医院人力资源管理系统的设计与实现

2024-07-04蔡嘉宏

经济师 2024年6期

关键词：信息管理人力资源管理

摘要：介绍医院人力资源管理系统的设计与实现的研究背景及意义，分析原有人力资源管理模式存在的问题，提出优化人力资源管理系统的功能模块，包括人事档案信息管理、考勤管理、薪资管理，指出该系统的实现可以优化业务流程，提高工作效率。

关键词：人力资源管理信息管理排班与考勤薪资管理

中图分类号：F240 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2024）06-254-03

一、引言

“十四五”国民健康规划指出，要深入推进医药卫生体制改革，全面推开公立医院综合改革，不断推动公立医院高质量发展，这无疑对现代化医院人力资源管理提出了更高要求[1]。人力资源是医院的最重要的资源之一，是在不断变化的。人力资源信息随着移动网络技术的普及，正在快速的膨胀。海量的、变化的人力资源信息，给医院人力资源管理工作带来巨大的挑战。存储、维护、挖掘、分析这些人力资源信息，是提升医院实力的重要途径。为提升医院管理效率，进一步提高精细化管理水平，必须构建医院人力资源管理系统，将信息技术作为驱动力，探索人力资源信息化管理[2]。

二、存在的问题

（一）人事信息管理问题

数据是智能化的核心，安全和可控是信息化的前提[3]。医院的人事信息管理，除了把员工的身份证信息、学历学位信息等录入信息系统中，在设计信息表时，应考虑到如何快速提取日常统计分析工作中常用的数据。同时各项人力资源业务流程办理中，可能需要使用到的佐证材料，需要关联到对应的信息记录中，避免每办一次业务都需要申请人复印一次证书材料。

在三甲评审要求中，医院应为医务人员建立医疗技术临床应用管理档案，纳入个人专业技术档案管理。员工专业技术档案中证书材料的收集由多个科室共同完成，管理松散，人事部门管理毕业证、学位证、职称证等基础材料，医务部、护理部管理相关员工的考核评价、授权、会诊情况信息，毕业后教育科管理规培学员的教育资质和培训[4]。而且采用电脑文件夹的存储方式，把各种证书的扫描件存入文件夹中来作为专业技术档案，维护困难。三甲评审结束后，一般很少去更新文件夹中的证书扫描件。对于在不同科室轮转的医务人员，会在不同科室出现多个不同时间节点的专业技术档案的问题。

（二）排班与考勤管理问题

科室一般用WPS等工具进行排班，再把排班表发手机微信群，或者把纸质排班表放在科内以供大家查阅。每个月，科室考勤员根据排班，结合人事部门的要求，上报考勤数据。这样的工作模式导致了考勤员在排班时登记一次排班数据，上报考勤时再登记一次考勤数据，排班和考勤无法自动转换。各个临床科室无法及时知晓其他科室的排班情况，导致各科室间的排班情况存在各种“信息孤岛”现象，沟通困难，响应速度慢，不易及时发现问题[5]，影响了会诊等多科室联合的工作。排班、请假、外出会议/外出进修、实际到岗信息形成孤岛，考勤信息无法实时获取和更新[6]。

（三）薪资管理问题

公立医院不同身份人员实行不同的工资制度：事业编制人员执行国家统一的工资制度;编制外人员实行协议工资制、年薪制或自主设定的薪资体系等[7]。这种现状导致了公立医院薪资管理即复杂又琐碎。用Excel或手工计算，工作效率低且容易出现错误和遗漏。

三、医院人力资源管理系统设计

医院人力资源管理系统分为多个功能模块，各功能模块紧密关联。基于原有人力资源管理模式存在的问题，在设计新人力资源管理系统时，重点对人事信息管理、排班与考勤管理、薪资管理三大模块进行了针对性的优化。

（一）人事信息管理的设计

1.基本信息管理。合理的数据库结构设计方案是计算机系统高效运行的关键[8]。基本信息表是人事信息管理的基础，工号作为每个员工的唯一识别码，设置为主键。考虑到日常统计分析的便捷性，加入学历、学位、专业技术资格等外键，与父表关联时，应考虑的父表中的多条记录排序问题，基本信息表中的学历、学位、专业技术资格，为各自父表中，与个人专业关联的，且为最高层级的记录中的信息。

2.学历信息管理。学历信息表对应毕业证书，每条学历信息需上传扫描件作为佐证。

3.学位信息管理。学位信息表对应学位证书，每条学位信息需上传扫描件作为佐证。

4.专业技术资格信息管理。专业技术资格信息表对应专业技术资格证书，每条专业技术资格需上传扫描件作为佐证。

5.专业技术档案管理。三甲评审要求，医院依法准予医务人员实施与其专业能力相适应的医疗技术，并为医务人员建立医疗技术临床应用管理档案，纳入个人专业技术档案管理。个人专业技术档案包括：医师资格证书、医师执业证书、专业技术资格证书、学历学位证书、进修和培训证明、年度考核结果、执业范围等。专业技术档案管理功能提取了各类信息表的关键信息，组合在一个浏览界面上，且每一条信息后，都有对应证书扫描件的下载或在线浏览链接，直观、清晰地呈现了医务人员的专业技术能力。

（二）请假、排班与考勤管理的设计

1.请假管理。请假管理包括请假申请管理及假期数据管理。请假申请管理，实际为一项人力资源业务流程，由个人发起休假申请、科室进行初审、医院相关行政部门进行复审。在休假结束后，还需要对该条休假申请进行销假处理。按原计划完成休假的，个人销假确认。未按原计划完成休假的，需要申请部分休假申请撤回或全部休假申请撤回，科室进行初审、医院相关行政部门进行复审。销假完成后的休假数据，需关联到排班管理数据中。

2.排班管理。排班管理包括班次管理、班表成员管理、排班编辑管理、排班审核管理、排班信息查询与统计管理。（1）班次管理。班次的属性包括：班次名称、班次时长、积存假时长、是否夜班、是否休假等。班次属性的建立是排班管理中最关键的一步，也是排班数据转换为考勤数据的桥梁。班次类别分为全局班次与科室班次，全局班次由系统管理员进行设置，医院所有考勤员可以调用，全局班次应具备通用性，常见的有“办公班”“周休”“节休”“APN”等。科室班次由科室考勤员根据科室的情况进行设置，仅本科可以调用。为了方便排班的编辑，多个班次可以进行捆绑组合。（2）班表成员管理。第一步，管理需要排班的人员范围，根据员工的所属部门及人员调入、调出记录进行设置。第二步，设置班表人员信息，应考虑到班表出来后，需要在班表上直观看到的员工信息，例如管床、工龄、专业技术资格、人员类型（主任、二线医师、护士长、护理组长、一组成员、二组成员等），使得排班表一处多用，所有信息一览无余[9]。第三步，对班表内员工进行排序，一般同一个组的排在一起，组内再根据职务高低进行排序。（3）排班编辑管理。一个星期为一个排班周期。排班员根据科室工作需要及科室员工的情况，进行排班。一个工作人员一天为一个排班单元，一个排班单元里可排入一个乃至多个班次。若有通过审批的请假申请，则对应的排班单元会自动排入该休假班次并锁定，无法随意修改。排班编辑除了一个单元一个单位的设置外，还具备班表导入功能及智能排班功能。智能排班功能需设置好循环周期、及每一天工作中每个人员类型至少需要的人数后，系统会自动排班，考勤员可再对班表进行微调。（4）排班审核管理。考勤员将一个排班周期排好了，可提交给科室负责人进行审核。科室负责人审核通过后，才可以进行下一步的考勤数据生成和排班信息查询与统计。（5）排班信息查询与统计管理。员工可查询到自己下一个工作周期的排班，做好工作准备。同时，为了会诊等多科室联合工作得到有效提高，员工可查询到全院所有人员的排班情况。系统管理员可根据排班的数据进行统计，如一个月的夜班数，某个人的积存假时长等。

3.考勤管理。（1）考勤数据生成与上报管理。一个月为一个考勤周期。月考勤数据根据当月各周排班数据转换生成。系统自动核算统计该月各周排班，得出该月的各种休假的天数、出勤的天数、周休节休的天数以及夜班的天数。（2）考勤数据查询与统计管理。个人可查看自己的考勤数据，科室考勤员可查看及修改科室人员的考勤数据。系统管理员可查看及统（下转第257页）（上接第255页）计汇总全院人员的考勤数据。全院人员的考勤数据是核算薪资的基础。（3）考勤数据上报监控管理。考勤上报是由各科室考勤员每月上报本科室考勤情况，人力资源部进行汇总[10]。为了每月及时汇总出全院人员的考勤数据，考勤数据上报监控管理功能可监控全院各科室的考勤数据上报进度，并设置一键催办功能。

（三）薪资管理的设计

薪资管理的设计本着规范账务处理，提高工资处理发放效率、方便职工及审计部门查询数据的目的，以界面美观、操作简单、功能齐全为要求进行设计。薪资管理主要包括薪资基础设置、薪资发放管理、薪资查询管理。薪资与人事、考勤集成，将薪酬体系与人事架构、医院运行状况建立对应关系[11]。

1.薪资基础设置。薪资基础设置包括工资账套设置、人员范围设置。工资账套设置用于定义不同的薪资发放项目。如一个月需发放基本工资一次、需发放夜班费一次、需缴纳社会保险一次、需缴纳公积金一次等，同时需理清每个项目的计算公式。人员范围设置用于定义不同的薪资发放范围。如某个月哪些人值了夜班需要发放夜班费。

2.薪资发放管理。薪资审批流程应该由薪资专员发起，计算完成后，生成相应的薪资报表，发起薪资审批。一般薪资的发放审批须经人事和财务两个部门共同完成。审批完成后，交由财务进行发放。

3.薪资查询管理。薪酬管理系统满足管理要求的同时，应兼顾对职工的服务性[12]，系统应具备薪资查询功能。薪资查询管理功能，内置各种明细表、汇总表、统计分析表等，可实现对各类员工人数、工资总额、平均工资等查询和分析功能。员工个人可查询自己的薪资明细表。系统管理员可对全院员工薪资数据进行查询和统计分析。

四、应用效果

人力资源是医院发展的核心竞争力之一，从功能和效果上来看，医院智慧管理分级评估要求人力资源管理要实现智能化、信息化下的人力资源规划、人事管理、人员考核及薪酬管理[13]。医院人力资源管理系统的实践应用，有效地解决了人力资源信息的存储与维护问题。最优的数据库设计，满足各种用户对于信息的处理要求，方便人力资源信息提取和分析工作。基于人力资源管理系统的人力资源业务办理，避免了以前办一次业务需要复印一次证书的麻烦，提高了员工对于医院的满意度。

医院人力资源管理系统的设计工作，让医院人力资源管理团队深入了解信息化技术的内涵。培养具备信息思维的职业化医院管理团队以及具备管理思维的信息技术团队将是未来现代医院人力资源管理的重要内容，在此类人才团队引领下的医院管理系统信息化自主研发将会更好地助力医院高质量发展，成为未来医院信息管理新趋势[14]。医院人力资源管理，应跟随科技的进步，在传统的人事工作中，不断注入信息化的血液。

参考文献：

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[3] 滕琳，胡建平，周光华，等.新一代医院数据中心建设框架设计与实施路径[J].中国卫生信息管理杂志，2021，18（04）：443-449.

[4] 史晓倩.论医院员工技术档案中各类证书的管理[J].黑龙江档案，2022（01）：264-266.

[5] 邹燕，赵永亮.基于互联网的医院科室排班信息化平台的构建[J].电子设计工程，2021，29（18）：131-134.

[6] 陈广花，居益君，王娜娜.医院人力资源排班考勤闭环管理模式构建[J].中国数字医学，2020，15（10）：97-99.

[7] 张倩帆，苏红.基于个税扣缴管理的公立医院薪酬发放系统构建研究[J].中国管理信息化，2023，26（02）：119-122.

[8] 施春雷.基于C/S架构的医院人力资源管理系统设计[J].微型电脑应用，2022，38（06）：164-166.

[9] 俞跃胜，王晓梅，朱静悦，等.护士排班系统的开发与应用实践[J].智慧健康，2020，6（29）：3-5，8.

[10] 杨银玲，冯淑秀，孙忠扬.人力资源信息化管理在三级综合医院考勤管理中的运用[J].福建医药杂志，2021，43（05）：127-129.

[11] 戈姗姗，杨宝，年洁.数字经济背景下XH医院薪资管理系统的构建[J].财务与会计，2021（21）：65-68.