智慧档案建设模式下高校学生党员档案管理的路径研究

2024-03-19西安欧亚学院常佳

办公室业务 2024年1期

文/西安欧亚学院常佳

一、引言

高校学生党员档案记录了学生由入党积极分子到正式党员期间在学习、生活以及思想等方面的相关情况，一方面，它可以反映出学生在成长过程中的学习状况，是其成长过程中的见证，同时也反映出大学生从在校学习到步入社会后思想变化的一个过程。另一方面，它可以从侧面反映出我国社会经济、意识形态等方面的发展状况。随着经济全球化、信息化时代的来临，对高校学生党员档案管理工作提出了更高的要求。高校档案管理工作中，传统、落后的管理方式和手段已无法适应新形势的发展，它所带来的种种弊端和问题，对高校档案管理工作产生了一定的影响。在信息技术飞速发展的今天，智慧档案的建设也越来越迫切，档案工作的开展将不再局限于档案的保存和利用。利用新一代的电子信息技术和方法，可使高校学生党员档案资源的整合、共享、服务功能得到充分发挥，从而推动高校学生党员档案工作向智能化方向发展。

二、高校学生党员智慧档案建设管理的重要意义

（一）提高档案管理工作实效。根据智慧档案建设的背景要求和技术条件，在进行高校学生党员信息管理时，采用信息化的方式进行控制，可以解决传统档案管理中管理任务繁重、定位不准确等问题。该系统可实现对党员资料的直观化和精细化，有效提高党员资料的科学性和精确性。同时，高校实施智慧高校党员档案建设模式，引进了网络信息档案管理设备，可以提高信息数据的管理效率以及管理质量，档案工作的质效提升更加显著[1]。

（二）提升信息管理工作效率。高校采用传统的管理模式对学生党员档案信息资料进行收集、整理时，其归档工作十分繁杂，工作量大，且易出错，档案工作往往呈现滞后性，师生查阅的时间会被推迟，调取档案需要耗费大量的人力物力，导致档案管理效率低下。在目前高校人力和财力有限的条件下，采用智慧档案建设模式来改善工作方法，提高工作效率，不失为一种有效的方法。通过信息化手段对学生党员档案信息进行管理，将档案工作的重点放在信息采集和数据建立阶段，一旦数据收集完毕，就可以实现用户的实时查询，档案管理的效率与效果将显著提高。数字档案建设管理能够克服传统纸质档案建设管理中存在的弊端，摆脱传统载体的制约，实现档案建设管理的变革。随着信息技术的飞速发展，在原有的数字档案建设和管理的基础上，高校学生党员智慧档案建设管理还融合了人工智能、大数据、物联网、云计算等先进技术，以自主的、全方位的信息化档案建设管理模式，对学生党员的发展进行实时的追踪和引导[2]。

（三）满足时代进步发展要求。党的十八大以来，我国高校不断深化从严治党，各级党组织也越来越关注和发展大学生党员，根据《中国共产党党内统计公报》，截至2022年12月31日，2022年新发展党员共计244.9万名，其中学生人数为93.6万名，占总人数的38.2%。这一数据说明，要想保持党员的先进性，保持党员队伍的高质量发展，就必须不断提升大学生党员的培养质量。新形势下，党的建设对党员发展提出了更高质量和更严格的程序。在智慧档案建设模式下，在对高校学生党员的档案信息进行管理的时候，要将重点放在信息化建设上，选择信息化管理模式，可以将管控工作效果提升到更高的层次，这与高校新时代党建要求相一致[2]。此外，利用信息化的形式，对学生党员进行档案资料的管理，并针对数据实施及时采集、传递和使用，满足了时代的发展需要[3]。

三、高校学生党员档案建设面临的困境

（一）管理体制不完善，制度规范不到位。目前，中国高校学生档案管理工作缺乏一套规范化的制度，所以高校学生档案管理工作并未形成一种科学有效的工作模式。在高校学生党员档案的管理过程中，在档案的收集整理、归档保管、借阅利用等档案管理工作中，每一个工作程序之间都存在着紧密的关联，任何一个环节出现问题，都会影响到整个程序的完整性和正确性。制度、法规缺乏执行力，管理责任划分不清晰，具体的管理体制也没有清晰地规定，很难有效地利用人工智能、大数据等技术来对档案数据的内容进行深度的处理和利用。这就导致了部分档案不能及时归档，进一步引起档案的损坏和丢失，使得档案的管理不能适应现实的需要[4]。

（二）管理人员不专业，管理职责不清晰。目前，我国高校档案管理工作人员大多为兼职人员。部分档案管理人员在面对大数据、智能化系统的运作时，难以适应，不能有效地进行档案数字化管理平台的构建，从而无法提高管理效率。加之目前高校档案工作中存在着大量的高层次人才短缺问题，这些问题直接制约了高校档案数字化工作的顺利开展。与此同时，一些档案管理人员对资料库的运用能力不足，无法融合智能系统、区块链、云计算等先进技术，对档案资料进行全面的分析、处理和总结，导致无法保证后期档案存储的安全性。随着智慧校园的建设，高校档案数字化管理正在不断地向前推进，但在此过程中仅依靠现有的档案管理人员是远远不够的，因此，对人才结构进行优化已成为当务之急。在档案材料的审核、整理以及归档等档案管理具体工作内容方面，往往缺乏专门的人员，从而造成了归档工作不及时。此外，由于职责分工不明确，导致缺乏系统化地管理，给后期的档案管理与具体的查阅与调动带来了困难。

（三）管理方法不科学，管理模式不先进。信息时代下，科技的发展一日千里。因此，高校都在向着信息化的方向发展，高校的教育方式也在持续地进行着改革。但是，由于档案管理与理论课联系不密切，因此，它并没有受到足够的关注，也没有被很好地利用。高校将更多的精力和财力投入学生管理、智慧校园建设等工作中，而在高校学生党员档案信息化管理方面却一直处于被动等待的状态。大部分高校的档案管理工作仍处于传统模式，没有充分利用现代科技手段。大部分高校的档案管理仍以纸质档案为主，对电子档案的管理更多是流于形式，很少有专业的工作人员能够熟练地运用电子档案的管理方法与技术。因此，档案信息化建设工作难以进行，这也一定程度上影响了高校党员档案信息化管理模式的发展[5]。

四、智慧档案建设模式下高校学生党员档案管理的实现路径

（一）重构信息化档案业务流程。高校学生党员档案智慧化建设与传统的档案管理模式不相适应。为此，应加强各方面共同努力，以提高高校党员档案的管理水平，提高高校党员档案的信息化更新成效。高校应在制度、理念、政策、人员、设施等方面不断更新与完善，以高效、创新的管理方法与科学的信息化管理模式，全方位地提高档案管理的整体水平。在推动高校党员档案信息化的过程中，要根据《全国档案信息化建设实施纲要》，在人员配备、查询、存储和数据传递等方面，加强管理，完善制度。同时，要结合实际，积极构建完善的硬软件管理体系。信息化是建设智慧档案管理体系的重要手段，可靠的硬件系统，是从传统的档案管理向信息化转变的保证。只有在硬件足够强大的情况下，软件才能发挥出最大的作用。

（二）建立科学合理的信息资源分区和信息资源管理目标。通过重组信息化档案的业务流程，采用完善的档案管理工作流程，可以有效地改善传统档案管理中的缺陷。同时，还应对管理方案进行改进，确保档案信息化管理的整体成效。从数据收集、数据编号、数据归档三个环节对档案信息系统进行了全面的分析，从而保证了档案信息系统的精确性与质量。当然，还可以重组并改进整个档案业务流程，以便能够使档案管理流程的各项环节都能更好地与信息技术进行有效融合，从而突出现代化和信息化档案管理的优势和特点，使档案管理的效果得到全方位的提高[6]。

此外，相关工作人员还可以从档案管理过程中的具体环节出发，利用相关的信息技术进行分析与探索。在高校党员档案管理工作中，以智慧档案建设为基础，利用信息技术，对档案信息化发展和工作流程进行改进，从而使得档案管理过程更加明晰和完善，使得党员档案管理的基本目标得以实现。

（三）拓展档案信息化服务能力。在智能档案信息技术的支持下，档案管理及其相关的服务工作将得到极大地扩展和提高，在保持传统档案管理工作优点的基础上，还能利用信息技术的模式来扩大服务范围，使其服务水平得到了进一步的提高，从而使信息化管理模式的科学性得到充分的体现。对此，有关管理者可从信息化管理方式的创新角度进行分析，并利用智慧档案建设的优越性，从而提高档案信息化管理的水平。

第一，在对高校党员档案进行管理时，要增强员工的信息化意识和数据处理能力。很多员工已经习惯了传统的管理方式，因此，在进行信息化管理模式的创新时，如果想要全方位地扩大信息化管理模式，提高档案管理的效果，必须采用科学的管理方式，对档案人员进行业余培训，让他们了解信息技术渗透档案管理工作的重要意义，并使其能够运用信息技术进行档案管理，从而提升他们的信息化服务水平，进一步完善档案管理的信息化发展模式。

第二，除了在理念上进行创新以外，在具体的信息化工作中，将创新元素融入其中也是非常重要的。因此，有关管理部门要根据具体情况，为工作人员制定与智慧档案建设模式相适应的新型工作机制，确保档案管理工作能够形成一个良好的系统，进而提高档案管理的成效。在第三产业发展势头迅猛的今天，高校学生党员档案管理工作应当提高自己的服务功能，面向用户，开发相应的服务软件，扩展搜索引擎功能，为用户提供更方便的服务系统。在智慧档案建设的背景下，档案管理人员必须提高服务水平，更好地完成档案管理工作。档案管理人员也可以通过互联网进行线上交流服务，及时解决用户的问题，利用微信、微博等平台拓展服务领域。

（四）促进信息化档案资源整合。在智慧档案建设的基础上，加强对高校党员信息资源的整合与扩展，保证党员信息资源的完整性。

第一，档案管理人员要有强烈的创造力，充分发掘智慧档案管理模式的优点，科学化整合档案工作，提高档案管理工作的整体水平。在高校学生党员智慧档案管理中，要依托信息技术，运用大数据，对高校学生智能档案资源进行整合，形成一种区域化的档案管理模式。同时，还应加强对内部文件的管理，利用信息化管理模式，搭建相应的管理平台，使这种资源整合方式具有多重优势和特色。

第二，提高档案管理的工作效率，实现档案资料的信息化传输与共享，并支持使用多方查询的功能。对于档案信息化管理者来说，他们可以采用输入账号密码等多种登录方式，通过各种信息装置的登录，达到管理、查询的目的。档案信息化管理是一项工序严格的工作，且大数据工作模式的安全性较好，可以有效地预防安全问题的出现[7]。

第三，以大数据信息技术为基础，进行智慧档案管理建设，能够促进信息资源的集成与应用。有关工作人员需要具备较高的信息技术应用水平，有使用高科技信息技术的能力，建立具有稳态自主性的档案管理系统，达到档案信息化建设的要求，保证档案基础设施的完善。与此同时，要加强与第三方信息组织的数字化合作，并对高校档案信息化工作人员给予一定的激励。使用信息化和数据化的方法来对档案进行管理，同时档案管理人员在工作中要有一种强烈的责任感，从而推动建设档案信息资源整合工作的不断完善。