数字信息化背景下高校办公室档案管理工作效能提升路径分析

陈曦 王翀

【摘  要】 随着计算机技术的迅速发展和网络技术的普及，数字化已经深入到人们生活的方方面面。因此，高校的档案信息管理工作也应该与时俱进，充分利用先进的计算机技术资源，对高校的档案信息进行科学有效的管理。文章将首先分析和阐述办公室档案的重要性以及办公室档案管理的特点，最后基于这些分析提出效能提升路径，希望能够推动高校办公室档案管理的进一步完善。

【关键词】 信息化；高校办公室档案；工作效能；电子档案

高校的档案管理系统应用于日常教学管理和学生过程性成绩记录等方面，是学校各项工作的具体体现，具有重要的教学意义。随着信息化建设的不断发展，计算机和互联网技术在教育领域的广泛应用，档案的数字化建设已成为高校数字化建设的重要组成部分。根据《普通高等学校档案管理办法》的要求，高校档案管理的建设也成为评价高校教学管理水平的重要标准之一。数字化档案建设对高校教学的日常管理工作进行了重要优化，有助于促进教学评估对教学质量改进的反响，并提高高校管理效率。

互联网加速了信息的传递与扩散，推动了教育行业的蓬勃发展，尤其是高校的变革。在高等教育领域，高校的档案管理一直是教学管理的关键环节。由于学生信息不断变动：新生入学、大四毕业、各种成绩和奖惩记录等，信息管理员需要频繁地更新学生档案，如果仍采用传统的纸质管理方式，将会增加信息管理的负担，并容易出现信息错误和遗漏。为提升管理效率，高校档案管理信息化应运而生。

一、数字信息化背景下高校办公室档案管理工作的重要性

随着我国高等教育的快速发展和高等教育大众化进程的加快，我国已拥有3000多所高校，其中本科院校（含独立学院）近2000所。这些高校普遍规模庞大，招生人数众多。然而，由于缺乏有效的交流机制和统一的管理平台，高校内部的日常事务数据存储和使用存在着独立分散的情况。与此同时，随着互联网和电子政务建设的不断推进，“数字校园”的建设趋势正在稳步增长。为适应这一新形势，《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010—2020年）》明确提出要“建立科学合理的高校档案信息管理系统”，以更好地满足学生需求，提升学校信息化水平。

因此，如何利用先进的计算机技术有效解决传统手工档案管理模式存在的问题，已成为高校亟待解决的重要问题之一。高校档案管理信息化是高校管理工作的基础和核心，通过信息化系统建设，学校能够对学生的日常学习活动、毕业生就业情况、人事关系调动等进行有效管理，为学校管理工作打下良好的基础，为教学和管理提供有效的数据支持和参考。

二、数字信息化背景下高校办公室档案管理工作的特点及可行性

（一）数字信息化背景下高校办公室档案管理工作的特点

近年来，高校的学生规模不断扩大，学生档案信息变得日益繁杂。高校通常缺乏专门的档案管理人员，而是由教师或辅导员负责，如果仍采用传统的纸质档案管理方式，将需要大量人力和物力资源。此外，纸质管理方式容易导致学生隐私泄露，安全性堪忧。

为解决这些问题，高校档案信息管理系统应运而生，为学校提供了一个便捷的电子信息平台。相较于传统的管理方式，高校学生档案信息管理系统具备以下优势：

安全性：档案信息存储于后台数据库中，有效解决了纸质档案易于修改和保存困难的问题。相关用户可以无限次地查阅和使用档案信息，无须担心纸质材料的损坏。

便利性：基于高校档案信息管理系统，学校管理员和教职工可以快速操作档案信息，学生也能便捷地查询自己的相关信息。

易维护性：电子化档案管理不再需要设置纸质档案库房，也减少了大量从事档案管理工作的人员需求。系统能够自动化完成部分档案管理工作，只需少量电脑和工作人员即可实现对全校学生档案信息的管理。

（二）数字信息化背景下高校办公室档案管理工作的可行性

从国家政策层面来看，中共中央的决策部署、档案法的修订以及相关法规的制定，都对新时期档案管理事业的发展提出了更高的要求。作为事业单位的重要组成部分，高校档案馆应该积极响应国家相关政策，并制定深入贯彻落实的工作计划。

在信息化时代，高校档案馆应该创新档案工作模式。一方面，积极推进高校档案的数字化建设，包括完成传统纸质载体档案的数字化工作；另一方面，利用各种现代信息技术，做好高校档案数字资源的保存、管理和服务，以实现高校档案管理的现代化，推动数字校园、智慧校园的建设。鉴于国家政策的提倡和高校档案管理现代化的急切需求，高校档案数字化建设有着巨大的发展空间。

从高校管理工作层面来看，信息化时代下，随着高校业务活动的增加，档案数量也呈现迅猛增长的趋势。这种增长带来了对各类档案查询和利用频率的不断提升，给档案管理工作带来了新的挑战。传统的档案管理模式已经不再适应当前的工作环境，因此档案管理工作亟须创新。新兴的数据库技术为这一挑战提供了良好的解决方案，通过建立一个高效的数据库平台，可以整合高校中的所有档案资源，利用互联网进行档案信息的统一管理。此外，利用数据挖掘和数据分析技术，可以满足人们多样化的信息需求，最重要的是实现档案信息的真正共享。因此，数据库技术为新时代的档案数字化建设工作提供了新的发展空间。

三、数字信息化背景下高校办公室档案管理工作存在的问题

尽管一些高校在档案数字化建设方面取得了一定进展，但仍然存在一些问题。大多数高校档案馆的数字化工作仍处于初级阶段，他们仅仅利用计算机、扫描仪等数字设备将传统载体档案转化为数字化信息，而后续的数字著录和标引工作进展缓慢。此外，档案数据库检索模块的功能还不够完善，整体检索效率仍有待进一步提升。

（一）高校的档案数字化意识仍然薄弱

尽管国家档案局、各省档案局以及组织部在决策和发展规划中强调了对档案工作的重视，但高校内部对档案工作的认识仍显薄弱。教职工和学生对高校档案数字化建设的进展和内容了解不足。此外，档案管理理念也需要更新，许多人仍然将档案管理工作简单地理解为档案的查阅。然而，高校档案管理工作是一个系统全面的工程，包括多个方面，而查阅档案只是其中的一部分。同时，档案工作也是高校其他工作的基础，例如人员调动和决策制定都需要利用相关档案。如果人们对档案数字化工作了解不足，缺乏档案数字化意识，将会限制新时期档案数字化建设工作的进展。

（二）高校档案数字化工作仍需优化

高校档案数字化建设是一项长期的系统性工程，涉及多部门和多方面的工作。由于各种主客观原因，各级高校的档案数字化需要花费相当长的时间。首先，高校档案是在行政管理、教学、科研等多种业务活动过程中形成的原始记录，代表了高校各个历史时期的建设和发展，因此，高校档案卷宗庞大、条目繁多，使得档案数字化工作的工程量巨大，需要耗费较长时间。其次，档案管理工作中存在诸多问题，导致数字化工作的重点难以明确。由于资金、设备和人力等方面的限制，以及档案管理人员日常工作任务繁重，档案数字化工作难以高效开展；高校档案是在不同历史时期形成的，部分档案可能已经丢失，导致现存档案资料不完整；部分档案可能采用了与现行档案截然不同的分类标准，导致档号等信息不一致，从而增加了数字化过程的时间成本。考虑到高校日常管理工作对档案管理的深度依赖，因此高校档案数字化工作需要进一步优化提升。

四、数字信息化背景下高校办公室档案管理工作的效能提升路径

（一）优化高校档案数字化建设工作

1. 合理规划和加强管理

高校应当对档案数字化建设工作进行合理规划和有效管理，借助系统优化不断提升工作效率。首先，高校领导应该统筹规划并提供指导，确保档案数字化建设的前期各项工作有序开展。档案相关部门应当咨询专家意见，根据高校的实际情况明确工作计划、流程、内容、目标和要求，完善技术标准，突出工作重点，确保档案数字化建设工作在合理、有序、高质量的计划下进行。其次，在档案数字化过程中，档案部门可以根据档案的价值、开放水平和用户利用频率灵活选择数字化对象，并在必要时进行调整。例如，可以优先对内容繁多的学生档案和基建档案进行数字化工作。在完成档案数字化工作后，对数字档案的验收同样至关重要。高校应制定统一标准，并组成评估小组，由领导、专家学者和档案工作人员共同定期评估档案数字化工作目标的完成情况和工作质量。

2. 培养档案管理的复合型人才

高校要实现档案工作的数字化管理，需要培养具备合理知识结构和多方面技能的复合型人才。然而，在当前领域，缺乏领军人才、创新人才等优秀人才已成为严重问题。因此，在十四五规划期间，高校需要注重档案数字化建设工作所需人才队伍的建设，重点培养各类优秀人才，并积极引进优秀人才，以不断优化人才结构。这样做能为高校档案数字化管理工作注入新的动力，为推进档案数字化建设培养后备力量，打造强大的人才队伍。

（二）不断完善高校的档案信息检索系统

为了更好地管理和开发高校的档案信息资源，可利用现代信息技术，特别是数据库技术，完善档案信息管理系统，提高数字档案的检索效率。在数字档案的著录和标引过程中，应对检索系统进行优化，采用规范化的档案词条作为档案编辑标签，并对这些标签进行层级分类和科学有序排列。在排列标签时，应保持档案之间有关联性的原则，便于档案的检索和使用，并根据实际检索和使用需求灵活调整标签排列。基于这些标签，可以配备合理的目录和索引，甚至组建思维导图索引，搭建数字档案网络体系，不断增强档案之间的关联性，更好地满足人们对档案资料的查阅和使用需求。

（三）提升档案管理的现代化水平

在合理的财务支持下，高校应抓住信息化发展的机遇，升级必要的硬件设施，如电脑、扫描仪、保密柜等。同时，引入先进的内网管理系统，构建数据库系统，以便后续的开发和利用。然而，随着黑客攻击手段的不断提高，数字化档案管理的安全性无法完全保证。因此，在当前安全技术无法完全避免黑客攻击的情况下，最大限度地保护数字化高校档案的安全成为重中之重，加强防火墙、采用多重密钥、监控技术等措施势在必行。

为确保数字化高校档案的安全管理与保存，高校档案管理人员和其他用户应采取以下措施：不将计算机接入公共信息网络，在可能的情况下最好不接入互联网；不在安装有档案管理系统的计算机上使用移动存储设备；不在计算机上安装从互联网上下载的应用软件；如出现计算机需要维修的情况，应在专人监督下在本部门内部进行维修。

五、结语

在当前信息化建设高速发展的背景下，对高校档案的现状进行分析，有助于了解当前档案工作存在的困境和改进的空间，为高校档案管理工作提供变革的参考。适当采用数字化档案管理方式不仅能提高高校档案管理人员的工作效率，还能增强档案使用的便捷性和利用率，最大程度地发挥档案管理的效益。然而，信息化带来的安全挑战与传统档案管理有着明显差异。因此，高校档案管理人员应在逐步引进信息化档案管理技术的同时，需要不断完善安全保密措施，走出适合新时代的高校档案管理发展之路。

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