卫生健康系统业务档案管理服务研究

摘 要：业务档案管理服务是卫生健康系统运营中至关重要的一环，涉及医疗记录、患者信息和机構管理等方面的内容，直接关系到医疗服务的质量和效率。然而，在信息技术快速发展的背景下，卫生健康系统档案管理业务也面临着诸多挑战和问题，如信息化程度不高、数据安全问题等。文章深入探讨了卫生健康系统业务档案管理服务的现状及存在的问题，并提出相应的解决方案，以期为相关行业的进一步发展提供借鉴和指导。

关键词：卫生；健康系统；业务档案；管理服务

中图分类号：G271；R197.32 文献标识码：A

随着卫生健康事业的不断发展，卫生健康系统业务档案的数量和种类不断增加，如何有效管理和利用这些档案成为亟待解决的问题。业务档案管理是卫生健康系统管理的重要组成部分，对于提高医疗服务质量、保障人民群众健康权益等方面具有重要意义。因此，一旦本领域存在不足和问题，如发展的滞后性等，必然会影响广大人民群众的切身利益。

一、卫生健康系统业务档案管理服务概述

1.卫生健康系统业务档案的定义和价值

卫生健康系统业务档案是指卫生健康机构在开展业务活动过程中形成的，具有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。这些档案不仅记录了卫生健康机构的工作成果和经验，还为后续工作提供了重要的参考和依据。首先，业务档案具有历史凭证作用，可为各级领导和机关提供重要的决策参考的同时，还可以为卫生健康业务各项工作的顺利开展提供必要的依据和凭证；其次，业务档案是卫生健康系统的重要资产，具有不可替代的价值。通过对业务档案的整理、分析和利用，可助力卫生健康单位梳理当前工作中存在的问题，从而进一步提升应对措施的针对性、有效性和可靠性；最后，业务档案是卫生健康系统对外交流和合作的重要工具。在与其他机构联动合作或接受外部检查时，完整、准确的业务档案可以展示卫生健康系统的专业水平和工作成果，有助于建立良好的合作关系，提升卫生健康系统的整体形象。

2.卫生健康系统业务档案特点

结合卫生健康系统业务档案管理要素，其主要包含以下三个方面特点：一是内容复杂性。卫生健康系统业务档案涉及的内容复杂多样，包括但不限于医疗记录、病历、影像资料、病理切片、检验报告、药品管理、健康管理、科研等。这些档案不但种类繁多，而且每个个体的档案都极具个性化，需要精细且准确的分类和存储；二是隐私性和安全性。卫生健康系统业务档案涉及大量的个人隐私信息，如患者的姓名、联系方式和病历信息等。这些信息一旦被泄露，可能会给患者和家庭带来不良影响，甚至引发社会问题。因此，卫生健康系统在处理这些档案时，必须严格遵守相关法律法规，确保档案的隐私性和安全性；三是时间和空间特性。卫生健康系统业务档案不仅在时间上具有连续性，在空间上也具有关联性。每个患者的档案随着时间的推移而不断增加和更新，同时，不同患者之间的档案也可能存在某种关联性。因此，卫生健康系统在管理业务档案时，应具备强大的数据分析和处理能力，以便准确、及时地更新和查询档案信息。

二、卫生健康系统业务档案管理不足分析

目前，虽然大部分卫生健康系统管理单位开始重视业务档案的开发和利用，如主动完善现有管理制度、引入可靠的信息技术和完善的硬件设备设施等，取得了较好的成果。但从整体角度看，仍有部分单位在业务档案管理上存在一些问题。

1.档案管理制度不健全

在当前的卫生健康系统中，业务档案管理制度普遍不够健全，大部分单位缺乏一套完整、规范化的管理流程，导致档案整理工作效率低下，容易出现档案混乱、遗漏的情况。例如，在档案的分类、整理、存储和借阅等方面，缺乏明确的规定和操作流程，使业务档案管理人员开展工作时没有依据。

2.缺乏专业的档案管理人才

卫生健康系统档案管理工作逐渐向复杂化和系统化的方向转变，然而，很多卫生健康系统档案管理人员素质水平却相对较低，不仅会直接影响档案管理工作的质量，还在一定程度上制约了卫生健康业务档案的利用效果。例如，由于缺乏专业的档案管理知识，管理人员可能无法有效地对档案分类、整理和利用，导致部分档案被“数据遗失”。

3.档案管理手段落后

一些卫生健康系统的档案管理手段比较落后，其虽然引入了较为先进的软件和硬件管理系统，但仍使用传统的档案管理模式，对档案的利用需要复杂的审核程序或缺乏标准和规范化的管理手段，如不同的部门有自己的档案管理方式，导致档案的格式、分类和存储方式都不一致。

4.档案安全性低

卫生健康系统的档案包含大量的个人隐私信息，如病情记录、个人身份信息等。如果档案安全性得不到保障，容易导致隐私被泄露、数据丢失等问题，给个人和社会带来不良影响。事实上，当前一些卫生健康系统业务档案管理部门并未重视这一工作的开展，导致业务档案的保密管理存在较大的风险。例如，业务档案管理中缺乏必要的安全措施，如密码保护、防篡改等，使得档案信息容易受到攻击和被泄露。

5.档案利用价值未得到充分发挥

有些卫生健康系统的档案利用价值未得到充分发挥，档案的查阅和利用效率不高。例如，在一些地区，卫生健康系统的档案信息仍然采用纸质形式保存，不仅查阅不便，还难以有效分析和利用数据。有的机构虽然已经采用信息和数据技术，优化了档案管理模式，但却未开发和利用相应的数据资源，导致这些数据资源被“闲置”。

三、卫生健康系统业务档案管理服务优化分析

针对上述共性问题，卫生健康系统业务档案管理应基于自身实际发展需求，定期对照相关业务档案管理的方式、内容，并以管理模式的合理性、有效性和可靠性为出发点，动态优化业务档案管理措施，以提高服务能力。同时，应结合当前卫生健康系统业务档案管理服务特色经验，做好以下几点工作：

1.建立健全管理制度

相关部门应以国家相关法律法规以及卫生健康行业的实际情况为基础，围绕自身业务档案需求，制定和完善档案管理制度，明确业务檔案的分类、整理要求、存储规定和借阅流程，确保每一个环节都有明确的操作指引和责任分工，并落实到具体的工作实践中。同时，也要时刻关注国家医疗卫生业务档案的最新规范，并动态完善相关制度内容，应包含病人病历、医生诊断、手术记录和药品使用等业务档案。例如，整理制度应明确规定管理人员要将同一类型的档案放在同一文件夹或同一目录下，按照时间顺序排列，最新的档案放在最上面，并要定期备份，以防数据丢失等。此外，制度的完善还应深入基层，即相关管理部门应定期深入业务档案管理部门一线，了解制度执行情况等，优化原制度内容、形式，以进一步提升制度的适应力、可靠性和约束性等。需要注意的是，对于收集的建议、措施等，相关管理部门要及时整理、分析，将形成的最终制度内容反馈至各个部门，并监督和评估制度的执行情况，以确保优化方案取得预期的效果。

2.提升档案管理人员的技能素养

针对卫生健康系统缺乏专业档案管理人才所带来的问题，应采取一系列的应对措施，以提高相关人员业务档案管理工作质量和效率。首先，要加强对档案管理人员的培训。要定期举办专业的档案管理知识培训活动，如档案资源信息安全培训、档案资源数据分析技术、档案资源科学整理与备份等，以提升档案管理人员的专业素养和技能水平。同时，鼓励档案管理人员积极参加相关的国家级或行业级的档案管理认证考试，激励他们自主学习，不断提高自身的专业水平；其次，要定期更新培训内容。在培训过程中，相关部门应结合当前卫生健康业务档案管理工作中涉及的技术、设备设施等要素，丰富、改进和优化培训内容与形式。例如，提供业务档案管理技能的升阶培训活动，丰富培训形式，如借助信息化技术打造线上+培训等；最后，加大对档案管理人才的引进力度。可以通过多种途径，吸引具有档案管理专业背景的人才加入卫生健康系统，与相关的专业院校联动，培养定向档案管理人才，为未来的档案管理工作输送更多的专业人才。

3.强化档案管理手段

卫生健康业务档案管理是保障患者权益、提高医疗服务质量、促进医疗卫生事业发展的重要环节。首先，要明确档案管理目标和原则，即业务档案管理要以真实性、可靠性和完整性等目标和原则为核心，开展管理活动。例如，在真实性管理上，要对医疗档案采取更加细致、深入、全面和系统的核查，检查其诊断、治疗等医疗过程的记录，再依据建立的规范和审查机制，对照业务档案是否虚假或被篡改。再如在可靠性和完整性管理上，要检查业务档案是否规范填写，并定期抽查和评估档案质量，保障档案的完整与准确度，确保医疗信息的准确性和可靠性；其次，要加强档案责任落地，强化档案管理流程。要建立专门的档案管理部门或岗位，并明确相关人员的具体责任。例如，部门主要责任人员应做好协调工作，并执行医疗健康业务档案全过程管理任务。在档案收集方面，可以通过信息技术手段，建立电子病历系统，便于医务人员实时录入患者信息，并实现信息共享。同时，为提升业务档案整理和分类效果，应建立统一的规范与标准，确保每个环节的流程和内容都符合规范要求，以避免各个部门在业务档案收集、整理、分类、存储、备份和销毁等环节存在差异。

4.加强数据安全管理

数据安全作为当前卫生健康系统业务档案管理的核心要素，应建立更加可靠、全面的安全管理机制。首先，加强技术手段的保护。要建立健全信息安全管理制度，采用先进的加密技术对敏感信息加密存储或云传输处理，确保数据在传输和存储过程中不易被窃取或篡改。同时，引入防火墙、监测系统等安全设备，及时发现并遏制恶意攻击行为。例如，对于敏感信息，可以引入多重身份验证安全措施，如密码结合手机验证码等，以提高访问的安全性。还可以借助大数据安全技术，对系统中的异常行为和安全事件实施实时监控与检测，及时发现并应对潜在的安全威胁；其次，建立完善的监测和审计机制。通过日志记录、定期审计等方式，实时监测档案操作情况，及时发现异常操作和安全风险，确保档案信息的安全性和完整性；再次，加强和相关部门的合作与沟通，建立跨部门的数据共享和协同机制，在提高信息共享效率的同时，确保数据安全。此外，还应加强对外部供应商和合作伙伴的信息安全管理，确保其符合相关安全标准和约束；最后，加强社会监督与公众参与。建立档案安全信息公开制度，公开、透明档案管理工作，接受社会监督。同时，积极引导和鼓励患者和群众参与档案安全管理，加强社会共治。此外，还应加强物理环境安全管理。相关单位应建立完善的物理环境安全管理体系，对重要信息存储和处理场所实施严格出入控制和监管，确保敏感信息不会通过物理途径被泄露或非法获取。同时，加强对重要信息存储和处理设备的维护和管理，确保设备设施的安全性和稳定性。例如，加强对敏感信息存储和处理场所的监控和报警系统建设，及时发现并应对潜在的安全威胁。

5.全面提升业务档案利用价值

卫生健康业务档案利用是医疗机构管理重要的一环，不仅可以帮助医生更好地了解患者病情和病史，还可以提高医疗质量和效率。因此，相关单位应积极探究如何借助新技术、新理论对业务档案展开深度挖掘，以提升其应用价值。以大数据挖掘技术为例，首先，在资源整合方面，大数据技术可以帮助卫生健康部门整合医疗机构、药品供应商和医疗设备制造商等各方资源。例如，通过建立健全数据平台，可以整合各类医疗资源信息，包括医院、诊所的诊疗数据、患者健康档案、药品信息和医疗设备数据等，实现全面的资源汇聚和共享；其次，在服务方式优化方面，大数据技术可帮助医疗服务机构打造个性化医疗定制服务，提高医疗服务的精准度和效果。基于大数据分析，可以挖掘患者的健康档案、疾病发展趋势、用药反应情况等关键信息，从而为医生提供更为精细的诊疗建议和治疗方案，实现个性化的医疗服务。此外，大数据技术还可以通过分析患者健康档案和预测模型，提前发现潜在的健康问题，帮助医疗机构实施预防性干预和管理。因此，相关单位在管理卫生健康系统业务档案时，应主动整合自身现有资源，围绕资源利用最大效益为出发点，开发符合自身实际需求的业务资源档案利用形式，进一步挖掘档案利用效果。

综上所述，通过对卫生健康系统业务档案管理服务的研究和分析，本文揭示了当前档案管理存在的问题，并提出了一系列改进措施和解决方案，具有一定参考价值。在今后的研究中，将结合具体的实证研究和案例验证，进一步完善档案管理服务的相关理论和实践，促进卫生健康系统的信息化和管理水平的提高，为卫生健康系统的可持续发展提供坚实的支撑。

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作者单位：延安市老龄健康服务中心

作者简介：李菁（1979—），男，汉族，陕西洛川人，硕士，馆员，研究方向：档案管理。