加强档案管理创新 助推公立医院高质量发展

文/山东省东营市利津县中心医院 王晓东 陈守东

档案是诸多信息资源的整合，在很大程度上影响着一个部门或单位的日常管理与工作。特别是对公立医院来说，其档案更是各业务部门（行政、人事和医疗等）文件信息的集合，最突出的特质便是原始不可再生。档案作为一项权威凭证，可谓见证了医院的发展历史[1]。现阶段，新医改正在如火如荼地进行，公立医院如果想获得更大的发展，就应与时俱进，加强对档案管理的创新，将一种新型的档案管理模式建立起来。首先，档案管理人员需对医院内部档案信息的构成有一个充分认识，并对其做出合理规划。其次，进一步丰富、提高档案管理人员的职业素养，全面推动档案管理发展，使之可为医院各项工作提供更好的服务。医院档案管理工作的质量在很大程度上影响着公立医院是否同快速发展的经济社会保持同步，也能够体现医院现代化发展情况，助推医疗事业的健康可持续发展。

一、新时代公立医院档案管理工作主要特点

（一）具有高效性。一方面，有助于档案管理人员高效地开展档案管理工作。可通过新录入、存储方式来转化很多档案信息资源，使之以电子数据信息的形式存在，简化了工作步骤。另一方面，有助于档案使用者工作效率的提升。可将快速且精准的检索服务提供给使用者，同时把相应的背景资料与关联内容推送给他们，通过更加全面的内容、更直接的服务方式将医院档案管理工作高效性带来的优势给充分展现出来。

（二）具有主动性。新时代背景下，公立医院档案管理工作将发挥诸多人工智能技术（机器学习，深度学习等）的作用来深度挖掘采集的档案信息数据，并在医疗行政管理与诊疗过程中应用其价值，让档案管理工作的创造性、主动性作用得到充分发挥[2]。借助清洗过去诸多诊疗数据，同时开展深度学习，把相应的智能模型建立起来，提供精准智能的分析工具给多个领域，包括预防、诊断、咨询和病理分析等，让医生开展诊疗活动时能够有所参考，使新时期档案工作的主动作用得到最大限度的发挥。借助分析管理类档案，可知晓医院管理领域的实际情况，掌握医院发展趋势，进而给多个领域提供重要情报信息，以便优化配置医疗资源、正确研判行政管理风险，同时顺利改革医疗人才培养模式。

二、新时代公立医院档案管理工作的意义

（一）有助于信息资源的保存。针对公立医院档案管理来说，保存信息资源是其最基础，也是最重要的一项价值。随着信息化社会的来临，数据的重要性与价值得到了充分凸显，面对医疗环境的改变，如果想较好地适应就一定要围绕数据价值构建相应的发展模式，让医院不断提高信息化、数据化、自动化、智能化应用水平，充分发挥档案在医疗服务中的作用。医院档案管理并非只是单纯的收集、备档信息，而是以科学规范原则为基础，立足于完善的管理体系与制度，由专业的管理人员对信息做出针对性筛选、收集，并对其进行有效核查与整理，开展分析利用，进而完整地保存信息资源，同时使之得到最大化的利用。

（二）有助于信息资源的利用。公立医院档案管理最大的价值就是加工、利用信息资源。过去因为技术较为落后，故很多时候都忽略了数据中隐藏的价值信息，在探索、验证医药科学规律、医院发展策略等方面只能采用科学试验又或是调查研究的方式，不仅价格高昂，且花费时间、精力也非常多。进入新时代，大数据技术可以最快的速度，更加专业地分析处理医院档案中的数据，进而得到准确度更高、科学性更强的结论，让医院的科研水平以及科学决策能力得到显著提升。同时，借助档案数据还可以创新发展医院的部分业务，如个性健康档案的创建、共享院间信息平台以及个性化治疗方案的提供等，如此也就要求医院档案具备较高的质量与管理水平。

三、公立医院档案管理工作的问题

在公立医院平时管理和运行过程中，最基础的一项工作就是档案管理，此项工作的开展效果对医院实际发展情况往往具有直接影响。特别是近年来，各个医院均在加强改革，因而档案管理工作模式也明显不同于过去，但受各方因素的影响，现阶段档案管理工作仍存在一些问题。

（一）档案管理工作重视程度不够。公立医院从改革开放以来就一直在开展档案管理工作，截至目前，已有几十年的历史。而随着时代的变迁，档案管理模式也发生了非常大的变化。但在固有档案管理工作思想的影响下，使得公立医院在发展过程中并未高度重视档案管理工作，进而便让档案管理工作的实际开展效果受到了严重影响，也极大地浪费了本就有限的数据资源。

（二）档案管理制度有待完善。现阶段，在各大公立医院档案管理中，最明显的一个问题就是缺乏完善的管理制度。虽然各医院均设有专门收集、管理、分类、归档档案的部门，也有机结合了档案管理人员及其工作绩效，但还是需要进一步完善现有的档案管理制度。医院档案管理工作内容复杂，难度较大，而已出台的绩效考核办法又不能很好地执行，缺乏灵活的绩效管理程序，没有达到应有的管理效果。

（三）档案管理专业人才缺乏。公立医院档案管理工作不仅要求管理人员掌握专业的档案管理知识，还要了解一定的临床医学知识。目前，因为医院未充分重视档案管理工作，所以很多时候都是安排其他部门的人员又或是不能从事临床工作的医护人员来从事档案管理工作，这部分人员不仅缺乏较高的专业素养与文化程度，不具备良好的理论水平，且欠缺专业的档案管理知识，未充分掌握现代信息技术，依法归档的自觉性、敏感性更是无从谈起。而针对档案管理人员的继续教育也不在医院人才培养策略之中，大部分档案管理人员并没有了解和掌握档案管理知识，致使档案管理工作缺乏应有的创新活力。

（四）信息化建设相对滞后。对档案管理而言，其赖以存在的一项重要基础就是档案保管的物质条件，一个好的保存环境不仅能够让档案保存得更久，且利用效率也更高[3]。一些公立医院并未在自身整体基建计划中纳入档案机构用房，缺乏先进的档案库房建设，且存在诸多问题，包括未有科学的建筑位置、安全的建造结构以及合理的建设布局等。同时档案存储环境、保护技术、设备设施等也同档案管理规范化要求有所差距，所以也就无法妥善保存各类档案。近年来，医院在建设现代医院管理制度时将医院信息化加入进来，投入大量资金，但由于发展理念滞后，加之受限于资本技术，故档案信息化建设未同步于其他医疗服务信息化建设，未解决“信息孤岛”等问题。虽然部分公立医院在实行办公自动化时，也建立了自己的档案管理系统，但还是未转变单一的存储模式，将纸质文档扫描为电子文档，同时用于安全管理电子档案的方式方法也较少。所以，公立医院想要实现综合化管理医院信息数据，任务还十分艰巨。

四、公立医院档案管理措施

（一）增强实施档案管理意识。就公立医院而言，在提高医疗水平，确保医疗服务活动开展的同时，档案管理也不容忽视。现阶段，医院领导及档案管理人员对档案工作没有引起重视。医院领导一定要将档案管理纳入医院的管理与发展中，让管理人员对档案管理的重要性有一个深刻认识，使之能够保持积极、严谨的工作态度。除此之外，也需要加强档案管理宣传，借助现有法律法规在大范围内的传播，让档案管理人员都要重视档案管理，进一步增强自身档案管理意识。要对《中华人民共和国档案法》中的相关内容做到烂熟于心，以身作则，主动加强对档案法规的学习，将所学内容落实到日常工作中。

（二）健全档案管理体系。1.建立健全档案管理制度。随着新医改在全国范围内的实施，促使医院在管理核心要素中纳入进了多项内容，包括患者满意度、医疗质量、医疗成本控制等，这也就要求医院档案管理工作在制度方面应予以完善，以更加科学规范且人性化的手段开展档案管理工作，细分、量化工作职责[4]。医院可有机结合档案管理工作的质量、效率与相关人员的工作绩效，建立各部门合作机制，让其知晓在档案管理过程中该怎样配合，将档案信息的多个工作环节（收集、传递、分析、处理、反馈等）渗透到部门职能管理工作中，从而统一管理和考核医院内部各部门不同门类与载体的档案，使档案管理的可追溯性与可监察性能够得到充分保障，高效地开展档案管理工作。2.突出档案的开发利用。之所以要开展档案管理，主要还是为了对档案进行开发利用，进而更好地为医院其他部门服务。因此，要求档案管理部门在工作观念上不断创新，将服务意识树立起来[5]。第一，档案管理应以医院各项业务为中心开展各项管理工作，积极参与医院的各项重大活动，进一步丰富档案管理形式，通过各种不同的信息载体来管理档案，让医院档案管理能够为更多的领域服务。第二，不断组织丰富多样的编研活动，将医院的多项内容联系起来，包括临床研究、日常管理、经济建设等，从更深的层面去开发、加工所收集的原始信息，对档案信息资源的收集渠道予以丰富，把档案服务的层次进一步深化，使医院管理中档案管理的地位更高。第三，医院应建立信息共享和传播机制，并将其不断完善，把患者的需求联系起来，对医疗市场进行细分，立足于医院自身实际情况与业务特点，对主要管理方向有一个明确认识。各等级医院应共享档案信息，形成完整的医疗档案服务链，打造一个服务共同体，确保区域医院档案管理和利用的顺利实现。

（三）加强队伍建设，提高人员素质。档案管理的有效开展依赖于一支高素质人才队伍，要满足政治可靠、作风优良和业务过硬等条件，要求医院管理部门在培养档案管理人才方面引起高度重视，具体来说需要做到以下几点：第一，基于现有人员对精准的专业化人才进行培养，借助多种形式，如外出进修、继续教育学习等，帮助档案管理人员开阔视野，将相关业务理论知识以及法律法规更好地掌握。第二，直接从高校引进复合型人才，但须具备全面的知识结构、创新精神，同时还应对档案管理专业知识充分了解，拥有档案管理所需的其他技能与知识，从而让新鲜血液能够为档案队伍带来新的生机与活力。第三，对档案管理人员的爱岗敬业精神予以培养，使之拥有较高的职业道德，且责任意识得到增强，能够勇于担当，对档案管理中的实践经验与方法进行总结、探索，进而成为行家里手，为推动新时代医院档案管理的有效开展做出自己的贡献[6]。

（四）加强医院档案信息 化建设，提升档案利用率。信息时代加强档案信息化建设是医院档案管理工作的重心。医院必须将各职能部门与业务部门的档案系统联动起来，通过系统同步的信息资料进行档案的管理工作。要逐步建立人事档案信息管理系统，利用网络信息技术与计算机硬件等来实现人事数据的分析、处理，更快更好地为医院领导提供符合需求的人事信息，为医院人才队伍的建设提供预测凭据。

医院在开展档案信息化建设时，应将云计算技术充分利用起来，分布式处理诸多数据，从而有效整合数据信息。该技术能够很好地指导数据建设，使医院各部门可共享、整合信息，从根本上提升数据信息管理的综合水平。在网络大数据时代，分布式存储对医院信息化档案管理可起到重要作用，可实现信息计算节点的合理分布。通过云计算技术的支持下，自动切分也可顺利实现，进而能够在整个资源库中较好地存储、管理信息。不仅如此，云技术还可第一时间部署医院各层面信息，显著提升信息综合控制水平。

五、结语

总而言之，时代的快速发展与社会的进步，人们的生活水平与幸福指数不断提高，人们对于就医及健康需求有了更高的要求。档案管理并非只是单纯地集中保管各类档案，其属于系统工程的一种，需实施标准化管理，尤其要重视开发、利用档案信息资源。公立医院领导要深刻认识到档案管理的重要性，进一步增强档案管理意识，创新档案管理服务。要建立健全档案管理制度，重点要在档案管理人员的配备和培养上下功夫。通过各种方式整理、开发与利用档案信息资源，加快实现档案资源的网络共享，以便更高效地利用医院档案，为医院建设提供有效参考，助力其可持续发展。