、客户的“高质量、低成本”、经费管理全过程增加合规性管理、财务和业务更加具体化的融合等高要求环境下，在之前特定环境下形成的粗放型的科研经费管理已难以适应企业科研和生产发展的要求[2]。造成这一现状的主要原因如下：

（一）成本管理意识薄弱

企业科研项目负责人管理经费意识不足，缺乏对经费的全面掌握和分配能力。以质量、技术、进度为唯一要务的模式管理，忽略了过程成本管控，项目研制过程中不分析成本与项目进度的匹配度，项目完成决算后才知道项目的盈亏。

（二）缺少过程管控体系

当前企业科研项目已是合同管理制，合同成为客户和承研企业双方对话的主要工具。项目成本可参考的依据只有研制合同中的概算，过程中不强制要求做年度预算、分项目预算，缺乏节点控制，没有建立项目经费分解结构（CBS），无法对应任务编制有效的经费预算，预算和任务“两张皮”，进而导致整个项目不能得到有效地控制[3]。项目成本过程中易形成垫支、研制结束后形成超支、占用企业资金等不良结果，到底是哪项研制任务和产品造成经费超支无从查起。

（三）信息化程度不完善

因目前很多企业电子成本信息普及率不高，信息化程度不够，科研项目研制前的概算和预算，研制中的核算和研制后的决算不在同一个信息平台，庞大的数据量，需要投入大量人力资源进行过程监督与控制，成本过程管控的质量得不到保证。

在此形势下，为了适应项目成本精细化管理要求，同时对接科研项目经费预算，加快推进科研成本的预算管控，工作包核算的应用对于科研经费管理具有重要作用。

二、工作包核算管理的内容

（一）工作包的定义

工作包是指在整个科研项目中划分出来的一项独立工作单元，通常由若干个具有相同或相关技术特征的工作任务组成，是工作分解结构（WBS）的最底层元素，是最小的“可交付成果”，这些可交付成果很容易识别出完成它的活动、成本、组织以及资源信息。工作包核算管理可以通过对工作包的分析、监控和控制，实现对项目进度、质量和成本等方面的有效管理和控制[5]。

（二）工作包核算的主要过程

1. 工作包预算

将立项批复的研制任务指标通过WBS计划分解到各个研制阶段、年度和部件的各项工作中，应赋予各项分解工作不同的工作包令号（派工号），同时开展目标价格控制和设计工作。

根据项目年度工作计划和项目经费管理执行基线，对年度各工作包进行细化分解，对材料费、外协费、专用费、工时费等进行逐项论证（见表1），通过跨部门团队合作，将研制经费归集到项目的不同工作内容和层次中，完成基于WBS任务安排下的CBS。各年度预算在不超过研制阶段总预算的情况下可进行年度间调剂。

2. 工作包核算与管理

根据各工作包令号（派工号）归集、核算工作包成本，定期结合年度预算将工作包核算成本数据进行分析，及时发现问题并纠正。对研制任务、技术状态发生较大变化，从而造成科研项目工作包与原预算有较大偏差的，查明原因，及时调整预算，对可能造成超支的工作包事项，及时预警，制定解决措施。

3. 工作包决算

年度或研制任务结束后，将项目各工作包令号（派工号）对应成本与概算及预算进行对比分析，按实际研制任务工作包进行匹配，形成决算报告。建立项目数据库，并对目标价格提供更好的数据支撑。

（三）工作包的作用

工作包作为工作内容的拆分单位，对项目过程管控有重要的意义。首先，它有利于明确工作的范围和目标，从而保证工作的完成度和质量。其次，通过工作包的拆分，可以更好地评估和分配资源，有效控制成本和进度。此外，工作包可以便于任务的分配和管理，避免重复或遗漏。

同时，在科研经费管理中，工作包也起了非常重要的作用。其一，可以明确每个工作包的成本，看到每个工作包所涉及的费用项，更具体地了解到科研项目的经费分配情况，有利于预算的制定。其二，可以对比不同工作包的成本和收益，找到影响成本的主要因素，为管理者提供有效的决策支持和管理思路，以此实现科研经费的优化分配。其三，可以根据每个工作包的成本情况，为科研人员提供明确的任务目标，以便更好地完成任务，过程中及时发现并解决问题[6]。

另外，科研阶段有效的工作包核算管理，对企业批产阶段的目标价格分解、对比、调整以及基于目标成本的成本管控也提供了数据基础。

如图1所示，A飞机科研项目包含样机、部件、试验件、外场试验等研制内容，以A项目为核算单元，项目成本管理就比较粗放，主机单位在部件级而不是零件级设置工作包核算，既满足了精细化管理，又不至于太过繁杂，增加核算和管理的工作量，如果配套研制单位的任务是某一个部件，可再进一步细化设置工作包核算。

三、工作包核算管理的保障措施

采用工作包核算可满足科研项目精细化管理要求，但企业也需提供必要的保障措施，如组织保障、制度保障、人员保障、信息技术保障等来推进这一管理工具的实施。

（一）组织保障

组织保障是确保工作包核算管理有效实施的重要环节。在组织保障中，企业需建立完善的组织管理体系，确保工作包核算管理得到有效实施。

首先，明确工作包核算管理的组织结构和责任分工，明确各部门之间的沟通协作机制。工作包核算的执行与推进至少应该包括技术、财务、项目管理等部门的专业人员，可建立以产品为载体的全寿命周期、全产业链成本管控的“单位+项目双轮驱动”的成本管理模式，强调部门职责，也强化项目管理，建立部门和项目之间的沟通协作机制。

其次，应建立和制定有效的绩效评价、奖励机制。绩效评价机制是牵引企业构建和完善工作包体系的重要抓手，企业应制定工作包核算工作绩效评价指标体系，以评价促实施。企业可依托工作包实行目标绩效管理，将工作包与绩效考核显性挂钩，制定全周期科研活动量评估标准，明确工作任务定额，推行人工成本精细化管理，实现科研人工成本配发工作量。

（二）制度保障

制度保障是保障工作包核算管理运行有效性的关键因素，必须加强重视，以实现制度化、规范化的管理目标。其实质是对设计好的管理流程进行标准化、规范化的认可，更是对利益相关方民主参与的有益补充。

企业应按照目标明确、重点突出、权责清晰、规范管理、追踪问效的原则，以提升支撑服务项目精细化管理为导向，以有效对接科研项目预算、加强科研成本预算管控为总体目标，制定完善的制度。

制度保障主要体现在三个方面：明确的工作包核算管理制度；健全的制度纪律；有效的监督制度。

在明确的管理制度方面，要确保制度的科学性、实用性和有效性，定期修订完善，以适应不断变化的企业环境。此外，工作包核算管理制度实施后，需要通过实时认可、监督和评价程序，充分发挥制度的威力和效果，并对违反制度的行为及时处理。健全的制度纪律是制度运行中的基础要求，无论是对工作人员还是利益相关方，在工作包核算管理中不能存在厚此薄彼的情况，对纪律性要求既要严格又要公正。有效的监督机制是制度运行的“后盾”，其主要任务是对制度和纪律的执行情况进行监控、抽查和反馈，确保制度运行不断完善和执行力度有效提升。

（三）人员保障

只有合理分配人力资源，注重人员培训和技能提升，才能确保工作包核算管理的实施效果达到预期目标。

在实施工作包核算管理过程中，需要涉及很多不同层次和不同专业背景的人员，如项目总师、项目总会计师、项目经理、工程师、技术人员、职能部门人员等。如何合理利用人力资源，提高人员工作效率，是工作包核算管理的一个关键所在。

首先，应严格遵守相关法律法规和职业道德规范。只有先提高合法、合规意识，提高工作人员的积极性和责任感，才能让工作包核算管理的实施过程合法、合规、高效。

其次，应该根据工作包任务的不同特点，明确不同人员的职责、权限和任务量。对于高熟练度的技术人员，可以予以更多的自主权和决策权，让其在工作包核算管理的实施过程中发挥更大的作用；对于职能部门人员，可以制定详细的执行标准和流程规范，提高工作效率和准确度。

最后，应该加强人员培训和技能提升。通过不断的员工培训，提高员工的工作技能，增强团队的整体作用。特别是在新技术和新方法的应用上，应该注重技能转移和共享，有效避免因人员信息不对称而导致的许多问题，提高工作包核算管理的实施效果。

在当前业财融合的大背景下，工作包项目管理要求财务人员不仅需要完成成本核算、决算等日常工作，还要开展定期与不定期的成本分析、风险预警等工作；技术人员不仅需要了解技术，还需要判断研制技术执行过程中的经济性；项目管理人员既要充分了解技术、进度、指令，同时也要了解与经费的资源匹配情况。作为工作包核算管理过程中的人员，需利用各自专业技术，吸收其他专业技能，打破专业壁垒，共享信息，培养更多具有综合素质的人才来推动工作包核算管理。

企业在工作包核算管理推进过程中，可采取部门人员进项目，项目人员到部门的双向轮岗制来整体提升人员综合素质，提高企业的经济性管理水平。

（四）信息技术保障

在工作包核算管理中，信息技术保障是必不可少的一环。信息技术的应用可以有效提高工作包核算的效率和精度。

企业需要建立起一套高效的信息技术支持，以实现工作包核算管理的实时监控和数据收集，并能够及时为管理决策提供相应的信息支持。在信息技术保障方面，需要注意以下几点。

首先，需要充分考虑到工作包的种类及与业务事项的映射关系，以满足科研经费的合理管理和使用。要建立高效的信息系统，至少应包括科研项目信息管理、工作包信息管理、经费信息管理、工作包核算及预算、经费审批等功能。其中，科研项目信息管理功能主要用于管理项目的基本信息以及项目的工作包信息；工作包信息管理功能则用于管理工作包的详细信息，包括工作包的名称、起止时间、责任人等；经费信息管理功能则用于管理项目中各个工作包的经费使用情况、年度预算和分项目预算；工作包核算功能则需要建立费用项目令号/派工号、名称、说明、金额等属性，并与工作包建立关联关系，用于进行工作包的收支核算，为项目的经费管理提供数据依据；经费审批功能则用于对各个工作包的经费申请进行审批。此外，通过信息系统实现对工作包核算的实时监测和控制，能够及时发现并解决问题，避免错误积累。总体来说，科研项目信息系统可以对工作包的数据进行收集、处理、分析和报告，以提高核算效率和准确性。

其次，信息系统应该具有简便的操作界面和可靠的数据处理能力，要建立管理员、用户等相关信息，以实现系统的安全管理和权限控制，完善信息安全保障。工作包核算管理所涉及的数据和信息具有机密性和重要性，信息泄露和安全等问题要引起重视。应实行身份认证、权限管理和访问控制等措施，保障信息安全。同时，备份、恢复、灾备等应急措施也要得到落实，确保信息系统的稳定性和可靠性。

最后，要持续优化信息技术保障。随着工作包核算管理的不断发展和变化，信息系统也需要不断升级和完善，以适应新技术和新需求。只有重视和加强此项工作，才能提高工作包核算的效率和精度，确保管理决策的正确性和有效性。

四、结论

通过工作包核算管理的研究，得出了一系列必要条件和保障措施，并分析了其可行性和关键因素。在当前科研经费管理的内外部环境下，工作包核算管理已经成为保证项目高效运行的不可或缺的一环。

工作包核算管理在现实中存在的问题主要有两个方面。一是对工作包的定义和分类不够明确，导致在实际操作中难以准确核算工作量和成本。二是在进行工作包核算管理时缺乏有效的保障措施。但是工作包核算管理一旦得到全面实施，对企业的优化管理和资源利用具有重大作用。针对工作包核算管理的保障措施包括组织保障、制度保障、人员保障和信息技术保障，这些方面的综合建设可以保证工作包核算管理的全面实施和落地。

信息技术保障在现代企业管理中越来越重要，大量数据和信息的记录与分析不仅增加了工作难度，同时也增加了管理的精度和效率。通过本文的阐述可以证明，工作包核算管理具有不可替代的作用，它是项目管理的有力工具之一，对提高项目管理水平和企业整体运营有重要意义。随着信息技术的飞速发展，基于工作包核算的科研经费管理系统将会进一步智能化、自动化。 AFA

参考文献

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[2] 郭堃，包仕芬，张银岭，等.农业科研院所科研项目经费使用管理中存在的问题及对策——以湖北省农业科学院植保土肥研究所为例[J].安徽农业科学，2021，49（23）：244-246+249.

[3] 宁太东.审计视角下科研事业单位军工科研经费管理的问题与对策——以H研究所为例[J]. 当代会计，2022（20）：89-91.

[4] 何樱，任泉霖.基于工作包的科研成本核算模式的探讨与思考[J].航空财会，2020（1）：47-49.

[5] 赵岩.工作包的模式下的科研预算管理[J].中国管理信息化，2023（1）：18-21.

[6] 罗英.Z军工企业研发项目全过程成本管理研究[D].昆明：云南财经大学，2023.

（编辑：张春红）