人防工程档案流程优化管理研究

[摘 要]本文旨在探讨人防工程档案流程优化管理的意义、现状及方法，通过深入分析档案流程优化管理的框架和实施路径，提出针对性的建议，以提升人防工程档案管理的效率和效果。

[关键词]人防工程；档案流程；优化管理；思考分析

随着经济的快速发展和城市化进程的加快，地下空间开发利用不断推进，人防工程建设步入了快车道。人防工程是国防工程的重要组成部分，作为重要的基础设施，是履行人民防空“战时防空、平时服务、应急支援”使命职能的重要物质保障。在城市建设和地下空间开发利用过程中发挥着十分重要的作用。新形势下做好人防工程建设的同时也离不开一套科学、完善的人防工程档案管理体系的支撑，人防工程档案对国家的战略安全而言意义重大，是和平时期人防规划建设、平时开发利用和维护管理的重要政策依据。本文围绕人防工程档案管理现状和存在的问题，进一步研究分析优劣势、机遇和挑战，提出优化人防工程档案管理思路和对策。

一、人防工程档案的特殊性

人防工程档案是指人防工程项目建设管理全过程中，相关单位及部门的项目建设信息[1]。通常情况下，该档案中的信息载体呈现多样化特征，具体包含文字、影像视频资料、音频、数据等的建设记录。人防工程档案中涉及许多项目建设环节的关键信息，这使得该档案的战略性及信息性价值凸显。因此，该工程档案具有极强的特殊性，需要设置相应的档案的信息保密及安全保护措施。并且，因为人防工程项目建设对于国家安全起到重要的作用，因此，该工程档案在设计标准、材料选择等环节，都具有一定的专业性、针对性。相较民用建筑建设标准更高，防护能力更强，这些特定因素也决定了人防工程档案与一般建筑工程而言，拥有其自身的特殊性与复杂性[2]。

二、人防工程档案管理现状

人防工程档案流程是指对国防工程项目从规划、设计、施工到维护、改造等全过程中的各种文件、图纸、资料等进行收集、整理、归档和管理的过程。目前包括以下几个环节：

（一）档案收集

在人防工程建設过程中，各个部门和单位会不断产生各种档案信息，如工程设计图纸、施工记录、验收报告等。档案收集工作就是将这些分散的档案信息进行集中收集，以便后续的整理和分类。

1.人防工程建设项目档案资料收集工作，与项目建设进程同步。项目申请立项时，即应开始进行文件资料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，同时完成工程技术文件材料的鉴定和归档工作。

2.建设单位在与人防工程设计、施工等有关单位签订合同（协议）时，明确工程建档的责任和要求。工程项目建设过程中，各有关单位应在各自职责范围内，做好工程档案资料的形成、积累、整理、归档和保管工作。建设单位统一收集归档范围的档案资料，按时整理、移交市人防办，任何个人不得据为己有。

3.人防工程档案资料立卷分工。工程准备阶段文件、竣工验收文件由建设单位负责收集、整理；监理文件由监理单位负责收集、整理；施工文件、竣工图由施工单位负责收集、整理后，移交立卷归档。

4.人防工程新建、续建、扩建、加固改造和口部处理工程竣工后，都按规定编制竣工图。竣工图必须图物相符，并经施工单位技术负责人和监理工程师（建设单位技术负责人）审签[3]。

5.在绘制人防工程档案的竣工图时需要根据不同的项目工程情况，确定相应竣工图的形式。首先，针对发生施工变更的情况，施工单位可以在最初的施工图中加上“竣工图”的相关标志，作为该项目的竣工图。其次，针对在施工过程中发生一般设计变更的工程，需要在最初的施工图中进行图纸一般设计变更的信息补充。在最初的施工图纸中完成设计补充及修改后，施工单位的负责人在修改后的施工图纸中标明设计变更部分，并将相应的施工说明等信息记录在设计图纸之中加上“竣工图”的相关标志，作为该项目的竣工图。再次，针对出现重大项目设计变更的工程，如改变项目的结构及平面布置等。施工项目负责人需要根据实际的施工情况，重新绘制施工图纸。根据重大施工设计变更的实际原因，确定重新绘图方案。如果是设计原因则需要设计单位进行重新绘图。如果是施工原因，则由施工单位负责。施工单位在竣工后在新设计图纸中加上“竣工图”的相关标志，作为该项目的竣工图，并附有关记录和说明，作为竣工图。最后，针对工程加固区域处理，需要将相关项目的竣工图资料分类整理，并在原图案卷内进行补充说明。

6.人防工程建设单位把好人防工程档案资料验收关。在工程竣工之前，档案管理人员应按归档范围对人防工程档案资料进行审核。及时做好立卷归档。人防工程竣工验收时，要同时验收工程档案。凡工程档案不完整、不正确的，不能通过竣工验收，也不得评为优良工程。

7.归档的文件、资料、图纸，要字迹清楚，图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。案卷质量要符合国家标准的要求。

（二）档案整理

对所有归档的档案资料进行分类和编目。一般按照工程项目的各个阶段、专业领域、文档类型等进行分类，例如：规划阶段、设计阶段、施工阶段、验收阶段、维护阶段和平时使用阶段等。也可以按照不同的专业领域进行分类，如建筑、结构、给排水、电气等。对每个分类的档案资料进行整理。包括档案盒的制作、档案袋的准备、档案编号的编写、档案题名的填写等[4]。同时，还需要对每个档案盒内的档案资料进行逐一核对，确保每个档案盒内的资料完整、准确、清晰。将整理好的档案资料按照分类和编号顺序装入档案盒中。装盒时需要注意档案盒内的资料数量、顺序和摆放方式，以便后续的档案检索和管理。将装好档案盒的档案资料按照分类和编号顺序上架。上架时需要注意档案盒的位置和摆放方式，确保整个档案室的整洁和规范。对所有归档的档案资料进行备份，以防止档案资料的丢失和损坏。备份可以采用电子版和纸质版两种形式，同时还需要定期进行备份更新和维护。

（三）档案存储

整理好的档案信息需要选择合适的存储介质和存储方式进行存储，以保障档案信息的安全性和可靠性。对于重要的档案信息，还需要进行备份和加密处理。

（四）档案管理

档案管理包括对档案的日常管理和维护工作，如档案的存放、清缴、销毁等。同时，还需要制订应急预案，以应对突发事件对档案造成的损害。

三、人防工程档案管理存在的问题

（一）档案管理意识淡薄

部分单位和档案管理人员对于档案管理的重视程度不足，未形成档案管理意识，缺乏专业的档案管理人才。例如，有些部门的档案管理岗位由其他岗位人员兼任，档案管理人员并未受到专业知识技术培训，对档案的收集、整理、分类、存储和利用等流程不熟悉，难以保证档案的完整性和准确性[5]。

（二）档案利用程度低

尽管人防工程档案具有重要的利用价值，但由于各种原因，当前利用程度并不高。例如，很多单位大部分档案资源被束之高阁，没有得到充分的开发和利用，无法发挥其应有的价值。此外，由于档案管理的方式落后，很多有价值的档案信息没有被有效地整合和挖掘，导致档案资源的浪费。

（三）档案信息安全问题突出

人防工程档案中包含诸多国家军事机密，其安全性至关重要。然而，当前很多单位的档案管理存在较大的信息安全风险。例如，一些单位在档案管理中，未实施严格的信息安全措施，导致档案信息可能被非法访问、篡改或窃取。同时，部分档案管理部门的工作人员信息安全意识较差，可能无意中泄露敏感信息，严重威胁到国家安全。

四、优化人防工程档案流程管理的举措

（一）增强档案管理意识

应通过宣传和教育，使各级领导和员工认识到档案管理的重要性。例如，可以组织定期的档案管理培训，邀请业内专家进行授课，以具体案例来解析档案管理不当可能带来的风险和损失。同时，对于档案管理岗位，应尽量设置具备相关专业背景和实际工作经验的人员，以提高档案管理的专业性和规范性。

（二）创新档案管理手段

实现档案的电子化存储和查询，这样的系统通常具有自动化分类、整理和索引功能，可以显著减少人工操作，提高管理效率。同时，对于纸质档案，可以考虑引入数字化扫描技术，将其转化为电子档案，以便于查询和使用。

（三）提高档案利用价值

加强档案信息资源的整合，提高档案信息资源的系统性、完整性和准确性。例如，可以建立完善的档案检索系统和目录，提供多种查询方式和途径，如关键词查询、主题分类查询等，提高用户获取档案信息的效率和准确性。

可以开展档案数据分析服务，将大量的档案信息进行分析和挖掘，提取出有价值的信息和知识，为使用者的决策和管理提供参考。例如，可以对大量的工程设计图纸、施工记录、验收报告等档案信息进行分析和挖掘，发现工程设计中的不足之处，为工程设计和施工提供参考。推广数字化档案利用，将传统的纸质档案转化为数字化档案，使得用户可以更加方便地获取和使用档案信息。例如，可以通过数字化扫描技术将纸质档案转化为电子档案，支持线上档案查询，提高档案利用的便捷性和效率。建立用户反馈机制，了解用户对档案利用的需求和反馈，不断优化档案管理流程和服务。可以通过调查问卷、在线评价等方式收集用户反馈，针对用户的需求和反馈不断改进档案管理流程和服务，提高档案利用价值和使用体验。

（四）加强档案风险管理

对于重要的档案信息，应定期进行备份和恢复演练，确保能够及时恢复档案信息，避免损失。采取措施保障档案存储设备的安全性和可靠性。例如，对于重要的档案信息，应采用专业的存储设备和技术，确保档案信息不会损坏或丢失。

应严格控制档案的利用和访问权限，避免无关人员获取敏感信息。例如，对于敏感的档案信息，应采用加密技术进行保护，只有授权人员才能访问和使用。定期对档案管理工作进行安全审计和漏洞扫描，及时发现和修复可能存在的安全隐患。例如，可以定期对档案管理系统进行安全审计，检查系统是否存在漏洞或者后门，确保系统的安全性和可靠性。

（五）建立档案管理评估机制

为了更客观、全面地评估档案管理工作，可以引入第三方评估机构来进行评估。例如，可以聘请专业的档案管理工作人员或机构来进行评估，提出改进意见和建议。应建立良好的反馈机制，及时将评估结果和改进意见反馈给档案管理部门或人员，以便及时改进和优化工作流程。例如，可以定期召开档案管理工作会议，将评估结果和改进意见进行传达和讨论，制订相应的改进措施。建立奖惩机制，根据档案管理人员的实际表现，进行相应的奖励和处罚，提高档案管理人员的工作积极性，培养其形成岗位责任意识。

（六）加强与现代化的互联网+技术的结合

国防工程档案可以借助云计算技术实现数据的高效存储和管理。通过将档案数据存储在云端，可以实现数据的集中管理和备份，提高数据的安全性和可靠性。同时，云计算技术还可以提供灵活的存储空间，满足档案数据不断增长的需求。通过对大量的档案数据进行挖掘和分析，可以提取出有价值的信息和知识，为决策提供支持。例如，可以利用大数据技术对国防工程档案中的施工记录、验收报告等进行数据分析和挖掘，发现问题和不足之处，提出改进建议。

利用“互联网+”技术，将传统纸质档案逐步电子化。这可以便于档案的存储、管理和检索。通过扫描、OCR等技术，将纸质档案转化为电子档案，并利用云存储等技术进行存储。同时，可以通过权限控制，实现在线档案借阅和归还，避免传统档案管理中存在的档案损坏、丢失等问题。通过“互联网+”技术，实现档案的在线利用。例如，通过建立在线档案数据库，提供关键词检索、全文检索等功能，方便用戶快速找到所需档案。同时，可以利用人工智能技术，对档案内容进行分析和挖掘，提供更精准的档案服务。利用App、小程序等移动端技术，实现在手机、平板等设备上随时随地访问国防工程档案。移动端服务可以提供更便捷的档案利用方式，提高档案服务的效率和用户满意度。

通过“互联网+”技术，建立数字化档案馆。数字化档案馆可以实现档案的数字化存储、管理和利用，提高档案管理的效率和便利性。同时，数字化档案馆可以提供更丰富的展示形式，如利用虚拟现实、增强现实等技术，使档案呈现更加生动、形象。通过物联网、大数据、人工智能等技术，实现国防工程档案的智能化管理。例如，利用人工智能技术对档案进行自动分类、编目等处理；利用物联网技术对档案库房进行智能监控，实现档案自动盘点、智能排架等功能。

结束语

综上所述，人防工程档案流程优化管理是提高工程建设和管理效率的重要手段，可以使国防工程档案流程更加高效、便捷、智能化，档案管理水平和服务质量也可以得到显著提高，能充分利用人防工程档案资源，使之更好地服务于社会、服务于经济建设，战时又能发挥自身作用，保护城市人民生命财产安全，是一项十分有意义、有价值的工作。当然，档案管理是一个不断发展的过程，需要不断探索和创新，以更好地服务于人防工程项目的建设和管理。

参考文献

[1]黄楚怡，崔佳德，张小燕.基于红色档案文化的文创产品开发策略研究[J].机电兵船档案，2023（1）：71-74.

[2]王峰，黄子路，韩孟臣，等.基于KnCMPSO算法的异构无人机协同多任务分配[J].自动化学报，2023，49（2）：399-414.

[3]刘沼辉，姚艳霞，姚正明.基于夜间灯光遥感提取城市建成区的研究进展[J].时空信息学报，2023，30（2）：177-183.

[4]侯悦.军工科研院所科技档案编研工作的探索与实践：二十八所开展我军指挥信息系统发展史档案编研案例[J].机电兵船档案，2022（1）：17-20.

[5]历娜.关于加强人防工程档案管理现代化的几点思考[J].黑龙江档案，2022（6）：70-72.

作者简介：褚菲（1977— ），女，汉族，吉林公主岭人，攀枝花市人民政府国防动员办公室，档案馆员，本科。

研究方向：行政机关综合档案管理。