企业预付账款的风险及防范探析

摘要：随着我国社会经济的不断发展，市场竞争愈加激烈。在这种激烈的市场竞争中，企业为了获取关键原材料等原因而预付账款，如果对预付账款未能妥善管理，有可能造成财产的流失。本文通过剖析企业预付账款存在的风险以及风险形成的原因，进而提出降低预付账款风险的具体措施。为防控因预付账款带来的财务风险，企业应按《内部控制具体规范》中关于采购与付款的相关规定建立预付账款的授权审批制度，加强预付账款的管理，特别是对大额预付账款的监控，定期追踪核查，对预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等综合判断，对有疑问的预付账款及时采取措施，将预付账款资金风险和可能造成的损失控制在企业可以承受的范围内。

关键词：预付账款；内部控制；采购；管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20240314

一、企业预付账款形成的原因及风险

（一）预付账款形成的原因

预付账款是购货方按照采购合同约定，预先以货币资金或货币等价物等形式支付给提供货物或劳务一方的款项，从而产生购货方的一笔短期债权，是购货方的流动资产。同时，供货方产生了一笔债务，形成预收账款，要求供货方按照合同约定以某种商品、提供劳务或服务抵偿。预付账款会造成购货方资金的提前支出，一旦供货方延期交货或无法按照合同履约，又无法及时退还给购货方款项，将造成购货方的资金被供货方占用，进而导致购货方资金周转困难、资金成本增加甚至出现呆坏账，最终影响购货方的正常经营和资金安全。

企业采用预付款的方式主要有三个方面的原因：一是预防重要原材料价格大幅上升，预先支付货款可以采取对企业有利的价格购入原材料；二是企业所需的某种原材料供不应求，企业需要预付货款获取原材料；三是由于生产、建设时间较长，供货方需要先垫付材料等款项，为降低经营风险和违约风险，供货方一般要求购货方先预付部分或全部货款。

（二）预付账款的风险

1.预付账款一旦逾期，将加剧产生坏账的风险

企业预付账款的风险：一是与供货单位发生纠纷，长期挂账；二是业务人员没有及时催要发票；三是供货单位失联或倒闭等。随着时间的推移，解决问题的难度越来越大，加上业务人员的变动，这些预付账款产生坏账的可能性势必越大，从而给企业带来经济损失。

2.预付账款形成坏账，增加了企业的资金成本和机会成本

企业预付款项为了获得所需原材料或某种服务而提前支付的款型。企业预付账款形成坏账，即可能无法按照合同约定获取所需原材料或某种服务，供货商不退还相关款项，将直接面临经济损失。在严重的情况下，影响企业正常经营，增加了资金成本和机会成本。

另外，企业预付账款发生坏账，不仅影响正常生产经营，还需耗费一定的人力和财力追讨，进一步增加成本。

3.预付账款的核算风险

企业应加强预付账款科目的核算与管理。如果财务管理工作不规范，未能做好预付账款科目的核算与管理工作，则可能存在预付账款与其他往来款项科目混用、金额记录有误等会计基础核算问题，无法准确、真实反映预付账款情况，继而也无法开展有效的对账、追偿等工作，最终导致资产流失。

二、预付账款风险形成的原因

（一）风险意识薄弱

企业预付账款风险意识淡薄、财务风险意识缺乏的现象普遍存在，未真正开展预付账款风险评估。相比应收账款，企业对预付账款往往不重视，甚至忽略。预付账款长期挂账，一方面造成会计信息失真，另一方面，为资金安全管控带来隐患，容易形成财务管理上的漏洞。

在部分企业预付账款清理中，相关人员预付账款风险意识淡薄，如业务人员由于岗位调动，未认真落实预付賬款销账和工作移交，后续人员不清楚业务情况，清理难度加大。

企业应加强业务人员风险意识教育，从思想上端正工作态度，正确认识预付账款管理工作的重要性和必要性，积极主动参与到管理工作中。

（二）供货商风险评价体系不健全

目前，社会信用体系仍不健全，部分供货商缺乏信用，具体表现之一：企业支付货款后，供货商不开具发票。部分企业预付账款清理时发现，预付材料款金额虽不大，但笔数多，每笔金额较小，大部分属于小额物资采购，厂家不开发票，造成预付账款长期挂账。

供货商缺乏信用的另一个表现：商品存在质量问题。发现某些预付账款是因为设备质量问题，设备不能验收合格，企业未履行合同余款的支付，供货商既不更换设备，也不开具发票，导致预付账款未能核销。

（三）预付账款内部控制制度不健全

企业采购商品预付货款后，业务人员未能及时跟进供货商，获取发票，导致预付账款长期挂账，表明企业采购业务内部控制制度不健全。

预付账款内部控制应从以下三个方面加强：一是职责分工是否明确；二是合同签订、采购行为是否按照相关规章制度审批，支付货款是否按照合同约定执行；三是预付账款的跟踪管理制度是否完善；四是处理坏账损失的相关制度是否健全。

三、加强预付账款管理的措施

通过以上对预付账款的分析，企业应提高重视、健全管理制度，从采购环节、合同签订以及审批环节等方面加强预付账款管理。

（一）提高重视、健全管理制度

1.企业应从风险意识着手

从企业管理者到基层员工，都要提高对预付账款的重视程度，强化风险防范意识。培训管理人员的业务知识与风险防范知识，讲授先进的预付账款管理方法和控制风险办法，进而为管理工作的开展打下良好的基础。

2.以市场为导向，修订和完善相关制度办法

制度的建立是预付账款管理工作开展的基础。预付账款是企业发生采购业务的一种正常经济现象，涉及金额有大有小，企业应合理预测预付账款额度。由于采购业务受市场环境、政策等因素影响，企业应根据市场变化，及时调整完善相关制度办法，包括信用政策、激励机制等，及时解决问题。

3.优化采购管理，完善采购申请制度明确相关部门或人员的职责权限，严格采购申请制度。对大额采购应实行集体决策，进行公开招标。

鉴于预付账款通常发生在采购环节，因此优化采购管理，将为预付账款的管理打下坚实基础。

加强企业采购管理主要体现在以下三个方面：

一是完善采购方案，有助于明确采购计划，促使采购的合理性、科学性。企业应当制定采购指引清单。采购方式按照实际情况分为常规采购和非常规采购。采购审批手续通过制度、流程固化，确保采购程序合规合法。另外，企业完善采购定价机制，物资采购部门应密切关注大宗物资市场价格变化情况，确定主要物资采购价格的控制范围，促使企业在市场采购中变被动为主动，为采购工作提供制度保障，确保采购价格在预期范围内，保障企业利益。

二是完善供货商分类标准，企业在选择供货商过程中，应遵循公平、公正的原则，根据实际情况选择合适的供货商。供货商分为五类：第一类试用供货商，企业与其业务刚开始或者还不能确定是否将其纳入合格供货商的阶段，此类供货商需具备相关资质，提供货物的价格、质量等均能满足企业需求；第二类是合格供货商，合格供货商是企业与其合作一段时间后，其提供货物的价格、质量、速度以及售后服务等均能符合企业需求；第三类是战略合作伙伴，此类供货商不仅是合格供货商，而且双方长期合作达成共识，实现共赢；第四类为不合格供货商，此类供货商与企业合作，提供物资的价格、质量、速度以及售后服务等不能满足企业需求；第五类为黑名单供货商，此类供货商与企业合作中，存在弄虚作假、违法违规等行为，导致严重损失，应不得与此类供货商合作。通过对供货商分类，有利于降低采购风险，企业将货款支付方式与供货商分类结合，有利于控制资金风险。

三是强化采购合同的履行，采购合同的订立应严格按照企业合同管理办法，对合同标的、货款支付方式、发票开具、验收标准等情况通过合同条款固化，通过合同运用法律手段维护企业利益。合同签订后，企业与供货商之间的采购行为应严格按照合同条款执行，避免不必要的纠纷。企业应按照合同约定做好货物验收、货款支付、获取发票等工作，对于异常情况，及时报告，提出解决办法。采购人员应密切关注合同执行情况。企业将上述优化采购管理的情况通过制度固化，并借助信息化手段确保落地，为预付账款的管理打下坚实的基础。

（二）成立专门信用管理组织，评估预付账款风险，加强货物验收控制

企业应建立合格的供货商名录，特别是对关键原材料实行库存预警机制。在采购之前评估小组深入了解和评估供货商的信用状况，评估小组由企业管理者、法律顾问、财务人员、技术人员等组成。由于评估信用风险是一项专业性、技术性和综合性较强的工作，企业应组织专项工作组把关。通过对供货商风险评估，建立供货商信用档案，可以有效控制预付账款风险。

企业应当按照合同、技术标准等文件，由独立的验收部门或专人对采购货物或劳务的数量、质量等进行验收，并出具验收证明。业务人员应及时向有关部门报告在验收过程中发现的异常情况；同时有关部门应查明原因，及时处理。

（三）加强预付账款的跟踪和责任考核

企业预付货款后，业务人员应当落实责任并全程跟踪，及时了解货物或劳务进度是否按照合同约定执行，制定工作计划，防止可能发生的意外和损失。业务人员的责任应落实到采购岗位的关键控制点上。相关人员要按购货合同约定的时间组织交货，验收入库，并在规定日期内准备发票、验收证明等附件及时报销。企业一旦发现异常，应当及时采取措施，必要时通过诉讼等法律手段维权。在完善相关人员跟踪制度的同时，健全绩效考核及奖惩挂钩的制度。

（四）加强预付账款会计核算控制，提高财务管理信息化水平

财务部门要定期或不定期分析预付账款，特别要分析金额大、时间长的预付账款，分析形成的原因，以及没有销账的原因，及时发现其中可能存在的异常。必要时，可采取预付账款专项清理工作。通过预付账款清理工作，长期挂账的预付账款可以得到有效的解决。

加强财务管理信息化水平，能够让管理者、财务部门以及业务部门之间的信息交流与沟通及时有效开展。提升财务管理信息化水平，有利于提高预付账款管理的质量和效率。

财务系统可以进一步完善信息沟通渠道，建立信息沟通平台，如增加往来款期限提示系统，当出现超期未收或未付的款项时，系统能够自动提醒财务人员和业务人员，并形成超期的客户信息，使收付款工作尽快开展。与此同时，利用财务系统的往来款项账龄分析功能，让财务人员实时掌握往来款项挂账时间，对达到一定期限的挂账款重点关注以便采取措施。

（五）提高财务人员业务处理水平

财务人员应不断提高学习能力，为财务人员提供培训、学习、业务交流的机会，加强其业务处理水平，根据相关政策制度，并结合实际情况，在工作中正确运用会计核算，提供及時真实的会计信息。

（六）加强审计监督

加强审计监督，形成预付账款管理的闭环。例如，在预付账款管理时，采购人员、审批人员等未按制度要求操作；再如个别业务人员因工作失误未能提供相关信息，致使管理层作出错误决策，该项业务形成的预付账款在实际发生时可能形成呆坏账，给企业造成经济损失。这就需要审计人员对企业的采购过程检查和监督，确保相关人员采购行为、相应审批流程按照制度规定执行，审计包括内部审计和外部审计。

四、结语

综上所述，企业应高度重视预付账款管理，通过建立健全预付账款长效管理机制，将预付账款管理常态化，做到闭环管理，有效控制预付账款风险，将损失降到最低。

参考文献：

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作者简介：邢娟（1987），女，湖北省黄石市人，硕士，中级会计师，研究方向为财务管理。