基于“互联网+”的综合医院文书档案信息发展路径探索

2024-03-19恩施州中心医院龚璐

办公室业务 2024年1期

文/恩施州中心医院龚璐

档案是人类在社会活动中所形成的各种活动资料，以文字、图片、影像和录音等各类载体形式呈现，对促进医疗卫生事业的发展起到参考与指导作用。由于医院档案资料种类繁多、数量庞大，因此加强对综合医院文书档案的管理具有重要意义。从某种意义上讲，综合医院文书档案管理水平决定了医疗卫生事业发展水平。因此，应充分发挥综合医院文书档案的价值与作用，为综合医院各项工作的顺利开展提供保障。

一、医院文书档案概况

（一）医院文书档案理念。医院文书档案是指在医院工作过程中形成的，具有保存价值的各种形式的文书及资料，包括医院文书、医院工作记录、会议记录、业务活动记录、人事管理档案、会计档案等。在现代信息技术的不断发展下，传统的文书档案管理方法逐步走向信息化，并在此基础上进行了创新与完善，为文书档案管理工作的进一步开展提供了有力的保证。在医疗卫生事业快速发展的背景下，医院文书档案管理工作也须紧跟时代发展步伐，逐步向信息化方向转变，提高其信息化水平，使其成为医院现代化管理的重要组成部分[1]。从医院文书档案的作用来看，其对医院日常工作起着指导作用。一方面，文书档案可以为医护人员提供有效参考和借鉴，帮助他们更好地完成医疗工作；另一方面，在医院日常经营活动中也离不开文书档案的支撑。在医疗活动中，医生需要从患者处获得各种临床资料和医疗记录等，而文书档案则可以作为这些临床资料和医疗记录的载体，为医护人员提供全面、系统、准确的信息参考和借鉴。

(二）“互联网+”时代对综合医院文书档案管理的要求。随着我国综合医院的不断发展，医院的医疗卫生服务能力得到了显著提高，为患者提供了更好的医疗服务。然而，在现实生活中，由于受到各方面因素的影响，一些医院管理者对医院的文书档案管理工作不够重视，导致一些重要的文书档案资料丢失。因此，综合医院在“互联网+”时代下，必须重视文书档案工作，提高档案文书工作水平，才能满足开展日常医疗工作的需要。1.要结合综合性医院在“互联网+”时代的发展需要，建立健全病案管理机制。针对档案管理中存在的问题，加强对相关人员专业素质能力的培养，提高他们对文书档案管理工作重要性的认识。同时，应建立健全相关规章制度，将文书档案管理工作纳入医院各项规章制度当中。2.应完善文书档案管理工作机制。随着信息技术在各行各业中的应用越来越广泛，综合医院中也要充分发挥信息技术的优势，积极开展医疗活动。因此，应加快建设综合医院信息化系统，实现信息化建设与综合医院各项工作之间的融合与协调发展。3.应加强对专业人才队伍建设工作的重视程度。综合医院文书档案管理工作与综合医院各项工作之间应密切联系、相互影响，充分发挥“互联网+”时代下文书档案管理的作用。

二、医院文书档案信息化的必要性

（一）是医院决策的重要参考。医院文书档案主要指医院在日常经营活动中形成的各种资料，包括各类工作总结、医疗计划、医疗质量管理等。在医院各项工作中，文书档案都发挥着重要作用。首先，医院的各项经营活动都需要一定的数据支撑，而这些数据则可以通过文书档案得以保存下来。其次，医院各项业务的开展也离不开文书档案的支持。例如，在医院日常经营过程中，对员工进行绩效考核以及对患者进行医疗费用结算等都需要以文书档案为依据。最后，在医院的各项日常工作中，对各种信息和数据的分析也离不开文书档案。如医院财务管理工作中的各项会计数据的统计与分析，能够为医院管理者提供决策依据。在开展医疗活动中，医生要根据患者病情制定科学的治疗方案，并据此对患者进行诊疗工作，而诊疗方案的制定则需要以大量的临床数据为基础。在这一过程中，医生会根据患者病情变化及时调整治疗方案，并根据患者实际情况进行个性化治疗。而这一过程就需要医生收集大量的临床数据和相关资料，其中最重要的便是文书档案资料。及时、完整、准确地收集和整理好各类资料，才能保证文书档案资料的准确性和完整性。

（二）是医院实力的提升途径。文书档案是医院日常经营活动的重要内容之一，能够有效反映医院的综合实力[2]。一方面，文书档案可以为医院管理部门提供重要参考[3]。在进行医疗活动时，医护人员需要收集各类文书档案信息，而文书档案管理人员则需要对这些信息进行有效整合、整理和加工，从而为医护人员提供科学、可靠、有效的参考和借鉴。另一方面，在开展医疗服务活动时，医护人员需要在第一时间内将患者病情变化情况及时反馈给相关科室，以便相关科室及时采取应对措施。而文书档案则可以有效记录医护人员在医疗服务中的决策，为医护人员提供重要参考依据。例如，医院财务部门需要定期向相关科室收集各类财务信息和会计资料，而财务部门则可以通过收集各类文书档案信息来确定各项收入和支出情况，并以此作为其工作的重要依据。

三、医院文书档案管理现状

（一）管理意识不足。在部分综合医院的文书档案管理中，受传统的管理理念影响，医疗机构存在一种“重建设、轻管理”的现象。这些医院倾向于纸质文件的收集和整理，忽略了电子文档和数据信息的归档，导致文书档案数量庞大、种类繁杂且保管不规范。此外，一些医院未能充分重视档案信息化建设，没有建立完善的文书档案信息资源数据库，导致文书档案管理缺乏整体规划，未能形成规范的管理模式。

（二）管理方式单一。随着信息化程度的不断提升，传统的文件库管理方法已不适应现代需求。虽然许多医院建立了文件信息化管理平台，但由于资金限制，这些平台往往未能与医院信息系统实现无缝连接，导致文件管理效率低，归档、分类和存储未能实现有效自动化。同时，部分医院未能利用现代信息技术建立完善的病案管理系统，导致病案管理未能实现动态和实时更新[4]。此外，一些医院尽管建立了病案管理平台，但缺乏定期维护和更新，影响了系统的有效运行。

（三）难以实现资源共享。在文书档案管理中，一些医院，未能有效整合信息技术，导致文书档案管理缺乏规范性和科学性，未能充分发挥信息技术的潜力。同时，由于缺乏统一的信息化策略，导致部分医院病历信息资源共享未得到有效实现。这种局限不仅影响了文书档案的管理效率，还降低了医院信息资源的整体利用率。

四、提升医院文书档案管理的策略

（一）加强文书档案信息化管理，提高档案利用率。综合医院应积极推进文书档案信息化建设，实现文书档案信息的高效共享，确保工作的顺利开展。首先，要建立一套完善的电子文件归档和电子文件管理系统，并确保这些系统的有效实施。在档案信息化建设的过程中，应该统一规范地管理电子文件归档，加强对各科室、部门的文书档案工作人员进行培训，使其掌握电子文件归档与电子档案管理流程以及相关工作内容，确保其能够正确操作和应用。其次，应注重对文书档案信息化建设中各部门的协作与沟通，确保综合医院各部门、各科室在文书档案信息化建设过程中能够相互配合、相互协调，共同促进文书档案信息化建设进程。同时应注重对文书档案信息化建设的安全管理工作，确保文书档案信息化建设能够得到安全保障。最后，应注重对综合医院文书档案信息化建设中网络安全与信息安全工作的管理[5]。在“互联网+”时代背景下，综合医院应注重网络安全与信息安全工作的重要性，在进行文书档案信息的收集与整理过程中应确保文书文件的完整性、准确性及真实性。为确保综合医院各部门、各科室能够对各类数据资料进行高效利用，应加强对综合医院各部门、各科室之间的沟通与协作。此外，在开展各种大型活动时，医院还要对各类活动产生的电子文件进行整理与归档。在整理电子文件时要尽量将纸质文档材料与电子文档材料相结合。这样既能够提高电子文档材料的存储效率，还能有效节约纸质文档材料的存储空间。在综合医院文书档案管理过程中，还可以利用计算机技术对文书档案进行加工处理并创建相应的数据库。在充分利用信息资源的基础上，提高管理水平以及管理效率，使文书档案管理实现自动化。

（二）建立健全制度，规范管理。为了有效推进医院文书档案管理工作的有序开展，需要在明确文书档案管理目标的基础上，建立健全相关管理制度，规范管理过程。1.加强组织领导。医院应成立专门的文书档案信息化管理小组，对各项工作进行统筹协调，加强对医院文书档案信息化管理工作的组织领导，并将其纳入医院整体发展战略规划。同时，医院领导应定期开展专题会议，将文书档案信息化建设作为重要议题，听取相关工作人员的意见和建议，从而制定出符合实际情况的文书档案信息化建设方案。2.健全管理制度。在此过程中，医院应结合自身实际情况以及现阶段存在的问题，对相关规章制度进行不断的完善和修正，确保其具备一定的可操作性和指导性。同时，医院还应该明确相关岗位人员在开展文书档案信息化建设过程中所承担的责任和义务，为工作人员提供必要的工作指导和培训。3.注重人才培养。在开展文书档案信息化建设过程中，必须注重人才培养。医院可从内部和外部两个方面入手，积极引进专业人才。内部引进是指通过招聘等方式获取一定数量的文书档案信息化建设人才，外部引进则是指通过招聘等方式从外部引入一些专业人员进入医院参与相关工作。在开展文书档案信息化建设过程中，医院应注重对内部人员的培训和教育工作，通过多种途径提高相关人员对信息技术的应用能力。

（三）建立文书档案数据库，实现信息资源共享。为了能够有效地解决当前医院文书档案管理中存在的问题，提高文书档案管理工作效率，基于“互联网+”的理念，综合医院应积极建立起文书档案数据库，将文书档案信息资源进行整合，以实现信息资源共享。首先，医院应建立起一个完善的电子档案管理平台。该平台可以将医院所有的文件、资料和数据进行有效的整合，从而能够实现文书档案管理工作的网络化。在建立起完善的电子档案管理平台后，医院应通过网络、手机等信息技术手段来收集、整理和保存各类文件资料。在开展相关工作时，相关人员可通过该平台及时查询与了解医疗信息与医学知识等信息内容。其次，医院要加强对文档管理人员的培训，提高文档管理人员对文档信息化管理的认识，使其认识到文档信息资源整合对于医院发展的重要性。最后，医院应加强对各个科室进行相关培训工作，让各个科室认识到文书档案信息化管理工作对提升医院整体管理水平的重要性。同时，医院还可以通过该平台与其他单位进行交流合作。例如：与教育机构、科研单位等单位进行合作，从而更好地为患者提供相关服务。此外，医院还可以通过该平台来了解其他医院的先进管理理念及先进做法等。