《档案法》实施背景下的文书档案信息化建设刍议

摘  要：新修订的《中华人民共和国档案法》于2021年1月1日正式实施，此次修订进一步突出了档案信息化建设等内容，使档案信息化建设有了法律的支持和保障。本文以新修订的《档案法》实施为研究背景，分析了文书档案信息化建设的原则、内容和路径，对深化文书档案信息化建设的必要性认识，了解文书档案信息化建设的具体内容以及推动文书档案信息化建设，提升文书档案管理水平，发挥文书档案“资政存史育人”功能等具有积极现实意义。

关键词：文书档案；信息化；《档案法》

概述

1987年颁布的《中华人民共和国档案法》，先后历经了1996年、2016年、2020年三次修正。新修订的《中华人民共和国档案法》于2021年1月1日起正式实施，本次修订的最大亮点之一是新增一章“档案信息化建设”，明确规定符合“来源可靠、程序规范、要素合规”的电子档案与传统载体档案具有同等效力，并可以以“电子形式”作为凭证使用。这些新修订的内容就电子档案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系统建设等方面作出了明确规定[1]。没有信息化就没有现代化[2]。近年来，随着计算机信息技术的快速发展以及在档案管理中的深度应用，极大地提升了档案管理的信息化水平。文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务中产生、由通用文书转化而来、具有保存价值的历史记录。新修订的《档案法》的实施，对文书档案信息化管理提出新的要求，明确了发展方向，提供了根本遵循。

1  文书档案信息化建设内容

1.1 文书档案信息化基础设施

软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件[4]。按照《档案法》要求，“按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全”。从硬件来看，要为文书档案信息化建设提供必需的网络、终端、服务器、存储等设备以及数据库服务器、档案检索服务器、OCR识别服务器、应用服务器、高速文档扫描仪等。从软件来看，还要搭建文书档案信息化应用管理系统、平台，满足文书档案信息数据收集、检索和处理。核心是档案信息网络建设。其中，信息库建设包括文书档案管理信息库、工作信息库以及与办公OA系统相连采集公共信息。应建成部门档案网络，并把文书档案信息化作为重点内容，与办公信息网、医院业务系统互相连接。此外，还要根据文书档案信息化建设规模及利用提供必要的档案库房、办公室与借阅室等场所，“三室”场所建设规模、功能等要满足实际需要。

1.2 文书档案信息资源

按照“新增档案电子化”“存量档案数字化”方针，不断丰富扩充文书档案信息资源。所谓“新增档案电子化”是指医院按规定将新归档的电子档案直接归档或通过扫描、拍照等制作成电子档案。（1）OA系统电子文件。OA系统中的文件本身已是电子文件，无需电子化。医院部门兼职档案员或信息员直接点击“归档”，便可实现新增电子文件归档。按照登录OA系统档案→打开年度文件夹→部门文件夹→发文文件夹顺序查找归档电子文件→档案管理人员将归档电子文件进行编辑修改著录项目→核查信息，确保准确流程进行。（2）非OA系统电子文件。主要是指其他需要纳入归档新增的文书档案電子化，一般是纸质文书档案，先扫描为电子档案再进行归档。主要流程：逐件著录→设置色彩、分辨率、存储格式并扫描→图像整理并命名，要做到同一类文件放置于同一文件夹→上传电子文件，进入“档案管理系统”，找到已扫描文件，点击“打开”“上传”→信息核查→补充输入。所谓“存量数字化”，就是指将已经归档的文书档案进行数字化。以纸质文书档案数字化为例，按照《纸质档案数字化技术规范》，首先是准备。要做好存量文书档案数字化前各项准备工作。成立文书档案数字化工作领导小组，制定数字化工作方案，确定文书档案数字化范围，把需要保存年限长、利用频率高以及破损的文书档案先行数字化。其次是整理。把纳入数字化范围的文书档案按照数字化标准规范或技术要求进行整理。如拆除装订、抚平褶皱、修复破损。再次是检查。主要检查文书档案案卷，确保卷内目录、备考表等不缺项。从次是核查。核查卷内目录信息是否完整以及卷内目录与文书档案内容是否一致，发现问题要及时补正，如重新著录。最后是扫描、处理、著录、挂接及备份。把核查完毕符合条件的纸质文书档案进行数字化扫描，并做好图像处理、核查编目和著录，同时将文书档案数据信息批量挂接至目录数据库，并做好数据备份。其次是还原。纸质文书档案扫描完成，还要按照原先页码顺序做到原孔装订、原案卷盒还原[5]。

1.3 文书档案管理应用系统

文书档案管理应用系统属于信息化建设软件基础部分，是文书档案信息化建设的核心，直接影响文书档案信息化建设成果及质量。《档案法》明确提出“要积极推进电子档案管理信息系统建设，并与办公自动化系统、业务系统等相互衔接”。因此，要建设一个运行高效、维护方便、支持扩展、安全可靠的档案管理信息系统[6]。信息系统应包括文书档案收集、整理、保管、统计、查询、利用等功能。文书档案信息化应用系统由接入层、应用平台层、应用支撑层、数据资源中心服务层和基础环境层构成。其中，接入层包括接入用户和接入系统，用户通过认证登录系统，文书档案数据信息经过接口转换进入应用平台层；应用平台层包括文书档案信息接口转换、文书档案采集、管理、查询及数据迁移传输等功能；应用支撑层主要是为应用平台层提供内容检索、认证授权、数据ETL、BI服务、数据校验等；数据资源中心服务层则包括文书档案业务数据库、基础数据库、统计分析库、文件数据库等灾备数据库以及数据交换与共享中间库；基层环境层主要是由支撑文书档案信息应用系统运行的硬件、网络、安全设施、操作系统及数据库，等等。

1.4 文书档案信息化管理制度

《档案法》第19条规定，“应当建立科学的管理制度”。管理制度是档案管理人员开展信息化建设的指导性文件[7]。文书档案信息化建设要始终遵循《档案法》《电子档案管理系统基本功能规定》《电子档案移交与接收办法》等法律、规范性文件，结合医院文书档案管理特点，建立健全文书档案信息化管理规章制度。一是实行单轨制。按照《电子文件归档与电子档案管理办法》的相关规定，认真编写文书电子档案计算机录入、索引及目录，并直接进行归档。二是信息收集制度。按照文书档案管理系统的规定，要求医院其他部门之间按照规定的格式整理文件资料，并统一交档案员。三是信息服务制度。医院建立文书档案信息化管理平台，建立文书档案信息化检索利用等服务制度，根据档案管理者、医护人员等设置不同登录权限，提供自主查询、管理服务。

2  文书档案信息化建设原则

2.1 系统规划原则

《档案法》提出“各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划”。根据这一规定以及文书档案信息化建设的实际需要，应树立“一盘棋”思想，微观上要从单位整体考虑，而宏观上则要从一个地区考虑，把文书档案信息化建设纳入单位、部门或地区信息化发展规划，遵循统一的规范与标准。把文书档案信息化建设作为一项整体性工程，处理好单位文书档案信息化建设与其他工作、地区文书档案信息化建设与其他信息化之间的关系，做好统一规划，并从宏观调控，避免重复建设。

2.2 协调发展原则

《档案法》指出“将档案事业发展经费列入政府预算，确保档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应”。文书档案信息化建设作为新时代档案事业重要组成部分，也要服从并服务于经济社会发展。因此，文书档案信息化建设要始终坚持协调发展原则，即文书档案信息化建设要与单位或者地方社会信息需求相协调，在制定文书档案信息化建设规划方案、设立建设目标、确立技术方案等都要与单位或地方信息服务功能融为一体。要与单位或地方社会经济发展相协调，文书档案信息化数据库建设、硬件设备添置、网络软环境等都要坚持量力而行，分步实施。要与信息技术发展应用相协调。文书档案信息化选用的信息技术、数字技术要与实际要求以及文书档案信息化管理队伍能力水平相协调。既要让信息化建设可靠、可行，还要保持适度扩展，具有前瞻和先进性。如选择主流或大众化数据结构、分布式数据仓库技术。

2.3 标准开放原则

《档案法》规定“国家鼓励社会力量参与和支持档案事业的发展”“电子档案应当程序规范”“采用先进技术，实现档案管理的现代化”。因此，文书档案信息化建设应坚持标准、开放原则。围绕文书档案信息化建设建立统一规范标准，实现文书档案信息资源共享；横向要让部门文书档案信息标准的制定具有兼容性，避免出现“信息壁垒”或“技术壁垒”，纵向在文书档案信息化发展预留空间的基础上适配已有标准规范，保持技术标准、数据规范和体系结构与信息化一致，便于信息系统相互开放，实现文书档案信息化与其他档案信息化、其他领域信息化发展的一体化。

2.4 安全可靠原则

《档案法》强调，“电子档案应来源可靠、程序規范、要素合规”“采取措施保障档案信息安全”。文书档案信息化建设离不开信息技术应用、网络渠道支持、信息设备软件保障，面临着技术更新迭代、信息被非法调用篡改攻击、设备软件功能缺失损坏等非传统因素影响，安全可靠是文书档案信息化建设能否取得成果和预期实效的前提和保障，要达到“电子档案与传统载体档案具有同等效力”，就要保证电子档案来源可靠、内容真实、要素合规完整，构建物防、技防、人防立体安全防护体系。

3 文书档案信息化建设路径

3.1 高度重视，成立建设领导机构

文书档案信息化建设是适应现代信息技术发展要求、实现医院高质量发展的重要举措。院领导、分管负责人、档案管理人员要高度重视，把文书档案信息化建设纳入医院信息化发展规划，加强顶层规划设计。要成立专门的文书档案信息化领导机构，加强文书档案信息化建设的具体领导，帮助协调解决文书档案信息化建设过程中遇到的各种问题，并在人财物等方面给予大力支持。要树立全院一盘棋思想，把文书档案信息系统建设与行政办公OA系统、医疗业务应用系统相衔接，夯实信息化建设基础。

3.2 把握重点，重视档案资源建设

要严格按照“增强电子化、存量数字化”原则，把握文书档案信息化建设的重点，把文书档案信息资源建设作为一项核心任务。首先，要弄清馆藏文书档案资源数量、种类等现状，制定文书档案数字化方案，按照保管年限等，做好馆藏文书档案的数字化。可外包给有档案数字化资质的第三方协助完成，借助第三方的专业团队，加快推进馆藏文书档案数字化进程。其次，要做好新增文书档案电子化。要切实打通部门横向、纵向技术壁垒，完善文书档案信息应用系统，并将其与医院办公OA系统、医疗业务应用系统、人事管理系统等衔接，做好新增电子文书档案的实时收集、归档，不断丰富文书档案资源。最后，还要善于做好文书档案的编研开发工作，不断丰富档案资源。

3.3 注重应用，发挥档案服务价值

文书档案信息化建设的出发点和落脚点是提升文书档案管理质量效率，并最大程度地利用信息技术发挥文书档案的价值，用以支持和服务行业系统发展。一要提供服务便利。要保障文书档案信息应用系统功能设置友好，便于查找检索和利用，发挥技术的支撑作用。二要增强服务意识。档案人员要积极主动地深入部门或科室一线，根据文书档案检索频率等，了解文书档案信息资源需求，提供有针对性的档案服务内容。三要积极拓展服务渠道。文书档案信息化使得服务方式也呈现出虚拟化特征，要善于利用互联网、物联网等技术，为服务对象提供远程访问。四要优化资源配置。加快文书档案信息化资源与信息技术的优化整合，以技术赋能档案服务工作。

3.4 守住底线，构建档案安全体系

要把安全放在文书档案信息化建设的重要位置，守住安全底线、红线。具体来说，一要增强安全意识。要开展文书档案信息化建设方面的安全保密知识业务培训，增强档案信息保密意识和安全意识。二要注重安全防范。针对文书档案信息化运行的物理环境、硬件环境特点，采取内外网物理隔离、多子网网关技术、防火墙、交换机等将MAC地址与客户IP地址绑定以及区块链技术应用等，切实增强文书档案信息化应用系统的安全稳定。三要强化安全管理。从法律法规以及标准规范等方面制定符合文书档案安全管理制度，以完善的规章制度加强文书档案信息化日常管理。

结语

新《档案法》的颁布实施是当前和今后一个时期档案工作的重点，尤其是计算机信息技术的快速发展，更新迭代周期短，并深度应用于档案工作的各个方面。新时代，文书档案管理要紧紧围绕新《档案法》的要求，加快推进信息化建设，实现文书档案由传统向现代转变，实现高质量发展。

参考文献

[1]国家档案局政策法规研究.新修订的《中华人民共和国档案法》解读[J].中国档案，2020（7）：24-25.

[2]刘正农.没有信息化就没有现代化[J].海峡通讯，2015（11）：18-19.

[3]张照余.论档案信息化建设的基本原则[J].浙江档案，2003（1）：17-18.

[4]蔡海飞.档案信息化建设浅谈[J].科技情报开发与经济，2007（12）：139-141.

[5]唐萍萍.铁路建设项目存量档案数字化的实践与思考[J].铁道运营技术，2017（4）：50-51.

[6]赵嘉，曹煜，郑环等.基于文档一体化的疾控中心档案管理系统设计与应用[J].中国数字医学，2023（10）：115-120.

[7]甘扬建.医院工程基础设施档案管理信息化建设[J].山西档案，2019（3）：61-62.

作者简介：孙贵香（1970-），山东省临沂市肿瘤医院馆员，主要从事档案管理与研究。