综合档案管理系统中的信息保密技术探析

文/泉州市园林绿化中心 傅英治

综合档案管理系统能够对档案信息进行高效管理，可以提升对档案信息的存储与利用效率，凭借此类优势，综合档案管理系统已成为企事业单位开展档案管理的常用系统。借助综合档案管理系统，能够使档案信息的真实性得到有效保障，同时还能够帮助档案管理部门对单位内部的档案信息进行高效管理，最大限度地提升档案管理工作实践的效率。

一、综合档案管理系统中信息保密技术的主要类型

（一）安全审计技术。一般而言，在综合档案管理系统运行当中，需要对内网服务器的安全性能进行定期评估，对于安全事件进行准确记录，并对相关安全事件进行及时分析与处理，从而确保能够对安全事件做出及时反应。借助安全审计系统，能帮助工作人员高效且准确地判断内网运行出现错误的具体地点，及时分析内网信息安全问题成因[1]。同时，借助安全审计技术，还能够为工作人员提供包含故障分析等在内的内网运行日志，提高安全员对于非法入侵以及运行漏洞等问题的处理能力。

（二）安全管理技术。在网络应用范围不断扩大，网络信息管理的设备应用日趋复杂化的背景之下，需要采取更为高效的信息安全管理技术，只有这样才能够对档案信息的复制、打印、传递等各个环节进行严格管理，从而解决档案信息泄露的问题。安全管理技术是目前在信息保密实践当中较为常见的一种技术手段。通过将安全管理技术应用于综合档案管理系统当中，能够使档案信息安全得到有效保障。在安全管理技术应用的过程中，只有具备一定级别的档案管理人员才能够对档案信息进行录入、调取等操作，这也在一定程度上增强了服务器数据的保密程度[2]。除此之外，借助安全管理技术还能够对综合档案管理系统的用户身份进行准确的审查，最大限度地避免信息丢失或泄露等问题的发生。

（三）安全扫描技术。在综合档案管理系统当中，系统可以借助安全扫描技术，对档案信息管理中不同服务器的运行情况进行及时了解。例如，系统能够及时掌握某个具体的服务器是否存在VIP目录以及匿名登录是否有效等情况，从而为管理人员做好档案信息管理工作提供重要的信息保密决策支持。

（四）虚拟专网技术。虚拟专网技术是一种较为常见的信息保密技术，应用在档案管理工作当中能够有效地满足综合档案管理的实际需求，使综合档案管理水平得到切实提高。但从技术本质角度分析可以发现，虚拟专网技术严格意义上并不属于专业网络，它只能够为信息保密安全工作提供虚拟网络的设置服务。被加密的档案信息可以借助虚拟专网当中的虚拟通道进行安全传输，这些被传输的档案信息在传输时需要进行加密处理，通过这种方式实现对档案信息的双重保护，从而避免在传输过程中出现信息泄露的情况[3]。

二、综合档案管理系统中信息保密工作存在的问题

（一）保密意识较为薄弱。随着信息技术发展水平的不断提升，对档案管理工作带来了显著影响，档案管理部门需要积极提升档案管理的效率，使综合档案管理系统能够得到有效建立。当前，部分工作人员在从事信息保密等相关工作的过程中，并没有对信息系统保密技术的应用问题给予应有的重视，也没有对信息技术保密工作给予正确的认识，加之部分工作人员所掌握的档案信息保密知识较为匮乏，保密意识和保密理念较为薄弱，使得综合档案管理系统中信息保密工作容易被忽视，导致档案信息管理的安全面临着极大的威胁。

（二）缺乏健全的保密制度。健全的保密制度是确保档案信息得到严格保密的重要条件之一。在目前的综合档案管理系统应用实践当中，主要是依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规开展档案信息保密工作，但是由于上述法律法规缺乏较强的针对性，难以帮助档案信息管理人员根据本单位内部的实际情况灵活开展档案信息保密工作，最终使得档案信息面临一定的安全威胁。此外，在单位内部积极开展档案信息管理的过程中，未针对信息保密问题建立完善的监督机制，这也使得档案管理人员在档案信息保密工作中难以得到有效监督，使得整体的信息保密效率达不到理想的效果。

（三）保密知识较为欠缺。工作人员信息保密知识匮乏，是目前综合档案管理系统在应用当中所面临的另外一个重要问题。档案管理人员承担着对档案信息保密的主要责任，是档案信息保密工作的直接执行人。根据调查发现，部分档案管理人员缺乏专业的信息保密知识，无法有效应用各类专业技术手段开展档案信息保密工作。尤其是对于各种先进的档案管理设备，部分档案管理人员难以对其进行有效应用，使得综合档案管理系统的信息保密水平无法得到有效提高[4]。此外，档案管理部门没有定期组织专业知识培训，这也使得现有的档案管理人员对于新的信息保密技术手段无法及时地掌握熟悉，更难以将其应用于管理实践当中，这也是目前档案信息管理安全水平受到威胁的另一项主要原因。

三、综合档案管理系统中信息保密技术的应用策略分析

目前，信息保密技术主要由安全管理技术、安全审查技术等部分构成，但是受到各类因素的影响，在综合档案管理系统中的信息保密工作面临着部分工作人员专业知识匮乏、信息保密管理制度不健全等问题，阻碍了综合档案管理系统应用实践效果的提升。

（一）树立先进的档案信息保密理念。在综合档案管理过程中，档案管理人员需要树立科学的档案信息保密理念，对档案信息保密工作给予充分的重视，在工作实践当中不断创新技术手段，着力提升信息保密技术水平，从而使综合档案管理系统中的档案信息安全性能够得到保障。具体而言，可以从以下几个方面开展相关工作。首先，档案管理部门领导者需要树立正确的思想观念，对信息保密技术在综合档案管理系统当中的重要性给予正确的认知，从而为信息保密工作的有效开展提供有力的支持。其次，要在单位内部定期组织信息保密工作培训活动，要求一线档案管理工作人员按时参加培训活动。通过信息保密工作培训，不断提升档案管理工作人员的信息保密意识，使其能够在工作实践当中贯彻落实信息保密技术的相关要求，从而提升档案信息保密水平。最后，要借助档案信息保密失败案例，对档案管理人员起到一定的警醒作用，使档案管理工作人员能够树立良好的信息保密意识，促使档案管理工作人员能够在工作实践当中恪守规章制度的具体要求，时刻保持警惕，确保信息安全不会出现任何问题。

（二）建立完善的信息保密管理制度。健全且完善的信息保密管理制度，是使综合档案管理系统当中信息保密技术能够发挥出应有作用的重要保障。第一，要建立完善的档案信息管理体系，充分发挥出信息保密技术在档案信息管理过程当中的重要作用，确保管理体系不会出现漏洞，从而为综合档案管理系统的高效运行奠定良好的基础。例如，在具体的档案管理工作实践当中，可以应用分级管理模式，建立起包含分管领导、部门主任以及基层管理人员在内的系统化管理制度，明确不同岗位不同人员的管理责任，从而使得管理体系能够更好地发挥保障档案信息安全的作用。第二，要建立起有效的激励机制。对于在综合档案管理系统当中严格贯彻落实信息保密规章制度要求，积极学习信息保密技术的工作人员要给予应有的奖励，从而激发其持续参与信息保密工作实践的积极性，为档案管理信息安全水平的不断提高发挥出有效的促进作用。除此之外，通过激励机制还能够使档案管理工作人员对现有的信息保密技术资源进行充分利用，从而最大限度地提升综合档案管理水平。第三，要建立高效的监督机制，借助监督机制促使参与档案管理的相关人员能够严格履行岗位职责，坚决杜绝泄密等问题的出现，使信息安全受到的威胁降至最低。

（三）建立高素质的档案管理人才队伍。在开展信息保密工作的过程中，还需要积极提升综合档案管理系统工作人员的专业水平，确保其知识能力能够满足新时期综合档案管理工作的基本要求，使其能够有效应用各类技术手段解决档案信息安全问题，从而使得信息保密工作达到理想的实践效果。首先，档案管理部门应当定期邀请专业技术人员到单位内部组织开展专业知识的培训教育，向档案管理人员普及保密法和档案法等相关法律知识，使档案管理人员能够在技术水平和理论素养等方面得到切实提高，为其更好地开展档案管理工作奠定坚实的基础。其次，要组织开展信息技术安全教育培训和计算机操作训练等活动，使参与档案管理的工作人员能够具备良好的计算机实操能力，使其在面对各类信息保密问题时可以及时采取有效措施，从而提升信息保密水平。最后，要根据单位内部档案管理实践的基本需求，从外部引进专业技术人才，充实现有的档案管理人才队伍，对于信息保密技术岗位“缺人”问题给予及时解决，从而使综合档案管理能够拥有一支高素质的人才队伍做支撑。例如，可以通过参加人才招聘会或联合其他部门开展档案安全管理竞赛活动等方式，挖掘专业技术人才，通过提高其待遇水平，从而吸引专业技术人才能够投入综合档案管理信息保密工作当中。

（四）综合应用各类信息保密技术手段。为了能够使综合档案管理系统中信息保密技术的应用效果达到理想的状态，除了要建立完善的管理制度，打造专业的人才队伍以及确立科学的工作理念之外，还要在各类信息保密技术的具体应用方面下足功夫，确保在工作实践中能够对各类信息保密技术手段进行合理搭配 ，使信息保密技术的综合应用效果达到最佳。1.入侵检测技术。通过将入侵检测技术应用于信息保密工作当中，能够对档案管理系统的恶意访问行为进行实时监测，一旦发现数据窃取现象，就会向管理人员发出警报，从而使得管理人员能够在第一时间开展应对工作。在将入侵检测技术用于档案管理的过程中，可以显著提高检测的效率和检测的及时性，对入侵行为在短时间内作出评估，确保档案数据的安全。此外，借助入侵检测技术还能够对入侵行为发出警告，进而达到快速击退入侵行为的目的。2.云端存储空间。借助云端存储空间，能够使海量的档案信息得到有效存储，使档案信息存储空间不足的情况得到有效解决，最大限度地避免了档案数据丢失问题的出现。同时借助云端存储技术，对档案信息进行备份，从而使档案丢失所带来的损失降至最低。3.身份认证、VPN技术。在应用身份认证技术之后，用户需要通过按压指纹或者输入密码等途径获取档案信息，从而使档案信息存储的安全性得到提高。VPN技术是目前常用的保密技术之一，利用隧道技术对档案数据进行加密封装处理，能够使档案数据在传输过程中借助虚拟化的公网隧道，将档案信息数据被盗窃的可能性降到最低。4.数据加密技术。为了能够使综合档案管理系统当中的档案信息得到更加严格地保护，还需要对档案信息进行加密处理。借助数据加密技术，按照某一具体的程序或规则对信息进行加密翻译和还原等操作，使得档案管理的保密性能够得到进一步的提高，从根本上避免信息盗用问题的出现。一般而言，在加密技术应用过程中所使用到的密钥可以分为两种，一种是专用密钥，另一种是公开密钥，两种密钥特点不同，应用方法也存在一定的差异性。

四、结语

为实现综合档案管理系统中信息保密工作的有效开展，不仅需要具备先进的信息保密理念、完善的信息保密制度、高素质的管理人才队伍，还需要不断创新信息保密技术，综合运用信息保密手段。信息保密技术在当今时代具有广阔的应用前景和巨大的社会经济价值，不仅可以有效防范数据泄露和网络攻击，保护个人隐私，还能维护国家安全，保障企业竞争力，在金融、医疗、能源等关键领域更是不可或缺的基石，为创新提供安全环境。

未来，随着大数据和人工智能技术的不断发展，信息保密技术将扮演更为重要的角色，推动档案信息数字化转型和智能化发展。期待信息保密技术能在数字社会中发挥出更大的作用，确保信息安全成为推动科技和社会进步的支柱之一。