分包合同管理对项目降本增效的影响

2024-04-08王晓方

管理学家 2024年6期

王晓方

[摘要]文章对分包合同管理对项目降本增效的影响进行了研究，概述了分包合同管理的定义、施工项目中合同的类型和特点，从施工项目成本控制、效率提升两个方面论述了降本增效的重要性。在分包合同管理对成本控制的影响方面，主要从预算管理与合同条款、风险分配与成本控制、变更管理在成本控制中的作用三个方面展开论述；从工期管理与合同条款、质量控制与合同执行、供应链管理与合同策略三个方面，分析了分包合同管理对项目效率的影响，基于风险识别与合同设计、风险分担与合同条款、法律和合规性问题在合同管理中的角色的视角综述了分包合同管理在项目风险控制中的作用，探讨了新兴技术及全球化对合同管理影响的未来趋势，以供参考。

[关键词]分包合同管理；项目降本增效；风险控制；新兴技术；全球化影响

中图分类号：F275 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2024）06-0080-03

一、分包合同管理的基本概念

（一）分包合同管理的定义

在工程建设项目中，分包合同管理是指对分包商的选择、分包合同的制定、合同的实施以及对合同的监督等过程的管理与控制。这个管理过程保证了分包商的工作与工程的总体目标及质量要求相一致[ 1 ]。在工程建设项目中，因其特殊、复杂及专业的特点，对其进行有效管理，可以更好地控制项目进度与质量，减少项目风险。

（二）施工项目中合同的类型和特点

施工项目合同一般分为总承包合同、分包合同和专业合同三种。总承包合同涵盖了工程项目的全部建设与施工；分包合同是指特定的工种、工序或工程部分；专业合同经常被用来提供特定的专业服务，例如设计、咨询或者特殊的工艺操作[ 2 ]。这些合同的特点是定义工程的范围、价格、进度及质量标准。在建设工程中，合同既是一种法定的文件，也是一种交流与管理的手段。为了保证工程项目的平稳运行，合同必须对责任、义务和风险进行清晰界定。

二、降本增效的重要性

（一）施工項目成本控制的重要性

在工程建设中，成本控制是一个非常关键的步骤，它关系到工程项目的经济效益与可行性。有效管理项目成本可以减少工程项目中的一些不必要的费用，提高工程项目的竞争力。建设项目的成本管理包括预算编制、材料采购、项目执行及后期维修等环节。科学分析工程成本能够发现并降低工程成本中的风险，实现工程成本的最优分配，提高工程项目的总体投资收益率。另外，良好的成本控制有助于维护企业的财务状况与信誉，在当今竞争激烈的建筑行业更是如此[ 3 ]。

（二）效率提升的必要性

对于施工项目来说，提高效率也是非常重要的。有效的工程实施不但可以减少工程建设时间，而且可以有效地利用各种资源，减少工程成本。在建筑行业，时间就是金钱，提高施工效率对工程的经济效益有很大的影响。优化作业流程，采用先进的施工工艺和施工工具，加强团队协作与交流，可以有效提高施工效率。此外，提高系统运作效能，可以有效地应对各种突发事件，保证项目在面临各种不确定因素或挑战时，仍然能够有效地运行。在保证工程质量的前提下，分包合同管理保证了工程的顺利完工，降低了企业的成本，提高了企业的顾客满意度和竞争力。

三、分包合同管理对成本控制的影响

（一）预算管理与合同条款

在分包合同的管理中，预算管理与合同条款的制定是密切相关的。预算管理的核心要点是在合同制定阶段明确预算限制，并加以详细说明。这涉及项目的范围、费用、进度和质量，要确保分包商的工作是有清晰的预算限制的，避免超支。合同条款也必须涵盖付款条件、物料成本、劳工成本以及其他可能出现的附加成本，让甲乙双方有一个明确的财务架构。对工程成本进行合理的预算管理，制定清晰的合同条款，可以有效地减少工程建设中出现的各种不确定因素，降低工程成本超支带来的潜在风险，保证资金的高效利用。另外，在合同中加入奖惩条款，可促使分包商按期、按预算完工，强化对工程成本的管理。

（二）风险分配与成本控制

在工程承包过程中，风险分配直接影响成本控制。一个合适的风险分担机制能够保证对项目中的各种风险进行恰当的识别和评估，并将其分配给最有能力承担的各方。在分包合同中，应界定工程承包过程中的风险与义务，降低因施工过程中出现的不可预见因素对工程成本的影响。天气变化、材料价格变动、施工过程中出现的一些意想不到的情况等，都有可能造成工程成本的上升，因此，合同中应明确这些风险的承担方[ 4 ]。适当的风险分担，既可以防范或缓解可能出现的财务冲击，又可以增强合作伙伴间的相互信赖，形成更为牢固的合作关系。

（三）变更管理在成本控制中的作用

在工程建设过程中，合同变更是不可避免的，变更管理是分包合同管理中不可或缺的一部分内容。一个高效的变更管理过程是一个由识别、评价、批准、实施组成的过程链条，是成本控制的关键。在分包合同中，要对合同变更的处理流程、变更的职责进行界定，对变更申请的提出，对项目成本、工期的影响进行评估，审核变更的审批流程。企业通过预先制定的变更管理程序，能够对工程中发生的合同变更进行实时响应，防止因变更造成的费用增加和工期拖延。同时，对工程变更的透明化处理，可以保持业主、主承包商和分包商的良好关系，保证工程在费用可控的情况下，灵活地处理不同的变动[ 5 ]。

四、分包合同管理对项目效率的影响

（一）工期管理与合同条款

在工程建设过程中，分包合同的制定将对工程进度产生重要的影响。合同管理中，必须对工期要求、工期安排及重要节点进行合理的约定，为保证工程按时完工提供法律支持。在分包过程中设置清晰的时限以及项目进展的动态调整机制，可保证分包方能够按时、保质保量地完成项目建设[ 6 ]。

另外，在合同中可以约定奖惩机制，比如对工程按期完工给予奖励，对延迟交货给予罚款，鼓励分包商提高工作效率。合理控制工程进度，可以防止工程进度延误带来的成本增加，保证工程按时完工，达到提高总体效益的目的。

（二）质量控制与合同执行

在分包合同管理中，如何对工程进行有效的质量控制是影响项目效率的重要因素。在合同中，必须明确质量标准和验收标准，保证各分包商依照制定的规范开展工作。在分包过程中引入质量管理手段，可以降低因低水平工作造成的返工和工期拖延，提高工程效益和效率。

（三）供应链管理与合同策略

供应链管理会对分包合同管理中的项目效率产生重要的影响。为了保证供应链的有效运营，在采购过程中，必须充分重视物料的供应、物流安排以及供应商的挑选。合同策略应以最优的物料购买过程、降低物料延迟、保证物料准时供给为目标[ 7 ]。比如，在合同中应明确规定供应商的具体条件、交货时间及质量标准等，保证供应链的稳定与高效。对供应商进行高效的供应链管理，可以防止由于物料不足或延误交货造成的项目停工，使其不会对项目的进度产生不利的影响。另外，为了保证供应链在遇到突发事件时，能够保持良好的运营效率，也可以制定诸如供应商库或者备选供应商等应急对策。

五、分包合同管理在项目风险控制中的作用

（一）风险识别与合同设计

在工程项目中，对工程中的可能风险进行辨识是进行工程风险管理与控制的第一步，而合同的制定又是其中的核心环节。在订立分包合同时，应注意确认工程项目中可能出现的各种风险，例如工期延误、费用超支、质量问题等。确定了风险要素后，就可以通过合同对其进行清晰界定，并制定相关的管控对策与措施[ 8 ]。例如，合同可以包含关于如何处理不可预见事件的条款，以及在遇到这些问题时的责任分配，说明该怎样应对意外情况，当出现这种情况时，各相关方应承担怎样的责任。

（二）风险分担与合同条款

在工程分包过程中，建立一个有效的风险共担机制是进行工程风险控制的关键。在分包合同中，要对不同类型的风险承担义务进行界定，对业主、总承包商和分包商进行责任归属划分。这种分配应基于各方的能力、资源控制的需要、特定的风险。比如，一个分包商在其专业范围内可以更好地处理技术上的风险，业主则可以更好地处理与项目融资有关的问题。建立合理的风险共担机制，既可以保证对风险进行最恰当的处理，又可以防止責任不明引起的纠纷，降低工程风险造成的不确定性与可能造成的损失[ 9 ]。

（三）法律和合规性问题在合同管理中的角色

在工程承包过程中，法律和合规性是一个不容忽视的环节，也是控制工程项目风险的关键。在签订合同时，应保证各项条款与条件均能满足国家有关法律法规的要求，包括但不限于劳动法、安全健康法规、环境保护标准以及特殊的工业行业法规，同时应包含明确的合规条款，其中应列出分包商应遵守的法规和准则，以及违反该法规的后果。这样，在保证合同合法有效的前提下，可以防止因违约而引起的罚款、停工乃至诉讼等风险。同时，合规的合同还能有效地保障各方的正当利益，保证工程项目的顺利进行，减少潜在的法律风险[ 1 0 ]。

六、未来趋势

（一）新兴技术在合同管理中的应用

在科技飞速发展的今天，将新兴的工程技术引入到分包合同管理中是一种必然的发展趋势。比如，由于区块链技术具有透明性、不可篡改性、分布式等特性，其在合同的创建、执行以及监督等环节都得到了广泛运用。在保证合同内容的安全性与完整性的前提下，新技术能够减少纸质文件的数量。

此外，随着合同管理技术的发展，A I、机器学习等技术的应用日益广泛，其可对合同条款进行自动化、智能化、可扩展性等技术处理，对合同条款进行有效的识别，并对可能出现的问题进行有效的预警，为项目管理者提供有效的决策支持。上述技术，既能有效地降低分包合同管理过程中的作业成本，又能有效地规避工程项目中的各种风险，从而提高工程的总体绩效。

（二）全球化对合同管理的影响

全球一体化也对合同管理产生了重要而深远的影响。在工程项目与供应链日益全球化的背景下，合同管理面对的是跨国界的法律与文化问题。在这样的大背景下，企业的分包合同管理也要根据各国的法律规定、商业惯例及文化差异调整。比如，在对语言和文化敏感的情况下，合同条款必须根据各国的合同法律和劳工法调整。此外，国际货币汇率的变动，国际贸易政策以及国际市场的变化，对合同的管理提出了更高的要求。这不仅使国际工程承包企业面临着巨大的风险，而且为分包合同管理的优化与革新创造了机遇，促进了分包合同管理的柔性与多样化，以适应国际市场的变化。