新时期疾控中心档案管理标准化策略探析

2024-05-26付卓华

中国标准化 2024年6期

摘要：疾控中心开展的疾病预防控制、公共卫生管理等各项工作会形成大量的数据档案、文书以及业务档案，为疾控中心各项工作开展提供依据。本研究对新时期疾控中心档案管理工作的重要性进行了阐述，并对实际管理过程存在的现实问题进行了具体分析，包括缺乏专业的档案管理人员、档案管理方式单一等，最后围绕这些问题提出了相应的解决策略，希望能对改善疾控中心档案不全面、档案利用率低等问题有益，促进提升疾控中心档案管理水平。

关键词：疾控中心，档案管理规范化，创新策略

DOI编码：10.3969/j.issn.1002-5944.2024.06.047

0 引言

疾控中心是政府实施国家级疾病预防控制与公共卫生技术管理服务的公益事业单位。目前我国各省市设置了疾控中心3385个，主要任务是围绕国家疾病预防控制的重点任务，加强对疾病的预防研究，组织各类疾病预防控制措施，开展食品安全、职业安全、环境卫生等公共卫生管理工作[1]。近年来，随着环境卫生、食品安全、职业安全以及传染性疾病等问题的增多，疾控中心工作内容也越来越繁重。疾控中心档案是疾控中心在公共卫生管理工作中形成的各类具有保存价值的资料，内容涉及各类重大疾病的研究、疾病预防及管理措施、公共卫生突发应急处置、环境卫生检测数据等，是疾控中心宝贵的资产。这些资料数据具有很强的专业性，档案形式包括图文、影像、文件通知、问卷调查报告、效果评价、病例、人事档案等不同形式的载体，档案管理的难度较大[2]。近几年，全球各地区各类流行性疾病频繁暴发，给人类生活造成重大影响，对疾控中心的档案管理工作也提出了更高要求。而目前疾控中心对各类档案管理的重视度不高，造成疾控中心存在档案不完整、不全面等问题，无法发挥疾控中心档案的价值。故本研究尝试探索更标准化的疾控中心档案管理方法，创新管理策略，希望对加强疾控中心档案管理有益。

1 疾控中心档案管理标准化的重要性

1.1 为突发公共卫生安全事件提供参考

在重大公共卫生安全事件暴发时，疾控中心的相关档案资料可起到重要的参考作用。疾控中心档案保存了过去疾控中心在处理突发性公共安全事件的一些治疗方案、防控措施，一旦出现群体性不明原因的突发公共安全卫生事件，可以为疾控中心开展疾病防控工作提供相关方面的指导，帮助疾控中心更好地应对[3]。例如我国爆发新型冠状病毒感染这一典型突发公共卫生事件时，疾控中心在疾病预防控制方面积极吸取2003年非典事件的疾病防治与控制措施，及时将患者进行隔离救治，有效防止了疫情扩散。

1.2 提升广大居民的健康意识

疾控中心档案记录了疾病发生的开端、传播过程、疾病症状和疾病发生的原因，以及疾控中心制定的疾病预防和控制的措施，包括典型疾病以及地方流行性疾病的预防措施。将这些档案关键信息提取出来，整理成册，发放给广大居民，可以帮助广大居民了解疾病发生、发展和流行趋势等[4]，让社会公众全面了解各类疾病的防控知识，提升广大居民的健康意识，维护广大群众身体健康。

1.3 为人才选拔提供决策支持

疾控中心的档案还包括个人卫技档案和工勤人员的人事档案。卫技档案记录了单位每一个职工的求学经历、工作表现、奖罚情况、业绩等信息，是疾控中心选贤举能的重要参考。在人才选拔和职工晋升环节，疾控中心可以参考卫技档案中的奖状、奖牌、牌匾等信息，为疾控中心人事任命提供参考，选择一些表现突出的人才。

2 疾控中心档案管理规范化存在的问题

2.1 疾控中心档案管理制度不完善

为了加强疾控预防与控制，疾控中心须制定完善的疾病预防控制工作管理规章制度，明确疾控中心工作人员的各项工作内容，确保疾控中心疾病预防、公共卫生事件应急处理、环境检验检测等各项工作顺利进行。我国国家档案局发布《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，目前我国档案管理工作存在制度缺陷，地区档案发展不平衡问题突出，基层基础工作仍有薄弱环节。例如基层疾控中心没有建立完善的檔案管理制度，没有明确疾控中心各个部门文书档案收集、存储、保存等相关具体工作要求，存在档案收集不完整、不及时的现象。疾控中心各部门缺乏档案收集意识，部分在工作中产生的文件资料被丢弃，存在珍贵档案资料的遗失的问题。其次，部分疾控中心在与其他部门配合完成疾病预防与控制工作时，在移交、借阅档案过程中，档案管理人员没有与其他人员做好沟通交流，造成文书部分内容遗失[5]。

2.2 档案管理方式落后

随着信息技术的发展应用，国家企事业单位已经开始加快了信息化建设步伐，各地政府建立了电子政务平台，通过政务平台可以完成企业和个人事项的办理，为企业和个人提供了便利。国家档案管理部门也需加快档案信息化发展，建立档案管理信息系统，为档案收集、管理、存储和利用提供便利。在《“十四五”全国档案事业发展规划》的统计结果中可看到，目前全国档案馆藏较“十二五” 末增长38.9%，电子文件归档和电子档案管理工作有了重要成果，但信息化档案管理仍有很大扩展空间。根据《“十四五”全国档案事业发展规划》要求，“十四五”期间，档案信息化建设需再上新台阶，信息技术与档案工作须融合更深入。目前，我国部分地区疾控中心的档案管理依然采用传统的档案管理模式，将档案全部存储在档案室的档案架，这些档案缺乏专人进行有效的管理，纸质档案受到环境的影响，容易出现档案退化、字迹模糊的现象[6]。有一些疾控中心虽然配置了计算机、扫描仪、数码相机等设备，但是没有建立档案管理信息系统，无法将这些电子档案存储在档案信息系统，也无法对这些档案信息进行检索和利用。

2.3 档案管理人员水平有待进一步提升

档案管理工作相对比较繁琐，需要收集疾控中心各类档案信息，并将这些档案进行归类整理编码[7]，需要优质的管理人员进行细致处理。《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，目前档案管理存在技术瓶颈和人才短板。部分疾控中心重视疾病预防和控制，轻视档案管理工作，没有设置专职的岗位负责疾控中心的档案管理。档案管理工作由疾控中心的其他科室人員兼任，没有经过档案管理方面的理论学习和技能培训。大部分人仅限于档案的收集，没有认识到档案的价值。档案收集缺乏系统性、全面性，对疾控中心档案信息的来源、整理、存放位置等信息缺乏有效的记录，造成档案内容不全面，无法发挥档案本身的价值。且这些人员不仅要负责自己本职工作，还需要进行档案管理，工作任务繁重，对档案管理工作无法做到细致妥帖。

3 疾控中心档案管理标准化建设策略

3.1 完善疾控中心档案管理制度

疾控中心关系到疾病预防与控制，关系到广大群众的生命健康。因此，疾控中心必须重视档案管理，完善档案管理制度，可围绕《卫生档案管理暂行规定》《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，建立适合地方的档案管理制度。在标准化的档案管理中，只有综合考虑到整个档案的各个环节，落实每个环节的工作要求，才能保证档案的系统性和完整性。首先，疾控中心成立档案部门，专门负责收集、整理、存储各类档案信息，确保疾控中心档案的完整性、真实性[8]。档案部门设置主管领导、档案管理人员。主管领导直接负责整个档案管理工作，并由疾控中心领导小组直接管理；档案管理人员则负责档案的收集、存储、归档等各方面工作，建立层层管理、层层监督的档案管理模式。通过领导责任制和岗位责任制，细化每个人的工作职责，做到专人专岗，将档案管理工作落实到实处。档案管理工作人员根据疾控中心档案特点，梳理档案管理业务流程，明确档案管理工作内容和要求，规范档案收集、整理、归档、保管、利用、借阅等各个环节的管理要求。各部门借阅档案时，严格按照要求办理交接手续，到期时档案管理人员要及时跟借阅对象联系，及时将档案归档。各部门认真落实档案管理规章制度，确保档案管理收集完整、全面，类目清楚规范、档案内容全面，这样才能确保档案管理的标准化。

3.2 创新档案管理方式，加快档案信息化

传统的人工档案管理在整理、分类及查阅上都需要耗费大量的时间，随着档案越来越多，人工管理难度也越来越大。在信息时代，疾控中心要加快信息化建设步伐，建立档案信息系统，将疾控中心的疾病档案、科研档案、环境检测档案等转化为电子形式，存入到档案信息系统[9]。疾控中心可利用大数据技术，将各部门之间的信息系统进行衔接，可以直接将OA系统文档直接存入档案信息管理系统。疾控中心与医院等外界的信息系统进行链接，建立统一的数据平台，结合疾控中心档案管理工作要求，实现疾控中心的档案信息化，对疾控中心档案的收集、整理、存档入库、借阅等环节进行统一管理，为档案提取提供方便。此外，还可利用大数据挖掘技术，挖掘疾控中心有价值的数据信息。比如通过分析流行性疾病、传染性疾病的发病规律，并对其进行总结预测，为疾控中心疾病预防和控制提供参考，结合疾病的实际情况，制定切实可行的健康管理方案[10]。

3.3 提升档案管理人员综合素质

疾控中心档案管理部门需在档案管理人员在上岗前，对其进行档案管理工作岗前培训，让档案管理人员熟悉工作流程和档案管理制度，严格按照档案管理制度的要求开展工作；定期组织档案管理人员业务培训，让档案管理人员时刻认识到档案管理的重要性，在工作中认真履行工作职责，并让档案人员熟悉最新的档案管理法律法规及上级部门的档案管理文件。同时，基层疾控中心需定期组织档案管理人员到优秀的疾控中心学习先进的档案管理工作经验和模式，提高档案管理人员的业务素养。其次，疾控中心可制定绩效考核制度，根据每一个工作岗位的内容，细化考核标准和考核内容，将考核结果直接与档案管理工作人员的薪资挂钩。设立相应的奖惩机制，可激发广大档案管理人员的工作积极性。

4 结语

在新时期，疾控中心面临各种复杂多变的疾病预防和控制工作，对疾控中心提出了新的挑战。档案汇聚了疾控中心过去的疾病预防和控制方法。加强档案管理工作，可以充分挖掘档案中的价值，为疾控中心的各项工作提供参考。因此，疾控中心必须重视档案管理工作，加快档案信息化，以充分发挥档案的价值。

参考文献

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