浅论流动人员档案管理水平和服务质量的提升

2024-03-19云南省保山市昌宁县劳动人事争议仲裁院段竹芳

办公室业务 2024年1期

文/云南省保山市昌宁县劳动人事争议仲裁院段竹芳

对于现代档案管理工作而言，流动人员档案管理工作已经成为档案管理工作中较为重要的管理内容之一。落实好流动人员档案管理各项工作，能够最大限度地挖掘档案价值，这对于流动人员的就业发展以及社会人才的科学选用有着十分积极的作用。但就目前流动人员档案管理的实际情况来看，仍存在着一些问题，在一定程度上影响了相关档案管理工作的综合效用，导致流动人员档案管理服务质量无法满足广大群众的实际需求，需要相关部门深入研究、优化服务，努力提高工作效能。

一、提高流动人员档案管理水平的必要性

（一）有效维护流动人员切身利益。加强流动人员档案管理，提高服务质量，能够从根本上确保档案信息的精准性及真实性，这是维护流动人员合法权益的有力手段。例如，在社会保险方面，不管是对相关社会保险的缴纳还是发放，都需要有相应的档案信息作为支撑，社保经办部门须根据流动人员档案内容做好核查验证工作，避免其自身合法权益受到损害。另外，流动人员还可以应用自身档案内容向用人单位争取相关待遇，如相应的奖项获取记录、工作表现记录等，可以有效地帮助流动人员在就业过程中争取更好的工作岗位，获得更好的发展前景。

（二）优化配置人力资源，充分挖掘人力资源潜力。人才挖掘是一件相对复杂的工作，而人才的选用是一个理性分析与判断的过程。在此过程中，档案查阅是各项工作有效开展的前提。高质量的档案管理及服务工作，一方面能够帮助用人单位及时找到自身迫切需求的人才，达到优化人力资源配置的效果。另一方面能够让优秀人才寻找到理想岗位，从而实现对流动人员自身潜能的有效激发，使其能够在理想岗位上更好地发挥自身价值。

二、当前流动人员档案管理中存在的问题

（一）对档案管理工作重视不够。尽管在国家大力发展双创事业的背景下，“放管服”改革不断推进，社会发展环境日渐改善，但也在不同程度上存在着对流动人员科学管理的重要性认识不足、思想层面上存在一定的局限性等问题，导致在工作实践过程当中，仍有部分单位及人员不重视流动人员档案的管理工作，在一定程度上制约了相关工作的开展以及档案管理部门服务质量的提升。

第一，负责落实档案管理工作的相关部门在工作实践当中，仍然在以常规模式为参考，在流动人员管理方面，不能积极主动地针对档案内容及时优化和调整流动人员管理使用，导致相关管理工作出现随意性以及滞后性较强的情况。由于对流动人员档案使用工作不够重视，必然会降低流动人员档案管理工作质量，甚至还会出现档案内容错漏、丢失等问题。这不仅让档案管理部门的工作质量与服务水平大打折扣，而且还会由于档案信息记录不全面、不准确，导致用人单位以及流动人员的切身利益遭到损害，阻碍双方正常的交流和沟通，影响用人单位开展招聘工作以及流动人员求职活动的有效开展。

第二，大部分流动人员对于自身档案管理不够重视。这种问题在高校毕业生群体当中十分常见，许多高校毕业生缺乏基本的档案管理常识，对于提档、调档的重要性和必要性认识不足，不了解提档、调档工作流程。大多数高校毕业生认为办理档案流动、转递等相关事宜手续较为烦琐，不愿意去办理，存在得过且过的态度。现阶段，求职者频繁更换工作的情况非常普遍，在此过程中，很多应届生不在意、不跟踪自己的档案流转，导致出现了一些弃档的现象，不仅增加了档案管理部门的工作难度，同时也大大降低了流动人员档案管理水平和服务质量[1]。

第三，各部门对于流动人员档案管理没有形成正确的认识。很多人对流动人员档案管理工作漠不关心，很多企业对于档案管理不够重视，在实际工作中“不配合、不协助、不合作”的现象时有发生。对于不规范、不系统的流动人员档案，相关档案管理机构又缺乏理论指导，使得流动人员档案管理存在原动力不足的情况，这也是影响相关管理工作顺利开展以及提升管理部门服务质量的关键因素之一[2]。

（二）存在较强的局限性问题。很多区域在针对流动人员进行档案管理的过程中，都存在管理不规范等情况，内容局限性相对较强。例如，有些流动人员档案内容记录过于简单，仅记录一些较为基础的信息，而对于流动人员发展过程中获得的奖励、表彰以及继续教育等内容则记录甚少，有的甚至是完全没有记录。有的流动人员档案信息则主要记录了重大事件、突出贡献、奖励以及表彰等，但对于基础履历却记录较少。除此之外，相关部门在落实管理实践的过程中，在信息更新方面仍存在着严重的滞后性。简而言之，就是随着流动人员工作的不断变动，档案内容却未能及时更新，仅有其首次工作时的信息，而在档案信息过于陈旧的情况下，不仅会导致相关内容失真，同时会对流动人员自身的就业造成不利影响。特别是对于那些中高端人才，在档案管理部门服务质量不佳的情况下，可能会导致企业错失优质人才[3]。

三、提升流动人员档案管理水平及服务质量的建议

（一）完善制度体系建设，促进顶层设计的妥善落实。近年来，随着我国经济体制的日渐完善，市场竞争也在逐年加剧，为各行业乃至国家发展都带来了一定的挑战，而市场竞争的本质是人才的竞争，想要实现人才的有效挖掘与利用，除了要有发现人才的鉴别能力，还要有人才聚集的有效措施。流动人员档案管理就是一项较为关键的措施之一，通过对该项管理工作的规范性、系统性进行提升，强化管理部门的服务职能，不仅能够帮助流动人员更好地就业，对于企业的人才获取也有着非常积极的作用。因此，要建立健全流动人员档案管理的制度体系，不断优化档案管理工作过程，将制度供给以及顶层设计作为主要切入点[4]。

首先，要对档案管理的标准化体系进行建设，针对与流动人员档案相关的制度规章进行细分，根据所在区域的实际情况，对管理系统的覆盖范围进行全面提升，并使其能够指导各项管理工作的有序开展。在此过程中，对于相应的档案管理要求及建设的标准，需要在综合考虑流动人员所在行业类别、产业形势等因素的情况下进行，避免档案生产源头成为档案管理盲区。其次，要对档案信息更新设置相应的时限，通过制度发挥刚性约束效果，避免出现档案信息与流动人员实际不匹配的情况。如此一来，不仅能够让档案管理人员的工作态度更加端庄，同时也能使更多人真正认识到该工作开展的重要性，让档案管理相关信息服务更加优质[5]。

（二）对信息化管理体系加强建设。从某种角度来看，档案管理工作之所以出现问题，究其根本，主要是因为技术落后。以往，人们对于档案管理工作的重视程度较低，因此，在开展流动人员档案管理工作的过程中，很少会涉及先进技术的应用，从而也对管理工作质量造成直接影响，不利于流动人员档案服务质量的提高。现阶段，很多档案管理工作仍然以人工操作为主，这种方式在早期管理工作中固然可以满足档案管理的实际需求，但随着我国流动人员数量的激增以及档案复杂程度的增加，单纯依靠人工操作已然无法满足现代档案管理以及社会服务的实际需要。鉴于此，相关管理部门在今后发展过程中，必须紧握时代发展脉搏，加强信息化建设，通过这种方式，能大大提高档案管理的智能化以及自动化水平，对于流动人员档案管理工作质量以及效率的提升都有着很大的帮助。而在先进信息系统支持下，档案管理部门不仅能够建立更加广泛的信息来源渠道，保证流动人员档案信息的及时获取与记录，还能对相关档案进行自动的整理、分析和归类，尤其是在扫描成像等技术的支持下，能够实现相关档案信息的有效采集，且由于其能够防止矫饰和涂改，因而能够有效保证信息数据的客观性和真实性。

除此之外，借助信息化管理平台，还能帮助相关管理人员以时间轴的方式对流动人员具体的流动时间、次数以及相关信息进行记录，防止其档案出现空档问题，而这种全程覆盖的档案管理模式能够在提高档案管理质量的同时，为相关企业提供更好的信息服务，使其能够对目标人才进行更好的衡量与考察，将档案的应用价值以及人才的优势更好地发挥出来[6]。

（三）积极构建联动机制，加强信息反馈。对于流动人员档案管理不受重视的问题，相关部门也要加大宣传教育工作力度，使社会各界对流动人员档案管理工作产生正确认知，并在此基础上强化相关联动机制，落实监督反馈管理，将相关部门与企业更好地串联起来，使各方主体都能成为流动人员档案信息的收集者和供给者，以此保证档案管理部门的信息来源的多样化，提高档案内容的完整性。当然，在此过程中，必须严格地执行监督反馈机制，设置相应的反馈渠道，确保档案管理以及社会服务中的相关问题能够被及时发现和解决[7]。

（四）积极创新服务方式，提高档案的应用效率。随着现代社会的不断发展，社会各界对于档案管理工作的重视程度也在不断提升，对其服务质量也提出了更高的要求。因此，为了充分发挥出档案管理的服务职能，相关管理人员必须积极转变自身工作观念，通过创新思维的有效应用，对传统档案服务模式进行积极的创新与优化，确保档案应用人员的实际需求都能得到相应的满足。首先，为了对档案信息利用率进行切实的提升，档案管理部门可以对先进的信息检索工具进行引入和应用，根据相关标准规范，落实一体化应用，使各项信息检索效率能够得到进一步的提升，提高档案信息服务的便捷性与高效性。其次，对于以往的纸质档案要加快数字化处理，保证数字化信息与纸质档案信息的一致性，避免相关信息出现偏差，影响档案资料的实用性。除了要做好信息分类工作以外，还要落实好信息安全管理方面的工作，避免外界因素对档案信息造成影响，从而出现数据丢失损坏等问题，通过控制档案信息质量，达到提高管理水平和服务质量的目的[8]。

（五）加强人才队伍建设。从本质上来看，不管是档案管理工作还是档案服务工作，依然要注重以人为本。因此，流动人员档案管理人员是否具备较高的综合素质能力，将会直接影响档案管理工作质量的好坏。相关管理部门须在今后的工作当中，加强档案管理人才队伍建设，以求更好地开展档案管理工作。

第一，做好人才引入工作。目前人才引入主要包含两个途径，一种是与相关高等院校展开合作，更新管理工作方法和理念，增强服务意识，建立高素质、高水平的人才团队，更好地满足实际工作需求。另一种是积极引进实践经验丰富、专业素质良好的管理人员，使整个团队的综合素质得以提升，为各项工作的有序开展以及有效创新提供支持[9]。

第二，做好人员培训工作。一方面，要对当前的在职人员加强专业培训，可以通过外出深造、技术研讨会以及定期培训、网上继续教育等多种方式，对其专业能力进行持续提升，使其能够更加契合流动人员档案管理的实际需要。另一方面，要强化思想政治教育，思想是行动的先导，只有思想上重视相关工作，才会在工作实践当中更好地落实各项措施。因此，要通过开展思想政治教育强化工作人员对于自身岗位的认知，了解其工作质量及服务水平对于流动人员就业、企业发展以及现代社会发展的重要影响，让其自觉践行各项规章制度，提高工作质量，将自身服务职能更好地发挥出来[10]。