档案管理信息化建设思考

2024-03-19江苏省盐城市大丰区人力资源和社会保障局张冰玉

办公室业务 2024年1期

文/江苏省盐城市大丰区人力资源和社会保障局张冰玉

数字化时代背景下，档案管理信息化建设既要符合时代发展需要，又要满足档案管理工作的实际需求。目前，我国档案数量呈现出大幅增长的趋势，档案信息类型也呈现出多元化发展趋势，传统档案管理模式的低效化已无法满足实际档案管理的应用需求。近些年来，很多单位的档案部门早已着手开展档案管理信息化、档案信息数字化等工作，且取得了一定成效。但是，个别单位的档案管理部门仍缺乏档案信息化建设的意识与能力，究其原因，主要为以下几点：第一，档案管理部门负责人缺乏对档案管理工作的规划；第二，缺乏相应的专业人才，如计算机人才、档案管理人才；第三，缺乏科学的档案管理机制，导致本单位档案管理工作、信息化建设工作存在着较多的漏洞，使之存在着严重的职业倦怠问题，进而直接影响到其档案管理信息化建设与发展。因此，全面推进档案管理信息化建设已经成为各职能机构、企事业单位档案管理创新与发展的必然趋势，只有推进档案管理信息化建设才能够满足新时代下档案管理工作与发展需求，提升档案管理质量与档案应用效率。

一、档案管理信息化建设的价值与意义

（一）提高档案管理现代化水平。数字化时代背景下，推进职能机构、企事业单位的档案管理信息化建设工作，既能有效促进其档案管理现代化水平的提升，还能提高其档案的应用效能，为自身发展提供保障。通常，职能机构、企事业单位多以纸质档案为主，其在管理过程中存在着档案管理强度大、管理难度大、应用效率低等问题。通过将档案管理信息化可以加快职能机构、企事业单位档案信息化建设进程，提高档案管理效能，充分发挥档案信息的价值。另外，职能机构、企事业单位通过档案管理信息化建设工作，还可以全面确保档案信息的完整性、安全性和应用便捷性，极大地降低档案管理者工作压力，使之能够有更多的时间与精力投入档案管理创新工作之中[1]。

（二）提升档案社会化服务效能。职能机构、企事业单位的档案管理工作，尤其是一些与社会公共服务相关的职能机构，可以通过档案管理信息化建设为本单位的档案管理与服务工作提供保障，为广大群众提供更为便捷的档案查询等服务。另外，档案管理人员还可基于新媒体技术为档案社会化提供更为丰富的服务，如丰富档案的记录形式、提高信息收集录入效率、提升社会化服务灵活性等[2]。

（三）提高档案信息利用率。职能机构、企事业单位档案管理工作者可以基于档案管理信息化建设进一步提高档案信息收录、归类、整理等工作的效率，为档案应用人员提供更为精准的、高效的查询服务；同时，还可以辅助记录档案外借日期，以便档案管理人员能够及时回收相关档案，保障单位档案信息的完整性，为提高档案信息利用率提供保障[3]。与此同时，档案信息化管理过程中，档案查询者可直接从离自己最近的终端输入自己的档案使用口令登录档案查询系统，并在查询页面上输入精准的关键词或是模糊的关键词均可以完成档案查询工作，进而极大地简化了档案的频繁归档、查收等步骤，同时，也节省了档案使用者的时间，最大限度地提高档案信息利用与服务效能。

二、档案管理信息化建设中存在的问题

（一）单位管理者缺乏档案管理信息化意识。个别职能机构、企事业单位领导以及档案管理负责人对档案管理工作重视度不足、缺乏对远期档案管理的规划性与前瞻性，进而导致其对档案信息化建设意识淡薄。一些管理者甚至认为，单位档案信息应用较少，无须给予其更多的资金投入，仅利用传统的档案管理模式就可以保证本单位档案信息的存放。正因管理者在档案管理信息化建设中存在的认知偏差、认知错误而严重影响了本单位档案管理工作的创新以及档案管理信息化建设进程，对本单位发展造成一定阻碍。

（二）缺乏档案管理专业人才。根据调查发现，一些职能机构、企事业单位严重缺乏档案管理的相关专业人才。首先，缺乏档案管理专业人才。一些单位的档案管理人员均为非专业人才，大部分档案管理人员都是由单位其他部门调转过来的，只是通过了简单的档案管理工作培训。另外，一些单位的档案管理人员年龄偏大，缺乏积极的、自主地自我学习与自我提升意识，且对现代信息技术了解不多，在不同程度上也成了该单位档案管理信息化建设的阻碍。其次，缺乏计算机专业人才。档案管理信息化建设及其相关档案管理设备的维护均离不开计算机专业人才。但是，很多单位均缺乏专业的技术型人才，进而也直接影响了该单位档案管理信息化建设进程。

（三）档案管理机制有待优化与创新。目前，很多单位的档案信息应用率不高，一些单位的档案管理制度也是沿用着传统的管理制度和模式。在其开展档案管理信息化建设工作时，未能够及时对档案管理相关制度、机制等进行优化与创新，这也导致了其档案管理制度、管理机制存在各种各样的漏洞。如档案管理人员的管理制度不完善、缺乏科学的激励机制等，均会导致相关人员存在严重的职业倦怠问题，其档案管理创新意识、创新能力也会随之大幅降低，进而也直接影响到其档案管理信息化建设与发展。

三、档案管理信息化建设的路径

（一）完善档案管理信息化建设的基础设备与设施。职能机构、企事业单位在档案管理信息化建设中必须添加相应的基础设备与设施。目前，与档案信息化管理相关的基础设备与设施主要包括计算机、软件系统和网络线路等。一方面，职能机构、企事业单位可充分利用单位性能较高且稳定的计算机、路由器等设备开展档案管理信息化建设工作，若单位尚缺少相应的基础设备与设施时，则要结合自身实际需求进行设备采购。另一方面，职能机构、企事业单位还要不断完善软件及相关配套系统的完善工作，以保障档案信息管理的安全性与稳定性[4]。同时，职能机构、企事业单位在档案管理信息化建设中应全面考虑相关系统的兼容性以及硬件设备的配套性，包括相关设施的安置环境、使用环境以及日常维护环境等。

（二）完善档案信息化管理团队建设工作。专业人才是档案管理信息化建设的基础。档案信息设备操作需要专业人才，相关设备的日常维护、更新等也同样需要专业人才。因此，职能机构、企事业单位在开展档案管理信息化建设以及日常管理的过程中要不断完善档案信息化管理团队的建设工作。对于信息化管理团队建设工作，职能机构、企事业单位可以结合自身实际情况，从以下两个方面着手。

首先，职能机构、企事业单位可以从本单位现有的信息化管理人才中进行挖掘与培养，全面培养其信息化管理能力以及专业素养。一方面要基于档案管理基础技能、理论学习等入手，切实提升档案管理人员的专业素养；另一方面还要基于信息技术培训与实践应用操作等来培养、提升档案管理人员的信息素养。其次，职能机构、企事业单位还可以通过招聘相应的档案管理信息化专业人才来进一步丰盈自身的人才队伍。与此同时，在完成专业人才招聘活动之后，职能部门和企事业单位还要进一步对其进行专业素质的培养与考核，确保相关人才的职业素养、职业道德，为进一步提高档案信息化管理的高效性、安全性提供保障[5]。

（三）完善档案信息化管理的相关制度。档案管理信息化建设中既需要完善相关设备、提升管理人员专业素养，更需要管理者不断完善档案信息化管理的相关制度。一方面，传统的纸质档案管理机制下的相关管理制度已无法适应信息化管理需求，另一方面，传统档案管理制度中往往缺乏良好的、科学的激励机制。因此，在档案管理信息化建设过程中要不断完善相应的管理机制，使档案管理人员能够基于管理制度，通过有效的激励机制不断提升并完善自身档案管理专业的素养。

首先，职能机构、企事业单位应基于《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本单位实际情况及时调整、完善既有的档案管理制度。（1）完善档案信息安全管理制度。在本单元电子档案信息的整理、录入以及管理中不可采用任何形式进行非法牟利或泄露，须全面加强档案使用者的身份管理、借还管理工作。（2）电子档案信息必须形成统一的录入格式、管理方式，且能够在各部门之间进行共享；同时，无论是档案的录入、验收、校正以及保存都需由专门的档案管理人员予以完成，并对其准确性、有效性负责。（3）电子档案信息的管理过程中，必须做好备份工作，避免出现不必要的损失。（4）电子档案信息可支持多种保存格式，便于不同软件的查阅，如txt、jpeg、ape、bmp等。（5）日常电子档案信息生成后，必须由生成部门加以确认、汇总之后，统一交由档案管理人员，并做好档案信息的核查与收录工作。

其次，完善档案信息化管理的奖惩机制。在档案信息化管理制度中，必须进一步明确档案信息化管理的奖惩机制，一方面要对出现违规操作人员进行惩处，避免工作人员出现窃取电子档案信息、谋取私利等情况的出现。另一方面要对工作失职、管理失策的人员进行惩处，惩处时，应用单位负责人、档案部门管理负责人共同对其所承担相应责任。同时，职能机构、企事业单位还要拟定相关的奖励机制，如高效完成档案管理工作者、实现档案管理创新者相应的奖励，如物质奖励、精神奖励或是两者融合式奖励等。如档案管理工作者或是设备维护人员能够定期、不定期地对档案信息化管理系统隐患进行自查、自改，则要给予相应的激励措施，使之能够长期地保护高涨的、严谨的工作情感，避免其出现职业懈怠问题，且能够切实激发档案管理人员、设备维护人员的工作热情以及管理创新激情，进而才能切实为推进本单位档案管理信息化建设发挥出积极的作用[6]。

（四）及时引进高新技术。档案管理信息化建设过程中，既不断创新档案管理模式、激发相关管理人员的工作热情，更要通过及时引导高新技术来不断提升本单位档案管理信息化建设的质量，为提高档案管理与服务应用效能奠定基础。

如随着RFID技术的不断发展与成熟，其能够基于自动通信技术、自动化识别扫描技术等辅助技术参与下，对传统纸质档案信息进行快速采集，其工作效能较传统扫描仪工作效率更高，且精准度也更高。另外，还可以基于RFID技术与其他信息技术结合式应用，进一步提高档案应用身份验证、用户访问权限等的设计，进而达到提高档案管理安全性的目的。同样，在档案管理信息化建设过程中，档案管理人员也要积极利用现代信息技术开展档案管理的创新工作，如利用新媒体实现与本单位或合作单位等的档案信息沟通与互动，不断丰富档案的应用形式与范围。尤其是社会服务型的职能机构完全可以将新媒体与档案管理、服务应用相结合，既可以通过官方网站、官方微信公众平台等开展档案服务应用的宣传工作，使更多的档案用户群体能够正确运用档案信息，进而为全面提高档案信息的社会服务与应用效能奠定基础。