论电子档案的有效利用

文/北京捷利思生物科技有限公司 张萌萌

一、电子档案的概念

电子档案是以案卷为单位，通过计算机磁盘等设备将与纸质文件相关联的一般电子图像存储。电子档案不同于纸质档案，纸质档案是档案实体，而电子档案则是以比特方式将字节和位的形式表示基于纸张的存档信息，并使其流入计算机网络。电子档案以磁性材料为载体，以数字化编码形式将信息录入光盘上或直接存储在电脑硬盘里，通过操作电脑设备来达到利用效果。因此，电子档案对于计算机设备和网络都具有较强的依赖性，档案信息的采集、管理、查询、加载以及展现等都需要通过适当的网络环境与硬件设施加以实现。

相较于传统纸质档案，电子档案信息通过加密处理后肉眼无法识读，只有通过压缩代码、解读后才可以看到信息的全貌，这就对载体标准化格式要求极高。技术的更新，载体设备的升级如果不达到要求，就会发生电子档案在其他设备或原设备更新不兼容或无法读取，或不同载体间相互转换不了的情况[1]。

二、电子档案的优势与弊端

（一）电子档案的优势。1.利用方式的多样性。通常，借阅纸质档案只能在特定领导人允许的情况下，在固定的地点、场合，在规定的时间里供极少数人查看，这样的档案管理制度就制约了档案信息的价值发挥。与传统的纸质档案不同，电子档案在利用方式上具有多样性，表现在电子档案从档案资料的采集、整理、加工和归档等都依托网络环境，档案管理人员将纸质档案进行扫描归档，通过复制保存有利于档案材料的存储。线上编辑文稿，可以随时修改、更新档案内容。不仅如此，文本可以随时打开和保存，并备份多份附件，确保档案材料不易丢失。在档案管理系统中，档案材料可以随时随地满足借阅者的需求。不仅如此，档案管理人员可以随时登录档案管理系统，根据要求检索档案信息，帮助其获得需要的材料。借阅者经过系统允许，可以通过网络设备对电子档案进行下载、复制、传输。所以，高效率地利用电子档案方便借阅者找到所需要的内容，有效提升档案信息地利用价值。2.空间上具有共享性。电子档案可以通过网络实现跨区域传输，从形成到传输整个环节都是通过计算机网络完成的，可以不费一笔一纸。通过网络技术和数字技术，使得远距离、大容量传输更加便捷、有效。对于档案管理部门来说，档案收集工作可以在线上完成，各单位部门通过线上将档案材料移交档案管理部门。对于借阅者来说，不用大费周折地让领导签同意查阅意见，也不用亲自到档案部门查阅档案材料，只需要借助计算机网络，在内部管理系统上申请，批准后，在同一时间不同地点自行登录，实现档案信息共享。电子档案实现跨区域、跨部门共享，一方面可以促进资源的有效利用，另一方面也克服了传统档案查询工作带来的不便，这有利于拓展档案公共服务的能力，更好地服务于人民大众。3.管理上具有环保性。档案工作是一项庞大而又耗时耗力的工作，按照常规的档案管理方式，短的要花上几个月，长的要好几年。对于纸质档案来说，不仅需要档案管理人员花费大量的时间、精力，在拆包、整理、装订、搬运、装盒和排架等工序上，大量使用纸张对于自然资源来说也将造成损耗。纸质档案需要大量的空间储存，还需要特定的保存环境，这些较为繁琐的工序对于档案管理人员来说无疑加重了其工作量。与之相对应的电子档案，其形成与利用都是基于计算机管理系统，依托计算机网络环境下生成的。在其利用的过程中不需要使用大量的纸张，而且还可以满足重复利用，减少各环节的工作时长，缩短档案的整理周期，使档案管理工作变得更加高效。

（二）电子档案的弊端。1.智能设备依赖性过强。从电子档案产生到利用的各项环节中，电子档案对计算机等智能设备有着较强的依赖性。首先，就智能设备本身而言，计算机型号各异，数据存储载体对其兼容性问题突出，存在识别不出来或者没有运行权限的情况。电子档案存储的磁性材料从保存时限上来说，最长也就几年，其性质遇热、湿、强磁场或者技术等问题都有可能产生丢失或者损坏的情况[2]。其次，就档案管理而言，档案管理系统是电子档案进行有效管理与应用的载体，其所运用的信息技术不一样，建立起来的档案管理系统各异。各部门之间存在系统运行状况不一样的情况，如果开发成管理软件，那么软件不一致的情况仍然会加重电子档案管理负担。再者，电子档案在某种意义上来说依赖于电能，如果全国都建有电子档案库，那这将是一个庞大的耗能系统。最后，网络安全问题对电子档案的信息泄露、损毁不容小觑。由于电子档案依赖智能设备才能传输或读取，将会存在信息泄露不安全的情况。2.原始价值难以保证。众所周知，档案具有原始凭证的作用，这一属性也表现在档案的内容和形式上。领导的亲笔签署、成文日期的确定、印章的法定效应等，这些都体现了档案具备真实、唯一的原始价值。通过单位内部办公系统，电子文件从起草到印发各个环节都可以在计算机上进行，它便于修改、复制，使得社会大众可以通过网络参与到档案工作的各个环节中，强化了档案的共享价值。同时，电子档案在计算机文字处理系统中的最后定稿没有原件与副本的区别，那么文件与档案之间便没有明显的划分依据。起始记录和凭证作用如何确定、能否作为法律凭证等，都将成为档案管理面临的新课题。3.制度管理体系不完善。数字技术是一柄锐利的“双刃剑”，它既为档案工作注入了新的活力，又对电子档案管理提出了新的要求。对电子文档的管理和使用都要经过档案人员的操作，那么日常操作中出现操作失误，或者管理人员安全意识薄弱，将自己管理账号口令转接给别人，将信息传输错误，抑或违规操作，不严格执行档案管理制度的相关规定，都有可能导致录入数据及政策框架随时消失，这些管理上的漏洞产生后将无法弥补[3]。

三、电子档案的有效利用策略

（一）强化档案管理系统。电子档案管理系统包括信息管理系统和用户管理，只有二者有机统一，才能建设一个科学合理有效的档案管理信息网。由此，在构建电子信息用户管理系统时，要严格收集档案管理人员的资料，注意参与并使用电子档案的人员、数据系统管理人员、使用维护的经营者等权限设置。必须根据自己的级别调整使用权限，并对使用系统进行注册和访问。对于涉及用户未授权的功能，拒绝其进入并给予警示。如果将电子信息存放在共享设备上，数据会被系统无意保存，非授权用户可能会获取或修改原信息。所以，管理人员需要定期更换系统各部分用户密码，及时删除不再需要的用户账号，及时维护档案信息安全。而在建设档案信息管理系统时，档案网络系统要采用成熟的以太网技术，选用性能优越的服务器，并设置双服务器，以此来预防服务器出现问题的情况，保证系统在出现故障时能够持续运行，强化管理利用的强度。以南大之星档案管理系统为例，该系统采用浏览器结构，不需要另外安装客户端软件，客户只需要一台联入互联网的电脑，操作简单，维护方便，满足安全，功能齐全等特点。此外，还有泛微数字化政务办公系统，具有“学科简单、流程精良、资料少、时间压力大、时间少、平台建设”等特点，构建了跨部门、跨层次联合办公的政务平台。

（二）建立电子文件归档与管理制度。对于档案管理部门来说，部门权威是保证档案工作和谐发展的政治属性。要建立相关制度，规范档案部门操作流程，落实流转责任制，确保送达、出借、返还等环节以及点对点传输过程的安全无误，确保信息的真实性、完整性和有效性。1.确定文件归档目录结构。根据企业特点和需求，划分文件目录结构，按照部门、类别、时间等分类建立目录，确保文件归档、检索的顺畅性和准确性。2.规定文件存储与取回的流程。制定规定文件存储前的检查流程，包括文件的命名规范，文件格式，存储媒介的选择等。规定取回文件的流程，对文件的领取和归还进行监管和记录。3.建立文件访问权限管理制度。规定电子文件归档与管理的访问权限及审批流程，确保文件的安全性和机密性，防止资料泄露。4.制定电子文件备份与恢复制度。建立电子文件的备份和恢复制度，规定备份文件的时间和频率，制定恢复文件的规程和流程。5.规定文件留存期限。根据相关法律法规和企业内部文件管理规定，制定文件的留存期限，建立文件档案的鉴定清算程序，及时清理无用文件。6.加强文件管理的监督与评估。对文件管理过程进行定期评估和检查，发现问题及时纠正和完善。推广文化的文件管理理念，使企业全员意识到文件管理的重要性。电子档案文件存档时必须检查其安全环境，对存在安全隐患的电子文件不得归档，而封存的电子档案亦不得外借。

（三）加强档案管理人员的技术水平。从目前人才发展战略来看，信息处理复合型人才较为稀缺，大部分档案人员现代化技术水平偏低，对现代化设备掌握不熟练。然而，计算机技术和现代化的企业管理技术需要管理人员开展工作的基础，管理中需要全面地将先进的技术成果运用实际工作之中。档案专业人员应加强档案理论、计算机、外语、管理等相关知识的学习，提高自身的文化修养、业务素质和操作技术，同时，要了解党和国家的法律法规、方针政策，了解国家档案管理的方向和背景。了解文件管理、工作流程、工作要求和具体预防措施，掌握档案的基本理论知识，进一步提升职工的工作能力。

四、结语

电子档案的管理模式和纸质档案的差异性也鼓励档案管理者不断充实自己的文化素质，以高素质文化水平来适应信息技术和档案事业的发展，采取积极的措施应对电子信息技术革命带来的机遇和挑战，紧跟科技潮流的步伐适时做出调整，不断完善和创新。未来档案事业会朝着更加智能化发展，智慧档案馆的建设将成为现实，档案信息变成数据，变成格式化，将是档案管理模式的新调整。