人才强国背景下医院人事档案信息化管理现状及对策分析

文/泉州市光前医院 林彩凤

随着医疗改革工作的不断推进，医院各方面职能的不断细化和人员管理体系的逐渐复杂，人才的流动性也随之变强，这就导致人事档案数量呈几何式增长。医院对于掌握职工个人信息、了解体制构成、合理引进人才的需求也在不断增大，这就需要人事档案实现信息化管理，有策略性地规划档案工作，并使其与人力资源开发紧密联系、协同发展，从而更好地提高人事档案信息化管理的真实性、有效性、针对性和完整性。

一、人事档案信息化管理的必要性

（一）整合庞大信息资源。医院职工人数总量多，职能分布广，细化分支复杂，管理难度大，在新时期市场形势下，由于社会治理和科学技术的不断进步，传统的人事档案管理方法已经无法满足社会发展需求，难以实现对众多医护人员的资源合理分配，依托先进的信息化技术，由库房存储的纸质档案转变为服务器存储的电子档案，可有效整合医院全体干部职工个人档案信息，将干部人事档案“用活”，进一步强化信息支撑，促进档案信息化管理融入干部调整的各项环节，为干部选拔任用、管理监督提供信息支撑，特别是在工资改革、机构改革等工作中，及时提供准确的个人信息[1]。与此同时，整合医院干部人事档案信息资源，完善干部信息库，通过档案信息全方位掌握干部成长情况，查找干部经历“短板”和专业“缺陷”，针对性地提出培养方向和培养举措。

（二）提高人员管理效率。在传统的档案管理模式下，工作人员大多是将众多的纸质文件人工收集、集中整理、库房存放，甚至早期对干部的个人信息都是以手写的方式录入，工作模式单一，整体管理效率较低，利用程度较差，同时对档案信息的严谨性、后期信息化检索、内容的真实性产生不同程度的影响，档案价值难以体现[2]。随着数据挖掘、数字化扫描、人工智能等新兴技术的出现，实现干部人事档案信息化管理的可行性不断加强，依托此方式可较好地规避传统档案管理模式中存在的诸多问题，将档案管理人员从繁重的工作中解脱出来，使档案管理更加规划化和合理化，在实践过程中，通过对医院干部人事档案进行在线集中归档、数字化录入、操作系统管理、搜索引擎检索等，大大减少了人力、物力、财力的浪费，推动干部人事工作走向多元化、多样化和特色化，提升档案利用的准确性、真实性和可靠性，进而为医院干部人事部门提供科学决策和有利参考。

（三）提升信息安全保密水平。医院人事档案包含每一个人的家庭背景、学习经历、工作资历、社会关系等方面的信息，对于单位及个人而言，其不仅具有唯一性，而且发挥着巨大的社会效益、经济效益和法律效益，作为人力资源开发的原始依据，在职级提拔、社会保障、单位发展、岗位匹配等方面紧密挂钩，保障档案的安全性、保密性至关重要。传统管理模式下的纸质档案管理手段不仅在归档时需要档案管理人员进行详细的记录和细致的封存，还须开展多方面的定期检查工作。例如对人事档案材料本身完整性核查，有无虫蛀、霉腐情况以及存放位置、环境和安全性检查。同时，纸质档案在经过多次转递、翻阅后存在一定程度的磨损，从而影响到档案的完整性。在信息化管理模式下，档案存储由库房转移至机房，由纸质文件管理转变为电子数据管理，在一定程度上降低了由于原始档案文件损坏、丢失、泄露等风险，大量的档案数据以低成本、便捷化方式保存、更新、管理、利用，既可以让档案的完整性得到保障，又可以通过信息保密工作的相关设置大大提升档案存储的安全性。

二、人才强国背景下医院人事档案信息化管理面临问题

（一）管理层信息化意识薄弱。现阶段，部分医院管理层对档案信息化管理模式重视不够，认为档案管理仅仅是将各类纸质文件收集到库房管理即可，思维模式仍停留在初级的档案认知阶段，导致档案管理手段往往过于单一，管理层次较低，不仅难以保证档案信息的真实性和准确性，更是无法发挥档案的潜在价值，进而制约了医院干部调整工作的高效开展，对人员的合理利用、未来发展的科学规划产生了制约。与此同时，医院档案管理人员由于长期处于传统模式下开展工作，职责心不强，工作作风不深入、管理模式满足于常态化，缺乏创新的主动性，因循守旧，与时俱进、开拓创新的工作思想树立得不够牢固，导致新兴技术应用水平低下，整体信息化管理进程缓慢。

（二）软硬件基础设施配备不完善。受档案工作性质影响，医院对于其信息化管理重视程度不够，存在人力及资金投入不足的问题，导致信息化系统建设不完备，现存的软硬件设施配置老旧、版本较低、功能落后，难以达到档案管理的标准，严重阻碍了人事档案管理数字化、信息化的实施进程，成为影响医院档案信息化建设工作质量的主要因素。与此同时，部分医院在档案管理系统建设初期，尚未对市场进行深入调研，对软硬件的兼容性、适配性关注较少，容易产生系统运行不稳定、故障率高、数据损坏等问题，管理效果大打折扣。

（三）信息化管理体系不健全。目前，各级医院尚未建立完善的干部人事档案信息化管理体系。首先，制度建立纵向的深度和横向的广度不够，对本单位档案管理改革与发展缺乏总体规划，没有确立适合自身发展的指导思想、总体目标，在各项工作流程中缺少统一的管理标准和技术规范。其次，尚未配置专门的人事档案管理机构，存在职责定位不清晰、工作任务分配不到位、责任内容分工不细化等问题。最后，工作流程不通畅，各环节衔接不够紧密，难以保证档案管理高效运转。

（四）管理人员综合素质水平低下。干部人事档案管理队伍是进行档案信息化建设的基础。“基础不牢，地动山摇”，相较于传统档案管理手段而言，档案的信息化建设更具挑战性，也对信息管理工作人员提出了更高的要求。在医院人事档案管理中，部分医疗机构档案员大多为临时工，或者由办公室人员兼职，其流动性较大，岗位调动频繁，大多数档案管理人员甚至未参加信息化技术应用、现代档案管理技能培训就直接上岗，专业素质较差，存在着“现用现学、急用急学、不用缓学”的思想，部分医院档案员学历较低、年龄较大，接受新事物的能力较弱，理论学习不深不透，整体上专业化的档案人才队伍日益萎缩、人员素质下降，档案人才队伍建设方面的问题日益突出。与此同时，部分医院开展具有前沿性、针对性的学习实践活动较少，管理人员综合素质水平停滞不前，难以迎合时代的发展，使得档案信息化管理缺乏人才职称，操作系统、计算机网络、云计算等技术应用效果不明显，严重制约了干部人事档案信息化建设的有序推进。

三、人才强国背景下医院人事档案信息化管理未来发展路径

（一）提升档案信息化管理系统水平。信息时代，各层级医院应按照标准统一、信息共享、应用集成的思路，建立完善高标准、智能化的档案机房，实现相关指标全天候监控、自动化调控，充分释放数据要素和数字技术红利，促进档案管理行业焕发新的活力。首先，医院领导者要牢固树立信息化发展建设理念，积极向上级有关部门争取信息化专项资金，深入推行精细化信息管理工具配置，进一步完善医院软硬件基础设施，推进全要素、全流程干部档案管理信息化体系，强化在干部调整、机构改革中的关键人员信息分析利用，通过对数据进行分析挖掘，助力提高医院人才队伍综合能力[3]。其次，建立健全信息化制度，在管理系统运行、升级、改造过程中，规范正版软件采购管理，贯彻执行正版软件使用日常检查，扎实保障数据安全基础。最后，加强信息化系统建设和运维能力，各层级医院应根据需要配备专业技术人员，面向社会购买信息化运维保障服务，实行专人专管，实施信息系统日常监控管理和容灾备份，保障数据信息安全。同时要在医院干部人事档案日常管理过程中提升信息预警监督作用，建立完善的错误信息预警机制，打造“分析比对-问题预警-研究处置-原因反馈-优化提升”的闭环管理体系，真正用好信息技术，提升数据监管效能。

（二）建立健全信息化高效管理体系。各级医院要立足干部队伍建设需要，认真贯彻落实《干部人事档案工作条例》《中华人民共和国档案法》，坚持把医院人事档案信息化管理作为一项基础性工作常抓不懈，不断加强人事档案信息化管理的科学性、规范性和有效性，确保档案数据真实准确、全面规范、鲜活及时，为全方位立体化了解干部打好基础。首先，完善医院人事档案材料收集归档、审核接收、查验反馈和档案查借阅等制度[4]，例如《查（借）阅干部人事档案制度》《干部人事档案材料收集归档制度》《干部人事档案信息化管理工作制度》等，坚持按制度办事，严格工作程序，在实现信息化管理过程中确保档案材料的数据库建立和信息化管理工作有章可循、有据可依。其次，健全人事档案信息化管理工作流程，确保档案收集、审核、借阅、转递、共享、利用均严格按照工作流程开展，着眼提升专项审核精准度，明确档案审查工作节点，认真鉴别档案材料真实性，重点审核干部的“三龄两历一身份”等内容，保证干部人事档案信息的真实性。再次，不断加快数字化工作建设进程，按照“集中扫描录入、终端备份贮存、全文智能检索”一体化建设模式，将纸质档案逐卷逐页扫描，实现纸质档案与数字档案分离管理双轨运行、相互印证，从源头上杜绝档案涂改、造假等问题的发生，不断加大医院人事档案安全、便捷、高效利用程度，推动医院人事工作高质量发展，为医院领导层决策提供可靠信息和依据。最后，设立档案信息化工作常态审核机制，对归入资源数据库的干部档案材料信息进行审核把关，做到收集完整齐全、归档分类准确、整理标准规范，进一步维护干部档案工作的真实性、严肃性和权威性。

（三）打造专业档案信息化管理团队。在人才强国背景下，人才是第一生产力，人才资源是推动档案信息化发展的重要因素，档案行业对既了解新兴科学技术，又懂得现代档案管理的人员需求与日俱增，这就需要各级医院要将培养年轻干部和人才引进作为一项长远的基础性工作去执行，打造一支政治素质好、业务能力强、服务水平高的高素质人才队伍，不断推动干部工作高质量发展。首先，要定期开展优秀年轻干部推荐工作[5]，结合日常调研、考核、培训情况，建立了数量充足、专业齐全、类别清晰的后备干部信息库，同时拓宽干部储备渠道，积极对接上级有关部门申请政策支持和人才引进相关政策，引进干部人事档案信息化管理所需的紧缺专业人才。其次，加强档案工作人员的培训力度，建立“走出去+请进来”的活动模式，坚持以需求导向，领导干部要带领档案管理人员有针对性地前往先进地区学习工作经验，在实践中提升业务水平能力，完善知识理论构架。同时要灵活运用专题讲座、技能比赛、理论知识测试等活动，多种渠道丰富业务水平提升方式，帮助工作人员开阔视野、增长经历、丰富阅历、提升能力，提升战略思维和创新思维，提高统筹谋划能力，激发工作人员的工作热情。最后，提高医院领导层对档案工作的责任意识、大局意识、服务意识，切实增强干部人事档案信息化工作的责任感和使命感，满足各项干部调整工作对档案资源开发利用的需求，增强全院对档案信息资源的认同感和满意度，努力营造风清正气、积极干事的良好氛围[6]。

党的二十大报告强调，要坚持人才是第一资源，并针对人才强国战略作出详细部署。在新时代深入实施人才强国的战略背景下，作为医院领导者，要立足于新时代、新征程的历史方位，在人事档案信息化管理中注重人才在发展全局中的突出战略地位，科学选拔人才、合理利用干部、规范岗位匹配，推动人才优先发展，加强人才创新能力，增强医院核心竞争力，提升档案管理工作效率、优化工作质量、实现医院的可持续发展。作为医院的领导者和档案管理负责人，要深刻意识到人事档案的管理可转化为医院的经济效益和社会效益，要提高政治站位，紧跟时代潮流，持续扩大云计算、大数据、人工智能应用效果，充分依靠现代信息技术优势，不断推进人事档案管理走向科学化、制度化和规范化，找准档案服务大局的“契合点”，让医院人事档案信息资源“活起来”，发挥档案工作存史资政育人的作用，打造既实用且高效的人事档案管理体系，为推动医院高质量特色化跨越式发展贡献档案智慧和力量。