事业单位固定资产管理现状及优化建议

阳 琳/文

事业单位的固定资产是国家授权其使用和管理的资产,也是支撑事业单位日常运行的基础保障。在传统的固定资产管理模式下,财务人员需要管理的固定资产规模较小,在事业单位履职范围越来越大、服务内容越来越多的背景下,其对固定资产的需求也呈现出多元化特征,这对事业单位的管理水平提出了新的挑战。作为事业单位运营管理体系的重要构成内容,固定资产管理工作是单位履行社会公共服务职能的基础,在公共事业发展中发挥着重要的作用,事业单位领导层和职员都应该高度重视此项工作。在这一背景下,事业单位应构建起全生命周期的固定资产管理机制,结合国家有关规定进行固定资产购置预算的编制,建立规范化的固定资产管理监督评价机制,为固定资产管理提供依据。本文简单阐述事业单位加强固定资产管理工作的积极意义,针对具体工作中面临的问题提出有效的优化策略,希望为事业单位规范固定资产管理与使用行为提供建议和参考。

我国财政部出台的《事业单位国有资产管理暂行办法》提出,事业单位要积极转变管理理念,创新管理方法,顺应新会计准则提出的各项要求,为事业单位固定资产管理工作的开展提供指引。但是在具体工作中,许多事业单位在固定资产预算、验收、核查、处置等方面存在着各种问题,容易出现浪费问题,影响了固定资产的高效利用。基于此,针对事业单位固定资产的管理现状及优化建议进行研究,具有积极的现实意义。

促进实现资产保值增值

通常情况下,事业单位通过政府采购获得固定资产,即采购行为受国家相关部门监管,而且需要获得财政资金的支持,因此,事业单位的固定资产通常都属于国有资产。单位固定资产管理制度是否具备可操作性、管理组织机构是否完善等因素,是影响资产管理水平的关键,一旦出现不规范使用行为或资产闲置等问题,将会直接影响本年度单位财政拨款的使用效率。事业单位可以通过规范内部管理制度,加强固定资产管理,提高固定资产使用效率,从而为固定资产保值增值目标的实现提供助力。

保护资产安全完整

在事业单位的发展中,固定资产是各项工作顺利进行的基础条件,是单位发挥公共服务职能的重要保障。事业单位加强固定资产管理工作,可以确定资产管理人员的职责和权限,明确固定资产的范围,建立科学规范的资产管理流程,通过定期盘点和清查,保证固定资产得到安全高效的利用。

提高社会经济效益

从事业单位发展角度来说,如果事业单位在履行社会公共服务职能的过程中,国家政策、经济环境等发生变化,必然会对工作的实际效果产生不同程度的影响。在新时期背景下,许多固定资产在应用过程中,使用价值不断降低,甚至逐渐变成闲置资产,而事业单位可以通过固定资产管理,如通过租赁等方式使其继续发挥价值,帮助企业单位创造更多的经济和社会效益。

事业单位固定资产管理现状

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资产账务与实物信息存在出入

一方面,资产入账滞后。一些事业单位项目持续时间较长,手续申报不规范,使得已经完成的项目未能及时登记入账,造成实物资产长时间被纳入在建项目科目,例如,某事业单位在进行非税收入的收取时,与征收对象达成共识,通过实物资产进行收入抵扣,由于未能及时进行产权变更,使得资产长时间处于账外状态,让事业单位存在违规风险。另一方面,实物资产处置不当。一些事业单位在进行体制改革时,未能按照有关规定对闲置资产进行处置,也未及时进行账务处理,不但容易出现账实不符问题,也可能影响固定资产的原始价值。例如,内部控制制度在资产处置环节缺位,会造成处置审批流程不规范,使业务部门会擅自将性能较差的办公设备进行处置,容易给事业单位带来经济损失。

资产处置审批缺乏科学性

当前,事业单位资产处置主要的依据是授权分属分层,因为权限范围以外的审批手续较为复杂,一些事业单位会选择分散处置的方法避免受到监管,影响了审核流程效用的发挥,容易出现固定资产流失问题。一些事业单位在处置固定资产的过程中,需要业务部门结合自身情况提出申请,由财务部门和资产管理部门负责对原始资料进行审核,并对实物价值进行检查,最后上报给国资委或财政局进行审核。在这一过程中,一些事业单位为了减轻工作压力或逃避某些责任,会以资料遗失、盘点困难等理由延长资产处置时间,出现资产实物已经被处置,但是账务未能及时核销的情况,给固定资产侵占行为留下了空间。

资产使用管理过程中会计信息质量较低

新政府会计准则的推出,对事业单位的会计核算工作提出了更高的要求。例如,事业单位在进行基础建设项目时,常常需要结合合同规定向承建方支付一定的预付款,假如工程质量出现问题,承建方需要将这些资金通过质保金的形式返还给单位。然而在具体实施过程中,许多事业单位会将预付款纳入固定资产科目,尽管这种处理方法不会对事业单位的资产结构和规模产生影响,但是会使得资金支出通过资产的形式展现,影响了会计信息的可靠性。

固定资产考核评价机制不完善

固定资产考核评价主要是对单位固定资产管理的整体质量进行判断,是激发职工参与固定资产管理工作的有效手段,但是从实际情况来看,许多事业单位在考核评价机制构建过程中存在着以下两个方面的问题:一方面,财务人员在进行考核指标设计时,对于业务科室资产使用、资产类型、内控制度建设等方面的情况缺乏了解,制定出的考核指标与事业单位的实际情况不匹配,缺乏可操作性和科学性,影响了考核结果的公正性。另一方面,事业单位通常会根据上级财政部门提出的要求开展绩效考核工作,但是单位固定资产使用效率偏低,很难找到能够有效量化的考核指标,影响了指标体系的全面性,不利于绩效考核机制效用的发挥。

事业单位固定资产管理优化策略

建立固定资产全周期控制体系

第一,事业单位在会计核算环节要对固定资产配置情况进行全面梳理,选择与自身实际情况相匹配的会计核算方法,实现对固定资产资金支出的有效管控,提高财政资金的使用效率。第二,在进行固定资产采购的过程中,事业单位要积极采用集中购置模式,由各个部门结合自身实际需求进行采购预算的编制,在获得预算管理主管领导审核批准以后,反馈给固定资产管理部门进行落实。在进行固定资产购置时,事业单位要坚持公开、透明、公平的原则,有效控制购置成本。第三,在对固定资产进行养护和维修的过程中,要对有关部门和岗位职工的责任进行明确,定期对其工作成果进行考核,并将考核结果纳入部门和个人绩效考核体系。事业单位要建立科学规范的固定资产维修养护制度和流程,明确资产调转所需的手续,从而保证固定资产调配和使用的规范性。第四,在对固定资产进行清查的过程中,各部门要做好资产台账的记录,保证实物和账务的一致性。同时,事业单位要建立规范化的固定资产清查盘点制度,结合清查结果对固定资产管理中具有突出表现的职工进行奖励。第五,在对固定资产进行处置的过程中,事业单位要对价值评估方法进行创新和优化,结合固定资产的实际情况制订出有针对性的处置措施,包括报废、置换、维修等,从而降低单位的经济损失。

规范固定资产预算和验收管理

事业单位在进行固定资产管理的过程中,要加强对预算工具的应用,具体来说要从两个方面入手:一方面,加强固定资产预算编制和审核。在进行预算编制的过程中,事业单位财务人员要对上一阶段资产购置预算的落实情况进行全面梳理,了解各个部门固定资产采购、使用、处置的具体情况,并将统计和分析结果反馈给各个部门预算编制人员,指导他们进行固定资产配置预算和采购清单的编制。在审核环节,财务人员要对各个部门上报的资产购置数据进行整理,上报到资产部门进行审核,由管理人员负责对预算数据的合理性进行判断,从而加强对固定资产购置的管理。同时,资产部门要对固定资产进行统筹安排和集中管理,对资产台账和实物的一致性进行核对,了解固定资产是否超出使用年限,假如使用部门未提出更新要求,资产部门要集中进行购置预算的编制,及时更新老化资产,从而保证事业单位的工作效率。资产部门完成资产购置预算的审核以后,要及时下发给财务部门和其他部门进行讨论,为预算编制奠定基础。另一方面,加强固定资产验收流程的规范性。在进行政府集中采购时,事业单位要组织专业人员按照公平公正的原则进行招标采购,成立专门的验收小组负责对固定资产的价值、性能、规格等进行检查,由资产部门人员将采购申请、发票、合同等内容扫描到信息系统当中,由财务人员对原始单据进行审核,建立固定资产台账。在进行零星采购时,采购人员、资产使用人员、验收小组人员要到现场对资产合格证、说明书等进行核对,对产品性能进行测试,假如发现质量问题,要及时进行退还或者索赔,验收完成后要在验收单和发票上签字确认。

高度重视固定资产检查核查工作

事业单位在开展固定资产管理时,要通过检查核查全面了解目前单位内固定资产的总量和管理状况,然后结合存在的问题制订出有效的改进措施。一方面,事业单位要建立科学规范的固定资产清查制度,定期了解其内部固定资产的形态和使用情况,结合自身工作特点合理设置清查期限,安排有关人员全面细致地对固定资产账目、实物、卡片进行检查,从而保证数据的一致性。同时,事业单位要由固定资产管理部门负责主导,组织其他部门职工对内部固定资产进行全面核对和检查,保证所有账目单据数据的一致性,解决固定资产管理中可能存在的资金挂账问题,假如检查过程中发现问题,要及时结合成因制订出有针对性的解决措施。另一方面,事业单位要对固定资产检查的时间进行优化,明确各个部门在某个时间节点以前必须完成固定资产的清查,比如,可以每半年或一年安排一次全面的资产清查,有效提高事业单位固定资产管理工作的动态性,保证台账、卡片、实物的一致性。同时,为了保证固定资产核查工作的顺利进行,事业单位要设立专门的检查和监督部门,对有关人员的职能履行情况进行规范,确保核查工作的质量。

优化固定资产管理模式

首先,营造良好的管理环境。事业单位要对从事固定资产管理工作的人员进行思想培训,使他们认识到固定资产管理在单位发展中的重要作用,为管理制度、政策方针、管理方法的执行奠定基础。同时,事业单位要对管理人员的职责和权限进行明确,选拔具有较强专业能力和责任意识的职工负责固定资产管理工作,利用其专业优势提高固定资产管理的质量。其次,改进建议的收集和应用。事业单位固定资产管理人员要结合单位的实际情况,将管理方法和成本核算方法的优化办法反馈给有关领导进行审批,不但可以获得各个部门和职工的支持,更好地配合各项工作的开展,而且能够统一单位职工的思想观念,为固定资产工作的开展提供所需的人力、物力、财力保障,保证各项优化措施实施的有效性。最后,固定资产账目记录方法的优化。事业单位要顺应新政府会计制度的要求,对内部固定资产记账方式进行调整,对计提折旧和权责发生制下的费用支出采用按期归纳的方式进行记录,不但可以保证财政资金使用的安全性和高效性,而且能够避免固定资产浪费问题。具体来说,事业单位在完成固定资产清查以后,要对内部固定资产的范围进行科学划分,结合自身实际情况进行确认标准的调整和折旧方案的优化,从而有效提高固定资产管理的质量。

建设固定资产管理信息系统

首先,当前,事业单位使用较多的信息化系统是金蝶财务管理系统和行政事业单位固定资产管理信息系统,其中,金蝶系统主要负责账务的处理,应用频率较高,系统维护由系统提供方负责。但是许多事业单位系统内的固定资产管理模块不够完善,容易出现崩溃问题。因此,事业单位要增加固定资产信息化系统建设方面的资金投入,结合自身业务特点和发展需求进行固定资产模块功能的完善,对事业单位资产业务信息进行全面梳理,建立规范化的资产入库、使用、维护、处置、购置等业务流程,并配备标准化的操作模式。信息化系统既可以提高固定资产管理工作的精细化,也便于在出现固定资产问题时对有关人员的责任进行追究。其次,事业单位不但要对财务人员、资产管理人员的系统操作权限进行合理设置,还要明确资产使用人员的系统访问范围,使信息化系统覆盖到固定资产管理的各个环节。同时,为了提高信息化系统的使用效果,事业单位要安排专门的人员对硬件设备和软件系统进行更新,保证信息系统运行的稳定性和数据信息的安全性。最后,事业单位财务人员还要积极学习信息化系统有关的理论知识和操作技术,及时将信息化系统应用中发现的问题和实际的需求反馈给系统维护人员,帮助事业单位对信息化系统的功能进行完善,从而利用信息化系统提高固定资产管理工作的质量和效率。

作为事业单位财务管理工作的核心内容,固定资产管理是单位履行公共服务职能的基础保障。事业单位管理人员要重视对固定资产的管理工作,积极应用信息化管理系统,结合有关管理办法对固定资产预算、验收、核查等环节进行优化,建立科学完善的全周期管理体系,提高单位固定资产使用效率,为单位健康稳定发展提供助力。