科研电子档案管理标准体系研究

康茵

关键词：电子档案，管理，标准

0 引言

做好电子文件归档和电子档案管理工作，是档案管理面临的重要课题。目前中石化石油化工科学研究院有限公司（以下简称石科院）科研电子档案管理的有关规章制度还不明确和完善，档案数据信息还不齐全规范等，制约了科研电子档案的检索、利用及管理。本文从科研电子档案制度建设、科研电子档案的归档范围、科研电子档案管理机制等方面探讨科研电子档案管理模式，提出未来石科院电子档案制度建设框架及科研电子档案归档和管理模式。

1 石科院电子档案管理工作现状

目前石科院档案信息化标准规范相对滞后，电子档案全文的收集、保管和提供利用等方面工作尚处于起步阶段。石科院科研档案数据是以课题制形式进行收集和管理，数据分散于“科研课题”“科研综合”“成果档案”等数据库中，数据管理还不能做到系统、完整、规范，从而影响档案数据的深度挖掘和利用价值。随着信息化的发展，产生了大量的电子文件，石科院面临着如何管理好电子文件的挑战。

1.1 电子档案标准规范

要实现电子档案新型管理模式，需要有统一的管理体制、统一制度、统一规范、统一要求，使之管理流程程序化、标准化、制度化[1]。近年来，国家和地方相继出台了不少电子文件管理方面的政策文件，对档案工作体制机制完善、单位内部管理制度、信息化建设、电子文件归档流程、电子档案管理等多个方面都作出了规定和要求[2]。目前石科院对于电子档案的移交、接收与管理缺乏经验，尚未形成一套成熟的接收标准和管理机制。接收标准和管理机制不成熟完善，后续的电子档案接收和管理会出现接收错误、管理混亂、无据可依的情况，影响电子档案的收集收全[3]。

1.2 电子档案归档范围

（1）S-Zorb科研电子档案归档内容

中国石化于2007年引进美国康菲公司的S-Zorb成套技术，接收了S-Zorb专项技术电子档案。从整体看康菲公司S-Zorb技术档案显现出成套技术档案的特点，全部以电子文件形式构成S-Zorb技术项目档案数据库。实现了系统性、完整性、规范化管理，所有技术数据实行分类多级管理，在内容上包括由Z-Sorb向S-Zorb转变的研发思路，小型、中型装置的各项试验，工业装置的工艺、设备的设计、开工运转和维修，各类商务文件、技术培训文件等。在形式上包括试验记录和试验数据汇总、会议记录和联系通知、研究报告、研究成果、专利、公开发表的文章报告、工作汇报函件及技术备忘报告等。文件分类中还特别设置了“个人研究成果”，整理收集了个人研究工作中产生的技术文件，即科研报告、技术开发中的信函文件等。

（2）石科院科研电子档案归档范围

通过和康菲公司科研文件归档内容对比可知，石科院科研文件归档内容缺少相应记述研发过程背景的文件材料，如准备阶段的项目研究，包括市场调研、档案查阅、研发思路等；在项目的研究阶段，缺少个人技术研究结果与信函、技术备忘报告、对外演讲、信息交流、专利和公开发表文章、会议记录等反映研发整体过程的文件材料，造成前人或过去的所有经验或教训没有完整保存下来，导致很多新开展的项目中很大部分工作还要从头做起。石科院归档材料中虽然包含专利和公开发表文章清单，但缺少原文内容，使项目数据不系统、不完整，不利于日后的查阅利用。试验记录册缺少原始数据材料，也缺少小试阶段的试验记录文件；项目后续阶段，缺少总结鉴定、成果申报奖励和成果推广等材料。虽然近几年已开始重视科研课题管理后续材料的归档工作，但是由于后续材料的完成节点是在科研课题结题之后，后续材料的归档并没有在石科院科研课题归档材料范围中明确规定，致使科研项目的后续材料归档不能做到应归尽归。

1.3 科研电子档案管理机制

目前石科院对科研档案的管理是科研课题制，以某项科研课题为核心进行档案的收集整理利用等。科研课题电子档案数据分散于“科研课题”“科研综合”“科研成果档案”“专利档案”等不同数据库中。以科研课题为核心进行管理，会出现一个大科研项目从研发到工业应用整个过程中多次立项、签署多份合同、多次鉴定、形成多个课题的现象，造成科研材料分散、检索困难，或数据不全等问题。

2 新型电子档案管理模式

2.1 标准规范

为了做好电子档案移交接收及后续管理工作，石科院参考《企业电子文件归档与电子档案管理指南》，编制了《科研电子文件归档和电子档案管理要求》（简称《要求》），以国家前期已出台若干规章制度和规范性文件为依据，以电子文件归档和电子档案管理流程为主线，内容包括总则、管理体制、电子文件归档范围与电子档案保管期限表、电子文件归档管理的前端控制、电子文件收集、鉴定与整理，电子档案存储、保管、利用、处置等要求。

此外，石科院修改采用GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》，编制了石科院的《电子文件归档与管理规范》（以下简称《规范》），规定了在石科院科研活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的具体方法。《规范》根据石科院档案工作的实际情况，编写了石科院电子文件归档清单、电子档案分类细目表、电子文件归档登记表、电子档案格式转换与迁移登记表、电子档案销毁登记表、电子档案借（查）阅密级审批权限要求等。

《要求》和《规范》二者相互衔接，针对电子文件归档、电子档案移交接收、电子档案管理三个环节，对业务流程、数据存储标准等进行了规范。

建立电子文件管理制度，进一步理顺电子文件管理体制。在制度框架内明确基本的管理内容，在此基础上才能提升电子档案的管理质量。

2.2 归档范围

对比康菲公司S-Zorb科研电子文件归档内容，提出未来石科院科研项目电子文件归档内容建议，见表1。

归档建议在原有归档范围的基础上，补充完善了研发过程背景材料的归档，如增加市场调研、档案查阅、研发思路等内容；增加个人技术研究结果与信函、技术备忘报告、对外演讲、信息交流、会议记录等研发过程材料，增加归档专利和公开发表文章原文；试验记录册强调原始试验数据归档；明确项目后续阶段的总结鉴定、成果申报奖励和成果推广等材料的归档，归档内容覆盖科研项目全生命周期管理。

2.3 管理机制

按照S-Zorb专项数据库的管理模式，科研项目包括该项目研究专业领域内反映全过程的各类文件，如各工作阶段研究课题的提出、研发思路、目标、方法，各课题的试验研发过程，成果的应用和推广、工作过程记录、会议讲稿、发表论文、信息交流、研发报告、专利、关键设备开发过程记录等。此外，S-Zorb项目档案中包含“个人技术研究成果”。个人技术研究成果是过程数据的一种表现形式，既便于对个人工作业绩进行评价，也有利于公司随时了解掌握科研项目的工作状况。康菲公司也非常重视该公司成果推广的技术内容。成果推广数据文件完整、详细。在整个S-Zorb专项技术电子档案数据中，成果推广信息数据占据了大约30%。康菲公司的成果推广信息数据最能体现该公司以超前的技术储备和优质的服务所形成的全球化的业务体系特点。石科院电子档案管理应对科研项目全生命周期的各类文件进行分类管理，特别应该重视科研项目成果推广数据的收集和管理。

康菲公司S-Zorb专项数据库的管理是以科研项目为核心，实现对成套技术档案的分类多级管理，数据管理更加集中、系统、完整和规范，避免重复立项、重复鉴定、课题交叉重叠、材料分散等现象。S-Zorb专项数据采用树型管理结构，一级管理目录按业务管理分类，所有文件管理按业务或专业范围逐级进行分类。采用树型管理结构，有利于管理系统应用的规范、有序、高效，对石科院成套技术档案分类多级管理具有很大的参考意义。

3 结语

科研档案管理系统需要逐步完善系统建设方案，特别是加强和完善科研电子档案制度建设。石科院的《科研电子文件归档和电子档案管理要求》和《电子文件归档与管理规范》两项制度明确了电子档案管理的基本内容，二者在内容上相互衔接，互为补充，为做好电子档案移交接收及后续管理工作奠定了基础。

对比美国康菲公司S-Zorb专项科研电子档案管理，提出未来石科院科研项目电子文件归档内容补充完善建议，使归档内容能够较全面反映科研项目全生命周期过程。应重视研发背景材料、过程数据，特别是个人工作研究过程中产生的文件材料及科研项目后续阶段形成的总结、成果推广等材料的收集和归档。个人技术研究成果，其涉及的经验和教训对后续工作的开展意义重大。评议、鉴定、成果推广和奖励申报等科研项目后续阶段数据是科研项目转化为生产力、创造社会效益的重要体现。

科研电子档案的管理模式建议建立科研项目制管理机制，形成一个完整、系统、动态的数据库全生命周期管理模式，覆盖个人技术研究成果，加大成果推广数据信息的占比。按照业务或专业领域，对档案逐级进行分类管理，有利于管理系统应用的规范、有序、高效。

探索適合石科院现状的科研电子档案归档和管理模式，确立电子档案管理制度框架、补充完善科研电子档案归档范围、建立以科研项目为核心的多级分类管理机制，可以有效提高石科院科研档案质量，促进档案工作效率与管理水平的进一步提高。