物业管理公司财务管理信息化实践探索

洪利娜/文

在信息化和全球化的综合作用下,我国企业开始了传统管理模式向信息化管理模式转型,不管是朝阳企业还是传统企业,都在积极进行转型实践。财务管理作为企业运作的核心,在信息化实践中更要发挥其表率作用,以此为重心向企业其他业务活动辐射,进而实现全企业范围内的信息化转型。本文则以物业管理公司为例,着重分析其财务管理信息化活动。物业管理公司是现代服务业中的重要组成,得益于城镇化建设,以及房地产、建筑行业的日渐活跃,其在服务范围和业务复杂程度上均有所提升,且客户对物业管理的质量要求愈发严格。在这种情况下,物业管理公司面临质量提升和成本控制双重压力,其要想突破困境,就必须实现转型,而财务管理信息化是其最好的选择,但由历史遗留及其他因素的影响,它在实践探索中难免遇到诸多阻碍。本文从财务管理信息化的基本特点出发,简析财务管理信息化的可行性,并结合财务管理信息化过程中的问题,结合物业管理公司实际,提出相应的优化策略,帮助物业管理公司更好地开展财务管理工作,不断提升其服务质量。

从理论建设上来看,现代企业的财务管理内容不断扩张,其管理目标也越发复杂化,财务管理信息化是企业谋求高质量财务管理的重要手段,但是我国由于财务信息化的起步较晚,因此该方面的理论建设等也较为欠缺,其对实操的指导性有待考察。本文对财务管理信息化相关内容的分析,希望能够进一步细化其理论内容,提高理论体系的指导力和约束作用,帮助企业更好地实践财务管理信息化。从企业实务上来看,对财务管理信息化具体内容的分析,能够发现其在不同阶段存在的具体问题,提出有针对性的优化策略,帮助企业提高财务管理信息化的建设质量。

物业管理公司财务管理信息化特点分析

所谓财务管理信息化,是依托于先进的信息技术和现代化管理手段,以财务信息系统为载体,在实现会计电算化的基础上,推行网络财务,进而实现管理数字化,最终实现管理信息化。从物业管理公司财务管理信息化来看,其作为一种全新的财务管理方式,具备以下特点:一是物流、信息流及资金流的同步产生。在信息技术的支持下,经济业务驱动会计模式,从经营活动中直接产生财务数据,反馈到信息系统上,通过系统量化数据再作用到物流和资金流上,对物业管理公司决策形成支撑。二是财务组织弹性化。在财务管理信息化的作用下,物业管理公司不得再按照传统刻板的垂直式组织结构进行管理,而是需要根据实际情况下移管理重心,减少中间信息流转环节,实现扁平化管理,同时加强公司内部的横向组织沟通,保证信息流转的畅通无阻,有利于公司财务预测、财务分析及财务控制。三是财务管理的集成化。在物业管理公司现有的信息网基础上,将信息化建设作为战略资源加以开发利用,以此实现诸多管理方法的有效集成,如预算管理、成本管理等。

物业管理公司财务管理信息化可行性分析

运行可行性分析

从财务管理信息化运行角度来看,经过长期的应用与发展,物业管理公司已形成了基本的智能化办公体系,基本的硬件、软件配置上已经趋于成熟,为财务管理信息化的引进奠定了先决条件。同时,从物业管理公司的信息化需求上来看,尤其是财务管理方面,其要求并不高,一般的计算机配置基本能够满足,且物业管理公司产生的数据等复杂度不高,整体运行难度较低,灵活性和敏捷性基本都能满足。

技术可行性分析

物业管理公司的数据呈现明显的量大、密集度高、数据更新换代快及零散性强等特点,在其软硬件基本满足物业管理企业运行且相关操作人员具有操作经验的基础上,物业管理公司在实行后续的行政管理系统、销售管理系统及成本管理系统时更顺利,可在现有的系统基础上进一步开发,使得物业管理公司不断向现代企业靠近。

经济可行性分析

从经济支出角度来看,物业管理公司的财务管理推进中,其主要费用支出表现在计算机、软件配置、电力、折旧费用、维护费用等方面,还包括初期的系统研发、学习等,对物业管理公司来说,完全可以承担。由于物业管理公司的财务活动较为直接,因此将其体现在财务信息系统上也较为简单便捷,不需要支出额外的系统学习等费用,建设投入成本可控,因此从经济角度来看,其财务管理信息化建设可行。

物业管理公司财务管理信息化中的问题

财务管理信息化基础工作仍存在瑕疵

尽管物业管理公司的财务管理信息化正在不断完善,但是始终没有取得较大的突破与进展,其存在的问题暴露得越发明显。首先,物业管理公司现有的财务管理基础工作仍有待改进。在财务转型的理念冲击下,物业管理公司的财务工作也在积极转型,从传统模式下的会计核算积极向新时期的财务管理转换,要求公司必须创新财务模式,但从物业管理公司实质来看,其财务转型进展缓慢,反而降低了企业的财务管理质量和水平,作为财务管理信息化的基础,只有落实好该项工作,才能为信息化及时提供准确、有效的数据,但目前物业管理公司的财务工作仍须完善。其次,系统间的数据接口亟待扩充。物业管理公司的财务管理系统与业务管理并轨而行,二者间分部门运转,联合性不强,无法实现信息的实时交互。另外,物业管理公司的财务软件本身就存在一定的数据零散、功能碎片化问题,多个分散的财务软件会产生大量的财务数据,但物业管理公司始终未形成财务信息库,且数据间的规格、参数等不统一,很多财务数据难以在不同的财务软件上实现共享。

财务管理具体活动问题

除了基础上的系统运营和财务职能,在物业管理公司具体的财务活动处理上也存在一定弊端,阻碍了企业财务管理信息化建设的步伐。第一,物业管理公司现有的财务会计管理流程紊乱。目前,物业管理公司尚未形成针对财务管理信息化应用与发展的管理制度和组织框架,依旧沿用传统的财务管理模式,但财务管理信息化下财务系统的加入与运行,意味着财务及相关人员的职能和岗位需要重新划分,可物业管理公司目前这项工作推进并不顺利,这不利于财务管理信息化的下沉,威胁了财务系统的安全性与稳定性,可能出现越权处理或轮空管理行为。第二,财务预算管理缺失。物业管理公司还存在财务信息透明度不高的缺陷,主要表现在预算上。一方面,物业管理公司的预算形式较为粗放,部分物业管理公司甚至未完善要求的预算程序展开,且预算管理周期长,从编制到上报、审核,再到后续执行,时间较长,所以预算数据就较为笼统,在预算执行中缺乏实际指导作用。另一方面,物业管理公司的预算执行和监督力度不够。一来资金收支随意性较大,资金利用率不高,且闲散资金和不必要开支较多。二来资金监督力度不够,没有完全按照预算编制执行,降低了预算管理效益,当然很大一部分原因也是前期预算编制质量无法保障。

线上数据融合问题

除财务基础工作和具体财务活动上存在弊端外,物业管理公司财务管理信息化最主要的推进阻碍表现在线上数据处理上。其一,数据冗余严重。物业管理公司系统未发挥联合作用,没有生成统一标准,数据类型、编码和命名等都不一致,数据冗杂,融合效益低,对物业管理公司的储备要求高,降低了财务处理的工作效率,这在上文也简单提到。其二,数据可靠性不能满足。物业管理公司在数据质量监管和数据评价方面的工作不到位,没有指定严格的数据业务规格,数据缺乏一致性与准确性标准,数据产生时的可靠性不足,且无法进行回溯管理,其对决策等起到的支持作用尚存疑。其三,数据安全风险可控性差。物业管理公司对数据的敏感度较低,没有做好用户数据的分类工作,而是依靠信息系统自主分类,很容易造成数据丢失,影响后续物业管理公司的持续运行。

物业管理公司财务管理信息化实践策略

提升财务信息化的准备性

要想使财务管理信息化建设满足物业管理公司的要求,就必须从财务基础工作优化做起,做好财务信息化的准备工作。首先,优化物业管理公司的管理制度与流程,构建合理规范及实用性强的规章制度,全面梳理公司现有的制度流程,按照不同岗位要求重新明确其工作任务,保证管理流程和业务流程相匹配,控制流程亢余,避免管理留白,尤其是财务工作流程,最好在财务管理信息化的指导下,重新划分工作模块,保证线上财务信息化与线下财务工作处理上的兼容性,使财务管理信息化逐步与企业工作流程深度嵌套。其次,做好企业数据的标准化建设工作。在财务管理信息化实践过程中,信息数据化是物业管理公司应满足的最基本形式,实现数据的分级分类、统一记录及转码化,能够有效消除不同数据间的属性差异,为物业管理公司科学分析提供基础。一来物业管理公司要构建信息资源数据中心,保证数据的可靠性、持续性、发展性及实用性;二要明确并实施数据标准,规范物业管理公司管理,从生产部门到财务部门,都必须制订标准化内容,同时在应用过程中不断修订完善,及时补充,使其与物业管理公司发展要求相协调。

加强财务管理和核算规范

财务管理信息化在物业管理公司的实践最终还是要落到具体的执行人员身上,提高财务人员素质和操作水平、加强财务管理和核算规范是物业管理公司在财务管理信息化中必须重视的另一内容。首先,要不断提升物业管理公司财务人员的综合素质和业务能力,使之深刻认识到自身在财务管理信息化建设中扮演的角色,明确物业管理公司从业标准,加强后续管理,培养储备人才,通过内部孵化和外部招聘双重模式全面提升物业管理公司的财务管理信息化水平。其次,要不断提升物业管理公司员工的计算机操作水平,尤其是财务人员的操作能力,这对财务管理信息化起决定性作用。一来可通过绩效激励、奖惩制度等达到激发职员自主学习的目的,帮助其丰富自身知识体系,突破原有方法知识的局限性,提高操作熟练度;二可通过专家讲解、培训,以此帮助其不断提升财务软件的处理能力,帮助财务人员从处理型会计向管理型会计转型,提高公司高端人才的储备量。

经营决策提供信息的支持

在物业管理公司财务信息化基础工作已经完善和有重组财务人员支撑的情况下,物业管理公司还要进一步保证线上数据质量和数据安全等工作,为物业管理公司经营决策提供有力的信息支持。首先,构建数据质量管理体系,公司必须明确数据质量要求,可对数据质量构建相应的考核指标,从及时性、真实性、一致性、完整性及数据执行效率等方面对数据质量加以考核,不断促进数据质量提升,在数据的不同阶段对数据质量进行优化改进,从分析数据质量问题,到制订数据质量提升计划,从业务和技术两个角度进行分析,以此保证物业管理公司执行经营决策过程中的数据支撑有力。其次,构建数据安全管理体系,根据数据的不同类型和部门间不同的需求,对数据安全进行分析,按照相应标准对业务数据进行安全维护,基于法律法规和隐私的基础要求,遵循行业标准,从核心数据、关键数据、内部数据及公众数据四方面,划分数据的敏感性和重要性,继而展开针对性的管理优化。另外,可在财务管理信息系统上进行数据访问授权,对使用数据的主体进行定义,确定不同的责任主体只能在自己需求的数据范围内浏览,同时按照数据的分级分类赋予其特有权限,充分考虑数据的安全等级,强调重要信息数据的保护力度,其具体管控内容见表1。

表1 物业管理公司数据授权规则

物业管理公司的财务管理信息化,不仅是提升内部管理质量、形成数据标准化管理的重要手段,更是其适应现代经济市场、为业主等提供高质量服务的关键举措,通过本文对相关内容的分析,发现物业管理公司的财务管理信息化在以下方面还存在问题:企业财务管理信息化基础工作不到位,如硬件建设、软件投入等,不利于后续信息化工作的开展;具体的财务活动不规范,无法帮助财务管理信息化提供标准的工作流程;由于系统差异等,线上数据融合还存在很大问题。结合物业管理公司实践,参考先进企业的做法,也从以下方面提出了相应的优化建议:强调企业财务信息化的基础准备工作,明确数据标准和相应的管理制度等,奠定财务信息化基础;培养专业性的财务人才,强调其业务处理能力,将财务信息化不断下沉到公司实践中去;明确线上数据的治理标准,不断提升其数据质量,并做好安全管理,明确授权范围,为企业经营决策、战略目标确定等提供坚实的数据基础。当然,本文也存在不足之处,如阐述主体是物业管理公司,对其他行业、领域等的指导作用有待考察,且受笔者实务经验缺乏和主观意识的影响,提出的部分观点和策略还需要实践验证,未来笔者会加强该方面的学习,力求提出更具实践价值的优化策略,帮助物业管理公司有效推进财务管理信息化建设,更好地践行其社会服务及商业价值。但就目前物业管理公司财务管理信息化的推进情况来看,未来还有很大的发展空间。