如何做好事业单位人事档案管理

文/兰陵县人力资源和社会保障局 郑濮馨

当前，事业单位在国家经济和社会发展中起着重要作用。规范化的人事档案管理工作关系到事业单位的发展和稳定，只有科学开展事业单位人事档案管理工作，才能确保持续不断地为单位输送人才，助力单位的向前发展。

一、事业单位人事档案管理的意义

事业单位是公共服务的重要组成部分，担负着为社会提供教育、医疗、文化、科技等各种公共服务的重要职责。事业单位的人事档案管理对于单位的稳定运营和长远发展至关重要。在实践中，事业单位人事档案管理的意义体现在以下几个方面。

（一）有利于促进单位内部人员素质水平提升。事业单位的人力资源是其发展稳定高效的重要保障。因此，事业单位人事档案管理的质量和效率将直接影响单位的发展。通过规范的人事档案管理，可以帮助事业单位更好地了解和掌握单位职工从业资质、就业经历和工作能力等方面的信息，能够更加快捷、准确地对单位职工的情况开展评估和选用，进而帮助事业单位高效地开展与评估单位职工的素质水平。

（二）有助于真实记录单位的发展动态。事业单位的人事档案是其历史发展的见证者与记录者，同时也是人力资源管理的重要工具。规范化的人事档案管理，可以确保档案资料的真实性和完整性，通过记载单位的发展动态，为单位管理和决策提供准确、可靠的依据。

因此，通过建立规范化的人事档案管理制度，实行标准化的人事档案操作流程，可以确保事业单位人力资源的稳定和可持续发展，提升单位内部人员素质水平，增强单位的竞争力。

二、当前事业单位人事档案管理存在的问题

当前，事业单位人事档案管理在实际操作过程中仍然存在诸多问题，这些问题制约并阻碍了事业单位的发展，主要集中在以下几点。

（一）管理方式不规范。在事业单位人事档案管理工作开展的过程中，管理方式不规范是一个常见的问题，而这个问题通常存在于缺乏完整的人事档案管理体系和操作流程的单位中。由于缺乏档案管理制度的约束，以及规范化工作流程的保障，导致人事档案信息的严谨性、规范性和有效性大打折扣。首先，缺少规范化的操作流程和管理制度，档案管理者在工作过程中其随意性和主观性较大，导致人事档案信息的失真，甚至错误，从而影响人事档案信息的准确性和完整性。其次，事业单位内部的档案管理方式不规范，将导致档案管理工作效率降低，无法跟上单位人员流动和业务发展的节奏，从而影响事业单位的整体运营。

（二）档案整理不及时。档案整理不及时也是当前事业单位人事档案管理当中存在的一个问题。随着单位人员的变动，档案也会发生相应的变化。如果档案整理不及时，就会导致人事档案出现遗漏、缺失或混乱等情况。另外，档案整理不及时，导致后期需要花费大量的时间和人力甄别信息来源并归档，这在无形之中增加了档案管理的难度。

（三）档案管理人员素质不高。档案管理者的素质对档案管理工作起着至关重要的作用。当前，部分档案管理者素质不高，严重阻碍了档案管理工作的开展。第一，管理人员缺乏档案方面的专业知识和技能，不能很好地完成档案管理工作。第二，一些档案管理者职业素质不高，不能遵守行业相关的规定和标准，甚至存在不作为、乱作为的情况。这些问题不仅影响了档案管理工作的质量和效率，还可能导致档案信息的泄露和损失。

（四）档案管理信息化程度不高。许多事业单位的档案管理信息化程度较低，导致档案信息检索不便、检索效率低下，也容易引起档案遗失、损坏等问题。同时，一些事业单位对档案管理信息化建设的投入不足，缺乏长远规划，导致信息化建设无法得到有效推进和落地实施。因此，提升事业单位档案管理的信息化程度，建立全面的电子档案管理系统，将传统纸质档案做数字化处理，并建立良好的数据备份和恢复机制，是当前事业单位亟待解决的问题。

三、完善事业单位人事档案管理的对策

（一）加强档案管理规范化建设。档案管理的规范化建设是做好事业单位人事档案管理的基础。针对当前事业单位人事档案管理存在的问题，应采取以下措施。第一，制定标准化的档案管理制度和工作流程。制定标准化的档案管理制度和工作流程是规范档案管理的一项重要手段。制定标准化制度和工作流程在确保档案管理工作的稳定性和有效性的同时，将提高其工作效率和工作质量。制度和流程应包括人事档案管理的各个环节，例如人事档案的收集、整理、归档、借阅、销毁等。制定好的档案管理制度和流程要及时向相关人员进行培训和宣传，确保制度和流程能够被贯彻执行。第二，建立档案管理考核机制，提高工作质量和效率。建立档案管理考核机制可以促进工作质量和效率的提高。建立考核机制应考虑各项指标的综合性和科学性，以此评估档案管理工作的质量和效率。考核指标可以包括档案管理的各个环节。例如，档案整理和归档的及时性、档案资料的完整性和准确性、档案借阅和归还的安全性和规范性等。对考核结果进行及时公开和通报，帮助档案管理者发现并纠正自身问题，促进档案管理工作的不断完善。此外，应根据考核结果，对考核成绩优异的员工进行表彰和奖励，同时对存在问题的员工进行督促和帮助，提高人事档案管理工作的质量和效率。

（二）提高档案管理人员素质。为了提高事业单位人事档案管理工作的质量和效率，必须加强档案管理人员的专业知识和能力。首先，加强人员培训。人事档案管理人员应定期接受培训，提高其专业知识和技能水平。培训内容应该涵盖档案管理的理论知识、技术方法、管理技能等，使档案管理人员能够全面了解档案管理相关的知识和技术，掌握档案管理的规范化方法及流程，提高其解决实际问题的能力。其次，建立岗位职责明确、权责相对应的管理体系。建立科学的岗位职责分工和权责相对应的管理体系，明确每个人员的具体职责和任务，规范工作流程和工作责任制。同时，对于档案管理人员的考核和奖惩制度，要建立起合理的机制，激励人事档案管理人员工作的积极性和创造性，以此来保证人事档案管理工作的标准化和高效化。

（三）加强档案管理信息化建设。随着科学技术的不断发展，引入信息技术，加快信息化建设已经成为提高档案管理效率和质量的重要途径。因此，加强档案管理信息化建设是完善我国事业单位人事档案管理的重要对策之一。首先，要推广数字化档案管理平台。数字化档案管理平台是指通过计算机网络等数字化技术手段将纸质档案电子化，并进行全面管理和检索的平台。这种平台能大幅度地提升档案管理的效率和质量，同时减轻管理人员的工作负担，降低管理成本。因此，在完善我国事业单位人事档案管理中，应该大力推广数字化档案管理平台，为档案管理工作提供数字化支持。其次，要建立档案管理信息安全保障机制。数字化档案管理平台带来的一项重要问题就是信息安全问题。因此，在推广数字化档案管理平台的同时，必须建立档案管理信息安全保障机制，保障档案信息的安全性、完整性和可用性。具体来说，应该加强网络安全防范，防止黑客攻击和病毒感染；建立权限管理机制，保障档案信息的保密性和访问的合法性；建立数据备份和恢复机制，保证数据的安全可靠。

（四）加强档案管理部门人员配备和工作协同。针对人事档案管理部门人员配备不足和工作协同不佳等问题，主要提出以下几点对策。首先，合理配置人力资源，提高工作效率。事业单位在进行人事档案管理时，应当根据管理工作量的大小、档案资料的繁杂程度等因素，合理配置人力资源，确保部分档案管理工作的顺利开展。此外，应该重视人员素质的提高，聘用具有档案管理工作经验和相关专业知识的人员负责档案管理工作，提高档案管理工作的专业性。其次，加强跨部门协作，提高档案管理的全面性和协同性。事业单位的人事档案管理部门在工作中需要与人力资源部门、财务部门等其他部门密切合作，因此，加强跨部门协作，建立协同机制，可以更好地实现档案管理信息共享、相互协调和资源优化的目标。同时，完善人事档案管理相关制度和流程，使各部门之间能够高效地开展协同工作。

四、作为事业单位人事档案管理者应如何开展工作

作为事业单位人事档案管理者，应具备严谨的工作态度和扎实的专业知识，不断提高自身的工作能力和工作素质。首先，加强对档案管理制度和规范的学习和掌握。在日常工作中，应按照档案管理制度的要求开展工作，避免随意更改和操作档案信息，确保档案的真实性和完整性。同时，要建立健全的档案管理工作流程，制定明确的工作标准和流程，确保档案管理工作达到规范化、科学化、系统化。其次，加强档案管理技能的培训和学习。在人事档案管理工作中，应掌握一定的档案管理知识和技能，如档案的分类、整理、保存、借阅等技能。可以通过参加相关的培训课程、学习相关的管理书籍和资料等方式，不断提高自身的管理水平和管理能力。再次，加强档案管理信息化建设的学习和掌握。随着科学技术的发展，数字化档案管理平台已经成为管理档案的主要工具之一，事业单位人事档案管理人员应该熟练掌握数字化档案管理平台的操作方法和技巧，以提高工作效率和精度。最后，加强与其他部门的沟通和协作。在档案管理工作中，往往需要与其他部门进行协作，例如人力资源部门、行政管理部门等，事业单位人事档案管理人员需要善于沟通和协调，加强与其他部门的协作，以提高档案管理工作的全面性和协同性。总之，作为事业单位人事档案管理人员，要做好档案管理工作，不断提升自身的工作能力和工作素质，学习并掌握档案管理的规范和技能，加强数字化档案管理平台的使用，着力提升与其他部门的沟通和协作能力，确保档案管理工作的效率和质量。

五、结语

文章主要讨论了如何做好事业单位人事档案管理的问题。首先，文章阐述了事业单位人事档案管理的意义，包括有利于促进单位内部人员素质水平提升、有助于保障人事档案资料真实性完整，可以有效防止因人为操作失误导致信息失真等。其次，分析了当前事业单位人事档案管理存在的问题，主要包括管理方式不规范、档案整理不及时、档案管理人员素质不高、档案管理信息化程度不高等。最后，提出了完善我国事业单位人事档案管理的方法，包括加强档案管理规范化建设、提高档案管理人员素质、加强档案管理信息化建设，以及加强各部门人员配备和工作协同等方面。

随着科学技术的不断发展，档案管理信息化程度将进一步提高，档案管理的数字化、网络化将成为趋势。事业单位应注重档案管理法律法规的落实，进一步提高档案管理的规范化和专业化。作为事业单位人事档案管理者，要不断提高自身素质和能力，适应时代发展的需求，不断创新档案管理工作的方法和手段，为早日实现档案管理的现代化作出积极贡献。