党校档案信息化建设现状及发展对策研究

2024-03-19中共沂南县委党校高丽敏

办公室业务 2024年1期

文/中共沂南县委党校高丽敏

党校在进行档案信息化建设过程中，要严格按照档案管理的要求和标准，在关键环节融入现代化信息技术，并且完善对应的配套设施，使档案管理活动变得更加科学，切实强化档案创新力度，准确记录党校发展概况，提高档案管理整体服务能力。为党校各项活动实施创造良好的条件，以此来彰显信息技术在档案管理中的优势，为党校的稳定进步提供重要的基石。

一、党校档案信息化管理的内容

（一）基础设施建设。为了保证信息技术能够和党校档案管理进行深度性的融合，在实际工作中，党校要明确档案信息化管理的核心内容，将创新思维贯穿各个管理环节，为信息技术的利用创建良好的环境，逐渐转变以往的管理思路。档案信息化指党校档案部门要利用现代化的信息技术做好档案信息的收集和整理，扩大档案管理的核心内涵及工作范围，搭建系统化的动态档案管理模式，以此来保证档案管理的水平。在此过程中强化基础设施建设为关键环节，在基础建设过程中，党校要把握档案资源开发利用的要求，并且创建可行性较高的信息系统网络，为信息传输和交换提供重要的基础，尤其是在实际管理时需要适当提高计算机管理档案模块的普及率，再通过局域网的建立加快信息传递的速度，以此来为党校档案管理活动提供重要的基础[1]。

在后续管理的过程中，党校还需要考虑档案资源开发利用的关键所在，也是衡量档案信息化水平的重要标志，在此过程中需要利用信息技术来进行电子档案的采集和接收，并且还需要建立专业性较强的数据库平台，配合着不同的数字化档案进行分门别类，保证数据管理能够具备较强的科学性，同时还需按照党校档案管理的要求和标准，开发可行性较高的系统管理软件，融合一体化的管理思路。例如可以通过档案信息库以及网站的建设，构建示范性的数字档案网络，以此来加快档案信息传递的速度，使各个档案管理活动能够变得更加规范。

（二）标准化建设。由于信息技术在档案管理中所发挥的价值较为突出，因此党校在档案信息化建设时，需要将标准化思维贯穿于不同的工作环节，一方面要保证各个档案管理活动的顺利实施，另一方面还需要促进档案管理核心技术之间的深度性融合，开发全新的档案管理方案，有效地处理在档案管理中的分散问题，全面提高档案管理的工作水平[2]。

首先，在实际档案管理的过程中，党校需要严格按照电子档案信息的描述以及查询要求，建立完善的工作细则，并且做好整个档案传递过程的有效监督，在出现问题时能够指导信息的快速响应，使各个档案管理活动能够变得更加规范，同时也可以使档案信息管理能够变得更加便捷和高效。在此过程中要涵盖方案标准管理规范以及业务规范等不同的工作模块，以网络体系为主要载体强化网络监管的力度，使各个档案信息管理能够具备较强的安全性和通畅性，提高整体的建设效果。其次，党校也要搭建完善的信息安全保障框架，健全与之对应的安全管理体系，管理人员在档案资源开发和利用的过程中具备较强的安全防护意识，防止出现泄密事件的发生，保证各个管理活动能够具备较强的安全性，为档案信息化建设提供重要的基础。

二、党校档案信息化建设的现状

（一）管理观念较为落后。虽然在以往党校发展中进行了档案信息化的建设，但是实际上存在的问题较为突出，尤其是管理观念较为落后，无法为档案管理活动提供重要的支持。这主要是由一部分党校工作人员将重点放在提高党校办学水平上，而没有认识到档案管理的工作价值，缺少健全对应的管理方案，导致档案管理出现先天不足的问题，其中经费投入也无法得到有保证，仍然采取传统的工作方案来进行档案管理，导致档案管理水平不高，并且在信息技术建设的过程中，只是利用计算机来进行信息的整理，并没有适当地借鉴开放性的工作思维来为档案管理工作提供重要的支持。在这一背景下档案管理人员在档案管理时缺乏必要的服务意识，只是非常表面化地利用信息技术来更新档案管理模式，存在着精准度管理不足的问题，影响档案管理活动的科学实施。

（二）电子文件管理的无序化。在档案管理中融入信息技术时电子文件类型在逐渐增多，但是由于相关党校欠缺完善的信息化管理经验，导致电子文件管理处于无序化的状态，无法落实精细化的管理思维来推动各个档案管理活动的有序进行，这主要是因为当前大多数党校在进行档案管理过程中仍然采取传统工作方案，并没有利用信息技术来做好不同电子档案的分类和归集，或者是由于计算机系统的储存容量不足，在接收新的电子档案时清除原有的电子文件，不仅破坏了档案信息的统一性和完整性，还会导致重要档案信息的丢失。再加上相关管理部门并没有按照电子档案的管理要求建立针对性较强的管理方案和优化策略，导致规范性管理力度不强，影响各个档案管理活动的顺利进行，档案信息化建设水平和预期存在一定的差异。

与此同时，在档案信息化管理过程中也没有融合现代化的管理思路，导致档案管理不标准和不规范问题逐渐显露。例如在实际管理时并没有做好纸质档案和电子档案之间的良好过渡，一部分纸质档案在管理过程中出现丢失的问题无法进行弥补，对档案管理造成较严重的损失。管理人员在电子档案管理时仍然采用纸质档案的管理思路，由于纸质档案和电子档案的形式存在诸多的差异，仍然采取以往的工作方案会导致管理制度很难涵盖不同的管理工作，也难以发现电子档案管理中存在的各种问题，档案信息化建设中的漏洞越来越大，影响正常电子档案管理活动的科学进行。

三、党校档案信息化建设的策略

（一）突破原有管理束缚。党校在将信息技术和党校档案进行融合的过程中，需要按照时代发展的要求明确信息化建设的核心要点和主要作用，创新原有的工作方案，突破以往管理中存在束缚之处，使各个档案管理活动能够变得更加科学。

在以往党校档案管理工作中，认为档案属于纸质档案的管理，需要通过细致性的整理就可以完成，但是在现代化时代发展过程中，信息技术的使用构建了全新的档案管理环境，提出了权限的管理要求。例如在档案管理工作中，要提高档案资源的利用率，加快各个部门之间的档案信息互动以及沟通，减少在档案管理中存在的各项阻碍。在此过程中相关管理人员需要实现工作观念的创新和优化。实现档案定义、内涵的丰富及外延，通过长期的实施，实现管理思路的科学创新以及改革[3]。在信息化时代背景下的档案信息不仅包含了纸质资料，还包含了多媒体和图片等不同的形式，在档案管理工作中需要以信息技术利用为主要契机，使各个管理活动能够变得更加科学并与自动化技术相互协调，做好不同档案信息的有效归类，同时端正档案管理的信息化建设态度，开发出针对性较强的信息化手段，为档案管理工作提供重要的保障。

此外，在档案管理重心上需要更多地强调档案信息的安全性和完整性，以党校的发展需求为主要保障，实现工作重心的科学转变，并且还需要适当地提高档案管理的安全意识，按照不同部门对档案的要求，整理丰富的档案素材，推动各管理活动的科学进行，也可以按照党校的工作要求设置针对性较强的服务体系，突出档案优化建设的现代化特色，实现工作观念的科学转变。

（二）档案管理流程的信息化。在档案管理中利用信息技术不仅仅要进行信息的加工以及整理，还需要重新构建档案管理的工作流程，落实精细化的工作思维，使各个档案管理活动能够变得更加专业。在创新工作观念之后，需要对党校的档案信息建设进行统筹，追随现代化的建设步伐，并融入全新的管理理念和工作方法，保证档案管理活动的实施效果，同时还需要减少档案管理中存在的各种突发情况，强化保密和安全的建设力度，并且还需要搭建可追溯的信息化管理流程，以此来优化档案的管理模式[4]。

在各项活动落实的过程中，党校要利用网络技术来加快档案资源的共享，在党校现代化发展过程中，档案资源的利用优势非常的突出，不仅可以记录党校当前的发展概况，也可以总结丰富的工作经验，以此来为党校各项决策方案提供重要的信息依据，因此在信息化建设过程中党校要融合现代化的网络技术搭建标准化的互联网档案信息网络，为信息资源的共享提供重要基础，并且还需要充分发挥信息网络本身的辐射作用，在短时间内快速传递对应的档案信息，并且还需要在分散管理的基础上进行医院档案的统一开发和利用，有效地减少诸多因素对档案管理所产生的影响，以此来优化当前的管理模式。同时档案管理部门在日常工作中还要按照信息化建设的核心方向建设专业性的档案管理模式，实现不同档案资源的互补，并且提高资源的利用率，形成整体效应和规模效应。这样一来可以方便各个人员快速地整理其中的档案信息资源，更好地满足当前的发展需要，实现档案管理模式的创新升级，真正地体现信息化建设的利用优势。

（三）搭建标准化的管理制度。党校信息化建设属于党校迎合国家发展趋势的必然保障，也是提高档案资源利用率的关键途径，因此在各项工作落实时，为了减少偏差问题的发生，党校要按照实际情况搭建标准化的管理制度，逐步推动各个管理活动的科学进行，符合党校现代化的发展思路。在信息化建设的过程中，需要严格遵循我国的法律法规以及党校的实际情况，建立针对性较强的工作标准和制度，还需要补充以往档案管理中存在的空白之处，使档案管理效果能够得到进一步的提高。

第一，在实际工作中要重视电子档案的形成和保管，建立与之匹配的工作方案，将标准化思维贯穿不同工作环节，保证电子档案管理的专业性[5]。

第二，在后续管理的过程中，管理人员需要做好档案信息的开发。伴随着电子文件和电子档案的出现，党校要修订原有的档案管理标准和格式，有序推动档案信息化建设工作的科学进行。档案管理员需要明确自身的工作职责和信息化建设的核心方向，有序推动信息化建设工作的稳定进行，融合先进的管理方案，动态化调整以往的工作理念。使档案信息化建设能够变得更加专业，迎合信息化时代的发展趋势。

第三，在标准化制度建设过程中，需要在党校内部搭建高素质的工作团队，掌握信息技术的利用方法和需要特别注意的问题，并总结丰富的工作经验，以此来保证档案管理活动的科学进行。在培训活动中党校要融入一线工作案例，持续渗透信息化的管理思路，使各个管理人员能够明确档案信息化建设的核心要点和今后管理的创新方向，熟练利用信息技术来为档案管理工作提供重要的制度支持，并且在部门内部进行广泛的沟通和交流，认真探讨解决信息化管理问题的主要方法。不断补充各个环节的薄弱之处，保证档案管理工作能够朝着制度化和规范化的方向发展。同时要使各个档案管理人员具备较强的规划能力，以宏观性的角度清晰地把握、迎合信息化建设的核心要点，朝着深层次的方向不断地开发和研究，全面提高档案管理工作的水平。