智慧校园建设视阈下高校档案管理机制现状与优化路径

文/晋中师范高等专科学校 贾喜华

智慧校园以物联网、互联网为基础，将师生生活、校园工作、校园环境有机地联系起来，学校行政人员和领导可以使用信息管理系统，将教学、科学研究、校园管理等内容串联起来[1]。

高校档案包括人事档案、文书档案、会计档案、基建档案等，这些档案记录了学校各个时期的重要人物及事件，具有很高的历史价值和现实意义。就目前来看，很多高校仍然采用传统的纸质档案管理模式，不仅效率低下，而且容易出现档案丢失或者损坏现象，严重影响到高校档案的利用效果。因此，如何创新高校档案管理模式，提高档案管理水平，实现智慧校园建设，已经成为当务之急。

一、智慧校园视域下高校档案管理机制的概念

（一）智慧校园。智慧校园是指利用大数据、互联网等技术，创设便于科研、教学、校园生活、管理与其他活动开展的环境，其具有数据化、智慧型、协作型和网络化等特点[2]。智慧校园建设需要依托先进的软硬件设备，如智能门禁、教室多媒体设备、学生公寓智能用电器等，同时也离不开完善的档案管理体系做保障。

（二）高校档案。高校档案是指大学在长期办学过程中所形成的文字、图表、声像等不同形式的资料集合体，它既反映了学校自身的文化底蕴，又承载了丰富的历史信息[3]。高校档案管理工作涉及收集、整理、保管、鉴定、统计、编研、开发利用等诸多环节，其中核心任务就是保护档案实体安全，延长档案的寿命。

二、智慧校园视域下高校档案管理机制的现状

（一）档案部门管理意识缺失。在智慧校园建设中，档案部门对档案管理信息化建设的积极性不高，在工作模式创新和管理制度优化等方面较为被动，在学校领导提出智慧校园建设任务后，档案部门负责人没有积极推进部门机制的改革工作。档案部门在智慧校园建设中承担着重要的使命，一方面需要记录学校建设的所有信息，另一方面应该在智慧校园建设要求下，档案部门须转变工作模式。然而，档案部门的工作人员缺乏转型意识，对档案管理信息化建设的态度不够积极，领导交代的信息化建设任务没有作为部门建设的主要事项，因此，很难助力高校实现智慧化转型[4]。

（二）基础设施不完善。智慧校园建设中，档案部门工作人员的工作负担变重，与此同时数据档案结构向复杂化发展，工作人员必须具备较强的数据处理能力，着手跟进数据采集、分类、管理与分析等工作，提高档案数据处理的有效性。高校应在档案数据挖掘需求的导向下，做好软硬件等基础设施的建设工作。然而，我国高校在基础设施的建设中，由于没有足够的经费采购硬件设备，不能按时更新软件系统，制约了档案管理人员的数据管理工作，不利于档案资料的开发和利用。

档案管理需要以基础设施作为支持，但是高校在智慧校园建设中，不能根据档案数据对基础设施的需求，配置相关健全的硬件和软件，容易出现数据处理不及时的问题。档案部门人员在基础设施不完善的情况下，可能在档案收录中遇到阻碍，不能充分利用内部产生的数据。档案利用与开发能否获得较高价值，与档案部门人员分析数据是否全面、真实相关，在数据样本不充裕的情况下，自然会影响到档案数据处理的价值，因此很难将档案的价值发挥出来[5]。

（三）档案管理制度不完善。档案记录着学校的发展过程，可以反映学校在过往任何一段时间的招生人数与研究成果。档案资料对学校而言极为重要，从侧面反映出做好档案管理工作的重要性[6]。智慧校园建设为档案管理提供新技术手段，改变过往档案管理的作业形式，但是不少高校在智能信息技术的使用中，没有及时更新管理制度，档案管理制度的价值也将大受影响。在档案管理制度不完善的情况下，不少制度条款给出的说明不细致，不能成为工作人员作业行为的标尺，会影响到档案管理制度的职能效果，导致档案管理任务存在不能有效落实的可能。

（四）档案信息安全得不到保障。随着智慧校园的建设，高校引入信息技术，建立覆盖面积更广的校园网络，记录教务、教学和科研等活动的信息。智慧校园对信息的处理能力得到提升，可以根据学校发展需求，提出教学和教务等方面的要求，推动校园管理和教育等工作高效化地发展。学校应该在发展中，做好档案数据的整合、挖掘、利用等工作，由此将档案的价值发挥出来。然而，我国不少高校在智慧校园建设中，由于自身缺乏经验，在利用互联网和计算机网络技术的同时，对信息安全的关注较少，所以没有快速建立有效的安全管理机制。在此情况下，高校档案可能遭遇安全问题，一旦档案数据泄露，学校教学、教务等工作均可能受到影响，还可能导致高校遭遇法律纠纷。

三、智慧校园视域下高校档案管理机制的优化路径

（一）强化档案部门的管理意识。我国部分高校服务部门对信息系统的认识不全面，没有认识到数据的价值，可能会对自身建设与发展产生制约。档案资料记录学校运行期间的信息，可以将其视为一种无形的资产，应该给出规范化的管理方案，设置标准格式，做好档案开发、使用、归档等工作。在信息系统设计阶段，大部分高校没有设置达到自身对档案管理要求的工作模块，限制了档案的利用和开发，导致高校在数据资源整合与利用方面受到制约。

高校应该在实践中发现问题，结合建设阶段的信息深入参与研究活动，主动寻找档案管理的最佳方法，重视物联网、计算机网络等技术的使用，在技术驱动下高效地处理档案相关工作，同时避免档案信息存在质量不高等问题。在高校建立的管理系统下，可以收集档案相关的信息，实现档案分类、资料利用等操作。档案部门应树立“一盘棋”思想，协调好各个部门之间的关系，形成合力共同完成档案管理工作。同时，档案部门应该不断完善各项规章制度，确保档案管理工作有序进行[7]。

（二）完善档案管理制度。档案资料查询人员和管理人员权限设定，档案管理流程设计、档案管理体系构建等，这些都是管理制度建设需要权衡的要素，对相关内容进行合理设计，为工作人员提供便捷的服务，便于高校各部门迅捷地推进工作，让每项工作均有理可依、有据可循[8]。档案管理制度应成为档案管理工作者的行为准则，必须依据实际情况进行整体规划设计。高校应在智慧校园建设过程中，逐步完善档案管理制度体系，使其符合国家规定的档案管理办法，满足高校档案管理的实际需求。高校要注重制定科学合理的档案管理规划，确定档案管理目标，以此为依据编制档案管理计划，确保档案管理工作稳步实施。不仅如此，高校应在档案管理制度体系构建中，考虑到不同岗位职责的履行要求，通过制定相应的考核指标，督促档案管理人员认真负责地完成本职工作。档案管理人员要积极完善档案管理制度内容，打造出量化、具体化的档案管理制度，提高档案管理制度在工作行为方面的约束力，让档案管理过程变得更加规范和严谨。

（三）丰富档案信息的服务方式。档案记录高校在建立之初至今的所有数据，成为高校分析自身发展方向的重要参数。然而，部分高校出现“数据孤岛”的情况，档案资料没有被合理利用，在一定程度上限制高校自身的发展。高校应加强档案一体化建设，在档案管理中做好档案数据、资源的整合，打造囊括科学研究、教育、管理服务等内容的系统，便于各部门开展工作。同时可以借助系统具有的信息传递优势，实现数据共享，回避“信息孤岛”现象[9]。

在智慧校园建设中，档案部门有必要根据高校提出的建设目标，深化档案管理改革，建立大的数据库。档案部门需要进行顶层设计，将档案管理系统与其他系统有机地联系起来，在该要求导向下建立智能型文件信息资源平台，实现对系统各类数据的智能化控制。教务管理系统和教学系统的数据均需要传送到数据库中，档案人员应该对数据库中的数据进行分类与管理，为数据管理和开发奠定基础。高校档案管理部门应该在库存文件数字化建设中，继续观察技术领域发展动态，将材料网络、大型数据等技术应用在档案管理中，根据关键元素提取档案的重要信息，成为各部门良性运转的坚实保障。高校在开展档案管理工作中，应该以需求为工作导向，建立新的档案管理模式，向档案管理人员提供具有针对性、个性化的信息服务，以便从档案中获得较多价值元素[10]。

（四）增强档案信息管理安全性。打造智慧校园需要重视网络信息安全维护工作，将网络安全作为智慧校园建设的基础。出于财政、行政等方面原因，高校可能因数据信息网络安全保护系统存在漏洞或未推进网络安全保护系统建设工作，让档案信息受到威胁。一旦内部信息遭到窃取，或被别有用心之人篡改，将会影响到高校行政或教学等工作，导致高校内部活动运行不流畅。内部信息和安全管理机密信息与高校发展息息相关，因此成为档案数字化建设中必须引起高度重视的内容。在建设智慧校园时，档案管理有必要纳入建设项目中，还需要基于档案管理要求，对智慧校园建设项目的整体方案进行调整，给出更加合理的建设流程。高校在档案管理中通过高级设计，实现综合管理。高校以大型数据技术，可以及时更新档案内容，提高档案的真实性与可靠性。高校应该在智慧校园建设中，增强档案信息管理安全性，采取多种措施保护档案信息安全。首先，高校要采用加密技术对档案信息进行保护，防止档案信息被非法窃取或篡改。其次，高校要定期检查档案室的防火防盗设施，消除潜在隐患。最后，高校要加强对档案管理人员的业务培训，提高其保密意识，降低数据丢失或者损坏事件发生率。

（五）管理人才队伍建设。在智慧校园建设时，基于档案管理方面要求，有必要建立人才队伍，确保档案管理相关任务可以落实下去。高校教育者需要根据档案管理岗位对工作人员提出的要求，编制培训活动的教育内容，定期设置培训课程，向档案管理人员传授档案管理经验与信息化技术操控知识。高校还可以聘请行业专家，以专题讲座的方式向档案管理人员普及档案管理领域新出现的模式，剖析档案管理系统的使用流程与操作事项。档案管理人员可以借助现代管理工具，使用技术手段处理好岗位工作。档案管理人员在数据一体化建设中，必须关注档案数据在平台建设后的使用情况，对档案数据采集、分类、管理、归档等工作进行研判。对于数据一体化建设中出现的不足，应该有较高的敏感性，快速定位问题并进行处理，由此成为数据一体化在档案管理中发挥优势的保障。此外，档案管理人员需要持续跟进专利数据、基础数据与其他信息的分类工作，做好档案数据质量控制工作，保证档案数据信息准确且可靠。在数字档案信息资源管理过程中，将工作目标锁定在资料的开发上，充分利用数据提取技术处理档案中的资料，挖掘其中的可用信息，为高校各职能部门开展工作服务。此外，档案管理人员从档案中获得的分析数据，也可以成为高校领导决策的分析要素，并通过给出更契合高校自身发展的计划，做好教务、教学、科研等方面的工作。

（六）创新档案管理模式。高校应该积极探索新型的档案管理模式，如数字化档案馆建设，这种方式不仅有利于保存档案，也方便查询和利用。高校需要引进现代化技术手段，如人工智能、云计算等，加快数字档案馆建设进程。在数字档案馆建设中，高校需要注意档案信息的共享与交流，促进档案信息的传播与利用，进一步扩大档案的社会效益。

四、结语

综上所述，智慧校园建设是当前高等教育事业改革创新的热点之一，而高校档案管理机制则是智慧校园建设不可缺少的一部分。高校须打造大数据库，收集教务、教学、科研等方面信息，以技术手段做好数据分类和资源开发等工作，实现档案的高效利用，从中挖掘重要信息，为各部门开展工作服务，提高校级领导决策的准确性，成为高校良性发展的重要支撑。