新时代干部人事档案数字化管理策略分析

[摘 要]随着数字中国建设的持续推进，现代信息技术与档案管理工作得以深度融合，档案事业基本实现了数字化转型。为了实现干部人事檔案数据互通、资源共享，管理人员应转变干部人事档案工作的理念、方法及模式，促进人事档案管理的数字化转型与智能化升级，提升干部人事档案管理的系统性、高效性与精准性，推动干部人事档案管理的数字化、现代化进程。基于此，本文立足新时代，依次探究干部人事档案数字化管理的意义、现状与策略，以期为干部人事档案管理向数字化转型升级提供一定参考。

[关键词]新时代；干部；人事档案；数字化管理

干部人事档案是党组织工作的重要组成部分，能反映干部的政治品质、思想认识、道德品行、工作实绩、工作作风、家庭状况以及学习工作经历等，在干部人才选拔、培养、管理、评鉴等活动中具有重要作用。在“十四五”时期，国家治理体系与治理能力现代化建设持续推进，我国档案事业逐渐转型创新向高质量发展，相关部门亟须提升干部人事档案管理的科学化、制度化与规范化水平，促进干部人事档案管理数字化转型升级。然而，干部人事档案管理工作依旧面临观念障碍、制度缺陷、技术瓶颈及人才短板等问题，不利于档案治理工作的进行，使得干部人事档案的应用价值难以充分发挥。

一、新时代干部人事档案数字化管理的意义

（一）转变档案管理空间，促进档案管理提质增效

干部人事档案管理数字化建设过程中，相关部门需要创新档案管理科技，推进档案管理数据库、管理系统与管理平台的有效对接，促进档案信息资源的共建共享与互联互通，使相关人员依托完善的档案资源体系进行数字化管理。这能够有效应对档案管理的痛点与难点，促使干部人事档案管理由线下向“线上+线下”双渠道转变，实现档案资源、档案利用、档案安全等的系统管理，推动档案全生命周期管理的实现，促进干部人事档案管理提质增效[1]。

（二）推进档案保护利用，发挥干部人事档案价值

干部人事档案安全管理包括库房安全、电子档案安全等内容。首先，干部人事档案数字化管理能够促进库房智能监测的实现，帮助档案管理人员精准判别纸质档案管理是否符合防火、防盗、防潮、防尘、防鼠、防虫、防光、防高温“八防”要求。第二，干部人事档案数字化管理还能够实现电子档案安全风险的实时监测、识别、评估、防范与控制，及时发现信息泄漏、木马病毒、黑客入侵等问题，提升了干部人事档案的安全性。第三，档案数字化管理能够有效应对档案收集整理难、档案保存难度大、档案审批流程乱等问题，通过档案资源与档案管理的数字化建设，实现档案资源高效整合，全面提升档案收集、整理、归档、查阅的效率，推进档案保护利用，发挥干部人事档案价值。

二、新时代干部人事档案数字化管理的现状

（一）档案收集渠道多，档案资源丰富多样

干部人事档案包括干部政治品质、思想认识、道德品行、工作实绩、工作作风、家庭状况及学习工作经历等信息，来源相对复杂，数据量较为庞大。因此，在干部人事档案管理中容易出现档案信息量庞大、档案信息混乱、档案信息不全面等问题，档案整理、保管、传递、统计、查阅等工作缺乏完善的信息数据支持。同时，纸质档案还具有保存难度大、查阅效率低、使用流程繁琐等特征，大量的干部人事档案资料影响了档案的高效管理与利用。

（二）档案整合流通难，信息孤岛仍然存在

随着现代信息技术与档案管理融合程度的不断加深，促进数据信息的共建共享与互联互通，逐渐成为档案管理转型升级的重要方向。但是，由于受到技术、平台、人员等方面的限制，目前干部人事档案管理难以实现档案资源数字化、档案内容数据化，档案管理相对封闭被动，档案资源整合度不足、流通性不强。档案管理人员难以依托数据化、系统化的管理数据库、系统及平台，实现档案全生命周期的智能管理，档案“收、管、存、用”不规范、效率低、流程乱，干部人事档案管理存在信息孤岛，档案管理成效不理想[2]。

（三）档案监管不到位，档案安全难以保障

干部人事档案信息管理面临着纸质档案损坏风险、互联网安全风险、档案管理系统风险等多种风险。为了促进干部人事档案管理的持续发展，相关部门应加强档案监管，实现风险的实时监测、识别、防范、控制与处理，提升档案安全性。然而，目前干部人事档案管理中存在监管不到位的问题，档案管理人员不注重运用信息化、数字化、智能化手段，不能有效提升档案库房管理与数字档案管理安全性与规范性，干部人事档案管理存在造假、涂改、抽取档案等现象，档案信息的真实性与全面性难以得到保障。

（四）档案利用不充分，档案价值难以实现

干部人事档案数字化管理盘活了档案信息，推动了档案信息的整合利用，有利于促进干部人事档案管理由保管型向服务型转变，提升档案利用效能，充分发挥档案价值。但是，目前干部人事档案利用不够不充分，管理人员难以依托数据库、分析系统与管理平台，实现档案信息的深度挖掘、综合分析、高效利用，干部人事档案应用缺乏丰富、准确、全面的数据参考，档案应用成效并不理想。

三、新时代干部人事档案数字化管理的有效策略

（一）树立现代化治理理念，强化档案管理顶层设计

为了推动干部人事档案数字化管理进程，管理人员应树立现代化治理理念，明确新时期国家治理体系与治理能力现代化建设的现实需要，以问题为导向，加强人事档案管理顶层设计，推动治理体系、资源体系、安全体系、利用体系的全面建设，为干部人事档案数字化管理工作的开展提供参考。

第一，在顶层设计中，管理人员应清晰认识目前干部人事档案管理工作在资金、技术、设备、人才等方面的不足，以问题为导向，针对性设计干部人事档案信息化管理规划，并根据国家保密局颁布的相关标准，整合完善现有干部人事档案标准体系基础，从纸质档案管理与数字档案管理两方面加强顶层设计，提升档案管理的整体性与系统性。

第二，管理人员应明确干部人事档案管理标准要求、流程要求、管理要求等，促进干部人事档案的统一标准、统一储存，促进数字档案室、档案信息系统、档案管理平台等的对接与統一管理，严格按照相关规范与标准展开干部人事档案信息收集筛选、分类标注、检查校验、共享利用等工作，推动相互协调、互联互通、共建共享数字化建设格局的构建。

第三，管理人员应树立全局观念与长远观念，积极制定阶段性干部人事档案数字化管理发展规划，统筹规划各个阶段的工作，促进干部人事档案管理可持续发展[3]。

（二）健全档案管理制度，促进档案全周期管理

干部人事档案管理是一项系统工程，在新时期，亟须推动干部人事档案管理向科学化、制度化与规范化发展。因此，健全档案管理制度、运用现代信息技术赋能是重要措施。相关部门要促进干部人事档案的全生命周期管理，从制度规范、组织领导、责任落实等层面，推动干部人事档案管理数字化转型升级，促进纸质档案与数字化档案并行管理，有效提升档案治理效能[4]。在健全档案管理制度中，管理人员要厘清干部人事档案信息化管理与数字政府建设、信息服务平台建设等的关系，健全完善档案文件检索、权限查阅、审批制度等，促进档案主管部门的统筹协调，并推动干部人事档案数字化管理责任制度、安全制度、考核制度、激励制度、培训制度等的有机衔接。

在责任制度建设中，管理人员要明确干部人事档案信息化管理相关主体的职责范围，并明确责任落实方式、追究制度等，推动干部人事档案数字化管理工作的有序规范开展，提升档案治理效能。

（三）建设管理设备设施，构建体系化管理平台

现代信息技术在干部人事档案管理的应用过程中，相关部门要促进管理设备设施升级，创新技术应用，并根据档案数字化管理需要，加强数字档案馆、数据分析平台、档案信息管理系统以及档案利用服务平台等基础设施的建设，构建体系化管理平台。在构建体系化管理平台中，管理人员应落实档案数字化转型升级的经费保障，将档案事业发展列入部门预算，并鼓励社会力量参与档案事业发展，拓宽体系化管理平台经费来源渠道，保障经费的投入力度与使用效益。在经费支持下，管理人员应强化5G技术、大数据技术、超高清、VR技术、人工智能技术等在干部人事档案管理中的应用，推动档案资源数字化、档案内容数据化、档案平台体系化建设，促进档案资源的跨层级、跨部门共享与利用，使档案管理人员能够应用线上平台展开档案监管、管理、安全防控等工作，提升档案库房管理的安全水平，推动干部人事档案管理向系统化、信息化、智能化

发展。

（四）优化档案利用服务，人事档案使用高效化

档案信息盘活有利于档案深度开发与应用的实现，进而为领导班子与干部队伍建设工作提供内容丰富、信息准确、分析全面的数据参考服务。因此，管理人员要依托干部人事档案数字化管理优化档案利用服务，实现人事档案高效化应用，优化服务效能。在干部人事档案管理实践中，管理人员应依托数字化管理模式，促进干部人事档案信息采集、收集归档、查阅借阅、传递、统计分析等工作的统筹开展，推动干部人事档案资源互联互通、资源共享，使相关管理人员能够依托信息化管理平台进行档案快速检索、异地传输与远程利用，并在线展开归档回执、调档回执、存档证明、委托书、档案拆封申请单等模板文件的打印，有效优化业务流程，提升干部人事档案服务效能[5]。例如，在“互联网+管理”模式的应用过程中，管理人员依托互联网和移动端获取服务，实现干部人事档案资源的互联互通、共享利用，提升档案资政能力，推动档案事业创新

发展。

（五）重视档案安全管理，严守档案安全的底线

现代信息技术在干部人事档案管理中的应用，有效提升了档案治理整体效能，但同时也加大了干部人事档案管理安全风险，因此，管理人员应从互联网安全风险、管理系统风险等角度出发，增强安全管理能力，促进干部人事档案管理向安全化、规范化发展。在干部人事档案安全管理工作中，相关部门要从档案库房管理与信息系统管理两个角度出发，加强干部人事档案日常管理、流动管理、应急预案等，依托数据安全监测、数据安全预警、数据风险防控等实现风险高效识别与防控，推动安全风险评估、隐患排查与应急处置演练的常态化。同时，部门还应注重纸质档案的保护与修复，并健全完善备份机制，以光盘为载体，依托干部数字档案离线备份实现干部人事档案数字资源的完整备份，并将重要干部人事电子档案进行异地备份，提升档案信息的安全性。例如，在具体档案安全管理实践中，相关部门应强化权限控制、防火墙技术、加密技术等在干部人事档案安全管理中的应用，有效规避木马病毒、僵尸网络、间谍软件、恶意网站等对干部人事档案数字化管理的影响，避免由于网络监听、暴力破解等非法访问手段导致信息泄漏与破坏等问题的产生[6]。

（六）建强数字化人才队伍，构建专业化管理团队

为了促进干部人事档案管理数字化转型，相关部门应加强数字化人才队伍建设，依托人才引进、培养与激励优化人才结构，加强专业化、应用型人才的培养，为干部人事档案管理数字化转型升级提供人才保障与智力支持。在人才培训方面，相关部门要构建常态化人才培养模式，构建“线上+线下”混合式培训模式，促进理论教学与实务操作相结合，依托专家讲座、交流学习、实践训练等形式，对数字化管理流程、规范、方法进行讲解，将具有技术特长的专门档案管理人才加以培养，全面发展档案管理人员的理论素质、业务素质、信息素养，增强档案管理人员的实务操作能力。在人才激励方面，相关部门应将干部人事档案数字化管理纳入考评体系中，细化干部人事档案管理数字化转型升级的事项和程序，并根据考评结果促进薪酬、奖金、福利、培训、表彰、晋升等激励形式的综合应用，激发档案管理人员自我发展的内在动能。

结束语

综上所述，在新时期，促进干部人事档案的数字化转型升级已经成为档案管理现代化的关键。为了充分发挥干部人事档案管理价值，相关部门与管理人员应树立信息化、数字化、智能化人事档案管理理念，以问题为导向促进治理体系、资源体系、安全体系、利用体系的全面建设，实现干部人事档案数据收集整理的自动化，切实提升干部人事档案的真实性、可用性、完整性与安全性，促使干部人事档案管理人员能够在线上完成档案全生命周期管理，促进干部人事档案“收、管、存、用”向规范化与高效化发展，加快档案数字化转型步伐，适应新时期国家治理体系与治理能力现代化转型的现实需要。

参考文献

[1]邓平.以数字化应用推动干部人事档案管理转型提质[J].兰台内外，2021（28）：10-12.

[2]何兰平.数字化干部人事档案管理的安全风险与对策探讨[J].科教导刊-电子版（下旬），2022（4）：284-285.

[3]唐菊华，杜兆军，张传琪，等.试论干部人事档案的数字化管理与应用：以青海省地方病预防控制所为例[J].办公室业务，2023（16）：185-186.

[4]肖理婷，郑斯予.数字化背景下干部人事档案管理思考与探析[J].办公室业务，2020（22）：160-161.

[5]周辉.基于数字化管理的干部人事档案工作优化对策[J].中文信息，2021（11）：61-62.

[6]刘岁梅.新时期建立健全干部人事档案管理数字化制度研究[J].兰台内外，2022（20）：7-9.

作者简介：侯霞（1978— ），女，汉族，四川邻水人，四川省邻水县人力资源服务中心，中级，本科。

研究方向：干部档案和流动人员档案管理。