小型民营企业内部控制存在的问题及解决措施

彭川峡/文

随着我国经济高速发展,改革开放政策的不断深入,我国民营企业也在飞速发展,这离不开国家对民营企业的大力扶持,民营企业在国家经济中占据着重要地位,为国家经济发展创造了重要价值。在当下经济市场中,复杂的经济形势、激烈的竞争环境,都导致各类民营企业面临不同的经营风险和压力,小型民营企业在经营活动中的风险也越来越大,因此,小型民营企业应该注重企业内部控制的建设。但是小型民营企业出于自身各种原因对内部控制的重视程度不够,导致小型民营企业存在较高的企业风险,却无法保持较强的市场竞争力。为了保障小型民营企业的生存,在经济市场中可以持续稳定发展,解决内部控制问题已经迫在眉睫。本文通过阐述小型民营企业的特点和内部控制的意义,对其内部控制可能存在的问题进行分析,最后提出合理化的相关解决措施,为小型民营企业之后的生存发展提供参考。

民营经济一直在我国经济建设发展中担任着重要角色,其中小型民营企业占多数,由于受制于规模、资金投入等因素,小型民营企业常常面临很难维持生存经营,出现发展周期短、生存寿命短的问题。出现这些问题的原因大多都是小型民营企业不注重内部控制管理,太过侧重于自身盈利能力,导致企业不能更好地扩大发展。小型民营企业如果想要在复杂的市场环境中生存下去,就必须加强其内部控制的建设,只有积极完善企业自身内部控制部控制,才能使自身具有更强的风险规避力,才能扩大规模,提高市场竞争力,为加速国家经济建设做出更大的贡献。

小型民营企业的特点及其内部控制的意义

我国小型民营企业具有经营规模较小、经营模式灵活、经营效率较高等特点,与大型民营企业相比,具有创新的优势。经过长时间的发展,国内部分小型民营企业在生产经营上有了重大突破,同时在自身改革、内部管理问题上也取得了一定的成效,从而逐步成长为中小型民营企业,进入良性循环发展。但是仍有部分小型民营企业存在内部管理不严格,没有进行良好的内部控制建设工作等问题,导致其经营不善面临各类风险。因此,如何积极主动进行内部控制建设、进行有效内部管理,已经成为当下小型民营企业急需解决的问题。

内部控制的建设对小型民营企业生存经营的意义重大。首先,健全的内部控制管理系统有利于小型民营企业今后的日常管理经营活动更加合理有效,同时很大程度上提高了小型民营企业在经营活动中规避风险的能力,有效维护了小型民营企业财产安全,为企业实现长远发展奠定坚实基础。其次,小型民营企业通过完善内部控制制度,形成有效的内部控制机制,可以不断地提高企业经营管理效率。较高的经营生产效率有利于小型民营企业实现更高的盈利目标,为扩大经营规模、持续发展奠定基础。最后,科学模式下的内部控制,可以保障小型民营企业内部会计信息的真实准确,对小型民营企业领导全面了解企业经营情况,制订相应经营策略有着重要意义。

小型民营企业内部控制问题分析

内部控制环境有待优化

首先,小型民营企业在发展过程中体现出一个明显的特征就是管理者的素质水平不统一。一些小型民营企业管理者具有过大的实权,在处理问题上,他们大多是将自己的想法作为主要观点,没有从企业自身实际的经营状况方面做决策,导致内部发展出现独断的思维,不利于小型民营企业正向发展。虽然小型民营企业的管理层大多具有生意头脑,但是并没有系统地学习过管理知识,在企业经营管理上存在漏洞,还有部分小型民营企业在员工招聘方面也具有随意性,对员工素质要求不高,不重视员工技能知识的培训,不利于企业培养专业素质较高的内部控制型人才。

其次,小型民营企业领导的内部控制管理意识不够强。部分小型民营企业对内部控制管理没有概念,未能设置专门的内部控制部门,大多将内部控制管理问题交由财务部门负责。财务人员由于对内部控制缺乏专业的了解,导致企业内部控制不具有管理效果,影响了内部控制制度在企业的渗透与执行。

最后,小型民营企业还存在职能不匹配的现象。在进行经营管理时,由于缺乏合理的监督机制,对于一些岗位与能力不相符的问题并未及时发现,大大降低了工作效率,不利于企业经营活动的有效开展。

风险评估体系有待完善

对于风险的把控也是企业内部控制管理需要完善的部分。一些小型民营企业风险管控意识不清,首先是认为风险评估体系针对的是大型企业和上市公司,对于小型企业没有必要。存在这样的想法,导致风险评估系统被小型民营企业所忽视,而实际情况是,由于对风险评估系统建设的不重视,导致部分企业不能有效预测可能遭受的风险而没有提前规避,导致企业面临破产危险。

其次,部分民营企业将风险评估工作全权交由财务部门负责,未能形成完整的风险评估系统,面对风险的到来,不能制订相应规避风险的举措,不利于小型民营企业的生存发展。还有一些企业不关注市场,对所处市场环境不了解,不能保障科学合理地对各项企业数据进行评估,难以根据自身发展状况去有效分析市场环境变化趋势,导致企业无法进行有效的风险评估。

最后,部分小型民营企业只注重当下盈利状况,没有对企业今后发展进行长远打算,即使对风险进行预测,也只是从短期利益角度出发,不利于企业后期持续发展。

内部控制活动有待规范

规范的控制活动是落实内部控制的关键,小型民营企业在控制活动中的执行力有待提高。

第一,因为领导层的重视程度不够,一些企业没有对重要的控制活动进行监督,控制措施没有具体意义,流于形式,控制建设没有落实到位,不能有效实施,从而导致员工不能按照规范程序完成工作,容易徇私舞弊。一些小型民营企业受规模的影响,为了节约人力成本,一人兼任多岗位,尤其是财务人员,这样更容易导致部分人员利用职务便利非法侵占企业财产。

第二,小型民营企业自身资产的保护制度有待完善。企业资产分为流动资产和非流动资产两大类,对于非流动资产要做到账实对应,但有些小型民营企业对于存货、固定资产等往往没有定期进行盘点,对资产的出入库资料单也没有及时记录,就容易使小型民营企业管理者对自身经营情况缺乏及时了解,最后导致资产流失或损毁,牺牲的是企业的利益。

第三,一系列控制活动需要规范,需要对小型民营企业存在的问题采取有效的措施。如果缺少严格的监管体制,将使领导无法充分了解小型民营企业控制活动的执行情况,导致控制活动不能顺利开展,那么企业的发展也将受到阻碍。

监督与沟通仍有待强化

小型民营企业由于受到规模的影响,并没有自己专门的监督部门,从而缺乏内部控制的实施基础条件,小型民营企业应该强化监督体系,在内部成立专门的审计监督部门,要保障该部门的独立性,不受小型民营企业高层领导的制约,有效监督小型民营企业在经营过程中是否有不规范的行为出现,严格要求每位员工合理规范工作,不做违法乱纪的事。但是小型民营企业大多具有熟人网脉,监督体制的真正实施存在一定困难,因此监督对小型民营企业来说,也是个挑战。在审计监督过程中,即使会发现其中存在的问题,但却不能做到公正公平,难以保障审计部门能发挥出最大的监督作用,也没有实现内部控制在小型民营企业的有效落实。此外,还有一些小型民营企业大多数情况下将管理者和监督者合二为一,对于日常经营活动缺乏监督,经营决策都是由一个领导决定,具有明显的独断性,外加上小型民营企业没有设立监事会,更是使一人之权过大,对小型民营企业内部控制缺乏强有力的监督。

除此之外,小型民营企业横向沟通有待加强。小型民营企业对信息的获取和沟通缺乏及时性与有效性,小型民营企业员工容易形成次小团体,在面对一些问题的解决上,因为缺乏内部沟通,信息间的传递不具有时效性,导致小型民营企业工作效率降低,内耗严重。

小型民营企业内部控制问题解决措施

提高重视程度,优化内部控制环境

小型民营企业要做到加强高层对优化内部控制环境的决心,提高全员对内部控制系统建设的重视程度。小型民营企业大多都具有家族性,人员素质参差不齐,一方面,要注重员工对内部控制知识的了解和培训,每月开展内部控制活动知识竞赛等,以活动的方式加强员工对内部控制的了解,并设立内部控制相关绩效考核,加入奖惩体制,积极调动员工参与内部控制知识的学习,有利于小型民营企业培养内部控制型专业人才。部分企业在招聘形式上具有随意性,还应该认真对待招聘活动,对人才的选拔要严格,注重人才培养。另一方面,作为小型民营企业领导者,也要认真学习内部控制管理相关知识,提高自身专业素养,为小型民营企业发展提供正确的方向,认识到内部控制发展对于增强企业实力的重要性,起到带头作用,让员工更能积极落实内部控制制度而努力。只有坚定地实施内部控制管理,优化内部控制环境,才能为企业未来发展提供正确导向,才能促使企业未来良好健康发展。

增强风险意识,完善风险评估体系

小型民营企业也需要重视风险防范,增强风险意识,在面对风险时,不至于无从应对。风险评估就是小型民营企业在实现战略目标的过程中,对一些不确定因素的分析和识别,对经营活动中可能发生风险提前预估。要做好风险防范工作,就需要建立完善的风险评估体系,针对不同的风险种类,构建完善的风险防范机制,对风险等级进行合理划分,为小型民营企业规避部分可预见风险,保证未知风险的到来对小型民营企业造成的损失在小型民营企业可控范围内。

小型民营企业在发展中会面临多重风险,首先要做的是根据风险评估结果,在经营活动开展前制订相应的应对策略。若评估风险将带来严重损失,应该考虑能否将风险有效规避,或将风险控制在小型民营企业可以承受的范围内,通过制订这些风险措施,保障小型民营企业的经营活动顺利开展。其次,也可以成立专门的风险评估小组,提供风险应对措施,对可能造成的风险因素进行分析,避免下次经营活动继续受这方面风险的影响,同时加强工作人员风险管理意识,完善风险评估体系建设,帮助小型民营企业更好地实现内部风险管理监督,根据小型民营企业实际业务发展,及时修订适合与企业自身的内部控制制度。

加强内部管理,严格规范控制活动

小型民营企业在经营活动过程中,要严格规范控制活动。在日常经营中涉及多方面业务,要保障业务流程规范,可依据自身情况制订规范流程,也可参考相关会计准则制定,对业务流程中出现的问题要进行严肃处理,保障经营过程的控制活动有效开展。

第一,小型民营企业内部实施不相容职务的规范控制。要求小型民营企业全面分析经营业务可能会涉及到的不相容职务,实行分离措施,如在实际经营中要保障会计与出纳不能兼任,做到各司其职,互相制约的工作机制。

第二,积极完善组织制度。内部控制建设需要根据小型民营企业自身经营情况出发,针对各项活动,包括预算、成本、资金管理等,增强制度的约束性以及规范性。另外,小型民营企业的工作人员相对较少,可以让小型民营企业领导担当监督,财务部门成员提供相关专业人员对组织机构进行监督评价,形成相互制约的局面。

第三,注重员工与职位的匹配程度。部分员工所在岗位并不是其擅长的方向,这就要求企业管理组织提前进行调查,用科学的方法安排专业人员到各自擅长的领域部门发展,最后各司其职,将责任分配到每位员工身上,使得工作人员按时按规完成各自工作,有效提高员工工作效率。在此基础上,企业还要不断完善工作流程,为企业后期持续发展夯实基础。

建设沟通渠道,完善企业内部监督

良好的沟通渠道是小型民营企业维持长期经营发展的必要条件。将企业内部信息汇总,通过传递,实现信息准确传递到每位员工手中,进而提高工作效率。对小型民营企业来说,大部分信息掌握在企业领导手中,将信息从高层传递到下层时,必须要优化沟通方式,建设双向沟通渠道,确保信息获取的准确性。

同时,小型民营企业应落实监督体制建设,完善内部监督体制,设立专门的审计部门,进行监督防控。对审计人员的选择要做到专业性强、独立性高的特点,保障审计工作可以在企业内部顺利开展。在执行监督工作时,要明确监督目的,检验内部控制制度是否有效执行。内部控制监督的要求是企业找出自身内部控制管理的缺陷,这会直接影响内部控制监督工作的执行效果。在监督过程中,对于已经发现的内部控制问题,要及时采取相应措施应对,降低企业损失。

例如,小型民营企业C公司,在深化内部控制管理的过程中,设立了专门的内部监督机构,保证监督的客观性。在此机构开展日常监督工作中,对内部控制进行积极有效评价,根据评价结果提出相应整改措施;将会计岗位与出纳岗位作为相互监督、互相制约的手段;对监督人员的选择,注重其正义感和独立性,也考虑是否具有该项监督工作的胜任能力,重点在于是否能将内部监督工作落实到位,从而有效开展监督工作,这对企业加强风险管理具有重要作用。

随着市场环境变得越来越苛刻,小型民营企业之间的竞争也越来越大,小型民营企业想要在这种环境中生存下去、维持长稳发展,就需要足够重视内部控制管理。内部控制建设并不是一朝一夕就能完善建立的,需要小型民营企业领导与所有员工的共同参与,小型民营企业应该摒弃家族式管理模式,建立具有新思想的内部控制管理,加强各部门监督,严格规范各部门活动,促进内部控制体系建设,增强风险管理意识,防患于未然。小型民营企业内部控制制度的完善,有利于小型民营企业资源有效分配,规避经营风险,减少企业财产损失,同时也有助于企业把握会计信息的准确可靠性,做出适合于小型民营企业生存发展的有效措施,提高企业规避风险的能力,减少企业损失,保证企业自身竞争力的不断提高,使得企业向更大规模发展。