内部控制体系在行政事业单位的应用

丰昌佐/文

随着我国经济的发展,行政事业单位管理问题日益突出。为了提高行政事业单位管理水平,防范徇私舞弊的风险,近年来,我国不断强化对行政事业单位内部控制体系的研究。但是由于我国行政事业单位内部控制体系起步时间相对较晚,在管理流程中还存在一些问题有待改进。自十八大以来,我国不断强化对行政事业单位内部控制工作的建设,要求行政事业单位高度重视党风廉政建设,加大反腐力度,通过规范各项管理流程防范风险,保障国有资产安全完整。在当前内部控制建设成为越来越多行政事业单位所关注的重点,行政事业单位要让全体人员在工作中认识到内部控制的重要价值,形成对内部控制工作的重视,将内部控制的要求融入各环节。本文对当前我国行政事业单位内部控制的常见问题进行梳理,论述了内部控制体系在行政事业单位应用的建议,对行政事业单位改进内部控制体系具有一定的参考价值。

完善内部控制体系是行政事业单位控制风险、防范舞弊的重要保障。但是部分行政事业单位的内部控制较为混乱,没有认识到内部控制对行政事业单位各项管理工作的重要意义。在当前时代下,对行政事业单位的内部控制工作进行研究,有助于帮助行政事业单位发现管理缺陷,为行政事业单位进一步提高内部控制水平提供支持。

内部控制体系在行政事业单位应用的问题

内部控制环境存在缺陷

内部控制环境作为内部控制工作的基础,长期以来,我国行政事业单位人员未认识到内部控制工作的重要价值,行政事业单位员工没有通过培训了解内部控制工作的要求。同时部分行政事业单位未形成科学的管理制度对各项流程进行严格管控,内部控制工作中的关键流程未得到制度约束。

风险管理存在不足

行政事业单位开展风险管理,要针对行政事业单位的关键流程进行分析,判断行政事业单位工作中存在的风险和不足,并针对所存在的风险建立健全控制措施,将风险防患于未然。但是部分行政事业单位未形成科学的风险防范机制,主要体现在行政事业单位没有形成风险的识别与评估机制,各类风险在发生之后才仓促应对。部分风险一旦发生可能给行政事业单位带来严重损失,出现腐败、舞弊等问题。

内部控制活动不完善

内部控制活动包括预算管理、收支管理、政府采购、资产管理、合同管理等,通过内部控制活动能够规范行政事业单位的管理流程。但是部分行政事业单位不重视内部控制活动建设,在关键的内部控制活动中存在一定漏洞,很可能产生腐败、舞弊的风险。

信息沟通不畅

行政事业单位开展信息沟通要重视信息系统建设,并加强信息公开。但是部分行政事业单位信息沟通机制不完善,各类信息无法得到及时传递与互通。同时部分行政事业单位对内部控制关键事项未及时予以公开,不利于社会公众对行政事业单位进行监督。

监督机制乏力

行政事业单位要建立常态化的评价制度,并重视内外部监督。但是部分行政事业单位未根据内部控制的情况对内部控制进行监督与评价,不利于发现内部控制的不足。同时单位未建立内部监督主体对各项事项进行监督,在监督之后发现问题时部分行政事业单位不重视整改,监督无法发挥应有的作用。

内部控制体系在行政事业单位应用的建议

完善内部控制环境

1.改进人员内部控制意识

首先,强化对行政事业单位领导的培训。行政事业单位的领导作为单位各项活动的最高管理者,管理层的主观能动性影响行政事业单位内部控制执行效果,因此,行政事业单位要加强对领导的培训,让管理层认识到内部控制对行政事业单位发展的重要价值和意义。单位管理层要带头开展内部控制,并逐步完善内部控制管理文化,让员工主动落实内部控制工作要求。其次,强化对基层人员的业务培训。行政事业单位基层人员是各项工作开展的基础,要探索完善的内部控制培训机制,加强对人员的培训。设置科学的培训目标,组织人员积极学习各项制度,掌握内部控制工作的要点。行政事业单位可以聘请外部专家到行政事业单位内部进行授课,让单位人员了解内部控制工作的重要价值,使内部控制体系顺利执行。最后,优化激励约束机制。行政事业单位要改进对人员的激励,让人员主动在工作中提高自身的工作能力,主动参与内部控制工作,结合单位人员的工作态度等方面进行考核。对长期无法胜任岗位或在工作中舞弊的人员还要引入退出机制,让人员形成一定的危机感,提高人员的内部控制责任意识。

2.建立规范的内部控制制度

内部控制制度能够对行政事业单位内部控制流程进行约束,通过完善制度体系有助于对行政事业单位工作进行规范。行政事业单位要建立健全内部控制体系,明确操作细则,让人员了解在内部控制执行过程中的具体要求及各环节的工作要点,让各项工作有据可依。

优化风险管理

1.提高人员对风险的认识

长期以来部分行政事业单位没有有效分析风险,在风险管理的过程中一旦管理不当很可能发生舞弊、腐败等问题而影响行政事业单位发展,因此,单位要提高对风险的认识。首先,行政事业单位要加强对内部全体人员风险评估工作的培训。行政事业单位要利用专题培训、开会学习等方式,让全体成员认识到风险评估的重要价值,了解自身在风险管理工作中的职责,形成正确的风险管理理念。其次,设定科学的风险管控目标。行政事业单位要对风险管理目标进行细化管理,将风险管理的要求落实到具体员工,让每个员工都了解自身岗位的风险管理要求,主动在工作中规避风险,促使单位工作有序开展。

2.合理评估风险

行政事业单位要形成对风险的细致分析,成立风险评估小组,由行政事业单位负责人任组长,部门负责人任组员,并且可以在风险评估小组中聘请外部专家参与为单位风险评估提供指导。行政事业单位应不定期开展风险评估,通过全面分析单位各环节工作的情况,判断可能存在的风险及风险影响范围。通过评估分析发现风险点,并掌握风险变化情况。

3.开展风险分析

行政事业单位在对各类风险进行评估之后,要对风险进行细致分析,分析风险发生的可能性以及对行政事业单位带来的影响。通过风险分析可以发现,单位管理工作中所存在的不足并建立相应的改进机制。在风险分析时行政事业单位可以按照定量分析和定性分析相结合的方法进行分析,掌握各风险点的情况,以此对行政事业单位各类风险进行排序。对发生可能性高、危害程度大的风险予以重点关注;对发生可能性小、危害程度小的风险进行定期检查;对即便发生也无法产生实质性影响的风险可以忽略。

健全内部控制活动

1.优化预算管理活动

行政事业单位要健全预算管理体系,通过预算对单位各类资源进行配置,在预算编制、执行、决算等环节形成规范的管理体系。首先,规范预算组织。预算作为一项系统性的工作,行政事业单位全体成员都要参与其中,让各层级人员了解预算工作的要求,由行政事业单位财务部门对预算工作进行领导,并由其他部门充分参与其中,配合预算的编制与执行。其次,优化预算编制。行政事业单位的预算编制要集思广益,通过上下结合的方式让基层人员参与其中对预算进行讨论,征求多方面意见以提高预算编制合理性及可操作性,以确保预算数据全面且细致。行政事业单位通过规范预算的指向性,促使预算工作更科学。同时在预算编制时要尽可能采用零基预算的方式,零基预算是响应我国对行政事业单位预算改革号召的方式,通过零基预算能够显著控制单位的成本费用开支,提高预算编制的精确性。再次,在预算执行过程中,行政事业单位要严格按照所编制的预算规范使用资金,避免不同项目出现支出混用的问题,确保资金的用途符合预算范围。在预算执行时通过严肃执行预算,行政事业单位定期开展预算偏差分析,有助于发现预算管理中所存在的不足并及时予以整改,确保预算管理工作更规范。最后,在预算执行完毕后,行政事业单位要根据预算执行的偏差进行分析,并根据偏差形成考核机制,对工作中出现问题的人员予以惩罚,对有效完成预算任务的人员予以奖励。

（一）营业总收入。1—8月，国有企业营业总收入370034.7亿元，同比（由于企业增减变动以及股权变化等客观因素影响，不同期间纳入全国国有及国有控股企业汇总范围的企业不完全相同。本月报同比增长相关数据，由本期汇总范围内企业本年数据与同口径上年同期数据对比计算得出。下同）增长10.3%。中央企业216197.5亿元，增长10.6%。地方国有企业153837.2亿元，增长9.9%。

2.规范收支管理

行政事业单位要根据收支业务建立完善的管理流程,确保收支环节得到严格控制。首先,财务部门作为收支管理工作归口部门,要严格按照制度开展工作。财务部门要明确收支业务的标准、范围、各项收支事项的审批流程,确保各类票据审查、保管、使用规范,并确保票据由专人管理、保存、登记。行政事业单位通过加大审查力度,确保票据信息清晰、可辨认。其次,行政事业单位在收支管理环节要杜绝大额现金支付的问题,对支出要通过国库集中支付系统开展,不得以现金直接支付员工的加班费等,并且所有员工都要办理公务卡,所有的工作支出要通过公务卡支付。例如,对于员工出差、培训等方面的支出,行政事业单位要按照公务卡的方式支付,确保一切支出有痕迹。

3.完善政府采购业务

行政事业单位在政府采购方面要建立规范的制度并加以落实,形成完善的政府采购流程。首先,完善招标管理制度。行政事业单位在开展政府采购的招标方面,要确保招标流程及时公开,并明确招标过程中的监督机制,提高财政资金使用合规性。其次,在政府采购环节,行政事业单位要设立专门负责政府采购的人员,相关人员要了解各项制度文件及熟悉政府采购的流程,确保各部门进行积极的沟通,从政府采购的预算编制直至后续验收等环节都要进行全过程监督。

4.优化固定资产管理流程

行政事业单位要规范固定资产的管理环节,形成完善的管理制度,提高资产管理效率,避免出现资产闲置的问题。首先,明确管理责任。行政事业单位应抽调内部人员组成固定资产管理小组,由固定资产管理小组和各部门紧密配合,统筹管理单位的固定资产,利用固定资产管理信息系统梳理固定资产管理相关流程,针对固定资产的验收、登记、使用等环节明确具体的管理要求。在固定资产管理中,行政事业单位按照谁使用、谁负责的原则,将固定资产管理的责任落实到具体的人员,出现职务变动等情况时,要及时在信息系统中更新相关数据,做好资产交接工作。其次,定期对固定资产情况进行巡查。行政事业单位的固定资产管理小组要定期对固定资产进行巡查,分析是否存在故障,若存在故障要填写资产维修申请书之后申请维修,待资产恢复可使用状态之后继续使用,防范资产提前报废的问题。最后,建立资产盘点机制。行政事业单位要针对固定资产进行定期盘点,至少每年对所有固定资产进行一次全面盘点,通过盘点发现闲置、低效资产,并及时将相关资产予以调拨或处置。对账实不符的问题要及时分析成因、落实责任,避免行政事业单位资产流失的风险。在盘点结束后工作人员要填写盘点表并针对所存在的盘盈盘亏问题进行审批,审批通过后及时调整账务,确保账实相符。

5.完善合同管理流程

改进信息沟通

1.建立健全信息平台

信息平台作为单位各部门之间沟通的媒介,在行政事业单位内部控制中起重要作用。为完善行政事业单位信息平台,行政事业单位要重视办公系统、软硬件的升级换代,重视对信息资源的共享,优化信息化管理体系。优化信息系统的应用,建立健全信息沟通渠道,形成覆盖单位内部各项业务的信息系统,实现信息互联互通,让单位在业务管理、信息管理、人事管理等环节进行无障碍沟通,以确保行政事业单位各项管理要求得到及时传递,从而提高单位的管理效率,改善内部控制的有效性。

2.重视信息公开

随着我国党风廉政建设工作不断推进,行政事业单位政务公开也成为工作重点,尤其是对社会公众关注的三公经费使用情况等要重点公开。行政事业单位要在门户网站及地方政府政务公开平台上,将行政事业单位的干部任免、年度预算、三公经费情况等方面的信息进行全面公开,并且主动接受社会的监督和问责。通过形成信息公开机制,有助于让行政事业单位与社会公众之间形成密切的互动关系,让单位各项工作呈现在社会公众监督之下。

完善监督机制

1.建立常态化评价机制

为提高行政事业单位内部控制评价监督的有效性,应该形成规范化的监督机制,针对内部控制工作的情况进行监督和管理。行政事业单位要对内部控制开展情况进行自我评价,总结并分析工作中所存在的漏洞与不足。资金充裕的行政事业单位,可以聘请外部的会计师事务所等相关机构对行政事业单位工作进行评价监督,从而更加准确地分析行政事业单位内部控制情况,根据内部控制的执行情况改进行政事业单位工作状态。

2.强化内外部监督

不同行政事业单位规模相差较大,对规模较大的行政事业单位可以设置独立的内部监督部门,对规模较小的行政事业单位可以由其他岗位兼任内部监督岗,负责对行政事业单位的各项工作进行全面监督,重点检查内部控制工作的执行情况,分析行政事业单位是否在内部控制流程中存在风险及漏洞。同时行政事业单位要重视外部监督,主动接受审计、纪检监察等相关部门监督。外部监督能够帮助行政事业单位发现在党风廉政建设等工作中存在的问题,及时解决问题。

行政事业单位的内部控制体系对财政资金和国有资产的安全有重要作用,行政事业单位要结合自身实际情况建立健全内部控制体系,保障行政事业单位的各项工作有序运行,从而让行政事业单位发挥社会公共服务职能,为社会创造价值。本文认为行政事业单位内部控制是管理工作的重点,通过优化内部控制能够让行政事业单位人员转变管理理念,提高工作的规范性。行政事业单位在未来开展内部控制体系建设过程中,还要结合单位实际进一步优化管理流程,以促使行政事业单位实现健康发展的目标。