电子人事档案在急救中心人力资源管理中的应用

李海怡

［摘 要］随着科技的不断发展，电子化管理正在逐步深入各个领域。电子化管理让传统人力资源管理模式得以革新，在此情况下，原始人事档案资料必须提升信息记录的准确性和高效性，由此出现了电子人事档案。电子人事档案不仅管理效率高，还能更好地保证信息的精准性、便捷性，这对提高人力资源管理水平具有重要意义。文章以急救中心为例，首先分析电子人事档案在急救中心人力资源管理中应用的意义，然后介绍电子人事档案在急救中心人力资源管理中应用存在的问題，最后提出几点电子人事档案在急救中心人力资源管理中应用的建议，以供参考。

［关键词］电子人事档案；人力资源管理；急救中心

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.06.035

［中图分类号］R197.6［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2024）06-0109-03

0     引 言

人事档案管理是人力资源管理工作的重要内容。在传统的人事档案管理中，管理人员多采用手写记录的方式形成人事档案，主要为纸质档案。这种类型的档案在管理方面有一定的难度，主要表现为档案保存难度大、要求高，稍有不慎，可能会出现档案丢失的情况。这不仅会增加人力资源管理难度，还会给单位造成较大的损失。由此可见，传统的人事档案管理模式已无法满足现代人力资源管理的需求，亟待对传统人事档案管理模式进行改进优化［1］。随着我国科技的快速发展，互联网技术应运而生，并得到普及和应用，如应用到档案管理领域，出现电子人事档案。人力资源管理领域也逐渐开始广泛应用电子人事档案。在实际应用中，相关档案信息主要采用电子化的形式，具有一定的便利性，不仅能提高人力资源管理工作效率，还能促进单位健康稳定发展。

1     电子人事档案在急救中心人力资源管理中应用的意义

1.1   提高人力资源管理效率

急救中心人力资源管理工作包括人才的引进、培训、考核评估、工资管理和绩效管理等，工作量较大。电子人事档案采用现代化的数据库技术、扫描技术等技术手段，简化了档案人员的工作流程，节省了时间和人力，提高了档案利用效率。通过应用电子人事档案，人力资源管理部门能够节省工作时间，提高工作效率。

1.2   方便对职工进行考核

电子人事档案包含急救中心所有职工的基本信息，包括个人信息、职业履历、奖惩情况等，这些信息是单位评估职工的重要依据。同时，职工在单位工作期间的表现也是单位对其进行考核的重要依据。与传统的纸质人事档案相比，电子人事档案能提供更全面和准确的人力资源信息，方便人力资源管理者进行数据分析和规划，以此提高职工考核评价效率［2］。

1.3   提升人力资源决策的精准性

通过电子人事档案，急救中心的人力资源管理者可以更好地掌握单位职工的基本情况，为单位职工招聘、职工培训、绩效管理等提供更精准的数据支持，提高单位的整体运营效率。另外，电子人事档案允许管理者快速检索和筛选职工信息，使得急救中心管理者能够在短时间内获得大量关于职工的信息。这能大大提高人力资源决策的效率和准确性，有助于在紧急情况下迅速作出正确的人力资源管理决策，从而提高急救中心医疗服务的质量。

1.4   保障人力资源合理分配

基于电子人事档案，急救中心可以更好地了解职工的能力和专长，从而在紧急情况下将职工配置到最合适的岗位。同时，电子人事档案还可以为职工的轮班和排班提供依据，确保人力资源的合理利用。此外，电子人事档案的应用有利于优化人才招聘工作，从而为急救中心收获更多复合型人才，建立更加专业且高素质的人才队伍。

1.5   降低管理难度

电子人事档案可以降低管理难度。传统的人事档案管理方式需要管理人员手动整理和更新员工信息，工作量大且容易出错。而电子人事档案系统可以实现自动化的信息管理和更新，减少管理人员的工作负担，提高人力资源管理效率。同时，电子人事档案还可以实现信息的实时共享和快速查询，方便各部门之间的协作和沟通，降低管理难度。

1.6   强化职工培训管理

电子人事档案系统地记录了职工的培训经历和成果，可为职工的培训计划设计和实施提供依据。通过分析职工培训数据，急救中心可以发现培训中的不足并加以弥补，同时针对职工的个人需求和不足提供定制化的培训方案，以此提高职工的业务能力和服务水平。

1.7   节省管理成本

电子人事档案可以节省管理成本。传统的人事档案需要大量的纸张和人力来记录与整理，成本较高。而电子人事档案系统可以实现无纸化管理，减少纸张等物质资源的消耗，降低管理成本。同时，电子人事档案还可以实现信息的远程传输和共享，减少人力和交通等成本的投入，进一步提高管理效率。

2     电子人事档案在急救中心人力资源管理应用中存在的主要问题

2.1   人力资源管理理念滞后，现代技术应用不足

在人力资源管理方面，部分急救中心并未意识到电子人事档案在人力资源管理中的作用，仍保留传统的管理方式，忽视对电子人事档案的应用，造成电子人事档案的作用得不到充分发挥。同时，由于管理理念陈旧，人力资源管理部门也不重视对员工技能的培训，导致管理人员不具有电子档案信息检索和分析处理信息的能力。而在技术应用方面，尽管大数据技术正日益受到关注，但部分急救中心在实际应用中仍然存在困难，表现为部分急救中心可能没有意识到大数据技术的潜在价值，或者缺乏必要的技术资源和能力来应用电子人事档案［3］。

2.2   纸质人事档案与电子人事档案衔接不充分

在当今数字化时代，电子人事档案与纸质人事档案之间的衔接问题尤为明显。尽管电子人事档案带来了便捷性和高效性，但与纸质人事档案的衔接仍然存在许多不足，这可能影响到急救中心的人事管理效率和职工个人权益。首先，部分急救中心在电子人事档案和纸质人事档案的制度衔接上存在不足。一方面，缺乏明确的标准来规范两种档案的管理和操作；另一方面，急救中心在实际运营过程中，对电子人事档案和纸质人事档案的保存、转移、销毁等环节的制度设计与执行存在诸多问题。其次，在现实中，电子人事档案与纸质人事档案的信息同步往往不及时，导致二者的信息不一致。比如，某些职工的个人信息在电子档案系统中已经更新，但纸质人事档案中仍显示旧的信息。这主要是由二者之间的信息流通不顺畅，以及缺乏有效的信息同步机制所导致的。最后，电子人事档案与纸质人事档案之间的文件转换也是一个重要问题。尽管现代技术使得文件转换成为可能，但在实际操作中，由于各种因素（如技术、人力等），电子文件转换为纸质文件或纸质文件转换为电子文件的过程往往困难重重。

2.3   电子人事档案功能发挥不充分，管理系统之间未实现互联互通

尽管部分急救中心搭建了人力资源管理平台，且构建了电子人事档案管理系统，但受到早期规划不足、技术限制等因素的影响，目前急救中心内部各管理系统之间未能实现互联互通。这导致职工信息在发生变化时，不能通过系统实时更新，造成信息更新滞后，人力资源管理部门无法依靠电子人事档案开展相关工作，严重影响了电子人事档案作用的发挥。

2.4   电子人事档案不完整，信息更新滞后

确保电子人事档案的完整性是人力资源管理的重要问题。完整性不仅包括档案信息的全面性，还要求档案信息在存储和处理过程中保持完整。但从现实情况看，部分急救中心存在电子人事档案不完整的问题［4］。一方面，电子人事档案未能覆盖全体职工档案，使得职工档案信息不完整。部分急救中心早期人事档案是以纸质档案为主，在推进数字化建设过程中，需要将纸质档案转变为电子档案，但由于工作量大、人手不足、监管力量薄弱等问题，信息转换不到位，难以为人力资源管理工作提供全面、准确的数据支持。另一方面，急救中心在电子人事档案管理时存在管理不到位、操作不恰当、系统不连通等问题，使得信息更新速度慢，造成档案信息不全面，影响了电子人事档案作用的发挥。

2.5   档案信息安全问题突出，限制档案作用的发挥

在人力资源管理中，应用电子人事档案的首要问题便是档案信息的安全性。电子人事档案面临着诸多安全风险，如未经授权的访问、数据泄露、數据窜改等。部分急救中心由于对现代化档案管理技术不了解和安全防范意识不足，使得档案管理系统防御功能较为薄弱，面临系统遭受病毒和黑客攻击的风险，一旦被攻击，将会对电子人事档案信息的完整性、可靠性产生影响，进而影响其在人力资源管理工作中的作用发挥。

3     电子人事档案在急救中心人力资源管理中应用的建议

3.1   革新人力资源管理理念，重视现代技术的应用

人力资源管理部门应及时转变管理理念，正确认识电子人事档案管理的作用和意义，以电子人事档案管理为契机，创新工作形式。在管理理念方面，人力资源管理部门应树立大数据思维，并将大数据思维贯穿到管理工作的各个环节，同时重视对本部门管理人员开展技能培训，增强其数字化管理意识。例如，以利用电子人事档案为切入点，开展现代化档案管理技术培训工作，为现代化人力资源管理提供有力支撑。在技术方面，积极引入大数据等先进技术开展人力资源管理。例如，利用大数据分析技术进行绩效福利管理，及时了解职工对绩效福利的满意度［5］。同时，利用大数据技术，挖掘和分析电子人事档案信息，为单位人力资源管理提供有力支持。

3.2   完善相关标准和制度，促进电子档案与纸质档案有效衔接

解决电子人事档案与纸质人事档案衔接不充分的问题，需要从多个方面入手。首先，完善相关标准，为电子人事档案和纸质人事档案的衔接提供指导与依据；其次，加强两种档案管理方式的衔接，实现信息的互通和共享；再次，建立有效的信息同步机制，保证电子人事档案和纸质人事档案的信息一致性；最后，加强职工的培训和教育，提高他们对电子人事档案和纸质人事档案管理的专业技能水平。

3.3   完善人事档案管理系统，促进各系统互联互通

要想在人力资源管理中充分利用电子人事档案，急救中心应有完善的档案管理系统作支撑，且要保证档案管理系统与单位各系统之间互联互通，以保证档案信息能实时更新。在构建档案管理系统过程中，急救中心应对不同人力资源管理人员授予不同的权限，确保人力资源管理部门能合理利用电子人事档案。同时，急救中心要建立一个完善的信息数据库来实现信息共享和交换，这也要求人力资源管理部门及时更新电子人事档案信息，以供使用。

3.4   完善管理制度，提升电子人事档案信息的完整性和准确性

首先，确保信息采集的完整性。在采集职工信息时，需要全面、完整地收集每个人的信息，包括姓名、联系方式、身份证号码等，并确保信息准确无误，这样才能进行后续处理。如果信息采集不完整或存在错误，将直接影响电子人事档案的完整性。因此，在信息采集阶段，采集人员必须加强对数据质量的控制，确保信息的准确性。其次，电子人事档案的完整性还需要通过实时更新和维护来保证。人力资源管理部门应建立一套完善的信息更新和维护制度，及时补充职工的新信息，并清理过时信息。最后，为了保证数据的准确性，人力资源管理部门需要进行数据质检，对错误的信息进行修正。另外，为了防止数据不一致，急救中心需要建立多级审核机制，确保数据的准确性。

3.5   强化档案信息安全防护，规范档案信息使用

为规范电子人事档案在人力资源管理中的使用，单位必须做好档案信息安全防护工作［6］。首先，为了保证电子人事档案的安全性，急救中心需要进行权限管理。急救中心需要根据员工职务和部门设置不同的查阅权限，避免无关人员接触到敏感信息。同时，对于高级管理者，可以设置更加严格的权限，如审批权限，以防止数据被随意修改。其次，虽然电子人事档案具有很多优点，但为了保证数据的安全性，急救中心还需要进行纸质档案备份。急救中心需要将电子档案打印成纸质文件，并存放在安全的地方，以防止意外情况发生，导致数据丢失。最后，强化网络安全防范，包括对外部网络攻击的防范，以及内部网络数据的保护。急救中心应采用专业的防火墙和入侵检测系统，以防止外部非法访问和恶意攻击。

4     结束语

电子人事档案的应用，可提高急救中心人力资源管理工作效率和质量，是推动人力资源管理现代化发展的有效途径。而要想充分发挥电子人事档案在人力资源管理中的作用，急救中心则需要从更新管理理念，强化电子档案和纸质档案有效衔接，完善档案管理系统，提升档案信息完整度和准确性，以及强化档案信息安全防护等方面着手，进而提升人力资源管理水平。

主要参考文献

［1］闫玲玲.人力资源管理视域下人事档案管理工作优化方法［J］.兰台内外，2023（9）：75-77.

［2］王杏如.新形势下电子人事档案在人力资源管理中的作用［J］.文化产业，2022（1）：91-93.

［3］张文娟.人事档案管理在人力资源管理中的运用策略［J］.就业与保障，2021（22）：134-136.

［4］周春兰.以档案管理信息化促进人力资源管理高效化研究［J］.办公室业务，2020（17）：145-146.

［5］鄢明芳.人事档案管理在人力资源管理中的重要作用［J］.人力资源，2020（2）：84.

［6］张苗.人事档案在机关事业单位人力资源管理中的作用

［J］.中外企业家，2019（23）：130.