新时期电子档案管理与利用效率提升的策略探究

刘川

【摘  要】 随着信息化社会的不断发展，电子档案逐渐成为机关事业单位运营过程中不可或缺的重要信息资料。近年来，政府机关的电子档案数量和种类不断增多，这给档案信息资源的高效开发利用带来良好机遇的同时，也给新时代电子档案的管理与开发利用效率的提升带来新的挑战。文章分析了新时期政府机关电子档案的特点以及发展趋势，探讨了新时期政府机关电子档案管理的创新措施，在此基础上，提出了新时期开发利用电子档案信息资源的重要性和提高电子档案信息资源运用效率的有效途径。

【关键词】 电子档案；档案管理；信息资源

随着信息化、网络化和自动化时代的到来，人们存储信息的方式以及获取信息资源的途径发生了根本性的改变。智能手机、平板电脑、互联网等新型信息技术已经融入了人们的工作、学习和生活中。这些新技术的运用对档案管理产生了深远影响，特别是电子档案的大量产生，带来了档案管理领域的革命性变化。

随着现代信息技术、互联网和无纸化办公技术的快速发展和普及，政府机关产生的电子档案数量不断增加。如何有效管理这些电子档案，高效地开发利用档案信息资源，满足用户对电子档案的需求，为政府部门的领导决策提供资料参考，是每个档案工作者都需要深入思考的问题。因此，文章结合工作实践与探索，着重探讨了新时代优化政府机关电子档案管理，提高档案信息资源利用效率的策略。

一、新时代政府机关电子档案的特点分析

（一）现代科技下的政府档案管理的转变与挑战

随着现代科技的不断发展，政府机关逐步实现了办公自动化和无纸化办公。在实施行政管理与社会服务过程中所形成的档案资料，从过去的人工用笔书写、纸质稿件签发、纸质文件印发，逐渐转变为现在的“起草、签发、印发、催办和归档”都在计算机和互联网中完成。这种办公模式下形成的档案资料即为电子档案，其阅读方式以“机读”为主，管理与储存方式为“机存”，即通过电脑或其他储存媒介（如移动硬盘、移动U盘、光盘）进行存储。

在此背景下，电子档案与纸质档案相比，其利用方式也发生了根本性变化。从过去纸质档案的“人工阅读、拍照、复印”，逐步发展成了现在电子档案的“电脑机读阅览、直接打印或通过一定范围的网络传输”。

（二）新时代电子档案管理的趋势与优势

电子档案已经成为新时代档案工作发展的主要趋势，具有一系列显著特点，如非人工识读性、高存储密度、操作便捷性和存储内容的易变性。首先，电子档案有效提高了档案工作效率。相较于传统纸质档案，新时代的电子档案管理在资料收集、整理、归档、查询以及统计分析等方面工作效率大幅提升。其次，电子档案的修改和维护更加方便。无论是直接将电子文件资料存入计算机或其他设备，还是通过扫描转化纸质档案，都能轻松进行修改。再次，电子档案的存储性能得到有效提升。采用计算机、光盘、移动硬盘、专用U盘和存储卡等多种途径存储资料，与纸质档案相比，占用空间小且可靠性强。最后，查找利用更加便捷。电子档案以“件”为单位收集、整理、归档，并实现电子化管理，通过输入关键词即可快速查询所需资料，节省了大量查询时间和人力成本。除此之外，电子档案使日常管理更加规范。以数字化管理和信息技术支撑的电子档案能够避免复杂的工作流程，实现文件增补和随时修改，从而使得日常管理更加规范和科学。

二、新时期政府机关电子档案利用的重要性

（一）实现电子档案资源自身价值的增值性

政府机关电子档案信息资源的增值转化，进一步彰显了电子档案管理工作的重要意义和社会价值。在数字化时代的背景下，电子档案资源的信息化、系统化和智能化开发，不仅促进了各类档案资源的有效整合和动态更新，还实现了档案资源价值的最大化利用。电子档案管理的优化确保了档案信息的完整性，实现了信息的可访问性，进而提升了档案利用的时效性和针对性。例如，政府机关向企业提供档案服务时，可以通过提供上级或本级政府近年来发布的有关企业发展鼓励和优惠政策等电子档案，帮助企业降低运营成本、提高生产效益，促进企业快速发展，优化内部资源配置，增强市场竞争力。这不仅是政府机关电子档案资源为经济建设提供服务的重要表现，还是档案信息资源增值的直接证明。因此，通过科学的电子档案管理和深度的电子档案资源开发利用，不仅提升了档案资源的实用价值，而且推动了档案工作的社会化发展，实现了电子档案信息资源的战略性增值。

（二）促进电子档案信息资源价值转化的及时性

政府机关电子档案管理必须注重档案资源的开发和利用，以有效增强档案信息资源的价值转化速度。要准确把握档案价值利用的时效性，这需要不断提高档案工作效率。对电子文书档案而言，其价值利用的时效性控制较为复杂，其社会效用取决于信息需求者对内容的吸收和利用程度。实施电子档案管理，可采用档案分类、索引建设等多样化形式，大幅提升档案检索效率，确保电子文书档案信息资源在有效期内得到高效利用。对事务性通知、执行性电子档案而言，应在其时效性消失之前，通过电子档案管理系统进行有效延续。至于合同、协议类文书档案，其有效性与法律效力紧密相关，电子化档案管理能够确保这类档案在法定时效内的有效链接和快速检索。科技档案的时效性与科技发展密切相关，基建档案的管理应重视其价值的持续挖掘与利用。因此，电子档案管理的创新和应用是确保档案信息资源时效性转化为社会效益的关键。

（三）为决策及计划制定提供科学依据

在制订战略决策与长短期规划时，电子档案管理系统发挥着关键作用。通过电子化管理，档案信息资源得以系统化整理与分析，为领导决策提供可靠依据。管理者建立相应档案系统，以电子档案的元数据管理、存取控制、内容分析与信息检索等功能为基础，确保决策者能够迅速获取准确可靠的数据。结合档案信息资源的时效性与历史性，决策者可借助多维度的档案信息对比、趋势追溯及模式识别，运用定性与定量分析的方法，准确评估决策环境及其变量，实现未来发展趋势的科学预测。通过电子档案信息系统提供的深度分析，决策者能够降低不确定性，综合运用逻辑推理与经验判断，全面评估可能的风险与机遇，形成基于事实和数据的科学决策过程。举例而言，长期保存的历史记录性档案通过数字化保存与深度挖掘，持续展现其时代价值和文化价值，为政府机关在决策文化发展、城市建设、旅游开发等重大事项提供重要的参考史料。因此，电子档案管理在决策科学化方面发挥着重要的资政、辅助作用，能够确保决策制定有计划、更可行、更准确，为辖区经济社会发展提供参考。

三、新时期政府机关提高电子档案管理和利用效率的策略

（一）政府机关电子档案利用的途径

政府机关电子档案可以通过以下几种方式为社会大众提供服务：

首先，提供电子档案“拷贝服务”。政府机关档案管理工作人员按照管理规范和保密程度，为档案利用者提供电子档案资料的拷贝服务。在必要时，将拷贝资料的存储格式转化为利用者计算机程序可识别的格式。

其次，提供电子档案“在线利用服务”。政府机关将一些可对外公开且社会大众需要的电子档案上传到局域网或档案查询系统中，以便查询者通过计算机直接查询电子档案信息资料，节省查询时间，有效减少劳动力。对仅适合个别人员或单位阅读的特殊电子档案，政府机关可以探索建立特殊电子档案查询的预约申请制度。

最后，开展远程“通信传输服务”。政府机关档案管理部门管理人员可以通过党政网、OA、微信、QQ、电子邮箱等点对点的通信网络传输利用者需要的不涉密的电子档案。这种方式适合需要固定查询政府机关电子档案的单位和个人。

（二）政府机关电子档案优化管理

电子档案与传统的纸质档案相比，管理流程、方式和手段都发生了较大变化。尽管电子档案具有工作效率大幅提升、查询便捷等诸多优势，但也存在着电子档案管理硬件软件依赖性强、资料易丢失和被篡改等缺点。因此，必须严格加强电子档案管理的各个环节监管，确保电子档案的保管安全和有效利用。

首先，健全电子档案日常管理制度。建立健全政府机关电子档案资料收集、整理、鉴别、归档等制度，并严格执行国家档案部门制定的电子档案格式标准，规范电子档案的接收、存储、格式标准和载体形式。

其次，健全电子档案的储藏保管制度。归档后的电子档案具有特殊性，储藏保管对条件、环境要求较高。因此，应确保有适合电子档案储藏载体保管的物理环境和条件，有效保证电子档案在储存过程中不损毁、不失真、不散失，从而保障政府机关电子档案的安全有效、完整真实、便于利用。

最后，健全电子档案合理利用制度。严格电子档案查询利用审批程序，以及电子档案查询利用的保密规定，确保政府机关电子档案在合理利用的同时得到安全有效的保护。

（三）提高档案人员业务和管理技能

新时期的电子档案管理与传统纸质档案管理有根本性的区别，这需要政府机关的档案管理人员注重学习电子档案管理的新理论、新知识和新技能。电子档案管理工作涵盖资料收集、整理、鉴定、登记、编目、归档、保管和利用等多个环节，是实现档案高质量管理与高效利用的重要前提与基础。因此，需要不断加强档案工作人员的基础业务知识和技能培训，夯实其档案工作业务知识根基，主要包括以下两个方面的学习提升：

首先，学习电子档案现代管理操作技能。掌握运用计算机、互联网、信息技术以及扫描、拍照、程序运用等多样化的档案管理和检索辅助工具。熟练掌握通过计算机阅读各种储存方式储存的电子档案，以提供更高效和精准的电子档案信息服务。

其次，强化电子档案整理操作技能。档案整理是电子档案信息资料管理与利用的前提。通过对电子档案资料的收集、整理、归档，使其成为更具有序性和清晰性的资料，从而确保其检索与利用的高效性，并为今后档案信息资料的深入挖掘和开发奠定基础。

（四）强化电子档案服务社会大众的意识

在信息时代的背景下，加强政府机关电子档案管理与利用对服务社会大众、促进区域经济社会快速发展而言具有重要意义。为实现这一目标，需要不断增强政府机关档案管理的服务意识，特别是提升电子档案服务社会各界的整体意识。

作为政府机关的档案管理人员，应当承担责任和义务，加强对政府机关档案服务社会的重要价值的宣传与普及教育。通过官方网站、传统媒体、自媒体、会议培训等多渠道、多途径的宣传，深化公众对政府机关档案资料利用的重要性认知，提升政府机关档案信息资源的社会知晓度。这不仅有利于提高电子档案管理水平，还可以保障档案信息资源开发利用的效率。

（五）优化电子档案服务手段

为了实现政府机关电子档案信息资源的全方位利用，档案管理人员应采用多元化的服务方式与手段，并注重对这些方式和手段的优化，以提高档案服务质量和效率，更好地适应和满足用户的多样化需求。

首先，开展档案展览与陈列服务。政府机关根据特定的主题，选定并展示与主题相关的原始档案或复印件，对档案的内容成分进行系统揭示和介绍，满足社会各界对档案资料的利用需要。这是一种广泛应用的服务形式，有助于向公众展示政府机关的历史、政策、成果等。

其次，开展档案对外查询服务。政府机关档案管理部门按照程序面向社会开放档案查询服务，以满足社会大众对某些档案的特殊需求。这种服务方式有助于促进透明化和公开化，增强政府与公众之间的沟通与信任。

再次，开展档案证明服务。根据相关档案使用者的要求，政府机关档案管理工作人员可以根据所藏档案中记录的某一事实出具书面凭证，以满足社会大众的特殊需求。这种服务有助于提供法律、历史、经济等方面的证明和支持。

最后，提供电子档案常规阅览服务。政府机关档案储藏区域划出一定空间，作为档案阅览区，通过这种方式为档案查询者提供高质量的档案材料访问服务。这是提高政府机关档案查阅服务效率的有效手段，也有助于促进电子档案的利用和管理。

参考文献：

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