科研单位精益经营管理体系信息化建设

2024-04-22蒋静

管理学家 2024年7期

蒋静

[摘要]2024年是加快建设航天强国的关键之年。为了落实“两个映射”管理要求，要全面推动精益经营管理体系落地见效，加强基于合同的穿透式管控，健全“全级次、全流程、全要素+全场景”的管理机制，畅通全链条管理流程，确保项目全周期管理准确高效。随着信息技术的发展与成熟，科研单位应依托精益经营管理体系反映业务的本质特性，把单位涉及经济业务信息的事项进行串联、贯通，建立集团化、网络化、一体化的精益经营管理体系。

[关键词]科研单位；财经管控；精益经营管理；信息化建设

中图分类号：F275 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2024）07-0031-03

近年来，科研单位随着内外部形势变化、经济规模持续增长、各类巡视检查愈发频繁、各级监管力度不断加大，经营管理要求逐步提升，信息化建设存在严重的“数据单点”和“信息孤岛”等缺陷[ 1 ]。管理部门难以提供准确、及时的经济业务信息，严重阻碍了管理精细化的发展。因此，完善精益经营管理体系建设，推动信息化建设尤为重要，也是实现经营管理精益化的必由之路。

一、经营管理现状

（一）孤岛式信息录入

不同单位使用不同的方式作为信息的载体，数据大多以纸质文件、Excel表格等形式存在，没有统一业务信息的分类及归集口径，造成信息在录入时耗费大量的时间和人工成本。各职能部门数据间没有关联性。由于缺乏统一的信息标准，信息的录入受到个人习惯和职业判断等影响，造成同类信息录入存在偏差。

（二）业务信息处理执行效率偏低

信息背后是经过处理后有用的数据，手工模式下，信息生成过程不可逆，即透过信息很难精准定位其业务运行及关联事项。信息分类整理、编辑传递、汇总计算等工作量大，依靠手工+管理软件的模式，耗费时间长，甚至由于不同管理软件处理思路差异，造成处理结果不可用。另外，手工模式对数据的可靠性也有一定影响，缺乏数据的对应审核，没有数据正确与否过滤机制，很容易出现数据处理错误，造成数据可靠性较差。

（三）信息交互存在数据壁垒

各部门形成的信息独立存在，形成各個信息孤岛，处于相互隔离状态，存在大量的信息盲点和信息不对称。业务部门需要的信息，通过业务人员进行筛查、汇总、整理等形成Excel表输出，但不同的事项往往需要重复工作提供不同表样的资料，信息交互过程中共享程度很低，耗费大量人力和时间，效率低。这些问题最终表现为反复核对、反复沟通，难免出现一些纰漏。

（四）管理体系无法有效进行决策支持

在经营管理的过程中，各级领导需要随时了解不同维度的信息，例如项目情况、指标、资金、合同、产品研制进度等。但由于现在各类数据分散在不同的管理人员手中，数据难以同步更新和联动，往往领导想要了解一些情况，需要多个部门的人员整理大量数据组织报表，时效性、准确性都难以保证。对于各部门年末经济效益的评估更是缺少全面、直观的经营驾驶舱平台，考核也势必会缺乏精确性。

二、信息化建设的原则

（一）安全保密原则

遵循国家和上级部门关于涉密信息系统的相关要求和标准，以及安全保障系统建设规范的要求，应确保安全保密运行，主要包括密级标识、身份认证、访问控制、系统审计、备份恢复、应急响应等要求。

在数据安全方面，系统访问和数据备份上要满足以下要求：保证系统访问的稳定性，建立应对突发事件的备份和恢复功能，保证数据安全；系统备份操作应有日志，并能判断备份操作是否正常完成。

（二）数据集中原则

应进行统一、集中的数据管理，实现系统之间的数据一致、可识别，制定数据识别标准，各系统遵循标准进行开发和实施。通过数据资源规划，梳理分析业务数据，形成数据的相关标准规范、编码规范等，保证数据的定义、约束、编码等一致，保证数据标准唯一。

（三）分级授权原则

在科研单位内部，根据各级员工的职责、能力和业务需求，合理地分配和授权相应的决策、管理和执行权力。这一原则有助于确保管理体系的高效运作和持续改进，同时激发员工的积极性和创造力。

（四）开放性原则

系统在建设过程中，要充分考虑到下一步的扩展和精细化管理的要求，支持各业务系统的接口开发和功能扩展，与发展经营战略相一致，与信息化建设相协调。

三、实施目标及路径

（一）总体目标

科研单位精益经营管理体系信息化建设的总体目标是通过实施精益管理信息化，全面提升单位的科研生产效率和经济效益，增强市场竞争力，实现可持续发展。精益经营管理体系信息化建设不是纯粹的信息技术工程建设，而是通过优化科研生产流程，减少无效劳动和浪费，提高科研生产的效率和质量。运用精益管理的方法和工具，通过精益成本管理，有效控制科研生产成本，提高成本竞争力；通过持续改进和创新，推动科研单位实现可持续发展[ 2 ]。

（二）阶段性目标

逐步实现精益经营管理体系的信息化运行，不仅会显著提高管理的效率和准确度，将烦琐的数据核对工作交给信息化系统完成，实现各级管理人员的身份转变，有效提高工作效率，也可为管理者提供决策数据支持及分析，在现阶段经营管理体制下，还可以提升经费精细化管理的能力，提升核心竞争力。

1 .数据管理

通过数据资源规划，梳理分析业务数据，形成基础数据的相关标准规范、编码规范等。利用基础数据管理平台的数据管理功能，保证基础数据的定义、约束、编码等一致，各系统遵循标准进行开发和实施。后续将规范数据的标准化管理、编码管理、质量管理、应用管理，同时对基础数据申请、校验、审批、发布、变更和注销实施动态管理，最终实现基础数据的集成化管理目标。

2 .系统应用

应用系统构成整个平台的支撑架构，构建了各个业务系统模块。依托平台的基础设施，将這些系统完全集成，遵循统一的架构、规范、标准，各系统间统一平台、无缝集成、一体化应用，系统以模块化方式建立，模块化可灵活组合、拆分，还可以根据需要进行二次开发，快速构建个性化业务系统。具体实现路径分两个阶段。

第一阶段（财经管控）以与财务直接相关的原始凭证信息为主线，先形成小的财务直接相关信息闭环管理，初步达到预算管理、型号项目全周期管理、合同管理、资金管理的线上管控，具备一定的决策反馈功能。具体建设包括以下内容。

一是预算管理。作为整个财经管控系统的数据源，全口径涵盖一个会计年度的所有经济业务信息，确保统筹经济业务信息源的唯一性。系统实现了预算目标设立、编制、审批、汇总、分解、执行、调整、控制、分析和考核的全过程管理，显著提高预算管理的有效性，提高对业务的导向和控制能力，提高预警及风险防范能力，确保战略规划、年度目标的顺利实施。

二是项目全周期管理。建立成熟、闭环、完整的信息化系统支撑型号成本策划和经费统筹工作；提供型号经费分配策划、收支管理、结算管理、综合分析的全过程业务；实现项目经费管理工作的持续改进，规范管理过程，加强信息反馈，降低沟通成本，提高工作效率，辅助管理决策。

三是合同管理。作为重要的业务载体，合同涵盖了较大范围的业务信息。合同管理系统在合同生效前进行自循环管理，实现从合同起草、合同审批、合同执行、跟踪预警、合同变更、合同归档的全周期信息化管理，统一标准规范，全面提高管理水平。当合同生效并执行时，将与平台内其他系统衔接，实现合同穿透式管理，与项目管理、财务管理的信息集成，及时跟踪和掌握合同的执行进度，保证各项资金的合理使用。真正达到“全级次、全流程、全要素+全场景”的管理目标。

四是资金管理。作为对年度资金预算的细化管理，即进一步细分为月度资金计划，将业务资金需求转化为可实施的财务资金计划，在部门资金计划的基础上进行平衡汇总，并受到年度资金预算的控制，合理安排月度生产经营资金，提高资金使用效率。

五是网上报销。作为直接对接财务核算的系统，实现业务与财务的动态交互，打破财务信息与业务信息无法协同的壁垒，从而规范报销流程，提高财务结算效率。

第二阶段（业财融合）的系统应用紧扣“持续演进、重点突破”的总体建设规划，在第一阶段建设预留系统公用化接口的基础上，根据不同部门、不同业务的需求，纳入人力资源、生产管理、物资管理等模块，切实提高科研生产和管理效率、效益与效果。实现事业部的内部精细管理，加强内部协作，落实责任，最终实现会计信息标准化、处理全程自动化、内外系统集成化、操作终端移动化、信息提供频道化、业财深度一体化。

3 .决策支持

决策支持系统旨在建立一个对财经管理信息进行统计、预警、分析和评价的展示平台，将散落在不同系统里的数据信息通过财务、业务模型进行归集整理，根据个性化的需求将决策辅助信息以直观的形式发布到信息展示平台上，定期将财务信息以表格形式导入到系统中并进行统计推送，使各级领导和相关人员能够及时、准确、方便地获得财经信息。

四、阶段性建设内容

根据精益经营管理体系建设的指导思想和工作重点，在一期建设中首先识别出与财务信息直接相关的内容进行建设，包括全面预算、资金计划、合同管理和网上报销。建立以预算管理为输入，以成本管理和资金管理为核心，以信息共享和反馈决策为重点，反映财经信息的综合管控系统。先将线下运行的业务流程合理过渡到线上，建立统一的财经信息数据库，在保证关联性和准确性的前提下，实现财务信息、业务信息对比、统计的快速反应[ 3 ]。

（一）综合财经管控系统“发起源”——预算管理系统

预算管理系统作为财经管控系统的源头，全口径涵盖了一个会计年度的所有经济业务信息，年初预算申报、年中预算调整均通过该系统进行程序化线上运行，确保统筹经济业务信息的唯一性。

预算管理系统由全面预算系统和项目全周期预算系统两个子系统构成。

全面预算是指实现综合经营计划从预算编制、预算执行、过程监控、综合分析、计划考核等全过程的信息化管理，解决传统方式下预算难以动态监控、精准考核以及财务信息与业务信息无法有效连接等问题，所有经济业务信息通过该系统将唯一信息流传递至合同管理系统、资金计划系统和网上报销系统。

项目全周期预算是指针对型号项目内外部审计管理等的特殊性要求，实现项目收支构成的策划、预警等功能，满足内部管理需要和外部审计要求。做到从项目立项直至完工交付的全周期管理，扩展项目管理的深度；实现项目经费支出的提前策划、全过程监控、实时反馈、综合分析，拓宽项目管理的维度。

（二）综合财经管控系统“中转站”——资金计划系统

基于筹融资需求，将资金计划系统作为预算信息与财务报销信息的数据“中转站”，利用软件的统计分析功能，对各单位、部门上报的资金计划进行多维度（总量、进度、缓急程度等）汇总、审核、平衡，合理安排月度资金，提高资金利用效率，降低财务费用。

其数据由两部分组成。一是经预算管理系统审核后的所有经济业务信息，抽取其中涉及资金支付的部分。二是将合同管理系统中生效且需要付款的合同传递至该系统。通过执行审核、批准等程序，形成资金计划并进行第一次数据反馈（回传至预算管理系统）；月末通过网上报销系统的数据形成资金执行报告、分析报告等决策支持信息，实现第二次反馈（回传至预算管理系统）。

（三）综合财经管控系统“衍生器”——合同管理系统

合同管理系统在合同生效前进行自循环，当合同生效并执行时，将外部业务信息与财经管控系统衔接起来，根据是否付款将信息传递至不同系统，合同执行反馈由网上报销系统通过预算管理系统进行回传。实现从合同起草、合同审批、合同执行、跟踪预警、合同变更、合同归档的全周期线上运行，对分散的合同进行集中管理，统一标准规范，缩短审批周期，全面提高合同管理水平。通过合同与项目、财务的信息交互，及时跟踪和掌握合同的执行进度，保证合同类资金、票据等的合理使用和一一对应，达到有效控制的目的。

（四）综合财经管控系统“翻译器”——网上报销系统

作为业务信息与财务信息相互翻译的“翻译器”，通过与财务核算系统的无缝对接，将业务信息翻译为财务语言，利用计算机的强大功能整合不同维度的财务数据反馈至资金计划系统、合同管理系统和预算管理系统。