浅谈行政事业单位内部控制存在的问题与对策

张婷婷

一、前言

作为行政事业单位实施内部管理的重要组成部分，高效的内部控制管理有助于提升单位的财务管理能力，推动单位的长远发展。当前，各行政事业单位虽在相关政策指导下制定了内部控制制度，但单位的内控环境、风险管控、内控制度、信息化建设与内控监督等环节仍存在不足之处，影响了单位内控管理的开展质量。新时期，行政事业单位要高效开展内控管理工作，就需从内控环境、风险管控、内控制度、信息沟通与内控监督等角度出发探索优化策略。

二、行政事业单位开展内部控制的意义

（一）提高单位财务管理能力

行政事业单位预算资金申请与使用中容易存在预算虚报和忽略量化标准的情况，导致资金闲置或浪费。而单位开展内部控制工作可提升部门间的沟通协作能力，在此背景下，财务人员可获取真实、精准的财务信息，不仅可以提升财务决策的科学性，并促使财务人员全面分析各部门财务工作的执行情况，在此基础上确定优化单位管理的新方向，最终提高单位财务管理能力。同时，内部控制工作的有效开展可规范单位的预算资金申请程序与计划结果，通过资金的科学配置提升资金使用效率，并提高单位财务部门的工作质量。

（二）促进单位反腐工作开展

行政事业单位的内控管理质量一定程度上影响着单位经济活动的合规性。通过强有力的内控管理，促使经济活动在相关法规要求范围内实施，可防止违法违规行为的发生，并提升员工的廉政意识。同时，加强内部控制管理，可规范单位的内控活动流程，明确界定各部门的职权，完善相关运行制度，并全面监督员工的职责与权利，强化腐败风险管控，能够有效促进单位反腐工作的开展。

三、行政事业单位内部控制存在的问题

（一）内控环境建设落后

优良的内控环境可以提升行政事业单位员工的内控意识与内控工作质量，确保单位内控管理的有效开展。然而，部分行政事业单位内控管理中存在内控环境建设落后问题，具体表现为以下几点：第一，内控意识淡薄。现阶段，部分行政事业单位虽依据相关制度建立了内部控制制度，但其对内控工作存在错误认知，认为内部控制是财务部门的职责，未结合单位实际情况从顶层设计出发建立完善的制度与组织结构，导致其他部门对内控体系建设的认识不正确，相应对内控工作参与度也较低，一定程度上影响了单位的内控管理效率。第二，组织架构不科学。部分单位的内控工作多由财务部门负责，未设置专门的内部控制部门，也没有组建内控领导小组。此外，未明确各科室及岗位的职责与权利，导致单位关键岗位设置不合理，内控管理中容易出现职责重叠或空白情况，影响了内控管理质量。

（二）风险管控不到位

风险管控不到位也是当前行政事业单位内部控制管理中面临的主要问题之一。日常工作中，多数行政事业单位领导层的风险管理意识薄弱，未依据单位业务活动实际情况制定系统的风险管理机制，也未认真查找风险点，导致单位风险点不断增加，制约了单位的高效运行。同时，部分单位内控管理中未设置专门的风险管理部门，或虽设置了风险管理部门，但相关工作人员配备不完善，且人员专业素质较低，无法针对各科室业务活动进行有效的风险识别、分析与防范，导致突发事件发生时单位不能及时制定应对方案，一定程度上影响了单位的社会服务能力。

（三）内控制度不健全

虽然当前各行政事业单位制定了内控管理制度，但由于领导层内控意识薄弱，且未结合单位实际情况，导致内控制度的可行性较弱，影响了内控活动的开展质量。第一，不相容岗位相分离制度落实不到位，部分单位的会计人员仍负责单位财务专用章、支票等票据的管理，采购人员既负责物资采购也负责物资的入库与出库管理，关键岗位工作人员一人多责现象普遍，一定程度上增加了单位的财务风险。第二，预算管理机制不完善，未明确规定预算编制、使用、管控与绩效评价的流程与要求，导致项目预算编制与预算执行存在偏差，超预算情况时有发生，且预算调整过于随意，预算绩效考评流于形式等。第三，资产管理制度缺失，部分单位资产分配中未实施领取登记制度，也未设置专人负责资产管理工作，导致资产使用、保管与存放信息模糊，更没有定期进行资产清查盘点，导致单位资产管理存在账实不符问题[1]。

（四）信息化建设不足

信息化时代背景下，各行政事业单位纷纷引进相关系统软件进行电子化办公，但由于信息化建设不足，导致单位信息沟通效率低。如单位借助财务核算系统进行资产管理，利用ERP系统进行预算管理与绩效考评，各系统间的独立性较强，再加上单位未将相关系统进行有效连接，也未搭建一体化的信息平台，系统间的数据传递仍需人工负责，一定程度上降低了数据传输的准确性与时效性。同时，单位信息沟通机制不完善，日常工作中主要借助微信、OA 办公系统等软件进行信息传递，信息传递时效、质量与员工接收情况未得到及时反馈，再加上缺乏数据共享制度，容易导致部门之间的数据传递与沟通不及时，影响了单位内控管理质量。

（五）内控监督力度薄弱

当前，多数行政事业单位内控监督力度薄弱的主要原因在于以下几点：第一，内部监督不到位。部分单位领导层未正确认识内部监督的重要性，组织结构设置中没有设立专门的内部审计部门，也未配置专业的审计人员开展内部监督工作，再加上相关内部监督机制不完善，无法为内部监督工作提供制度指导，导致单位的内控管理质量偏低，出现资产闲置、财务工作审签流程不规范等问题。第二，外部监督流于形式。外部监督作为内控监督的主要方法之一，其主要通过政务公开、纪检委督查等对单位工作实施监管，但现阶段部分单位外部监督中由于单位信息披露透明度低，社会公众无法全面了解单位实际财务状况，更无法开展有效的外部监督。

四、行政事业单位内部控制的优化策略

（一）构建良好的内控环境

新时期，行政事业单位要高效开展内部控制工作，就需构建良好的内控环境，营造优良的内控氛围。在具体工作中，一方面，单位应树立正确的内控思想，单位领导层需要加强对相关政策与文件的学习，全面了解内部控制内容，正确认识内控管理对单位发展的重要作用，并依据单位业务特点与财务现状制定科学的内控计划。同时，积极组织各部门员工学习内控理论知识，通过教育培训、内控专栏等方式帮助员工树立正确的内控思想，并通过相关规章制度的制定指导各部门员工积极参与到内控工作中，以提升内控管理效率。另一方面，单位要建立完善的内控组织结构，如设置内部控制小组，由单位负责人担任组长，组员包括财务、资产、风险管理等部门负责人，小组的主要工作包括依据实际细化各部门管理机制，整理各部门内控工作进度与完成情况，定期公示内控工作结果等。通过制定可行性较强的内控制度，加强各部门对内控工作的参与积极性，有效提高单位的内控管理质量[2]。内控环境建设中，单位还需加强内控专业人才的培训，设置专门的内控管理岗位，并由专人负责。在此基础上，组织内控人员参与内控专业培训，并积极与兄弟单位交流学习，提升单位内控工作人员的专业能力与内控管理水平，实现单位的健康发展。

（二）健全风险管控机制

内部控制管理中，各行政事业单位需进一步健全风险管控机制，包括提升员工风险管理意识、建立专门的风险管理小组，以及完善风险管理制度等。为提升员工风险管理意识，单位可通过风险管理宣传与培训等帮助员工树立风险管理思想，并通过反面案例的学习与分析促使员工充分认识风险管理在单位发展中的作用，从而提升全体员工的风险管理意识。建立专门的风险管理小组方面，单位可设置专门的风险管理部门，并由风险管理部门牵头建立风险管理小组，组员包括各部门的负责人，小组主要职责包括制定风险管理制度、划定各部门及岗位的风险管理职责、开展风险评估工作，构建风险预警与管控系统，实施风险识别、分析与应急处理工作等。完善风险管理制度方面，制定风险管理责任制度，明确各部门风险管理职责。同时，健全重大事项议事决策制度，详细界定议事范畴，并要求相关业务人员参与重大事项议事活动。另外，规范风险识别、分析与应急处理流程。首先，风险管理小组依据各部门业务设置风险评价指标，之后利用文件检查、流程图与风险清单等方法对单位及业务层面的风险点进行研究，并制定单位层面评分表与业务层面评分表，各评分表包含评价指标与评价要点（分值）。其次，风险管理小组结合风险坐标、压力测试、敏感性分析与概率分析等因素对各风险点实施系统分析，之后依据风险影响力与发生概率等确定风险等级。最后，针对各等级风险制定应急处理方案，如强化预算、会计、单据、授权等工作管控，提升单位风险应对能力[3]。

（三）优化内控制度建设

为保证内控工作的规范化开展，各行政事业单位需优化内控制度建设。第一，完善岗位责任制，明确界定各部门及岗位职责，并实施不相容岗位相分离原则。要求财务专用章由专人管理，将出纳岗位与稽核、债务账目登记等岗位分离，采购、入库与出库等岗位分别由专人负责，并实施轮岗机制，避免一人多岗现象的出现。第二，健全预算管理机制，规范预算编制流程。通过全面分析区域发展计划、部门工作规划与工作重点，并结合项目资金需求测算和资金拨付条件等，通过相关会议讨论确定预算申报方案。优化预算执行与调整过程，依据财政部门要求细化预算指标，明确项目名称、金额、支出方式、预算执行负责人等，并通过执行责任的层层分解确保预算指标的落实。强化信息化建设，对预算管理各环节实施动态监督与管理，以加大预算公开执行力度。第三，健全资产管理制度，要求资产由单位统一购置，之后设置专人进行信息登记，粘贴相关信息卡片，确保一物一卡。定期或不定期对资产进行维护，落实资产台账制度，在资产使用者改变时需进行资产交接，人为导致资产损毁的需进行赔偿处理，针对报废的资产要办理报废手续并进行信息核销处理。落实资产清查机制，定期或不定期对单位资产进行清查盘点，明确资产使用人与管理人责任，保证资产账实相符。

（四）强化信息化建设

针对当前行政事业单位信息化建设不足的问题，新时期，各单位要加强信息化建设，具体包括以下几点：第一，升级现有系统，依据单位实际需要对现有信息系统进行升级更新，并引入ERP系统，提升各部门的信息沟通效率。第二，打造内控信息化平台，设置财务共享服务中心、内控流程信息化系统及决策支持系统等模块。平台中财务共享服务中心模块由电子报账系统、会计核算系统、电子档案系统等组成，内控流程信息化系统包括收支管理、预算管理与采购管理等系统，决策支持系统则为业务与财务系统间的数据传输提供渠道。第三。强化信息安全管理，通过防火墙、锁定内部局域网网址等方法加强系统信息安全管理，避免信息泄露等问题的出现[4]。

（五）加大内控监督力度

内部控制管理中，行政事业单位还需建立内部审计部门，要求该部门对单位内控各环节实施全过程监督，并对领导层负责，以确保内部审计的权威性与独立性。在此环节，单位可通过教育培训与选拔等方式建立专业的内部审计团队，提升内部审计质量。同时，完善内部监督机制，明确审计人员职责，要求审计人员定期或不定期对单位制度建设与执行情况、各部门内控工作质量等进行审计评价并出具审计报告，落实审计问责制度，清晰界定各部门及岗位的权责，制定管理人员权限清单、部门职责清单及岗位职责清单等，通过清单将责任落实到人，确保单位内控工作执行效率。此外，单位还需强化外部监督，由财政部门、审计部门等对单位内控建立与落实状况进行监督，并建立内外部沟通制度，促进内控执行状况、公共管理服务执行状况等信息的公开，制定公示制度，定期通过信息平台公示单位内控建设执行状况，确保相关信息的真实性与准确性，强化公众对单位内部控制的监督，以获取反馈意见，推动单位内控工作的规范实施[5]。

五、结语

内部控制的有效实施可提升行政事业单位的财务管理能力，促进单位反腐工作开展。但当前多数行政事业单位内控管理中仍存在一系列问题，制约了单位的持续发展。新时期，各单位需要优化内控环境，强化风险管控，完善内控制度，促进信息化建设并加强内控监督，以全面提升单位的社会服务能力。